8 pilares do relatório de relações públicas para provar seu valor

No mundo das relações públicas , não importa obter resultados para os clientes se eles não os conhecerem.

O relatório de RP é a base para comunicar seu impacto aos clientes.

É a parte mais importante de uma campanha de relações públicas porque mostra o valor do seu trabalho.

Para ser um dos profissionais de relações públicas, você precisa ir além da experiência em comunicação em gerenciamento de reputação, criação de conteúdo, relações com a mídia, responsabilidade social corporativa e influência social. Você também precisa ter um foco claro sobre como monitorar e medir os resultados.

Aqui vamos te passar os pilares da reportagem de RP, para você acertar sempre.

4 tipos de relatórios de relações públicas

Quando se trata de relatórios de RP , um tamanho não serve para todos. Dependendo do seu público-alvo e da finalidade, seu relatório pode parecer completamente diferente.

A sobrecarga de informações é um perigo real para a maioria dos executivos, portanto, ao elaborar um relatório, é importante manter o foco no que você deseja comunicar aos principais interessados ​​.

Você está fornecendo uma atualização simples sobre métricas e KPIs ? Ou você está avaliando a direção estratégica de uma campanha como um todo?

Com um objetivo claramente definido, você pode se concentrar em fazer um relatório que forneça insights acionáveis ​​para a tomada de decisões baseada em dados e, o mais importante, coloque suas realizações no centro das atenções.

Relatórios mensais – acompanhe seu progresso

O relatório mensal de relações públicas deve revelar como sua campanha está progredindo até o momento. A chave aqui: até agora.

Observe que você não está no caminho certo para atingir seus KPIs ?

Este é o momento de mostrar o que está funcionando, o que não está e como você irá girar para alcançar resultados.

Relatórios mensais regulares são provavelmente direcionados ao seu gerente e são principalmente sobre o rastreamento de seus KPIs mais importantes. Você provavelmente incluirá métricas como menções ao longo do tempo, total de impressões ou um gráfico de localização.

Relatórios trimestrais - hora de obter alto nível

O trimestre está chegando ao fim? É hora de uma avaliação de alto nível de onde você está.

A ênfase dos relatórios trimestrais de relações públicas é demonstrar o valor comercial que seu trabalho traz para seus clientes.

Os relatórios trimestrais são menos frequentes, portanto, os dados coletados tornam-se mais estratégicos. Os relatórios trimestrais tendem a ser compartilhados no nível mais alto da estrutura de gerenciamento de um cliente, potencialmente até VP, CMO ou até mesmo CEO em empresas menores, por isso é importante destacar seus sucessos.

Nos relatórios trimestrais , você deseja:

• Mostre o valor dos seus gastos
• Desenhe uma ligação entre as atividades de relações públicas e a receita do cliente
• Resuma suas grandes vitórias
• Forneça dados de alto nível
• Mostrar próximos passos

Relatórios anuais – o jogo longo

Os relatórios anuais de RP vão mais alto na cadeia alimentar de gerenciamento do que qualquer outro tipo de relatório e provavelmente serão lidos pelo CMO e CEO de seu cliente ou outros membros do c-suite, bem como pelo conselho e por quaisquer investidores importantes.

Normalmente, o principal motivo para vê-lo é decidir o orçamento do próximo ano e planejar suas estratégias futuras.

As apostas para os relatórios anuais são maiores. Seus relatórios anuais precisam mostrar as conquistas com backup de dados e gráficos concretos.

A ênfase está no seu valor de longo prazo no contexto. Além de demonstrar os resultados do ano passado, você deve projetar suas expectativas para o futuro com um determinado orçamento e gastos.

Relatórios de campanha

Um relatório de campanha é ainda mais direcionado do que um relatório oportuno e vem vinculado a uma meta muito específica ou a um conjunto de KPIs . Você pode estar executando o PR para o lançamento de um produto, uma nova entrada no mercado ou em torno de um evento específico, e seus relatórios refletirão diretamente em suas conquistas em relação a esse objetivo.

É crucial rastrear as métricas de exposição, cobertura e interações e demonstrar claramente seus sucessos visualmente.

8 pilares do relatório de RP

Entregar um relatório de relações públicas impactante que fique com as partes interessadas (para o bem) é uma arte. Aqui estão oito etapas para contar uma história atraente baseada em dados.

1. Coloque os gols na frente e no centro

Antes de mergulhar nos detalhes e dados, seu relatório deve delinear os objetivos pré-acordados de sua campanha, seja qual for o tipo de relatório que você está compilando. Esses objetivos precisam ser claramente declarados em linguagem simples.

Dica profissional: Peça a um colega para olhar seu relatório de RP e identificar os objetivos da campanha. Se eles não são capazes de fazer isso instantaneamente, eles não são claros o suficiente.​​

Por exemplo, se sua meta é aumentar a fidelidade à marca , aumentando os visitantes recorrentes em 20%, isso deve ser claramente declarado no início do relatório.

2. Use as análises certas

Depois de reafirmar os objetivos da campanha e as métricas de relações públicas que você está usando para medi-los, é hora de coletar seus dados. Considere as métricas mais adequadas para acompanhar seu progresso em direção a essas metas, incluindo métricas pré-definidas . Você precisa mostrar o crescimento e comparar essas métricas com períodos anteriores. Estes podem incluir:

• Número total de menções
• Seguidores de mídia social
• Total de impressões, total de cliques
• Menções por fonte, permitindo que os clientes vejam quais canais estão gerando mais conversas
• Menções ao longo do tempo, por exemplo, para ver o impacto de diferentes partes de uma campanha
• Mapas de localização, mapeando de onde vem o maior número de menções no mundo

Seus dados fazem parte de sua história maior que você está contando por meio de seu relatório. Extrair informações importantes de seus dados e análises adicionará à sua história geral e tornará seu relatório de relações públicas ainda mais poderoso.

3. Resuma

Os seres humanos criam uma primeira impressão em apenas 1/10 de segundo , e julgamos informações desconhecidas quase com a mesma rapidez. É por isso que a capacidade do seu relatório de resumir descobertas importantes, sucessos e recomendações usando dados é importante para causar impacto em executivos ocupados.

Inclua as métricas nas quais seu cliente está mais interessado e destaque as descobertas mais significativas e os ajustes sugeridos para a campanha.

Seu resumo pode começar assim:

“O objetivo era aumentar o conhecimento da sua marca , principalmente no Facebook e no Twitter. A campanha alcançou um aumento no total de menções nessas plataformas de 185%. Isso é quase o dobro do aumento que projetamos e uma taxa de crescimento 60% mais rápida do que seu principal concorrente. Conseguimos isso graças a quatro atividades pontuais e quinze em andamento que detalharemos no restante deste relatório.”

Mas, para ter impacto, precisa ser escaneável e visual:

4. Integre a inteligência competitiva

Como concluiu Einstein para o universo como um todo, o progresso é relativo, e não é diferente para as agências de relações públicas . Os melhores relatórios de RP vão além dos detalhes de seus sucessos, eles fornecem o contexto, para que seu cliente possa ver como você está construindo a marca dele em relação aos concorrentes e ao desempenho anterior.

Você alcançou crescimento mais rápido, alcance mais amplo ou mais impressões do que os concorrentes de seu cliente? A análise competitiva pode ser uma maneira poderosa de mostrar o quadro geral:

Aqui estão algumas das principais métricas a serem medidas:

• Compartilhamento de voz
  Essa medida de alcance mostra ao seu cliente quanta atenção ele está recebendo como uma proporção do todo, com uma representação clara da parcela de exposição comparada a cada consulta relevante.
• impressões
  Inclua um gráfico do total de impressões da marca, novamente comparado com a concorrência.
• Total de menções por canal
  Aqui você pode fornecer uma referência do desempenho de seu cliente em cada canal principal, como mídia social e meios de comunicação, dependendo de suas relações com a mídia e dos comunicados à imprensa que você está divulgando. Essa é uma ótima maneira de identificar os canais mais fortes, bem como aqueles que podem estar com baixo desempenho, e ajuda você a ajustar sua estratégia de acordo.
• Menções ao longo do tempo
  Para um relatório com um escopo mais amplo, você deve chamar atenção especial para como as menções à marca mudaram ao longo do tempo, especialmente se houver um aumento claro desde que você trabalha com eles.

5. Destaque os principais influenciadores

Os principais influenciadores fazem uma enorme diferença para campanhas de relações públicas bem-sucedidas , sejam eles um indivíduo com muitos seguidores ativos nas mídias sociais , um site de referência com alto volume de tráfego ou um meio de comunicação com autoridade significativa.

Incluir os principais influenciadores pode ajudá-lo a capturar alvos adequados para atividades ou parcerias futuras e também identificar de onde os concorrentes de seu cliente podem estar atraindo uma parte significativa de seu engajamento. Para maior profundidade de detalhes, considere incluir visuais separados para os principais influenciadores divididos pelo número de menções, fonte e alcance.

6. Inclua métricas de menções

Seja qual for o tipo de relatório que você está compilando, a análise de menções é uma maneira poderosa de sintonizar a conversa sobre a marca, produtos e serviços de seu cliente e as áreas em que eles operam.

Você deve incluir o volume total de menções, mas também qualificá-las entre reações positivas e negativas para obter uma leitura mais específica de como a marca está sendo recebida.

Existe uma ligação direta entre o volume de menções e o conhecimento mensurável da marca , que demonstra claramente o impacto de suas campanhas.

7. Adicionar análise de sentimento

Capturar os sentimentos do público em relação à marca do seu cliente o ajuda a criar uma estratégia que envolva seu público da maneira certa. Uma manifestação repentina de sentimentos positivos, por exemplo, justifica um tipo diferente de campanha de engajamento do que uma onda de negatividade.

As ferramentas de monitoramento de mídia social podem ajudar aqui, permitindo medir o sentimento e apresentá-lo em um gráfico em relação a quaisquer termos de pesquisa escolhidos. Fazer essa busca tanto pelo seu cliente quanto pelos concorrentes também pode te ajudar a identificar oportunidades para tirar proveito de qualquer discórdia no mercado.

8. Não esqueça suas recomendações

Além do resumo, este é provavelmente o elemento mais importante do seu relatório de RP . Seus clientes querem o valor dos insights estratégicos que você pode oferecer, bem como ver melhorias nas principais métricas que os aproximam de seus objetivos.

Os dados que você coletou no restante do seu relatório devem fornecer muitas evidências para identificar tendências, oportunidades e áreas para ajustar sua abordagem. Ao identificá-los nos dados e elaborar insights acionáveis, você agregará ainda mais valor ao seu cliente, orientando sua estratégia de RP em torno de eventos de lançamento, campanhas pontuais e esforços de RP 'sempre ativos'.

Como no restante do relatório, a chave é mantê-lo curto, persuasivo e acionável.