O modelo de apresentação que esses dois fundadores de agência usam para conquistar clientes

Todo mundo quer criar um pitch deck personalizado para cada cliente em potencial. Mas os pitches personalizados exigem horas de pesquisa e tempo de design – e é por isso que algumas agências criam modelos de pitch deck. Mas com os templates, você corre o risco de seu pitch deck (s) parecerem mesquinhos.

Então o que você deveria fazer? Passar horas em decks de pitch personalizados ou correr o risco de os decks parecerem cortadores de biscoitos - e, portanto, uma taxa de conversão mais baixa para negócios fechados?

Para obter o melhor dos dois mundos, os profissionais das agências podem reduzir o tempo necessário para criar apresentações com modelos estratégicos, mantendo um alto nível de personalização.

Então, como você consegue o equilíbrio entre slides pré-fabricados e conteúdo personalizado? Conversamos com dois fundadores de agências que trabalharam com clientes que vão desde empresas boutique até empresas da Fortune 500:

• Adam Woodhouse é o fundador e diretor criativo do Villain Design Studio, com sede em Toronto. Anteriormente, trabalhou para agências multinacionais como Critical Mass e Saatchi & Saatchi.
• Brianna Morris é co-proprietária e CEO da Maze Creative, com sede em Atlanta. Sua agência é especializada em design, branding, estratégia e fluxos de projetos personalizados.

Esses fundadores revelaram seus segredos para criar modelos de pitch deck para otimizar o processo de personalização e também ofereceram insights táticos, como:

• Por que você deve criar vários modelos de pitch deck e o que incluir neles
• Como economizar tempo preparando os principais ativos com antecedência (e em quais ativos focar)
• O que é “sopa de logotipo” e como evitar sobrecarregar os clientes com ela em seus modelos
• Qual formato e tamanho de arquivo funciona melhor para todos os seus modelos.

Observação: o ReportGarden está lançando uma nova plataforma de relatórios para as agências fazerem mais com seus dados, para que você possa se concentrar no desempenho do cliente e no crescimento de sua agência.

Como esses dois fundadores usam modelos de apresentação de propostas

Para lançar clientes em potencial

Um dos usos mais comuns de um pitch deck, em geral, é atrair novos clientes. Isso pode ser uma resposta a uma solicitação de proposta (RFP) ou uma proposta fria. De qualquer forma, é um caso de uso sólido para um modelo de apresentação.

Brianna Morris diz que usa especificamente um modelo de apresentação de propostas ao responder a RFPs e apresentar novos clientes. Adam Woodhouse confirmou que usa modelos para o mesmo propósito, com uma ressalva: para propostas frias, ele enviará uma apresentação curta ao cliente em potencial com antecedência e agendará um workshop ou reunião de ideias para orientá-los em seu processo.

Para lançar um novo projeto para clientes atuais

Embora seja menos comum, os modelos de apresentação de propostas também podem ajudar os profissionais da agência ao propor novos projetos ou campanhas aos clientes atuais.

Um pitch deck pode ajudar as agências a articular visualmente sua visão para campanhas maiores ou um novo projeto. Compilar todas as ideias e detalhes sobre a execução em um documento ajuda os clientes a visualizar os benefícios potenciais e os resultados finais.

4 dicas de especialistas para criar um modelo de apresentação de pitch eficaz

Com base nas recomendações de nossos dois fundadores, seus exemplos de pitch deck bem-sucedidos têm várias seções em comum. Mas antes de mergulharmos neles, aqui estão alguns passos a serem seguidos antes de colocar qualquer coisa no papel.

Antes de começar

Criar um pitch deck de sucesso é o mesmo que contar uma história – e para contar uma boa história, você precisa conhecer seu público.

Isso significa que você tem que fazer sua lição de casa. Cada cliente e cada indústria é diferente. Você precisa ser competente sobre o cliente, o setor em que ele atua e seus pontos problemáticos antes de começar a trabalhar em um modelo de apresentação.

Brianna observou que você precisará responder a várias perguntas urgentes para se preparar para o sucesso.

“Que tipo de cliente você está lançando? Tradicional, moderno, sarcástico?” pergunta Brianna. “As características que você aprende sobre seu cliente na fase de pesquisa ajudarão a orientar o processo de proposta e a personalizar sua proposta para esse cliente específico.”

Além de pesquisar um cliente e seu setor, reserve um tempo para fazer uma análise competitiva. Você deve fazer um mergulho profundo para responder o seguinte:

• Quem são os concorrentes diretos do cliente?
• Que outros produtos ou serviços já existem no mercado?
• Quais são as lacunas (se houver) no mercado?

Adam também recomenda que você “brinque de espião” antes de entrar em uma reunião de apresentação. Leia o site do cliente, incluindo estudos de caso, mídias sociais e relatórios trimestrais. Se possível, acesse o LinkedIn para fazer uma pesquisa sobre as pessoas que estarão na sala quando você lançar.

Crie um modelo mantendo a personalização em mente

Embora as agências sejam inteligentes em usar modelos de pitch deck como guia, não se apoie inteiramente em um modelo ou você acabará com um pitch deck simples que parece o mesmo para todos os clientes.

“Não há ciência perfeita para uma proposta”, diz Brianna. “Os clientes têm gostos diferentes, e é trabalho da agência aprender o máximo possível esses gostos antes de enviar uma proposta.”

Para evitar aquela sensação de cortador de biscoitos, crie um modelo para slides que você normalmente usa em cada apresentação. Então você pode gastar mais tempo personalizando seu pitch para comunicar sua visão e proposta de valor ao cliente em potencial.

Adam sugere personalizar tanto a cópia, a linguagem e alguns dos elementos de design do pitch deck.

“Dê às propostas todo o seu esforço”, diz Brianna. “Você nunca sabe o que vai fazer ou quebrar um acordo. Sua apresentação é importante e é fundamental que o design da sua apresentação fale tão alto quanto o seu conteúdo.”

Use o formato de arquivo correto para que os clientes possam ler e compartilhar seu pitch deck

Nem todos os arquivos são criados iguais, e é por isso que as agências precisam prestar atenção em como salvam e exportam seus pitch decks.

Ao criar seu modelo de apresentação de propostas, apoie-se nos PDFs. Seus clientes podem abrir um PDF em qualquer dispositivo, então compartilhar seu deck é mais fácil.

Seu pitch deck também deve ser compatível com dispositivos móveis e formatado em uma proporção de 16:9 (versus 4:3). Se a proporção estiver desativada ou a fonte for muito pequena para ler em um smartphone, as pessoas provavelmente descartarão seu baralho.

“Você não pode esperar que todos fiquem sentados em seus desktops e leiam coisas, especialmente quando você está apresentando as pessoas”, diz Adam. “No final do dia, eles querem a versão do Cliff's Notes às vezes e você precisa estar preparado para dar a eles.”

Ao salvar seu modelo de apresentação, lembre-se também do tamanho do arquivo. Comprima todas as suas imagens corretamente e tente obter o arquivo do pitch deck com menos de 5 MB, se possível.

Por que 5 MB é o número mágico? Adam apontou que muitos clientes de e-mail limitam seu limite de envio em 5 MB – portanto, se o arquivo do pitch deck estiver abaixo desse limite, qualquer pessoa poderá lê-lo e encaminhá-lo conforme necessário.

“Se você pode exportar um PDF com menos de 5 MB em 16:9, você meio que ganhou o jogo”, disse Adam.

Mais é melhor: crie vários modelos para economizar tempo e estresse

Você não precisa se contentar com apenas um modelo de apresentação de propostas - você pode criar vários para diferentes setores ou tipos de clientes.

“Ser capaz de personalizar [seus modelos] de forma rápida e fácil no formato certo será fundamental para entregar a mensagem certa”, disse Adam.

Vários modelos podem ajudá-lo a personalizar e enviar um pitch deck rapidamente. Para criar seus modelos de apresentação de propostas, você precisará preparar algumas coisas:

• Tenha sua cópia, idioma, imagens e outros materiais prontos para uso
• Tenha todos os seus logotipos de clientes anteriores formatados e salvos
• Prepare cerca de 10 estudos de caso com antecedência que abrangem uma variedade de setores e tamanhos de negócios (incluindo descrições e imagens correspondentes)
• Projete seus principais slides que permaneçam os mesmos para cada apresentação (ou seja, quem você é, o que você faz, lista dos principais membros da equipe e slide de agradecimento)

Ter todos esses componentes prontos significa que você pode alternar estudos de caso, imagens e logotipos rapidamente para personalizar seu modelo de apresentação de propostas conforme necessário. Embora prepará-los exija um investimento de tempo inicial, isso evitará algum estresse sério no futuro.

Uma observação final: embora você esteja criando vários modelos de apresentação de propostas, eles devem ter uma aparência e um comportamento semelhantes. Todos eles devem se sentir como a marca da sua agência.

“Uma agência deve ter sua própria identidade exclusiva, mas pode ser útil usar a linguagem e o tom que o cliente usa em seu site, nas mídias sociais etc.”, diz Brianna.

Os Componentes para um Modelo de Pitch Deck de Sucesso

Um índice

Embora um índice não seja um requisito - especialmente para apresentações de pitch mais curtas - é bom tê-lo para que os clientes possam navegar em seu deck e pular rapidamente para as seções relevantes.

Ao adicionar um índice, Adam sugere que você o mantenha conciso. Mantenha-o em meia página ou uma única página no máximo.

Exemplo de um índice bem elaborado. É fácil de ler e é uma única página. [Fonte]

Apresente sua equipe

Construir uma forte relação agência-cliente é crucial. E uma seção “conheça a equipe” pode criar uma conexão mais pessoal com um cliente e delinear todas as partes interessadas relevantes para o projeto.

Nesta seção (e em todo o seu modelo de apresentação de propostas), posicione-se como um parceiro em vez de um contratado. Inclua uma breve sinopse sobre como a agência começou e o que você faz (especialmente ao apresentar clientes em potencial).

Um slide introdutório ajuda os clientes a conhecer sua agência e criar uma conexão. [Fonte]

Liste todos os membros da equipe que trabalharão no projeto, incluindo seus nomes completos e função. Mas certifique-se de listar apenas os membros da equipe da agência relevantes para o projeto.

“Digamos, por exemplo, que você está fazendo um projeto de engenharia para alguém e vai fazer um aplicativo, mas não vai envolver nenhum design. Você não mostraria os principais membros de design de sua equipe”, diz Adam.

“Você pode mostrar o Diretor de Criação, mas mostraria principalmente mais pessoas focadas em engenharia. Se você fosse fazer algo em relação a UI e UX, provavelmente mostraria ao Diretor de UX e também ao Diretor de Criação, talvez um dos membros da equipe de engenharia, mas em geral, você escolhe e se concentra no que deseja estamos tentando alcançar.”

Certifique-se de destacar todas as superestrelas da sua equipe nesta seção. Mas Adam adverte que você não deve se apoiar em citar nomes aqui – inclua apenas nomes de criativos conhecidos em sua agência se eles estiverem trabalhando no projeto. Caso contrário, pode parecer desonesto.

Descreva sua estratégia

Esta é a carne do seu deck de arremesso. Aqui, você explicará a proposta de valor da sua agência.

Ao discutir sua estratégia, você precisará responder a estas perguntas para seu cliente em potencial:

• Qual é o problema específico que você vai resolver para o seu cliente?
• Como sua agência vai resolver esse problema?
• Quais serviços você usará para resolver esse problema?
• Como é o sucesso? E como você vai medir isso?
• Como você relatará essas métricas de sucesso? Isso é por meio de uma ligação semanal, relatórios mensais ou ambos?

Embora você precise ser explícito nesta seção, não sobrecarregue os clientes — apenas compartilhe o que for relevante para seu projeto específico e pontos problemáticos.

“A verdade é que tentar mostrar demais nunca é bom”, disse Adam. “Fazer sua história com o mínimo de informação possível sem sobrecarregar alguém é a chave aqui.”

Explique seu processo e como sua agência resolveria o problema de um cliente. [Fonte]

Para provar que você pode fazer o trabalho (e fazê-lo bem), seu modelo de apresentação deve incluir algumas provas sociais e estudos de caso.

Nesses slides, mostre o trabalho relevante que você fez no passado. Mas esteja ciente de quantos projetos você destaca e quais você escolhe – a curadoria é a chave nesta seção. Mostre alguns estudos de caso e tente mantê-los em uma única página cada.

Destaque estudos de caso de um setor semelhante, trabalhos que você fez para empresas do mesmo tamanho ou exemplos em que você resolveu um problema semelhante para outro cliente. Adam recomenda no máximo sete estudos de caso em um modelo de apresentação de propostas (mas mesmo isso costuma ser demais).

Inclua apenas estudos de caso relevantes para seu cliente em potencial. [Fonte]

As agências geralmente incluem um slide com os logotipos das empresas com as quais trabalharam como prova social. Mas, novamente, faça a curadoria deste slide em vez de jogar um monte de logotipos em uma página. Adam chama isso de “sopa de logotipo” e adverte que criar um slide como o abaixo é esmagador para os clientes.

[Fonte]

Na maioria dos casos, você deve mostrar qualquer trabalho que tenha feito no setor de um cliente específico, mas isso não funciona para todos os clientes em potencial. Alguns clientes não querem ver o logotipo de um concorrente em seu pitch deck, pois isso pode ser uma bandeira vermelha. Eles podem concluir que você não fez sua pesquisa ou estão preocupados que você passará informações confidenciais de negócios para os concorrentes no futuro.

“Digamos, por exemplo, que eu estou [pitching] para um banco. Posso não mostrar outros bancos com os quais trabalhei [no pitch deck]. Posso mostrar uma vasta seleção de trabalhos que podem não estar no setor financeiro e talvez um no setor financeiro”, diz Adam.

Embrulhe seu modelo de apresentação com um slide de agradecimento

O slide final do seu modelo de apresentação de propostas é simples, mas essencial: o slide de agradecimento.

Embora adicionar um slide de conclusão possa parecer óbvio, Adam observou que é importante incluir em todos os modelos de pitch deck.

O slide final em um modelo de apresentação de propostas precisa incluir:

• Nome da sua agência e informações de contato
• Uma mensagem de agradecimento
• Uma call-to-action clara (entre em contato conosco, vamos agendar uma chamada de acompanhamento etc.)

[Fonte]

Opcional: Um One-Pager

Para arremessos frios, Adam observou que seu cliente em potencial pode solicitar uma página. Este documento funciona como uma versão TL;DR do seu pitch deck completo - ele condensa tudo acima em uma única página.

Como uma página de uma página é breve, atenha-se ao básico ao criar um modelo: cubra quem você é como agência, o que você pode fazer pelo cliente e como você faria isso.

Conclusão

Para recapitular, lembre-se destas práticas recomendadas ao criar seu modelo de apresentação:

• Os modelos não precisam ser cortadores de biscoitos: crie vários modelos para usar como orientação para começar e para garantir que você inclua todas as informações relevantes.
• Faça sua lição de casa: personalize cada apresentação com base no cliente individual, suas necessidades e seu setor.
• Preste atenção aos detalhes: Certifique-se de que seu pitch deck seja compartilhável. Mantenha o arquivo com menos de 5 MB e formate o deck para que seja compatível com dispositivos móveis.

“No final do dia, você quer ser capaz de mostrar suas habilidades, mostrar quem pode fazê-las e mostrar que você é consistente e pode contar uma história”, disse Adam.