Apresentando para grandes grupos - o que fazer e o que não fazer

Apresentar para grandes grupos é no mínimo intimidador, especialmente se você deseja promover um de seus novos produtos ou espera ter algum tipo de efeito positivo em seu público. É justo dizer que falar na frente de uma quantidade substancial de pessoas é uma habilidade que deve ser aprimorada pela experiência, mas para muitos de nós as apresentações são oportunidades que não aparecem com muita frequência.

Se você puder tornar sua apresentação tão boa quanto possível, poderá ter uma enorme influência sobre qualquer pessoa, de jornalistas a parceiros de negócios. Se você não tiver certeza do que incluir ou do que evitar, aqui estão algumas diretrizes essenciais que certamente ajudarão você a fazer essa apresentação tão importante.

O que incluir:

Entusiasmo

Isso não é uma conversa, nem um bate-papo com um pequeno grupo de amigos. As apresentações são tudo sobre você. Pode parecer assustador, mas o fato é que as pessoas vieram para ouvir o que você tem a dizer, então o entusiasmo é essencial se você espera transmitir a mensagem certa.

O entusiasmo demonstra uma série de características essenciais, incluindo confiança e uma compreensão clara do que você está falando. Se você achar que a quietude é mais uma zona de conforto para você, é vital que você pratique ser o mais claro e conciso possível.

A experiência não deve ser relaxada, então, se você estiver com as mãos nos bolsos tentando desesperadamente juntar frases que simplesmente não estão fazendo sentido para o jornalista na primeira fila olhando perplexo na frente de seu laptop, é hora procure um pouco mais de entusiasmo.

Aproveite a tecnologia

Você não precisa ser experiente em tecnologia para perceber que as apresentações modernas exigem um pouco mais do que apenas uma voz. De fato, apresentações vibrantes, coloridas e detalhadas podem ajudar aqueles de nós que não foram dotados das características mais imponentes.

Os sistemas Clicker (também conhecidos como sistemas de resposta do público) criam um vínculo muito importante entre o público e o orador. Combinados com apresentações em PowerPoint, os sistemas clicker permitem que você digira as informações que recebe de seu público momentos depois de fazer uma pergunta ou procurar coletar opiniões. Não há melhor maneira de fornecer ao público a oportunidade de ter uma palavra a dizer.

Você também pode fazer uso de apresentadores USB sem fio que geralmente vêm com um ponteiro laser vermelho. Isso permite a liberdade de se movimentar enquanto faz a apresentação e você não precisa se mover em direção ao computador toda vez que precisar alternar os slides.

E se a sua apresentação baseada em tela requer diagramas e imagens de alta qualidade para explicar melhor o ponto, o Creately é a solução perfeita para você. Além de ser fácil de usar, tem colaboração em tempo real para que várias pessoas possam contribuir ao mesmo tempo, tornando sua apresentação muito mais interessante.

Conheça seu público

Você pode estar apresentando para qualquer pessoa ou para um grupo muito específico de pessoas. De qualquer forma, é importante que você saiba exatamente quem é seu público antes mesmo de planejar sua apresentação. Se você estiver apresentando para um grupo de alunos, pense em seus estudos específicos e no que eles têm mais experiência em, por exemplo, tecnologia, ciências da vida, literatura etc.

Se você estiver apresentando para uma sala cheia de jornalistas, você precisa entender que o que você diz a eles provavelmente aparecerá em algum tipo de mídia nos próximos dias. Os clientes em potencial precisarão ser anunciados, enquanto os parceiros de negócios querem mais em termos de credenciais de negócios e o potencial de seu produto ou serviço.

Ajustar sua abordagem durante uma apresentação é difícil, mas se a demografia é tão ampla que você simplesmente não sabe por onde começar, pode ser útil ouvir todos na platéia. Essa é outra maneira pela qual os sistemas clicker podem realmente ajudar sua apresentação.

O que evitar:

Visuais ruins

Não há nada pior do que demonstrar que você não tem a menor ideia de como trabalhar uma apresentação digital. Isso não apenas faz com que você perca um tempo valioso de apresentação, mas pode até deixar seu público completamente desanimado, pois eles se sentam em antecipação ao que você tem a dizer.

Os recursos visuais são incrivelmente importantes, pois precisam ser facilmente digeríveis para o seu público, para que você não queira sobrecarregar a tela com uma infinidade de imagens. Também não há nada pior do que ver uma imagem com uma resolução ruim.

Não leia a tela

Este é o maior indicador de que você não se preocupou em lembrar de nenhum contexto de sua apresentação, por isso é vital que você não seja pego olhando para a tela como um meio de encontrar algo a dizer. Tudo o que você planeja cobrir durante sua apresentação deve estar na sua cabeça e fazer parte de uma seleção organizada de tópicos.

Você pode evitar isso completamente não tendo marcadores na tela e, em vez disso, usando imagens ou diagramas de alta qualidade. Sua voz não será projetada da maneira certa se você começar a usar a tela, então é uma boa ideia praticar sua apresentação e ver se você pode ou não preencher o tempo fornecido com informações úteis e substanciais.

Saindo do Tópico

É fácil fazer isso às vezes, mas você precisa ter certeza de que está no tópico em toda a sua apresentação. Aqueles na platéia vieram com o único propósito de ouvir sobre um tópico muito específico, como o lançamento de um produto. É impossível dizer se a conversa fora do tópico atrairá todos na platéia.

Sair do tópico também pode incluir confiar em muitas informações do seu público. Os sistemas Clicker são a melhor maneira de obter informações do seu público, pois são discretas e relacionadas a um assunto atual, mas perguntar ao público se todos já usaram o Microsoft OneNote antes como um meio de criar conversas temáticas não é o caminho a percorrer .

Aqui estão algumas outras coisas a serem consideradas antes de iniciar sua apresentação;

• As apresentações devem contar uma história que inclua um início, meio e fim detalhados relacionados ao assunto
• Estruturar sua apresentação é essencial se você espera uma experiência de público fluida
• Seja o mais único possível e não tenha medo de integrar suas próprias ideias
• É uma boa ideia resumir o que você está falando para que pessoas com menos entendimento possam se envolver também
• Se as coisas não derem certo, aproveite o plano B que você pensou antes
• Não critique sua própria apresentação enquanto ela está acontecendo!

Mike James é editor de conteúdo do www.clikapad.com, um sistema líder de resposta do público para PowerPoint.