Definindo prioridades para limpeza de primavera do escritório

A primavera está no horizonte. Estamos começando a ver a neve se dissipar, as flores desabrocharem e as árvores recuperarem suas folhas (pelo menos alguns de vocês deveriam estar vendo isso). Um dos costumes que adotamos é a limpeza de primavera. A ideia de eliminar muitos excessos em sua vida fornece uma lousa limpa para conduzir sua vida. Que melhor momento para priorizar a organização do seu escritório do que durante a limpeza de primavera? A limpeza de primavera do escritório é a prática de preparar seu escritório para o sucesso.

Estabeleça um sistema de arquivamento

Primeiro, deixar seu escritório limpo e bonito requer muita atenção. Configurar seu sistema de arquivamento é vital. Se você é o tipo de pessoa que simplesmente joga tudo em sua mesa em uma pilha ou em uma lixeira e nunca se lembra de que está lá, isso é para você. Configure categorias que são importantes para você. Meu sistema de arquivamento pessoal é configurado em coisas que são priorizadas por categoria. Primeiro, contas a pagar. Então, as contas que são pagas. Terceiro, apenas para os registros e, finalmente, coisas que são arquivadas, mas ainda importantes para reter (como registros fiscais e afins).

Configurar seu sistema de arquivamento é mais atraente para o que você está vendo. Você pode ter diferentes categorias que são importantes para você. A correspondência recebida, por exemplo, pode ser algo que está no papel para você. Configurar arquivos para organizar sua correspondência recebida pode ser vital para você. Configure um arquivo de correspondência para clientes e fornecedores para garantir que você não perca nada. Se você trabalha com contratos em papel, configure um arquivo com as datas de execução dos contratos. Isso ajudará a mantê-lo honesto com os prazos. para os próximos projetos.

Ou organize as coisas por data de compromisso. Médicos e advogados são ótimos nisso. Eles têm suas agendas e arquivos organizados para o dia seguinte no final do dia anterior. Se você é um profissional ocupado com muitos compromissos, reserve um tempo para organizar seus arquivos para o dia seguinte em um armário menor ou, se seus arquivos forem eletrônicos, coloque-os em sua área de trabalho para que você possa tê-los prontos quando seu cliente chega.

Leve algumas limpezas de primavera para sua caixa de entrada de e-mail

Eu sou tão culpado disso. Se algo parece ser útil a qualquer momento no futuro, vou mantê-lo para sempre. Eu sou um rato de pacote de e-mail. Se você é culpado disso como eu, reserve um tempo para ler esses e-mails. Encontre aqueles que você tem ignorado e faça com que eles vão direto para o lixo. E esvazie o lixo. Isso lhe dará uma visão limpa da sua lista de tarefas. Se você precisar de alguns e-mails apenas para seus registros, crie uma pasta em seu e-mail para arquivos e envie-os para esses arquivos. Mantenha apenas os e-mails pertinentes no momento. Confie em mim, você vai se sentir muito melhor por isso. Se você é como eu, vou enlouquecer vendo algo no meu e-mail por mais de alguns dias. Então, eu estarei limpando minha caixa de entrada, escusado será dizer.

Não negligencie seus canais de mídia social

Se você tem uma tonelada de posts Evergreen por aí, aproveite esta oportunidade para priorizar os que fazem o melhor. Use o Analytics em seus canais de mídia social para descobrir o que mais atrai. Depois de descobrir suas melhores postagens, defina um cronograma em torno dessas postagens e preencha com as que podem precisar de um pouco mais de atenção. O dlvr.it tem um ótimo conjunto de ferramentas que o ajudarão a definir sua postagem Evergreen com as especificações corretas com as categorias corretas. Basta definir uma categoria com as postagens priorizadas e, em seguida, definir outra categoria com as postagens menos importantes. Em seguida, defina sua agenda para alternar as postagens como você gostaria. Usando seu EverQueue, você pode evitar postar com muita frequência.

Aproveite o tempo para avaliar seus fornecedores

A limpeza de primavera é o momento perfeito para reavaliar as ferramentas que você está usando. Costumo me acostumar com um ou dois conjuntos de ferramentas e nunca me afasto dessas ferramentas. No entanto, se você estiver usando muitas ferramentas para um trabalho que poderia ser feito por uma ferramenta, economizaria tempo, esforço e dinheiro usando menos ferramentas. Normalmente, uma única ferramenta será uma solução muito melhor do que muitas. Por exemplo, se você pode editar som e vídeo com uma ferramenta, você gostaria de fazer isso. No meu caso, prefiro o SnagIt para capturar vídeo, áudio e capturas de tela. Esta ferramenta ajuda a manter as coisas consolidadas e muito simples. Usar ferramentas específicas para trabalhos específicos pode ser ótimo, mas se você puder combinar esses trabalhos, melhor ainda.

Remova assinaturas desnecessárias

O Huffington Post tem uma excelente sugestão. Eles sugerem que você acesse seu e-mail para assinaturas que não deram certo. Verifique as assinaturas que você tem em seu e-mail e veja se você se deu ao trabalho de abrir os e-mails dessas pessoas a qualquer momento no último mês. Se não tiver, abandone-os! Você pode se inscrever mais tarde, se precisar. Na maioria das vezes, porém, livrar-se do peso morto só vai beneficiá-lo.

Atualize seus modelos

Especialmente se você usa um formato padrão para praticamente tudo, atualizar esses modelos é essencial para manter seus negócios. Você atualizou uma política no ano passado? Coloque no seu contrato. Você agora quer fazer negócios via e-mail na maior parte do tempo? Escreva modelos eletrônicos para problemas comuns. Todos esses modelos serão úteis, quer você os use em papel ou eletronicamente.

Seja digital sempre que possível

Você tem que manter os recibos para fins fiscais? Receba-os de entrada em seu computador. Você tem uma pilha gigante de contas ocupando espaço em sua mesa? Coloque-os em uma planilha e triture as cópias em papel. Continue fazendo isso à medida que suas contas chegarem. Não apenas o papel diminuirá, mas você ficará muito mais organizado do que se tivesse que se lembrar de um pedaço de papel bobo. Além disso, obtenha ebills sempre que puder. As contas eletrônicas podem chegar à sua caixa de entrada de e-mail e chamar sua atenção muito mais rápido do que uma conta que pode se perder no correio.

Juntando tudo

Em suma, a limpeza de primavera é tornar sua vida mais fácil com uma ardósia limpa. Ao se organizar no papel e no computador, normalmente você ficará mais feliz porque não estará esquecendo as coisas. Tenho dificuldade em lembrar todos os itens que tenho que fazer, e montar uma lista de tarefas limpando a caixa de entrada que você não tocou em um ano só vai lhe proporcionar mais tempo em sua vida.