Manual | Um guia do fundador para construir uma força-tarefa interna da Covid-19

Neste tempo de Covid-19, colaboradores e familiares são profundamente afetados. Há uma enorme escassez e pedidos de:

• Camas Hospitalares, Camas de Oxigênio e Camas de UTI
• Oxigênio
• Medicamentos (Remdesivir e outros)
• kits RT/PCR
• Além disso, ambulâncias equipadas com oxigênio, etc.

Neste manual, tentei compilar os principais pontos de ação, bem como as etapas que poderiam ser realizadas pelos fundadores/empregadores para construir uma força-tarefa interna do Covid-19 para ajudar seus funcionários nesta segunda onda do Covid-19. Os principais componentes incluem:

1. Um grupo de pessoas dedicadas a apoiar a equipe, ou seja, uma força-tarefa
2. Um grupo do WhatsApp usado para comunicação 24 horas por dia, informações, pedido de ajuda etc.

Por que este manual?

• Este manual é baseado em nossa experiência (Cleartax) (organização de 900 funcionários) e outras startups e empresas de tamanho semelhante
• A força-tarefa e o manual criaram um valor significativo ao ajudar famílias em dificuldades em momentos de necessidade e reduzir os tempos de resposta.
• O objetivo da força-tarefa e do grupo de WhatsApp é fornecer conhecimento tribal, melhores práticas para a cidade/região e informações mais recentes aos funcionários o mais rápido possível.

1. Quem todos devem fazer parte da força-tarefa Covid-19?

• Chefe de Administração (em tempo integral)
• Responsável de RH (part-time)
• Chefe de Finanças (part-time)
• Toda a equipe administrativa e alguns voluntários em tempo integral de dentro da organização, que não são afetados direta ou indiretamente pelo covid19
• Os líderes da empresa devem participar da força-tarefa

Descobrimos que o líder ideal da força-tarefa é o chefe do Admin (tempo integral é obrigatório).

2. Ative o Grupo do WhatsApp

• O primeiro passo é construir um grupo de WhatsApp onde você precisa adicionar pessoas que fazem parte da força-tarefa do Covid-19, bem como funcionários.

  Se sua organização for muito grande e um grupo do WhatsApp não funcionar:

1. 1. Inicialmente, pensamos em criar um grupo gigante de telegramas. No entanto, descobrimos que grupos muito grandes se tornam difíceis de gerenciar.
   2. O limite de 250 é uma coisa boa, crie mais grupos em vez de um grupo gigante de telegramas
   3. Grupos regionais (Delhi NCR / Bengaluru / etc) são uma boa ideia, pois os recursos são específicos de uma cidade/região local.

Ao grupo se juntarão funcionários afetados pela Covid-19 e bons samaritanos da organização

• Transmitir informações e recursos sobre leitos, medicamentos em tempo hábil

• • O objetivo da força-tarefa e do grupo WhatApp é fornecer conhecimento tribal, melhores práticas para a cidade/região e informações mais recentes aos funcionários o mais rápido possível.
  • Vários funcionários em uma região estão procurando recursos quando encontram algo que compartilham com o grupo.
  • Se um recurso obsoleto for compartilhado no grupo, outro funcionário que confirmou recentemente a falta de estoque impedirá rapidamente que outros funcionários percam tempo. O que quero dizer com boas práticas para a cidade?
  • Cada cidade tem uma dinâmica local no cenário de escassez. Os manuais estão mudando dia a dia, minuto a minuto, local a local. No momento em que alguém pode documentar o manual, ele está obsoleto.
  • Este é um jogo de conhecimento tribal e compartilhamento rápido de informações.
  • Por exemplo: No caso de Bangalore, o Município mudou recentemente sua política. 50% de todos os leitos são alocados centralmente através do call center do município. Eles precisam de níveis positivos de RT/PCR e SPO2 e um monte de informações específicas.
    1. Se o funcionário fornecer todos esses dados, ele entra na fila dos leitos.
    2. Para os outros 50% dos leitos, eles precisam continuar ligando diretamente para os hospitais.
    3. A força-tarefa tem uma clareza profunda sobre qual cartilha está funcionando, qual cartilha parou de funcionar. Isso economizará um tempo precioso para todos os envolvidos.
    4. A força-tarefa validou os números de telefone, para onde usar o WhatsApp versus para onde ligar.

O grupo é uma entidade poderosa. Eles rapidamente se transformam em uma força da natureza ao fornecer ajuda.

• • • • Há uma tristeza profunda por toda parte: os voluntários do grupo estão fornecendo consolo, ajuda, tempo e recursos aos afetados.
      • Todo mundo está indo acima do dever de ajudar, não importa o quê.
      • O grupo faz muito jugaad e tenta chegar dentro de sua esfera de influência, redes de referência.
        • As pessoas do grupo estão atingindo suas redes de referência, tentando influenciar de qualquer forma para conseguir ajuda para os atingidos.
        • Este ponto eu estou quase com medo de escrever sobre (preocupações com privilégios). Há dilemas morais aqui que não posso abordar. Mas esta é a realidade do terreno.

3. Pontos-chave de ação

• Esforços a montante (nas fases iniciais)
  • Guia Covid pelo Dr. Ravi Malik:
    • Inglês | PDF
    • Hindi | PDF
    • Kannada | PDF
  • Principais economias de tempo:
    • Laços de laboratório para teste rápido de RT/PCR
    • Ligações de teleconsultas médicas
  • Ligações de comida/ dabba se os cuidadores primários estiverem doentes
• Esforços a jusante
  • Listas de contatos validadas de farmácias
  • Listas de Contatos Validadas de Hospitais
  • Listas de contatos validadas de fornecedores de O2
  • Listas de contatos validadas de fornecedores de ambulância

4. Modelos para Manutenção de Informações

5. Perguntas que você pode ter!

P: Há uma grande escassez em nível nacional e falha sistêmica. O que a força-tarefa do Covid-19 pode fazer?

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R: A força-tarefa fará maravilhas. Tem me surpreendido positivamente. Nós, humanos, nos unimos com muita força em tempos de crise e de alguma forma encontramos soluções. Você ficará surpreso com o quanto a força-tarefa alcançará. Muitas vezes não haverá respostas, mas todos continuarão.

P: Quanto tempo devo dedicar a isso?

R: Alguns voluntários em tempo integral são cruciais. Certifique-se de que os voluntários e suas famílias estejam saudáveis. Ofereça rodízio para quem for afetado pelo covid19.

P: Os funcionários vão procurar não apenas suas famílias, mas amigos, famílias extensas, etc. Como pensar sobre isso?

R: Isso é uma despreocupação. Apenas ajude.

6. Pensamentos do Ecossistema

• A realidade básica é que quando um funcionário está em situação de emergência e em pânico, ele precisa falar com uma pessoa, que pode fornecer uma solução, não redirecioná-lo para outro número, outro site, outro grupo. Criamos uma linha de apoio 24×7, composta por voluntários de RH, que são equipados com informações em tempo real de disponibilidade de recursos, leitos, oxigênio, histórico médico etc., atualizadas pela equipe Admin no local. Também estamos analisando realidades como assistência financeira e conscientização de benefícios como seguro etc., por isso foi criado um site de recursos. Campanhas de vacinação, folgas para cuidadores e autocuidados, acesso a assistência financeira de emergência também podem ser mobilizados, o que funcionou bem para nós. Também introduzimos a licença de vacinação para incentivar os funcionários a descansar / não ignorar nenhum efeito colateral. Também desta forma eles podem se vacinar em um dia de semana e não adiar para um fim de semana.
• Outro aspecto importante é o bem-estar mental e o bem-estar físico. Por isso, mobilizamos um parceiro de bem-estar, para cuidar de consultas médicas para quem sofre de doenças e fornecer sessões de aconselhamento para quem enfrenta sinais de estresse, tensão ou simplesmente se sente sobrecarregado pela situação. Também estendemos isso para a família do funcionário: suporte de aconselhamento 24 horas por dia, 7 dias por semana, aplicativo de meditação etc.
• Também recomendamos ter uma apólice de seguro COVID específica e dedicada. Isso funcionará como um bom complemento para sua política de reivindicação médica existente e também ajudará com um grande conjunto de funcionários + entes queridos, que estão em quarentena domiciliar. Procure uma apólice que permita usar o capital segurado para cobertura de hospitalização E quarentena domiciliar. Algumas seguradoras que oferecem esses produtos são a GoDigit e a New India.
• O foco dos voluntários que trabalham na força-tarefa deve ser a resolução, não o encerramento do problema.

Obrigado a Nishant Gupta (BCG), Khushboo (zest) por revisar os rascunhos disso e fornecer feedback.

Quero agradecer ao nosso chefe de administração, Jayesh, por sempre ir além e ajudar nossos funcionários.