Nove práticas recomendadas essenciais para rastreamento de despesas de pequenas empresas
Publicados: 2019-09-10As despesas são um fato dos negócios. Como diz o ditado: “É preciso especular para acumular”.
Mas como você pode ter certeza de que, a qualquer momento, está ganhando mais do que gastando?
As despesas de pequenas empresas podem aumentar rapidamente e, se você não as acompanhar com cuidado, poderá sofrer um choque desagradável ao verificar seu orçamento.
Portanto, é importante ficar atento onde e quando você está gastando seu dinheiro.
No entanto, o rastreamento de despesas de pequenas empresas não precisa ser uma tarefa árdua. Com as ferramentas e técnicas certas, é fácil acompanhar, avaliar e gerenciar.
Aqui estão nove práticas recomendadas testadas e comprovadas para ajudá-lo.
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Como as pequenas empresas se beneficiam do monitoramento eficaz de despesas
Há muitos benefícios no monitoramento eficaz de despesas. Aqui estão apenas alguns deles.
- Ajuda você a gerenciar seu fluxo de caixa com mais eficiência.
- Dá uma visão melhor sobre seus padrões de gastos.
- Mostra onde você pode economizar dinheiro e onde pode gastar um pouco mais.
- Ajuda você a definir orçamentos realistas.
- É ótimo para previsões de negócios.
- Ajuda com deduções fiscais.
- É importante para a conformidade.
- Isso torna muitos processos contábeis muito mais simples.
Nove práticas recomendadas para rastreamento de despesas de pequenas empresas
- Escolha um sistema com base no tamanho e nos requisitos da sua empresa
- Defina categorias claras e relevantes para suas operações comerciais
- Manter registro consistente e oportuno de despesas
- Integre o rastreamento de despesas com software de contabilidade
- Avalie regularmente as despesas para encontrar oportunidades de redução de custos
- Educar os funcionários sobre políticas e procedimentos de controle de despesas
- Estabeleça um sistema centralizado para todos os documentos relacionados a despesas
- Garanta acessibilidade e escalabilidade de soluções de controle de despesas
- Proteja dados de despesas confidenciais com medidas de acesso seguro
Então, vamos ao próximo passo óbvio.
Agora que você sabe por que isso é importante, aqui estão nove das melhores maneiras de controlar com eficiência as despesas de sua empresa.
1. Escolha um sistema com base no tamanho e nos requisitos do seu negócio
Quando se trata de tendências financeiras para 2024 , você descobrirá que não terá muitas opções quando se trata de processos automatizados, como monitoramento de despesas e sistemas de previsão.
Há muitos por aí, todos oferecendo algo um pouco diferente.
Portanto, não opte apenas pelo primeiro sistema que encontrar. Não tenha pressa, faça sua pesquisa e encontre um que atenda às suas necessidades.
Uma das melhores maneiras de fazer isso é garantir que você tenha um entendimento completo de sua situação e requisitos.
Pense particularmente no tamanho do seu negócio e na escala de suas despesas operacionais.
Por exemplo, uma PME provavelmente não precisa de uma ferramenta que lhe permita adicionar centenas de novos utilizadores ao sistema por um custo baixo – mas poderia beneficiar da automatização para ajudar a reduzir a carga de trabalho de um pequeno departamento financeiro, ou que será dimensionado conforme necessário. o negócio cresce .
Enquanto isso, uma empresa maior pode não precisar se preocupar tanto com os custos de assinatura, mas pode achar o acesso remoto vantajoso.
2. Defina categorias claras e relevantes para suas operações comerciais
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Quanto mais organizado você for, mais fácil será controlar suas despesas comerciais.
Portanto, classifique seus custos mais comuns em categorias claramente definidas.
Para garantir que todas as despesas sejam razoáveis, alinhe essas categorias com suas operações comerciais.
Por exemplo, se você dirige uma empresa de treinamento, suas categorias de despesas podem incluir:
- Papelaria
- Despesas de viagem (podem ser subdivididas em coisas como combustível, passagens de transporte público, corridas de táxi, etc.)
- Alojamento (para cursos residenciais)
- Refrescos
- Ensino de tecnologia
- Software de ensino
- Serviços de utilidade pública
- Aluguel de instalações
…e assim por diante.
Qualquer coisa fora dessas categorias poderia razoavelmente ser considerada uma despesa excessiva .
Por exemplo, se alguém tentasse reclamar um carro novo e este não se enquadrasse em nenhuma das suas categorias de 'Viagens', a gestão seria alertada e poderia então contactar o reclamante para determinar se a reclamação era ou não justificada.
3. Mantenha um registro consistente e oportuno de despesas
O registro consistente e oportuno de despesas é crucial para uma gestão eficiente do fluxo de caixa , mas nem sempre é fácil.
Se uma despesa for inesperada ou se você estiver gastando em uma emergência, você pode estar preocupado demais para inserir esses custos em seu sistema imediatamente.
É por isso que pode ser útil usar uma variedade de ferramentas de automação e rastreamento.
Isso pode ajudar a garantir que todas as suas despesas sejam registradas automaticamente e facilitar a revisão de despesas e atividades anteriores.
Por exemplo, um bom software de gerenciamento de pedidos pode automatizar grande parte do processo de registro e facilitar o controle do seu estoque.
Por sua vez, isso o ajudará a controlar automaticamente suas despesas e pedidos, bem como a fornecer informações detalhadas caso surja alguma inconsistência.
4. Integre o rastreamento de despesas com software de contabilidade
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Ao integrar seu software de controle e contabilidade de despesas, você pode economizar muito tempo.
Todas as despesas eventualmente terão que passar pelas contas, então por que não integrar as duas desde o início?
Ao fazer isso, você pode sincronizar imediatamente suas despesas com suas contas.
Isso ajudará a mantê-los totalmente atualizados, o que ajuda no gerenciamento do fluxo de caixa, impostos e muito mais.
O melhor de tudo é que evita que seu departamento financeiro tenha que inserir todas as despesas comerciais manualmente.
5. Avalie regularmente as despesas para encontrar oportunidades de redução de custos
As despesas podem ser insidiosas.
Gastar um pouco aqui e um pouco ali pode representar um grande dreno no seu orçamento e causar sérios problemas de fluxo de caixa.
Portanto, é importante não apenas ficar de olho nas suas despesas, mas também avaliá-las regularmente para encontrar oportunidades de redução de custos e cortar despesas comerciais .
Por exemplo, você pode examinar suas despesas e descobrir que está pagando muito pelo subsídio de combustível do funcionário.
Você poderia reduzir esse custo incentivando a carona solidária para os funcionários que moram próximos, implementando uma iniciativa de ir de bicicleta ao trabalho ou possibilitando mais oportunidades de trabalho remoto.
Mais uma vez, a tecnologia e as ferramentas certas são cruciais aqui.
Um bom software de gerenciamento de fluxo de caixa para pequenas empresas não apenas mostrará rapidamente sua situação de despesas, mas também poderá destacar onde você está gastando mais do que a média e apontar padrões em seu ciclo de despesas.
6. Educar os funcionários sobre políticas e procedimentos de controle de despesas
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Erro humano ou mal-entendido é um dos maiores obstáculos para o rastreamento eficiente das despesas das pequenas empresas.
As pessoas podem esquecer de inserir as despesas, inseri-las incorretamente ou esperar meses antes de enviá-las todas de uma vez (perturbando seu cuidadoso sistema de gerenciamento de fluxo de caixa).
Por isso, é importante que todos entendam suas políticas e procedimentos de controle de despesas.
Explique aos seus funcionários:
- Como você controla despesas
- O objetivo de suas políticas e procedimentos
- Como inserir despesas
- O prazo para reclamações
- Como funciona o software
- Com quem falar sobre problemas com despesas
E assim por diante.
7. Estabeleça um sistema centralizado para todos os documentos relacionados a despesas
A manutenção de registros é essencial para monitorar despesas e pagar impostos.
Um sistema central para todos os documentos de despesas de pequenas empresas tornará o gerenciamento mais simples e eficiente.
Chega de ficar pulando entre plataformas em busca de um documento ou transação específica.
Chega de transferir dados manualmente de uma plataforma para outra.
Em vez disso, tudo pode ser encontrado em um só lugar.
É claro que nem todas as plataformas de despesas fazem tudo o que você precisa.
Nesses casos, é uma boa ideia buscar uma solução que se integre a outras ferramentas e plataformas, para que os dados sejam sincronizados automaticamente destas para o seu sistema central.
8. Garantir acessibilidade e escalabilidade das soluções de controle de despesas
Já falamos sobre a importância de os funcionários compreenderem suas políticas e procedimentos de despesas.
Mas para que possam usar as ferramentas de controle de despesas de maneira adequada, elas precisam estar acessíveis.
Escolha um software de controle de despesas que seja fácil de usar para os funcionários.
Os recursos de acessibilidade também são importantes.
Se alguns membros da sua equipe não conseguem usar as ferramentas de controle de despesas porque elas não são acessíveis o suficiente, você tem um problema, então faça disso uma prioridade.
A escalabilidade também é importante. Você deseja ter certeza de que seu sistema de controle de despesas pode crescer junto com sua empresa e aceitar usuários e cargas de trabalho extras conforme e quando necessário.
Portanto, procure um sistema escalonável que você possa usar no futuro.
9. Proteja dados confidenciais de despesas com medidas de acesso seguro
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Nem é preciso dizer que os dados de despesas são altamente confidenciais. Portanto, é importante que você o proteja.
As violações de segurança e de dados podem não só prejudicar as suas finanças e comprometer a privacidade, mas também colocá-lo do lado errado dos regulamentos de proteção de dados, o que pode ter graves consequências jurídicas.
Ao escolher ferramentas e plataformas de controle de despesas, procure soluções que possam lidar com quaisquer desafios de segurança cibernética que sua empresa possa enfrentar.
Atualize seus recursos de segurança com a maior frequência possível e não tenha medo de entrar em contato com o suporte se tiver dúvidas.
Qualquer empresa respeitável fará da segurança uma prioridade e ficará feliz em realizar verificações, implementar atualizações e responder a quaisquer perguntas que você possa ter sobre o assunto.
Obtenha o rastreamento correto de despesas para pequenas empresas
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O rastreamento eficiente de despesas para pequenas empresas pode fazer uma grande diferença em seu fluxo de caixa, lucros e até mesmo em sua carga de trabalho, por isso é importante acertar.
Com o software correto, treinamento e políticas e procedimentos sólidos de controle de despesas, você pode obter controle dos custos de sua pequena empresa e colher os frutos de um gerenciamento de fluxo de caixa verdadeiramente eficiente.
Boas ferramentas digitais podem mudar o jogo para quase todos os aspectos do seu negócio – e o controle de despesas não é diferente.
Faça sua pesquisa e você não terá problemas em encontrar software confiável que possa tornar esse processo mais fácil, mais eficiente e mais seguro.