Priorização de projetos | #7 Introdução ao gerenciamento de projetos

No artigo de hoje, falaremos sobre a priorização de projetos. É mais importante embarcar em um projeto arriscado que pode render rapidamente um grande lucro? Ou é mais importante concluir o desenvolvimento de soluções que potencialmente trarão lucros menores, mas de longo prazo, e estão em fase final de implementação? Muitas organizações têm vários projetos acontecendo simultaneamente. Como você começa a priorizá-los com recursos limitados?

Priorização de projetos – sumário:

1. Priorização de projetos – introdução
2. A Matriz de Eisenhower
3. Moscou
4. DADOS
5. Priorização de projetos – resumo

Priorização de projetos – introdução

No texto a seguir, veremos os métodos mais populares que facilitam a tomada de decisão para a priorização de projetos – tanto aqueles conduzidos de forma independente quanto aqueles pertencentes a um programa ou portfólio de projetos. Discutiremos a matriz de Eisenhower, aplicada não apenas para priorizar projetos, mas também as tarefas realizadas neles. Também veremos mais de perto o método MoSCoW frequentemente usado, criado por Dai Clegg, bem como o modelo DICE inventado em meados dos anos 90 no Boston Consulting Group.

A Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower permite priorizar projetos colocando-os em um espaço definido por dois eixos – o que é urgente e o que é importante. Existe um gráfico comum para apresentá-los:

Moscou

A Oracle tornou-se a pioneira na aplicação da técnica MoSCoW. Também é mencionado como um esquema de priorização eficaz no mais recente Project Management Body of Knowledge (PMBOK), juntamente com a análise multicritério. Ele divide os projetos em quatro categorias:

• Must-haves – ou seja, projetos a serem concluídos, pois são cruciais para o próprio funcionamento da empresa; eles pertencem a projetos como estabelecer segurança e definir direitos de acesso na nuvem da empresa, preparar demonstrações financeiras e relatórios para um investidor ou implementar soluções em um cliente-chave,
• Deveria-querer – ou seja, aqueles que deveriam ser implementados, pois negligenciá-los poderia piorar o desempenho da empresa; isso pode ser, por exemplo, mudar sua sede para um local mais conveniente ou entrar em uma nova plataforma de vendas que está ganhando popularidade,
• Poderia ter – isto é, projetos para implementar “se o tempo permitir” porque é mais provável que afetem positivamente a empresa; um exemplo de projeto nesta categoria pode ser a participação em um evento do setor ou a preparação de uma competição para empreiteiros,
• Não terão – ou seja, aquelas que poderão vir a ser implementadas no futuro, mas não estão na lista de prioridades.

DADOS

O método DICE traduz as prioridades atribuídas aos projetos em valores numéricos e recursos em mais de 1.000 grandes organizações em todo o mundo. O acrônimo DICE consiste nos seguintes componentes:

1. D (Duração) – a duração do projeto, à qual são atribuídos os seguintes valores:
• 1 – quando o projeto dura menos de 2 meses
• 2 – quando o projeto dura de 2 a 4 meses
• 3 – quando o projeto dura de 4 a 8 meses
• 4 – quando o projeto dura mais de 8 meses
2. I (Team Performance Integrity) – a capacidade da equipa, com particular destaque para o Project Manager, para executar o projeto com sucesso, ao qual são atribuídos pontos de valor:
• 1 – muito bom
• 2 – bom
• 3 – média
• 4 – baixo
3. C (Compromisso) – níveis de suporte, composto por dois componentes
• C1 – apoio visível ao projeto por parte do patrocinador ou da diretoria
• C2 – apoio das pessoas afetadas pela implementação do projeto, correspondendo a cada uma delas os seguintes valores:
• 1 – suporte claramente comunicado
• 2 – suporte bastante claro
• 3 – postura neutra
• 4 – resistência clara
4. E (Esforço) – o esforço necessário para implementar o projeto, além das tarefas diárias de gestão da empresa, onde os valores são os seguintes:
• 1 – menos de 10% de circulação adicional
• 2 – 10-20% de circulação adicional
• 3 – 20-40% de circulação adicional
• 4 – mais de 40% de circulação adicional

O valor de DICE é calculado usando a seguinte fórmula: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Dependendo da pontuação, você pode determinar a probabilidade de sucesso do projeto planejado e, portanto, se vale a pena colocá-lo no topo da lista de prioridades:

• 7 – 14 – win zone – o projeto tem uma chance muito boa de implementação
• 14 – 17 – zona de perigo – o projeto tem alguma chance de sucesso
• acima de 17 – zona de desespero – o resultado do projeto é difícil de prever ou é improvável que o projeto tenha sucesso.

Priorização de projetos – resumo

Os métodos de priorização de projetos descritos nem sempre estão disponíveis para seleção e classificação de projetos. Muitas organizações não aplicam métodos de priorização formalizados, como o DICE, e em algumas a opinião de um indivíduo guiado apenas por suas próprias opiniões é decisiva. No entanto, especialmente quando vários projetos críticos e de alto risco estão sendo considerados para iniciar ou continuar ao mesmo tempo, vale a pena usar ferramentas de priorização.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
2. O que é gerenciamento de projetos?
3. Como gerenciar projetos?
4. Métodos de gerenciamento de projetos
5. tipos de projetos
6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos