Se você simplificar um elemento surpreendentemente sutil do seu trabalho, poderá economizar inúmeras horas .

Este elemento é a organização do documento .

Os documentos tornam nossa vida profissional muito mais fácil — quando surge uma situação, você não precisa se perguntar “o que eu faço?” Você já tem um sistema em vigor para toda a sua equipe consultar.

Chega de perguntas inúteis que você precisa responder dia após dia. Não há mais horas gastas se atrapalhando com um problema que já tem uma solução. Basta verificar os documentos!

Mas onde você guarda todas as suas listas de tarefas, procedimentos, guias de estilo, notas de reuniões e outros documentos importantes?

Às vezes, você pode ter tomado aquele expresso duplo, estar totalmente no seu jogo e saber exatamente onde encontrar tudo:

No entanto, eu diria que as chances são boas de que normalmente não é assim que acontece.

Normalmente, você inicia a pesquisa de documentos clicando em várias pastas da área de trabalho ou pastas do Google Docs e digitando palavras-chave relacionadas nas barras de pesquisa.

Se você não encontrar o documento lá, talvez você recorra ao seu Dropbox ou Evernote.

Então, hum... você não vinculou alguém ao documento na Asana uma vez? Talvez você deva pesquisar suas tarefas antigas pelo link também.

Quando você está trabalhando com uma equipe, esse problema é essencialmente multiplicado exponencialmente e se torna completamente insuportável.

Eca. Supondo que isso aconteça algumas vezes por dia para cada membro da equipe, quanto tempo você perde?

A organização é uma das partes mais – se não a mais – fundamental para concluir com sucesso qualquer tarefa de marketing de conteúdo. Você provavelmente já tentou várias soluções, mas na maioria das vezes elas falham em um aspecto ou outro.

Isso porque quase nunca há um lugar onde você possa realmente colocar tudo o que tem a ver com o seu trabalho.

A noção é projetada para ser esse lugar. Funciona como um “controle de missão” para organizar e armazenar perfeitamente toda e qualquer informação que pertença ao seu trabalho e à sua equipe.

Isso parece muito elevado, certo? Concordo, mas a Notion oferece soluções para documentos, notas, tarefas, listas, bases de dados e quase qualquer outro tipo de informação com que possa lidar ao longo do seu dia.

Neste artigo, vamos dar uma olhada mais profunda neste “espaço de trabalho tudo-em-um” para ver como ele pode transformar sua busca normal de informações em uma sede de equipe bem organizada e perfeitamente orquestrada.

Revisão de noção: o espaço de trabalho tudo-em-um que pode organizar qualquer coisa

A noção pode preencher muitas lacunas na organização da sua equipe. Onde outras plataformas falham, a Notion apresentou uma solução. Vamos percorrer todos os tipos de documentos e outros itens relacionados ao trabalho que o Notion pode suportar.

1. Importe suas coisas em noção

Esta é uma grande parte da beleza do Notion, então quero dividi-lo em vários tipos de documentos que você pode importar para o Notion.

Simplesmente clicando em uma das muitas opções diferentes, você pode importar quase qualquer tipo de documento que possa precisar enquanto trabalha com sua equipe.

O recurso de importação é flexibilizado pelo número de integrações possíveis. Quando se trata de coletar documentos no Notion para uso posterior, você quase não tem limitações quanto ao tipo de documento que pode usar.

Notas e documentos

Para notas e documentos , você pode fazer upload de documentos do seu Evernote, Word, Google Docs ou Dropbox Paper, o que significa que você não precisará mais se preocupar em vasculhar esses programas individualmente para encontrar uma determinada informação.

No entanto, não para por aí - você pode incorporar toneladas de informações de uma ampla variedade de aplicativos e programas, como Google Maps, Twitter, Typeform e Codepen, diretamente em seus documentos do Notion.

Base de conhecimento / Wiki

Em segundo lugar, para sua base de conhecimento, você pode fazer upload de vários programas muito comuns, como Confluence ou GitHubWiki, o que significa essencialmente que você nunca terá novas guias abertas para procurar essas informações novamente - basta pesquisar no Notion e encontrar instantaneamente o que deseja. está procurando.

Acho que isso é especialmente poderoso quando você considera integrar uma ferramenta de colaboração em equipe como o Confluence. Seu poder de gerenciar discussões e fluxos de trabalho em equipe é ampliado quando integrado com a astúcia inteligente do Notion.

Tarefas e projetos

Sua equipe gira em torno de tarefas e projetos, então o Notion tem uma ótima solução para integrar seus outros programas de gerenciamento de projetos para ajudar a manter tudo em um só lugar.

Por exemplo, você pode importar seus quadros do Trello ou as ferramentas de gerenciamento de equipe da Asana para o Notion para organizar e gerenciar tudo em um só lugar.

Ao integrar outras ferramentas poderosas, você pode aproveitar totalmente o Notion para gerenciar, monitorar e se comunicar com sua equipe.

No entanto, se você ainda não estiver usando um fluxo de trabalho ou ferramenta de gerenciamento de projetos, o Notion possui seu próprio sistema exclusivo de criação e gerenciamento de fluxos de trabalho. Ele pode se tornar a ferramenta de gerenciamento de projetos que você sempre soube que precisava.

Planilhas e bancos de dados

A maioria de nós usa planilhas e bancos de dados religiosamente. Eles são muito úteis para serem deixados de fora, então o Notion também suporta a integração de poderosas ferramentas de planilhas, como o Planilhas Google ou o Airtable.

Manter suas notas, documentos, conhecimentos e bancos de dados em uma interface fácil de usar parece um acéfalo quando você imagina a facilidade com que você poderia fazer tudo isso reunindo-os em um só lugar.

2. Crie novas páginas

Criar novas páginas é a atividade mais básica e comum que você fará no Notion, então faz sentido que seja bastante flexível.

Em vez de ser apenas um único botão para criar uma nova página, você recebe várias opções que permitem personalizar e formatar a nova página para adequá-la às suas necessidades específicas para a parte do projeto.

A primeira coisa que você precisa fazer ao criar uma nova página é escolher o tipo de página a ser criada.

Isso significa que você precisa decidir se será um documento simples, um banco de dados, uma galeria, um calendário, um quadro ou se você escolherá um dos modelos que o Notion já criou.

Esses modelos são extremamente flexíveis. Por exemplo, se você estiver criando um documento para especificações de design, poderá fazê-lo facilmente escolhendo o modelo apropriado e inserindo suas informações.

O modelo de especificação de design tem espaços para histórico e pesquisa, uma lista de tarefas e outras partes importantes, como um link para um site.

Quando se trata de base de conhecimento, os modelos são igualmente flexíveis. Você pode adicionar fácil e rapidamente uma nova página para uma casa de equipe, casa pessoal, notas de reunião ou integração de funcionários.

Esses modelos são bonitos e práticos - eles realmente aceleram todo o processo de criação de guias e acompanhamento dos membros da equipe ao concluir as tarefas.

Uma coisa interessante a ser observada sobre os modelos de base de conhecimento é que o modelo de integração de funcionários é muito semelhante a um quadro do Trello projetado para comparar e contrastar possíveis contratações.

Se você usar um modelo ou importar do Trello, em última análise, depende de você, mas a incrível flexibilidade dessa ferramenta para realizar tarefas semelhantes de várias maneiras é extremamente útil para manter todo o conhecimento da equipe em um só lugar.

Para tarefas e projetos, você pode escolher entre modelos de estilo de lista, como tarefas, listas de verificação e fluxos de trabalho, mas também pode selecionar modelos com formatação variada, como o modelo de calendário ou o modelo de roteiro, ambos projetados para ajudá-lo a organizar e visualizar tarefas e projetos futuros.

Por fim, você também pode selecionar diferentes estilos de modelo para coletar e armazenar dados, incluindo um modelo de notas e rascunhos, pipeline de recrutamento, CRM leve, lista de leitura e banco de dados de captação de recursos.

Obviamente, você pode coletar dados de um número quase infinito de maneiras, portanto, esses modelos são simplesmente um pontapé inicial para ajudá-lo a projetar e desenvolver páginas que o ajudarão a coletar e analisar dados com sua equipe.

3. Crie novas subpáginas

Esta etapa é onde seus espaços de trabalho realmente ganharão vida.

As páginas que você adiciona são complementadas e desenvolvidas por subpáginas, que são igualmente flexíveis e podem ser criadas com base nos mesmos modelos.

Quando você cria uma página, tudo o que você precisa fazer para criar uma subpágina é clicar no pequeno símbolo de mais ao lado da página no menu do lado esquerdo da página.

Nas subpáginas, assim como nas páginas e espaços de trabalho, você pode personalizar totalmente quem pode visualizar, editar ou modificar as informações contidas. Você pode até bloquear páginas confidenciais para garantir que nenhuma alteração seja feita no documento.

Considerações Finais sobre Noção

É muito claro que o Notion é uma ferramenta extraordinariamente flexível que qualquer pessoa pode usar para melhorar sua organização.

Embora qualquer pessoa possa usar essa ferramenta, as pessoas que trabalham em equipe e lidam regularmente com diferentes tipos de documentos, programas ou dados descobrirão que essa ferramenta diminui drasticamente a quantidade de buscas que precisam fazer para encontrar as informações corretas. Ele fornece uma boa estrutura para colaboração e contribuições produtivas para o projeto. Notion também está disponível no celular para conectividade total.

Para equipes maiores que trabalham com dados maiores ou para empreendedores que precisam de mais acesso, existem planos pagos que começam em $ 4 por mês para um indivíduo e $ 8 por mês por membro da equipe, o que não é tão ruim, considerando que você pode encerrar as assinaturas de muito de outras ferramentas pagas de organização e gerenciamento de projetos.

Talvez a melhor parte seja que o Notion pode ser usado de forma totalmente gratuita por equipes que precisam apenas de uma plataforma básica para gerenciar sua documentação e não precisam hospedar arquivos grandes com configurações avançadas de permissões. Isso significa que é particularmente fácil começar a usar o Notion - você basicamente tem uma avaliação gratuita ilimitada disponível para você.

Se Notion parece tentador, você não tem nada a perder ao tentar.

Yassir Sahnoun é estrategista de conteúdo, escritor e cofundador da WriteWorldwide. Ele ajuda as empresas de SaaS com estratégia de conteúdo e SEO. Você pode aprender mais sobre Yassir em YassirSahnoun.com.