O que é um sistema de inventário perpétuo e como ele funciona
Publicados: 2023-06-09
Imagine a capacidade de evocar seus níveis de estoque com um clique, tendo informações em tempo real sobre seu estoque a qualquer hora do dia e nunca sendo pego de surpresa por uma notificação surpresa de “esgotado”.
Tudo isso é possível graças aossistemas de estoque permanente .Essa abordagem revolucionária ao gerenciamento de estoque redefiniu a eficiência e a precisão nas empresas em todo o mundo.
Vamos desvendar seus benefícios e como ela pode transformar o seu negócio.
O que é Inventário Perpétuo?
O método de estoque permanente é um sistema inovador de contabilidade de estoque que registra meticulosamente as alterações nos registros de estoque no instante em que ocorrem .
Seja um produto vendido, processado ou recém-recebido, toda atividade é imediatamente atualizada nos dados do estoque. O sistema perpétuo essencialmente mantém uma conta constante e atualizada de seu inventário.
Em essência, um sistema de estoque permanente é uma abordagem de gerenciamento de estoque que reconcilia o estoque em tempo real.
Este método elimina a defasagem entre o inventário físico e os registros contábeis.
Cada ajuste é refletido instantaneamente no sistema, oferecendo uma visão abrangente do status do seu estoque a qualquer momento.
Por outro lado, o sistema de inventário periódico tradicional requer contagens físicas manuais de inventário.
Isso significa que as atualizações de inventário não são imediatas e os registros nem sempre refletem o estado real de seu inventário.
As contagens manuais podem introduzir o risco de erros, atrasos e ineficiências.
Aqui é onde o papel do software de inventário permanente entra em ação.
Assim que ocorre uma transação – seja uma venda, uma devolução ou a adição de um novo estoque – o software atualiza automaticamente os registros de estoque, eliminando a necessidade de intervenção manual.
Se você é proprietário de uma pequena empresa procurando simplificar seus processos de inventário ou uma grande empresa buscando eficiência ideal, o sistema perpétuo (suportado pelo software de inventário perpétuo) pode ser a chave para:
- Precisão de inventário aprimorada
- Redução de faltas de estoque e situações de excesso de estoque
- Desempenho comercial aprimorado
O que é um sistema de inventário perpétuo e como ele funciona?
Uma das principais diferenças entre os sistemas de estoque permanente e periódico é como o estoque é rastreado.
Vamos olhar mais de perto.
O que é um sistema de inventário permanente?
Em termos simples, um sistema de estoque permanente é um método baseado em tecnologia de gerenciamento de estoque usado para rastrear o estoque à medida que é vendido ou recebido em tempo real.
A tecnologia que suporta os métodos de estoque permanente é normalmente uma plataforma de comércio eletrônico (como Shopify), um sistema computadorizado de ponto de venda ou software de gerenciamento de estoque dedicado.
Independentemente da tecnologia usada, ela coleta dados automaticamente e exibe alterações detalhadas nos níveis de estoque à medida que ocorrem.
O que é um Sistema de Inventário Periódico?
Um sistema periódico, por outro lado, é o oposto total. Isso é feito fisicamente, o que significa que o estoque deve ser contado fisicamente por um membro da equipe antes que possa ser comparado aos dados de vendas.
Uma maneira fácil de lembrar disso é que os sistemas periódicos registram dados “periodicamente”, enquanto os sistemas perpétuos estão “perpetuamente” sendo executados em segundo plano, registrando todas as informações de inventário relevantes.
Os métodos de inventário periódico deixam muito espaço para erros e não são os sistemas de gerenciamento de inventário mais ineficientes.
Um exemplo do mundo real de sistemas de inventário perpétuo e periódico
Esses conceitos podem parecer abstratos ou acadêmicos na teoria, mas vamos ver um exemplo de comércio eletrônico do mundo real desses dois sistemas na prática.
Imagine que você possui uma hipotética loja de comércio eletrônico que vende eletrônicos pessoais.
Em um cenário de sistema de estoque perpétuo, um cliente pede um par de fones de ouvido sem fio na loja online.
Quando a venda é processada e o pedido confirmado, o banco de dados de estoque é atualizado imediatamente, deduzindo o par de fones de ouvido vendido da contagem de estoque.
Não há necessidade de esperar até o final do dia ou da semana para saber exatamente quantos fones de ouvido restam em estoque.
Esses dados em tempo real mantêm a empresa informada sobre quando fazer novos pedidos, evitando possíveis rupturas de estoque .
Além disso, quando a empresa reabastece os fones de ouvido sem fio, o software de inventário atualiza instantaneamente o banco de dados para refletir os novos níveis de estoque.
(Isso é ainda mais fácil se o sistema de gerenciamento de inventário se integrar a um sistema de leitura de código de barras. )
Essa automação economiza tempo e esforço da empresa, garantindo que o registro do estoque seja sempre preciso.
Esses dados em tempo real podem oferecer informações valiosas sobre tendências e padrões de vendas, permitindo que a empresa tome decisões baseadas em dados.
Agora, compare isso com um sistema de inventário periódico.
Nesse cenário, se um cliente comprar o mesmo par de fones de ouvido sem fio, os registros de inventário não serão atualizados imediatamente.
Em vez disso, a empresa esperaria até o final de um período definido (por exemplo, dia, semana ou mês) para contar manualmente e atualizar os níveis de estoque.
Embora essa abordagem possa funcionar para empresas menores com transações menos frequentes, ela apresenta vários desafios para empresas de comércio eletrônico em crescimento.
Em primeiro lugar, o atraso entre a venda e a atualização do estoque pode levar a discrepâncias entre os níveis de estoque real e registrado.
Isso pode resultar na venda involuntária de mais fones de ouvido do que eles têm em estoque, levando a falta de estoque e clientes insatisfeitos.
Isso é especialmente arriscado ao vender em vários mercados , cada um com seus próprios níveis de estoque e estoque alocado.
Em segundo lugar, os sistemas de inventário periódico podem ser demorados e propensos a erros humanos.
As contagens manuais podem nem sempre ser precisas, podendo levar a erros nos registros de inventário.
Além disso, sem atualizações de estoque em tempo real, a empresa pode não ter os dados necessários para tomar decisões informadas sobre reabastecimento ou identificar e responder prontamente às tendências de vendas.
Portanto, embora os sistemas de inventário periódicos possam ser mais simples e menos dispendiosos no início, o potencial de erros, ineficiências e falta de dados em tempo real pode custar caro a longo prazo.
Por outro lado, os sistemas de estoque permanente, com suas atualizações e automação em tempo real, oferecem uma abordagem mais eficiente e precisa para o gerenciamento de estoque, principalmente para empresas de comércio eletrônico em crescimento.
Principais diferenças dos sistemas de controle de estoque perpétuo
Aqui estão alguns dos principais recursos que distinguem um sistema de controle de estoque permanente de um sistema de estoque permanente simples:
Ferramentas de análise
Um sistema de controle de estoque perpétuo geralmente inclui ferramentas de análise que permitem aos usuários analisar dados de estoque, identificar tendências e tomar decisões informadas sobre compras, preços e níveis de estoque.
Apoio à decisão
Um sistema de controle de estoque permanente pode apoiar a tomada de decisão, recomendando pontos de reabastecimento, níveis de estoque de segurança e outros parâmetros de gerenciamento de estoque.
Capacidades de previsão
Alguns sistemas de controle de estoque permanente incluem recursos de previsão que permitem aos usuários projetar níveis de estoque com base em dados históricos e demanda antecipada.
Integração com outros sistemas
Um sistema de controle de estoque permanente pode ser integrado a outros sistemas, como sistemas de ponto de venda (POS) ou sistemas de gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM), para fornecer uma visão completa dos níveis e tendências de estoque.
Relatórios personalizáveis
Um sistema de controle de estoque perpétuo pode permitir que os usuários criem relatórios personalizados que fornecem informações sobre aspectos específicos do gerenciamento de estoque, como giro de estoque, falta de estoque ou itens de baixa rotatividade.
Suporte para vários locais
Alguns sistemas de controle de estoque permanente oferecem suporte a vários locais, permitindo que os usuários rastreiem os níveis de estoque em vários armazéns ou lojas.
Acesso móvel
Um sistema de controle de estoque perpétuo pode oferecer acesso móvel, permitindo que os usuários monitorem os níveis de estoque e tomem decisões informadas em qualquer lugar.
Quando você deve usar um sistema de inventário perpétuo para o seu negócio de comércio eletrônico?
Um sistema de estoque perpétuo é o melhor caminho a seguir se o seu negócio de varejo lida com um alto volume de vendas, como a maioria das marcas de comércio eletrônico.
No entanto, mesmo as pequenas empresas se beneficiarão desse sistema de gerenciamento de estoque para simplificar e automatizar as tarefas relacionadas ao estoque.
As vantagens e desvantagens de um sistema de inventário permanente
Um sistema de inventário permanente é muito superior a um sistema de inventário periódico para o seu negócio de comércio eletrônico por vários motivos. A maior vantagem, sem exceção, é que reduz significativamente o erro humano. Outras vantagens incluem:
Sem tempo de inatividade
Como tudo depende da tecnologia, os níveis de estoque são atualizados instantaneamente por meio do sistema de gerenciamento de estoque perpétuo. Você pode dizer adeus à tarefa demorada de realizar uma contagem de estoque físico e ao tempo de inatividade comercial resultante e às oportunidades de vendas perdidas.
Como bônus, você obtém uma organização de depósito mais eficiente e que economiza o tempo dos funcionários. Você também desfruta de custos mais baixos na cadeia de suprimentos, fluxo de caixa aprimorado e um aumento nos resultados financeiros da sua empresa.
Melhora sua previsão
A previsão precisa é um componente crítico do gerenciamento de estoque eficaz. A Cisco, a gigante do equipamento de rede, aprendeu da maneira mais difícil sobre as consequências de previsões de estoque ruins em 2001.
Ela teve que amortizar cerca de US$ 2,25 bilhões em componentes de equipamentos e matérias-primas como prejuízo.
Seu negócio pode não estar nessa escala ainda, mas uma perda é uma perda - ainda dói. Com a ajuda de um sistema de estoque perpétuo, você pode evitar perdas para o seu negócio.
Como você pode acompanhar todas as transações, pode garantir a responsabilidade total do produto sob demanda.
Registros em tempo real
Um sistema de inventário permanente também é maisprecisodo que um sistema de inventário periódico.
A razão para isso é simples: como as principais tarefas de gerenciamento de estoque são automatizadas, os dados de vendas e estoque são registrados assim que ocorrem, o que tem aplicações positivas para previsão de estoque e auditorias.
Isso significa que seu negócio de comércio eletrônico terá uma conta de estoque mais precisa sempre que necessário.
Com isso, você pode tomar providências para evitar rupturas de estoque, bem como desabastecimento de produtos e produção.
Reduza os custos de gerenciamento de estoque
Um sistema de inventário permanente fornece um conjunto de dados abrangente de todas as métricas relacionadas ao seu inventário.
A melhor parte é que, uma vez que a fórmula do sistema de custeio esteja configurada corretamente, a análise desses dados é relativamente simples (falaremos mais sobre isso adiante).
Isso tem um efeito indireto positivo na redução do dinheiro gasto no gerenciamento de estoque. Com os dados, você pode prever a demanda com mais precisão e evitar o excesso de matéria-prima e estoque.
Você também pode aumentar ou diminuir o custo de manutenção de estoque com base na demanda, garantindo que não esteja pagando por armazenamento desnecessário e vice-versa.
Desvantagens dos Sistemas de Inventário Perpétuo
Antes de entrarmos nos contras do sistema de inventário permanente, é importante observar que, embora alguns dos pontos a seguir sejam listados como contras, eles são mais como pequenos inconvenientes quando comparados à alternativa (sistema de inventário periódico).
Auditoria anual de estoque físico
Mesmo se você tiver um sistema de gerenciamento de inventário perpétuo, deverá contar seu inventário para sincronizar seus dados fisicamente.
Essa contagem é necessária porque o estoque registrado pode não refletir com precisão o que está fisicamente em estoque ao longo do tempo, muito menos contabilizar remessas ou estoque sob pedido, incluindo contabilização de quebra, mercadorias roubadas e perda por encolhimento (que são riscos associados ao estoque em estoque). seu negócio).
Se você está procurando as formas mais eficientes de auditar seu inventário, consulte nosso post sobre contagem cíclica .
O encolhimento ocorre por vários motivos, incluindo erro do fornecedor, roubo de funcionários e erros de papelada.
É um problema caro para o seu negócio que pode resultar em perda de lucro: você não pode recuperar seus custos de estoque e não pode vender o estoque para gerar receita.
A boa notícia é que o encolhimento pode ser deduzido de suas declarações fiscais pessoais ou comerciais quando descoberto. Os registros meticulosos fornecidos por um sistema de inventário permanente podem ajudar nisso.
Manutenção e monitoramento constante de registros
Mais dados significa mais responsabilidade. Como os sistemas de estoque permanente são projetados para rastrear e registrar todas as transações de estoque, você deve estabelecer um sistema de manutenção e monitoramento de registros igualmente robusto para todos os dados coletados.
Por que?
Erros e itens digitalizados incorretamente podem afetar seus registros de inventário.
Felizmente, você pode lidar com isso matematicamente usando fórmulas (correções) que respondem pela maioria desses fatores. Nós vamos chegar a isso em um minuto.
Custos de configuração mais altos
Os sistemas de inventário permanente podem ser mais caros para implementar o método de gerenciamento de inventário periódico devido às necessidades de software, equipamentos e treinamento.
No entanto, a configuração inicial custa mais do que se paga em atualizações de estoque em tempo real e contabilidade precisa de estoque disponível.
Esses recursos ajudam seu negócio de comércio eletrônico a evitar rupturas de estoque e incentivam o contato mínimo dos funcionários com o estoque.
Como o estoque é rastreado em um sistema de estoque permanente?
Já estabelecemos que um sistema de estoque permanente funciona atualizando instantaneamente as contagens de estoque conforme compradas ou vendidas. Mas como funciona um sistema de estoque permanente na prática?
Este guia se concentra em cinco funções críticas de um sistema de estoque permanente — nível de estoque, COGS (custo dos produtos vendidos), pontos de reabastecimento, pedidos de compra e estoque recebido.
Observação: o processo pode diferir um pouco quando integrado ao seu negócio e depende de como sua cadeia de suprimentos está estruturada. Recomendamos agendar uma demonstração para que possamos personalizar o SkuVault para atender às suas necessidades específicas.
1. Nível de estoque
Quando um produto é vendido, um RFID (identificação por radiofrequência) ou leitor de código de barras é usado para notificar o sistema de gerenciamento de estoque vinculado ao seu sistema de ponto de venda sobre uma atualização de débito.
Essa mudança é então registrada pelo sistema e distribuída para todos os canais de venda.
2. COGS (Custo das Mercadorias Vendidas)
O custo dos produtos vendidos , comumente conhecido como COGS, é uma métrica financeira crítica que indica os custos diretos de produção dos produtos que uma empresa vende.
Isso inclui o custo de materiais e mão de obra diretamente usados para criar o produto.
No contexto de um sistema de estoque permanente, o COGS não permanece um valor estático, mas é continuamente atualizado e recalculado em tempo real, assim como seus níveis de estoque.
Vamos nos aprofundar em como isso funciona.
Sempre que um item é vendido, o custo associado a esse produto específico é adicionado ao CPV do período.
Isso é feito automaticamente em um sistema de inventário permanente. Da mesma forma, quando um item é adicionado ao seu estoque, o custo de aquisição ou fabricação desse item também é considerado.
Portanto, qualquer flutuação em seu estoque - seja adição ou subtração - afeta imediatamente o CPV calculado.
A atualização em tempo real do COGS em um sistema de estoque permanente oferece uma vantagem significativa. Ele fornece às empresas visibilidade imediata dos custos diretos dos produtos vendidos. Esses dados podem ajudar as empresas a tomar decisões informadas sobre preços, marketing e estratégia de compras.
Por exemplo, se o CPV aumentar, uma empresa pode precisar considerar aumentar seus preços de venda ou buscar métodos de produção econômicos.
Ou, se o CPV for relativamente baixo, pode sinalizar uma oportunidade de oferecer descontos promocionais para aumentar as vendas sem comprometer as margens de lucro.
Além disso, os dados CPV em tempo real aumentam a precisão dos relatórios financeiros. Como o CPV é um fator determinante no cálculo do lucro bruto (Receita – CPV = Lucro bruto), a atualização dos dados do CPV contribui para o cálculo preciso do lucro e para uma análise comercial eficaz.
3. Pontos de Reordenação
Os pontos de reabastecimento são críticos para o gerenciamento de estoque eficaz, sinalizando quando reordenar produtos para manter os níveis de estoque ideais.
Esses pontos de reabastecimento não são apenas números fixos dentro do sistema de gerenciamento de estoque permanente. Em vez disso, eles podem ser atualizados dinamicamente com base no inventário histórico e nos dados de vendas.
Em essência, um sistema de estoque permanente registra todas as transações relacionadas a cada SKU, fornecendo informações valiosas sobre padrões como velocidade de vendas, flutuações sazonais de demanda e tempo de entrega dos fornecedores.
Como resultado desses dados históricos acumulados, o sistema pode ajustar de forma inteligente os pontos de reabastecimento em tempo real para corresponder ao fluxo do volume de vendas de sua empresa.
Por exemplo, se a taxa de vendas de um determinado produto aumentar repentinamente devido à demanda sazonal, o sistema detectará essa alteração e reduzirá automaticamente o ponto de reabastecimento, garantindo o reabastecimento oportuno.
Por outro lado, se as vendas de um produto diminuírem, o sistema pode aumentar o ponto de reabastecimento para evitar o excesso de estoque.
Esse ajuste dinâmico dos pontos de reabastecimento contribui para a manutenção de níveis ótimos de estoque, reduzindo o risco de rupturas e situações de excesso de estoque .
Ele garante que você tenha o estoque certo no momento certo, melhorando a satisfação do cliente e a eficiência dos negócios.
4. Pedidos de compra
A criação e o envio de ordens de compra em um sistema de estoque permanente tornam-se automatizados, simplificando ainda mais o gerenciamento de estoque.
Quando um SKU atinge seu ponto de pedido especificado, alguns sistemas podem acionar automaticamente um pedido de compra, eliminando a necessidade de monitoramento e intervenção manuais.
Isso significa que, no momento em que seu estoque de um determinado item chega ao ponto de reabastecimento, uma nova ordem de transação detalhando a quantidade necessária do item é gerada.
Este pedido é enviado automaticamente ao seu fornecedor.
Esse processo garante o reabastecimento oportuno e evita possíveis rupturas de estoque que podem interromper suas operações comerciais e afetar negativamente a satisfação do cliente.
Além disso, essa automação minimiza os erros humanos frequentemente associados à criação manual de ordens de compra, como quantidades incorretas ou detalhes incorretos do fornecedor.
Ele também economiza tempo e recursos, permitindo que sua equipe se concentre em tarefas mais estratégicas em vez do monitoramento de estoque de rotina.
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5. Produtos recebidos
O recebimento de produtos é uma etapa essencial no processo de gestão de estoque. Os sistemas de inventário perpétuo, como o SkuVault, são primorosamente projetados para se integrar perfeitamente ao software de gerenciamento de armazém.
Isso resulta em um processo simplificado e eficiente para gerenciar o estoque recebido.
Veja como funciona: Assim que seu estoque chega ao seu depósito, ele é escaneado usando códigos de barras, códigos QR ou etiquetas RFID.
Os dados são comunicados diretamente ao seu sistema de gerenciamento de inventário durante essa verificação. Essa automação garante que seus registros de inventário sejam atualizados de forma imediata e precisa para refletir o novo estoque.
Esta atualização em tempo real oferece várias vantagens:
- Garante a precisão dos registros de seu estoque, reduzindo a possibilidade de discrepâncias entre o estoque físico e os dados registrados.
- Ele fornece visibilidade imediata dos níveis de estoque atuais, permitindo que você tome decisões informadas sobre estratégias de reabastecimento, vendas e marketing.
- Ajuda a simplificar as operações do armazém .
Ao registrar imediatamente o estoque recebido, o software de gerenciamento de armazém pode orientar com eficiência a colocação de produtos, otimizar o uso do espaço e facilitar o atendimento de pedidos de forma mais rápida e organizada.
Um sistema de estoque perpétuo é construído fundamentalmente na coleta e utilização contínuas de dados em todas as etapas do processo de gerenciamento de estoque.
Das vendas iniciais e processamento do produto aos pontos de reabastecimento e recebimento de novo estoque, cada etapa é meticulosamente rastreada e repetida indefinidamente, desde que o sistema esteja operacional.
Esse ciclo contínuo de fluxo de dados garante uma cadeia de suprimentos suave e ininterrupta, contribuindo para operações eficientes, redução de erros e maior satisfação do cliente.
Ele elimina as suposições do gerenciamento de estoque, substituindo-o por dados precisos e em tempo real que capacitam as empresas a tomar decisões estratégicas e informadas.
Fórmulas no Inventário Perpétuo
As empresas usam vários métodos para contabilizar o custo do estoque disponível. Independentemente disso, o custo total do estoque faturado permanece constante.
Ao usar um sistema de estoque permanente, esses sistemas ou fórmulas de custo de estoque fornecem uma maneira mais eficiente de acompanhar as contagens de estoque.
Abaixo, compilamos uma lista dos métodos mais populares e como você pode aplicá-los ao seu negócio.
A abordagem primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO)
O princípio subjacente a essa abordagem é simples: garantir que o estoque seja comprado na mesma ordem em que foi criado ou comprado.
Este método é útil se você mantiver produtos perecíveis à mão.
Também é vantajoso estocar produtos não perecíveis porque os itens armazenados por um longo período podem precisar ser atualizados, danificados ou invendáveis.
Uma das maneiras mais eficazes de incorporar FIFO em seu processo de estoque permanente é adicionar novos produtos do fundo de seu estoque, garantindo que o estoque mais antigo seja o primeiro a sair da prateleira quando um pedido chegar.
A Abordagem Último a Entrar, Primeiro a Sair (LIFO)
Ao contrário do método FIFO, que calcula o custo dos produtos vendidos na ordem em que foram recebidos, o método LIFO calcula o COGS (custo dos produtos vendidos) usando o custo do pedido de compra de estoque mais recente.
Em termos mais simples, o estoque é calculado e ajustado com base no custo total de um pedido de compra e, em seguida, comparado aos dados de vendas, em contraste com os níveis de estoque alterados a cada venda.
Abordagem de Custo Médio Ponderado
A abordagem de custo médio ponderado determina quanto estoque foi vendido e os níveis de estoque atuais em um determinado momento.
É calculado como CPV/número total de estoque em estoque.
Postagem relacionada:Fórmula de estoque médio: quando usá-la e por quê – SkuVault
Abordagem de Produtos Acabados
As empresas usam a contagem de estoque de produtos acabados para determinar quanto estoque está disponível para envio assim que um pedido é feito.
É comumente usado por empresas que estocam matérias-primas e produtos acabados.
Também é usado para prever custos de estoque calculando o custo total de estoque (matérias-primas e produtos acabados).
Fórmula: Valor dos produtos acabados do ano anterior + (COGM – COGS)
Quantidade de pedido econômico
A quantidade econômica do pedido (EOQ) é a ordem de compra ideal da sua empresa para que seu estoque maximize o espaço de armazenamento e minimize as faltas de estoque.
É calculado tomando a raiz quadrada de [2SD] / H = EOQ.
Onde H significa Holding Cost (por unidade, por ano),
S são taxas de configuração (por pedido, incluindo manuseio e envio),
D é a taxa de demanda (quantidade média de estoque vendida anualmente).
Pensamentos finais
Oferecer à sua empresa melhores ferramentas de gerenciamento de estoque garante seu sucesso geral.
Combinadas com um sistema de inventário permanente, essas ferramentas são uma excelente maneira de gerenciar seu inventário com eficiência.
No entanto, selecionar um sistema de estoque permanente é apenas uma parte da equação; você também precisará do software, integrações e parceiros certos para otimizar seus esforços de logística.
O SkuVault pode ser o seu balcão único para todo o inventário.
O SkuVault permite que você gaste menos tempo em tarefas de gerenciamento de estoque, mantendo uma visão completa de sua cadeia de suprimentos.
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