Terceirização do departamento de controle ou controle interno

Hoje em dia, empresas com mais de unidades unidimensionais são percebidas como organismos elaborados que requerem trabalho síncrono de diversos elementos para se desenvolverem adequadamente. Porém, cada um desses elementos também deveria ser organizado de forma exclusiva? Quando vale a pena considerar delegar responsabilidades fora da empresa? No artigo de hoje vamos nos concentrar na questão da terceirização no controle de diversos tipos de negócios, examinando mais de perto as formas de aumentar a eficiência das operações em um mercado cada vez mais exigente.

Controle de terceirização

A controladoria está intimamente ligada à gestão empresarial em geral. Constituindo o sistema básico de funcionamento da empresa, é responsável por planear, definir objetivos individuais, executar tarefas relacionadas, controlar, motivar, controlar ou coordenar, muitas vezes até atividades empresariais aparentemente desconexas.

A realização de atividades de controlo bem ponderadas numa empresa tem, sem dúvida, um impacto positivo no seu desenvolvimento ou na organização do trabalho quotidiano. Contudo, recorde-se que se trata de um processo altamente complexo, que não pode ser reduzido a um mero reporte ou fornecimento momentâneo da informação mais necessária num determinado momento. O aspecto mais essencial passa a ser a aposta no aprofundamento da descentralização organizacional de uma determinada empresa, o que acabará por apoiar a optimização de um sistema de informação multidimensional responsável pelo controlo dos pressupostos inicialmente definidos.

A terceirização da própria controladoria baseia-se na cooperação com uma empresa externa ou especialistas especializados na área para agilizar as principais atividades de controladoria. A adoção de tais medidas visa reduzir significativamente os custos de controlo e garantir a poupança de tempo que tradicionalmente teria de ser gasto na implementação de atividades nesta área.

Assim, com o auxílio desta terceirização, a empresa tem a oportunidade de aproveitar ao máximo e de forma eficaz os serviços de controladoria, que também desempenham um papel extremamente importante no contexto do planejamento do desenvolvimento da empresa e da previsão da sua situação econômica. O controle, devidamente ajustado ao perfil da empresa, facilita ainda a rápida resolução de emergências, aumentando o conforto das pessoas que exercem suas funções nos diversos cargos.

O desenvolvimento de orçamentos periódicos racionais e planos financeiros ou de investimento são outras conveniências associadas ao potencial de terceirização. Além disso, em caso de irregularidades, estruturas de controlo avançadas permitem aos proprietários resolver problemas de forma eficaz, minimizando o risco de incorrer em perdas significativas.

É necessário um departamento de controle?

Para muitos empresários, a terceirização de um serviço tão fundamental e estrategicamente importante como a controladoria gera ansiedade. Temendo perder o controlo real sobre o negócio, são cépticos relativamente à ideia de entregar a entidades externas o conhecimento dos processos centrais, segredos comerciais, finanças ou operações gerais. As empresas têm justificativa para evitar o controle externo e é sempre melhor desenvolver um departamento de controle interno?

Analisando o tema da organização do trabalho de controladoria nas empresas, alguns empresários se deparam com o mito de que a controladoria não pode ser separada de uma organização externa. Este tipo de visão distorcida é normalmente motivada por conceitos errados sobre a perda de controlo de gestão, a fuga de informação confidencial ou o facto de o controlo ser demasiado adaptado a uma determinada empresa para ser possível externamente.

Portanto, ao verificar a legitimidade de um departamento de controle interno, as empresas devem estar cientes de que terceirizar essa área não significa separar processos de tomada de decisão. O outsourcing centra-se no suporte de tarefas core, contando com infraestrutura informática externa, o que ao mesmo tempo não exclui a implementação de controlo interno no modelo SaaS.

Mesmo com a ajuda de assistência externa, todas as decisões ainda são tomadas dentro da entidade com base nos dados que lhe são fornecidos. Consultorias especializadas prestam serviços de forma sigilosa, o que permite manter sob rígido controle até mesmo dados financeiros sensíveis. Assim, ao se afastarem da organização do seu departamento de controladoria, as empresas não têm motivos para temer o vazamento de qualquer informação.

Terceirização de controle versus departamento de controle interno – resumo

Para muitos empresários, especialmente aqueles responsáveis ​​pela gestão de pequenas e médias empresas de crescimento dinâmico, torna-se cada vez mais uma alternativa tentadora optar por consultores externos no processo de planeamento. Tomar tais medidas leva à exclusão de pessoas nas principais áreas de negócios da implementação do planejamento ou controle.

procedimentos, o que agiliza todo o trabalho da organização, permitindo que os colaboradores se concentrem nas tarefas-chave.

Como resultado, as empresas que implementam a terceirização de controle podem observar uma redução notável na necessidade de recursos combinada com uma minimização dos próprios custos. Não ter que contratar especialistas ajuda a dimensionar o negócio, aumentando as receitas mais rapidamente do que os custos associados.

As empresas já não precisam de se preocupar em organizar processos de recrutamento muitas vezes problemáticos. Em vez de contratar novos funcionários, é melhor contratar especialistas externos já devidamente treinados, o que ao mesmo tempo reduz significativamente o risco de contratar uma pessoa incompetente. Desta forma, os empresários poupam adicionalmente tempo, que já não precisa de ser gasto na administração de recursos humanos ou na gestão e controlo directos de processos extensos.

Outra vantagem do controle externo é que não há necessidade de desenvolver infraestrutura de TI, como servidores, softwares ou equipamentos de rede. Uma empresa externa com foco no controle rigoroso de serviços utiliza software moderno, que lhe permite desenvolver atividades nesta área seguindo as mais recentes exigências legais. Extensas instalações de TI agilizam o fluxo de informações, apoiando o próprio processo de tomada de decisão, inclusive diante de crises.

No entanto, a abordagem à externalização do controlo parece um pouco diferente para empresas relativamente grandes, que utilizam dados contabilísticos mais no contexto do pagamento atempado de contas a receber do que na análise regular dos seus orçamentos ou da situação financeira global. A separação da unidade de controle permite fortalecer a disciplina de custos, bem como vincular com precisão tarefas, recursos e responsabilidades, estabilizando os resultados de toda a unidade.

A maioria das organizações não se preocupa com relatórios cíclicos, o que lhes permitiria acompanhar tendências nas mudanças nos seus negócios, otimizar operações ou controlar melhor a liquidez. Ao mesmo tempo, muitas vezes motivada por crenças estereotipadas, a falta de confiança nos controladores externos torna-se o principal factor de motivação para os empresários continuarem a gerir o seu departamento de controlo.

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