Alguns projetos de marketing de conteúdo são monstros.

Eles podem comer você e sua equipe vivos se você não os dividir em mini-bestas menores e mais manejáveis!

Quando estudei Programação C na universidade no final de 2009, meu professor disse que um grande problema é impossível de resolver a menos que, como um grupo tribal tentando comer um grande elefante, dividamos esse problema em pedaços pequenos e facilmente digeríveis, e só então podemos comece a colocar a mão no código.

Por quê? Depois de dividir o problema em tarefas menores, saberemos exatamente como programar cada parte do software e resolver o problema maior!

O mesmo funciona para grandes projetos de marketing de conteúdo.

Como equipe, você só pode levar um projeto à conclusão (e ao sucesso) quando dividir a carga de trabalho em tarefas acionáveis ​​e depois delegar aos membros de sua equipe.

Mais fácil falar do que fazer, certo? Não é à toa que o número de tarefas, dados e rastreamento a serem manuseados pode crescer exponencialmente!

É por isso que você precisa de uma plataforma de gerenciamento de tarefas, de preferência baseada na Web, para que sua equipe possa fazer logon a qualquer momento, não importa onde estejam.

7 gerenciadores de tarefas online que dividem os projetos Monster em tarefas de equipe acionáveis

Como uma pessoa obcecada por planejamento (confie em mim, é uma obsessão saudável quando você sofre de ansiedade e depressão), eu adoro caçar gerentes de tarefas online que facilitarão minha vida, especialmente quando quero colaborar com outras pessoas em conteúdo projetos de marketing.

As sete ferramentas analisadas abaixo têm três características em comum que considero como pontos positivos em um bom gerenciador de tarefas online:

• Eles são intuitivos e fáceis de dominar em diferentes graus, mas nenhum me levou mais de uma hora para começar.

• Eles são principalmente abrangentes, incluindo recursos úteis, como categorias de tarefas ou rótulos e prioridade, gráficos, rastreadores de produtividade e discussões em equipe.

• Eles salvarão sua vida de marketing com notificações e lembretes de tarefas!

• Todos eles podem ser acessados ​​online, em seu navegador da Web ou por meio de aplicativos, o que é ideal para equipes remotas, equipes internacionais e equipes que viajam com frequência.

Vamos vê-los em detalhes, incluindo os prós , contras , planos e preços de cada ferramenta.

D ropTask

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O legal do DropTask?

Poder visual.

Comecei a usar o DropTask em menos de dez minutos, então fale sobre uma curva de aprendizado rápida!

A interface é limpa e colorida e funciona com diagramas de arrastar e soltar (círculos e setas). O DropTask facilita ter uma visão geral do projeto e de cada pequena tarefa em que sua equipe está trabalhando. Você pode visualizar o fluxo de trabalho rapidamente.

Aqui está um exemplo de tarefa na minha categoria "Artigos do cliente":

Você pode ver como é fácil definir progresso, importância, esforço e outros dados em uma tarefa!

O DropTask também vem com um sistema de mensagens (portanto, não há necessidade de usar e-mail) e integrações (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Calendar, Google Drive, Office 365 e muito mais).

Você recebe dois planos:

• Gratuito: O plano gratuito funciona para até cinco membros. Você terá muitos recursos gratuitos, como prioridade de tarefas, caixa de entrada interna, acompanhamento de progresso, atualizações de equipe, notificações, marcos e prazos, resumos diários, integração com Google e Outlook e muito mais. Isso é muito no meu livro!

• Negócios: (a partir de $ 3,49/usuário/mês para uma equipe de pelo menos cinco pessoas) Este é o pacote completo para membros ilimitados, incluindo agendamento de tarefas, convites e funções para membros, controle de acesso, todas as integrações (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Calendário, Google Drive, Office 365, etc.) e muito mais.

O desconto de três anos é algo a ser levado em consideração se você gosta do DropTask e vai trabalhar com sua equipe a longo prazo.

• Prós: Ele vem com aplicativos para todos os principais sistemas operacionais e é exibido lindamente em um computador, tablet e smartphone. Além disso, o preço do Business pode chegar a US$ 1,87/usuário/mês se sua equipe atingir 100 membros - uma filosofia muito econômica de "quanto maior sua equipe, menos você paga"!

• Contras: Seria bom se o plano Gratuito permitisse dois projetos em vez de apenas um.
  

T odista

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Todoist é um dos primeiros aplicativos de gerenciamento de tarefas que usei para meu próprio gerenciamento de trabalho, e demorei menos de cinco minutos para começar.

Todoist pode ser usado como um único usuário ou como uma equipe. As duas soluções compartilham recursos semelhantes: uma caixa de entrada para comentários e notificações, uma guia Hoje (para fazer hoje, tarefas atrasadas, agendar etc.) e uma guia Próximos 7 dias para tarefas com vencimento nesta semana.

Você pode gerenciar projetos por meio de Etiquetas, Adicionar Projeto (ou o “+” na barra de menu superior) e Filtros (para definir prioridades, prazos e atribuir tarefas aos membros da equipe).

Este é um exemplo do meu próprio painel Todoist (usuário único):

O único plano para equipes, Todoist Business (porque Gratuito e Premium são para usuários individuais), começa com um teste gratuito de 30 dias, após o qual custa $ 28,99/usuário/ano ou $ 3/usuário/mês.

Isso inclui planejamento de projetos e níveis de responsabilidade, compartilhamento de arquivos, rastreamento de progresso, gráficos de produtividade, sincronização de dados 24 horas por dia, 7 dias por semana e backups automatizados.

Quanto aos prós e contras:

• Prós: Disponível como aplicativo e via web. Além disso, super rápido para começar, graças a uma interface intuitiva e recursos condensados.

• Contras: É uma pena que a versão gratuita seja apenas para usuários individuais. Uma solução básica e gratuita para equipes teria sido um começo melhor, embora uma avaliação gratuita de 30 dias também não seja uma má ideia.
  

Wrike

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Nenhuma suíte que visitei até agora é tão abrangente quanto o Wrike! Tive arrepios de emoção quando soube mais sobre isso.

Mas você sabe, esse é exatamente o tipo de estrutura abrangente que você procura quando precisa gerenciar uma grande equipe e mais projetos em mais de um ou dois níveis.

Além da criação de projetos e tarefas, o Wrike vem com recursos notáveis, como formulários de solicitação e atribuições automatizadas de tarefas, edição ao vivo de documentos, uma linha do tempo visual para o andamento do projeto e gerenciamento de recursos com base no fluxo de carga de trabalho. Além disso, acompanhamento de tempo e orçamento, modelos, feedback simplificado e ciclos de aprovação.

Veja como você cria um projeto a partir do painel do Wrike:

Lembre-se de criar um projeto e não uma pasta se você quiser acompanhar o progresso em tarefas e subtarefas, porque qualquer coisa criada como uma pasta não é rastreada!

Uma tarefa pode pertencer a mais de um projeto. Por exemplo:

Os preços do Wrike variam de gratuito a personalizado, mas você sempre se inscreve gratuitamente e pode iniciar uma avaliação de 14 dias para testar soluções pagas:

• Gratuito: até cinco usuários, equipes pequenas podem compartilhar facilmente listas de tarefas.

• Profissional: (US$ 9,80/usuário/mês) Até 15 usuários, você pode criar projetos e fazer com que os membros de sua equipe colaborem. Inclui gráficos de Gantt e integrações com MS Project, Excel e RSS.

• Negócios: (24,80/usuário/mês) Até 200 usuários, você pode gerenciar toda a sua organização, obter personalizações e relatórios em tempo real, grupos de usuários e integração com Salesforce.

• Profissionais de marketing: (US$ 34,60/usuário/mês) Para equipes de marketing e criação, de cinco a usuários ilimitados, com extensão Adobe Creative Cloud, resumos criativos e provas.

• Enterprise: (preço personalizado) Um conjunto avançado e abrangente com segurança adicional (autenticação de dois fatores, SAML Single Sign-On e políticas de senha).

No geral:

• Prós: Um dos conjuntos de gerenciamento de tarefas mais abrangentes que revisei até agora, mas não tão complexo a ponto de impossibilitar o aprendizado em poucas horas.

• Contras: O plano Professional provavelmente é um pouco caro demais para seus recursos.

CoSpot

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O CoSpot ajuda as equipes de marketing de conteúdo a lidar com projetos de redação, por isso é muito especificamente adaptado ao seu próprio público - e isso não é uma coisa linda?

Você pode pensar que sou tendencioso porque sou eu quem está escrevendo aqui, mas quando fui contratado, achei o CoSpot tão essencial e fácil de usar que consegui começar imediatamente. A interface é limpa e intuitiva, e é fácil para os membros da equipe se comunicarem graças ao sistema de mensagens baseado em comentários para cada parte do Conteúdo (ou tarefa).

Os escritores da equipe podem escolher palavras-chave de listas pré-aprovadas e atribuir postagens a si mesmos para que possam começar a escrever assim que suas ideias forem aprovadas por seus editores.

Gerentes e editores podem manter uma visão geral da produtividade e desempenho de sua equipe por meio de gráficos de dados históricos. O CoSpot também é integrado ao WordPress, tornando mais rápido o upload e a edição de rascunhos. O processo é simplificado e sem complicações.

O CoSpot vem com apenas um plano por US$ 9/usuário/mês e você começa com uma avaliação gratuita de 14 dias.

• Prós: As equipes de marketing de conteúdo obtêm tudo o que precisam em uma única solução, sem complicações adicionais que não ajudam uma equipe com foco na escrita.

• Contras: Apenas para escrever projetos, então não é uma boa escolha se você também tiver projetos de marketing de e-mail e mídia social para gerenciar.
  

Asana

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Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos para equipes pequenas e grandes, e é um conjunto abrangente, incluindo tudo, desde gerenciamento de projetos e tarefas até segurança e relatórios.

A Asana é flexível e pode ser usada por equipes multifacetadas que trabalham em vários projetos de diferentes naturezas.

Esta é a visualização de lista para tarefas na Asana, mas você também pode selecionar a visualização de calendário e a lista de arquivos. Como você pode ver, a ferramenta é muito intuitiva e de aparência limpa.

O preço vem em três soluções:

• Gratuito: se sua equipe está apenas começando e tem 15 membros ou menos, o plano gratuito ajuda você a gerenciar projetos, tarefas e comunicações e vem com painéis básicos e funções de pesquisa.

• Premium: (US$ 9,99/membro/mês) Este plano adiciona pesquisa e relatórios avançados, projetos privados, dependências de tarefas, Single Sign-On e recursos úteis como suporte prioritário e webinars.

• Enterprise: (preço personalizado) Este plano adiciona SAML, suporte dedicado, recursos de segurança e marca personalizada.

Então, para Asana:

• Prós: É uma delícia de usar, você sabe exatamente onde encontrar o que precisa e não há recursos extras sofisticados que você nunca precisará.

• Contras: Na minha própria experiência, o aplicativo baseado na web faz com que o Firefox fique lento e atrasado até se tornar incontrolável, mas isso pode depender dos recursos do meu próprio computador. Além disso, eu adoraria ver algum tipo de relatório básico, mesmo para contas gratuitas.
  

Leia a análise completa da Asana aqui.

Oi tarefa

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Gerenciamento de tarefas simples e barato, eu diria!

Este software é específico para agências, startups e equipes de marketing, completo com criptografia SSL e descontos automáticos para equipes com menos de 20 pessoas.

O Hitask vem com uma boa lista de recursos, incluindo armazenamento, calendário compartilhado, rastreamento de tempo, integrações (Outlook e Google Calendar), um aplicativo móvel, a possibilidade de enviar tarefas por e-mail, notificações push e lembretes de tarefas, bate-papo em equipe, subtarefas e hierarquia de tarefas, rastreamento de prazos e muito mais.

A Hitask tem planos para todas as necessidades:

• Team Free: O registro é gratuito para equipes de até cinco usuários. Isso inclui tarefas e projetos sem limites, compartilhamento de tarefas, projetos e calendários, um pequeno armazenamento por equipe, sincronização de calendário com Google e Outlook, sem compartilhamento, apenas suporte online.

• Team Business: O plano para equipes maiores é de US$ 4,98/usuário/mês e inclui sincronização em tempo real, armazenamento ilimitado, compartilhamento seletivo, privilégios de acesso e suporte prioritário.

• Enterprise: (US$ 14,98/usuário/mês) Este plano vem com suporte personalizado, atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana e logon único.

Bem barato, nada mal!

• Prós: Um conjunto abrangente, bem apresentado mesmo em sua versão gratuita.

• Contras: A interface não é tão limpa e intuitiva quanto as outras plataformas analisadas aqui, e é preciso dar uma olhada e testar para começar (há um tour guiado, no entanto, para facilitar um pouco).
  

TaskQue

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Um recurso exclusivo do TaskQue é a atribuição automatizada de tarefas aos membros da equipe com base na carga de trabalho - o que é inteligente!

Isso significa que nenhum membro da equipe terá muitas tarefas para lidar, enquanto outros terão um dia de folga porque não há mais nada a fazer.

O TaskQue torna todo o processo de gerenciamento de projetos transparente tanto para a empresa ou agência (produtividade geral) quanto para os membros da equipe (por exemplo, acompanhando seu próprio progresso).

A ferramenta facilita a colaboração dos membros da equipe com um sistema interno de mensagens, listas de projetos, a possibilidade de reabrir tarefas fechadas, discussões (mesmo sobre tarefas), rastreamento de fluxo de trabalho e notificações.

Os gerentes podem verificar o status de um projeto, encaminhar tarefas, verificar privilégios de tarefas e projetos e atribuir níveis de acesso (Admin, Normal, Limited). O TaskQue também pode ser integrado ao Slack.

É assim que você cria um projeto no TaskQue:

Na seção Projeto na barra lateral esquerda, você pode editar, fechar ou arquivar um projeto e visualizar o resumo dele (estatísticas).

Planos:

• Básico: Libera até 10 usuários (não pode criar grupos em filas, não pode convidar usuários externos, limite de 5 MB de armazenamento de anexos).

• Negócios: ($5/usuário/mês) Atribua privilégios, crie projetos privados, grupos e discussões avançadas.

TaskQue vem com:

• Prós: Super fácil de começar imediatamente com todos os recursos básicos de gerenciamento de projetos.

• Contras: A atribuição de carga de trabalho pode ser um pouco difícil de entender no início. Ao criar uma nova tarefa, você pode atribuir uma carga de trabalho, ou seja, o número máximo de tarefas que você pode realizar. Isso significa que você não poderá assumir novas tarefas enquanto seu “prato” estiver cheio.
  

Considerações finais: o gerenciador de tarefas certo é o que funciona para sua equipe

Cada gerenciador de tarefas corresponde a uma filosofia na qual os desenvolvedores construíram a ferramenta.

Isso significa que cada gerenciador de tarefas será a escolha ideal para aqueles com necessidades específicas.

Por exemplo, se você se concentra em escrever, o CoSpot é sua melhor escolha. Se você precisa de uma ferramenta multifacetada para gerenciar diferentes projetos (software, e-mail, mídia social, etc.), Asana, Todoist ou DropTask serão a melhor escolha.

Além disso, se sua equipe for pequena (menos de cinco a dez membros), você pode usar ferramentas como Hitask, Asana e TaskQue gratuitamente.

Então as perguntas certas são:

• Como sua equipe aborda projetos grandes (e pequenos)?

• Você colabora em todas as etapas do projeto ou o faz sozinho e depois junta tudo no final?

• Quantos e quais recursos você realmente precisa?

Se você responder a essas três perguntas, terá a orientação para ajudá-lo a escolher o gerenciador de tarefas certo.

Um gerenciador de tarefas online ajuda você e sua equipe a dividir grandes projetos em pequenos pedaços, como o problema de programação do tamanho de um elefante sobre o qual meu professor falou em sua palestra.

Este é o seu objetivo final que o gerenciador de tarefas ajuda sua equipe a alcançar: avançar até chegar à conclusão do projeto, você e sua equipe juntos.

Não há tempo - e orçamento - para o recurso extra sofisticado que você sabe que sua equipe não usará.

Você tem que conquistar aquele projeto monstruoso e domar as feras menores (tarefas ou subprojetos).

Boa sorte!