7 melhores exemplos de ferramentas de automação de escritório para pequenas empresas
Publicados: 2023-07-26Resumo: As ferramentas de automação de escritório tornaram mais fácil para as empresas trocar dados com outros aplicativos por meio da integração. Vamos aprender sobre essas ferramentas em detalhes abaixo!
Há alguns anos, a maioria das empresas dependia do gerenciamento manual de dados. Desde gerar a folha de pagamento até inserir os dados dos funcionários e criar faturas, tudo foi feito manualmente. Esses processos manuais tediosos levaram a um feed de dados impreciso, o que causou enormes perdas financeiras e danos à reputação. Considerando que, hoje, todas as tarefas de escritório podem ser simplificadas e concluídas em menos tempo com ferramentas de automação.
Desde o gerenciamento financeiro até o processamento de pedidos, automatizando a integração do cliente e gerando assinaturas eletrônicas, várias tarefas podem ser gerenciadas com ferramentas de automação de escritório. Neste artigo, vamos comparar algumas das melhores ferramentas para automação de escritório.
Índice
O que são ferramentas de automação de escritório?
Uma ferramenta de automação de escritório é uma combinação de software e hardware que ajuda a mover dados automaticamente de um sistema para outro sem intervenção humana e imprecisões. O software ajuda as empresas a coletar, gerenciar e analisar dados com segurança para operações comerciais diárias.
O principal objetivo das ferramentas de automação de escritório é reduzir o trabalho manual e armazenar dados com precisão. Os dados gerenciados pelo sistema de automação de escritório podem ser de diferentes departamentos, como contabilidade, finanças, recursos humanos, recepção, infraestrutura de nuvem, gerenciamento de projetos e assim por diante.
Lista das 7 melhores ferramentas de automação de escritório para exemplos de negócios
- Expensify: Melhor para gerenciamento de despesas
- Keka HRMS: Melhor para gerenciar integração e processamento de folha de pagamento
- Okta: Melhor para gerenciamento de identidade
- Kisi: Melhor para gerenciar o controle de acesso
- Envoy: Melhor para gerenciar o espaço de trabalho
- Noção: Melhor para gerenciamento de projetos
- DocuSign: Melhor para gerenciar assinaturas eletrônicas
Existem diferentes ferramentas de automação de escritório disponíveis para automatizar vários procedimentos de negócios, como folha de pagamento, integração, processamento de pedidos, faturamento, etc. Aqui estão alguns exemplos dessas ferramentas para vários casos de uso:
Expensify: Melhor para gerenciamento de despesas
Expensify é uma ferramenta de automação de escritório projetada especificamente para rastrear e gerenciar despesas pessoais e comerciais.
Essa ferramenta é usada para rastrear, analisar, aprovar, reconciliar e reembolsar despesas. Ele também oferece funcionalidades para automatizar o pagamento de contas, gerenciar a folha de pagamento e despesas com viagens, entre outros.
Características do Expensify
- Suporta digitalização de recibos em um único clique
- Importa detalhes de transações pessoais e de cartão de visita
- Personaliza fluxos de trabalho para gerenciar despesas
- Importa códigos contábeis gerais para o seu sistema
- Gerencia e analisa as despesas da empresa
Prós e contras do Expensify
- Com ele, você pode controlar suas despesas de viagem.
- Gera diversos relatórios de gastos para analisar seus gastos.
- Os usuários relataram que às vezes reconcilia os dados de despesas de maneira incorreta.
Avaliação Gratuita: Não disponível
Preço do Expensify: Plano gratuito disponível | O preço é diferente para diferentes recursos
Keka HRMS: Melhor para gerenciar integração e processamento de folha de pagamento
O Keka HRMS ajuda você a automatizar diferentes fluxos de trabalho de RH para gerenciar facilmente os processos de pessoas. Desde a contratação e integração dos candidatos até sua saída da organização, todas as tarefas podem ser gerenciadas com este software. Além disso, com a análise de RH, você pode visualizar os dados da força de trabalho e obter informações valiosas a partir deles.
Recursos do Keka HRMS
- Gestão de integração de funcionários
- Oferece gerenciamento avançado de licenças
- Gerencia folha de pagamento e despesas
- Oferece um portal de autoatendimento para funcionários
- Suporta rastreamento de tempo baseado em GPS
- Digitalize todos os documentos
Prós e Contras do Keka HR
- Você pode usá-lo para gerenciar as avaliações de desempenho dos funcionários.
- Também pode ser usado para gerenciar todo o ciclo de trabalho de um funcionário
- Seus cálculos de impostos às vezes não são precisos.
Avaliação Gratuita: Disponível
Preços do Keka HRMS: Nenhum plano gratuito disponível | Plano pago a partir de INR 6999/mês
Okta: Melhor para gerenciamento de identidade
Okta é uma solução de gerenciamento de identidade e acesso que ajuda os usuários a gerenciar as permissões para acessar dispositivos e aplicativos. Ele foi criado principalmente para gerenciar o acesso de aplicativos em nuvem, mas você também pode usá-lo para gerenciar o acesso a dispositivos locais.
Alguns recursos que você obtém com o Okta incluem controle de identidade, gerenciamento do ciclo de vida do usuário, automação do fluxo de trabalho, API e gerenciamento de acesso privilegiado.
Recursos do Okta
- Autentica e autoriza o acesso a aplicativos e dispositivos
- Gerencia controles de privilégio
- Fornece logon único para clientes e funcionários
- Protege os dados contra ataques maliciosos
- Nenhuma opção de personalização de código para personalizar ativos de acordo com a identidade da marca
- Gerencia o provisionamento e desprovisionamento de identidades
Prós e contras de Okta
- Você pode gerenciar o ciclo de vida das identidades do usuário.
- Facilita as auditorias com uma visão dos usuários (funcionários e visitantes), juntamente com os detalhes de acesso à conta
- Leva muito tempo para desprovisionar um ID de login do usuário.
Avaliação gratuita: 30 dias
Preços do Okta: oferece preços diferentes para gerenciar clientes e identidade da força de trabalho.
Kisi: Melhor para gerenciar o controle de acesso
Kisi é uma plataforma completa que oferece software e hardware para restringir e gerenciar o acesso às portas, aplicativos, dispositivos e dispositivos IOT do seu prédio.
Com ele, você pode gerenciar o acesso às instalações, integrar-se a outros softwares para gerenciar o controle de acesso, identificar vulnerabilidades nos sistemas de segurança existentes, etc. Este aplicativo de automação de escritórios também pode ser usado para restringir o acesso a um andar específico com o Elevator Access.
Características do Kisi
- Permite que você forneça acesso temporário aos visitantes por meio de cartões-chave
- Oferece métodos 2FA para verificação
- Suporta provisionamento automatizado de identidades
- Gerencia o acesso remoto aos seus dispositivos e aplicativos
- Bloqueia e desbloqueia facilmente o acesso a pontos específicos em suas organizações
Prós e contras de Kisi
- Você pode usar este software mesmo no modo offline.
- Ele oferece gerenciamento global para gerenciar permissões em diferentes locais físicos.
- Não é uma opção confiável para identificar vulnerabilidades.
Preço Kisi: Preço disponível mediante solicitação em seu site oficial.
Envoy: Melhor para gerenciar o espaço de trabalho
O Envoy é uma plataforma de local de trabalho que permite trabalhar e colaborar com equipes a partir de uma única solução. Com ele, você pode gerenciar seus visitantes, funcionários, local de trabalho, etc.
Com esta plataforma, você pode gerenciar o diretório de seus funcionários, gerenciar todos os visitantes, armazenar documentos assinados legalmente, criar crachás para visitantes, pré-cadastrar seus convidados e assim por diante.
Características do enviado
- Classifica e filtra os dados dos visitantes
- Personaliza documentos legais de acordo com o tipo de visitante
- Ajuda a gerenciar vários locais de escritório
- Mantém um registro de funcionários antigos e atuais
- Ajuda a criar o painel da equipe de administração para gerenciar visitantes
Prós e Contras do Envoy
- Você pode facilmente organizar e gerenciar todos os locais de seu escritório em um banco de dados centralizado.
- Com ele, você também pode digitalizar IDs e registrar suas informações em seu sistema.
- Fica lento ao transferir os dados do visitante.
Avaliação Gratuita: Disponível
Preço do Envoy: Plano gratuito disponível | Plano pago a partir de INR 8.956,04/mês
Noção: Melhor para gerenciamento de projetos
O Notion é um programa de software que permite criar um fluxo de trabalho conectado para rastrear e gerenciar todos os projetos. Com ele, você pode manter toda a sua base de conhecimento, projetos e documentos em um banco de dados centralizado. O Notion também pode ser usado para classificar e filtrar diferentes tarefas, personalizar rótulos e tags, gerar calendários, gerenciar permissões e muito mais.
Recursos de noção
- Cria espaços de equipe privados
- Oferece análise de página avançada
- Permissões de provisionamento e desprovisionamento
- Permite que você convide outras pessoas para trabalhar em projetos
- Suporta uploads de arquivos ilimitados
- Personaliza o domínio do seu site
Prós e Contras da Noção
- Ele oferece análise de página para analisar o desempenho de suas páginas.
- Oferece integração com softwares como Zapier e Slack.
- Gerenciar vários projetos simultaneamente torna-se difícil para os membros.
Avaliação Gratuita: Disponível
Preço do Notion: Plano gratuito disponível | Plano pago a partir de INR 6999/mês
DocuSign: Melhor para gerenciar assinaturas eletrônicas
O DocuSign eSignature é usado para obter documentos assinados de forma legal e segura. Você pode usar este software para todos os documentos que exigem assinaturas eletrônicas.
Além disso, quaisquer alterações feitas nas assinaturas posteriores do documento também podem ser registradas e rastreadas. Alguns outros recursos do DocuSign incluem identificação e autenticação do signatário, arquivamento de documentos, validação de dados, correção de documentos e assim por diante.
Recursos do DocuSign
- Envia documentos aos clientes para assinaturas eletrônicas
- Suporta trilha de auditoria em tempo real para verificar o procedimento de assinatura
- Permite assinaturas em mais de 44 idiomas
- Suporta assinatura móvel responsiva
- Marca personalizável para e-mails e notificações
- Gerencia as permissões do usuário para acessar contratos e documentos
- Integra-se com vários aplicativos de produtividade
Prós e contras do DocuSign
- Com ele, você obtém criptografia AES de 256 bits para criptografar documentos por segurança.
- Você também pode usá-lo para capturar assinaturas manuscritas diretamente em documentos.
- A qualidade dos documentos digitalizados manuscritos não está à altura.
Avaliação gratuita: disponível por 30 dias
Preço DocuSign: Nenhum plano gratuito disponível | Plano pago a partir de INR 1.231,68/mês
Como usar ferramentas para automação de escritório?
Para usar ferramentas de automação de escritório, siga as etapas fornecidas:
Etapa 1: selecione o tipo de ferramenta de automação de escritório que deseja usar, como contabilidade, HRMS, back-end, etc.
Etapa 2: depois disso, instale e faça login no software com suas credenciais de login
Etapa 3: em seguida, preencha os detalhes da sua empresa, dependendo do tipo de ferramenta de automação de escritório.
Passo 4: Depois disso, selecione as tarefas que deseja automatizar. Por exemplo, se você estiver usando o software HRMS, poderá selecionar integração, folha de pagamento, gerenciamento de desempenho etc.
Etapa 5: As tarefas selecionadas serão concluídas automaticamente e você poderá alterá-las de acordo com suas necessidades.
Benefícios das ferramentas de automação de escritório
- Facilita o armazenamento e gerenciamento de dados
- Você pode facilmente trocar dados entre diferentes aplicativos
- Ajuda na automação de tarefas complexas para economizar tempo e dinheiro
- Fornece informações valiosas sobre dados existentes por meio de análise
- Permite restringir o acesso a aplicativos locais e na nuvem
- Facilita o trabalho e a colaboração dos funcionários em tempo real
Limitações das ferramentas de automação de escritório
- Muitos funcionários podem não ter necessariamente o conjunto de habilidades para gerenciar a automação do escritório e precisam de treinamento adicional.
- O custo inicial de implementação dessas ferramentas torna-se um custo adicional para as empresas.
- Violações de dados podem ocorrer se os protocolos de segurança forem afetados.
- Problemas de compatibilidade podem ocorrer quando sistemas antigos não conseguem se integrar ao novo software.
Conclusão
Os sistemas de automação de escritório podem ajudar muito a aumentar a produtividade e melhorar a eficiência operacional. Ao automatizar várias tarefas de escritório, como folha de pagamento, gerenciamento de despesas ou gerenciamento de projetos, as empresas podem economizar muitos recursos e dinheiro a longo prazo.
Perguntas frequentes sobre ferramentas de automação de escritório
O que são ferramentas de automação de escritório?
As ferramentas de automação de escritório são um tipo de software usado para coletar, armazenar, transferir, alterar e usar digitalmente informações comerciais para a execução de várias tarefas.
Quais são os tipos de automação de escritório?
Existem quatro tipos diferentes de automação de escritório, incluindo publicação eletrônica, comunicação eletrônica e ferramentas de colaboração, processamento de imagem e armazenamento de documentos e gerenciamento de escritório.
Qual é a melhor ferramenta de automação?
Existem várias ferramentas de automação que você pode usar para automatizar vários processos de negócios. Algumas das melhores opções incluem Expensify, Keka HRMS, Okta, Kisi, etc.
Qual é a melhor ferramenta de automação gratuita?
Você pode escolher entre várias ferramentas gratuitas de automação de escritório para gerenciar seus processos de negócios. Notion, DocuSign e Okta são algumas das melhores opções para esse fim.