O que é Documentação de Processo | O Guia Fácil para Processar Documentação com Modelos

À medida que seu negócio cresce, sua complexidade também cresce. Há mais etapas, mais pessoas e mais coisas envolvidas que nem sempre podem ser organizadas da maneira mais eficiente.

Repensar como sua empresa funciona pode parecer assustador, mas certamente trará grandes eficiências. A documentação do processo é o primeiro passo para isso!

Este guia fácil para processar a documentação ajudará você a fazer isso da maneira certa.

Leia para encontrar;

• O que é Documentação de Processo?
• Por que fazer: a importância da documentação do processo
• Como documentar um processo
• Dicas e truques: práticas recomendadas de documentação de processos
• O que há para você: benefícios da documentação do processo
• Modelos de fluxograma de processo de iniciação fácil

O que é Documentação de Processo?

A documentação do processo fornece uma descrição detalhada de como realizar um processo de negócios.

Inclui todos os tipos de documentos que suportam um processo, como

• políticas
• lista de verificação
• tutoriais
• formulários
• capturas de tela
• links para outros aplicativos
• mapas de processo

Ele é usado como um guia para ajudar os funcionários em todos os níveis, incluindo tomadores de decisão e partes interessadas, a entender rapidamente os processos da empresa.

Por que fazê-lo? : A Importância da Documentação do Processo

Documentar um processo ajudará você a alcançar 5 coisas principais:

1) Ajuda a melhorar os processos. Identifique gargalos e ineficiências documentando os processos exatos. Você verá rapidamente quais processos você precisa melhorar ou eliminar.

2) Ajuda a treinar funcionários. Você pode usar documentos de processo para ajudar os novos funcionários a entender suas funções de trabalho e se familiarizar com os processos em que estarão envolvidos. Mesmo funcionários experientes ainda podem consultar esses documentos sempre que quiserem ter certeza de que estão executando o processo corretamente.

3) Ajuda a preservar o conhecimento da empresa. Mantenha um registro dos processos conhecidos apenas por algumas pessoas especializadas em realizá-los. Dessa forma, mesmo quando eles saem, os recém-chegados podem retomar o trabalho facilmente.

4) Ajuda a mitigar riscos e manter a consistência operacional .

5) A documentação detalhada do processo também é uma parte vital das patentes e segredos comerciais .

Quem está envolvido na documentação do processo

Existem 3 funções principais de propriedade na documentação do processo. Em alguns casos, a mesma pessoa pode desempenhar todos os três papéis.

Como documentar processos

Usar um método passo a passo para documentar um processo o ajudará a fazê-lo rapidamente.

Etapa 1: identificar e nomear o processo

Descubra qual processo você vai documentar primeiro. Determine seu propósito (por que e como o processo beneficiará a organização) e forneça uma breve descrição do processo.

Etapa 2: definir o escopo do processo

Forneça uma breve descrição do que está incluído no processo e o que está fora do escopo do processo, ou o que não está incluído nele.

Etapa 3: explicar os limites do processo

Onde começa e termina o processo? O que faz com que ele comece? E como você sabe quando está feito? Obtenha esses limites bem definidos.

Etapa 4: identificar as saídas do processo

Estabeleça o que será produzido pelo processo ou qual resultado o processo alcançará quando estiver concluído.

Etapa 5: identificar as entradas do processo

Liste quais recursos são necessários para realizar cada uma das etapas do processo.

Etapa 6: Faça um brainstorming das etapas do processo

Reúna todas as informações sobre as etapas do processo do início ao fim. Comece com o que desencadeia o processo ou comece no final do processo e acompanhe as etapas até o ponto inicial.

A sessão de brainstorming deve envolver os responsáveis ​​diretos pelas tarefas do processo ou alguém com amplo conhecimento do mesmo, pois podem fornecer dados precisos.

Passo 7: Organize os Passos Sequencialmente

Pegue a lista de etapas que você criou e coloque-as em uma ordem sequencial para criar um fluxo de processo.

Mantenha o número de etapas no mínimo e, se uma etapa incluir mais de uma tarefa, liste-as na etapa principal.

Passo 8: Descreva quem está envolvido

Decida cada indivíduo que será responsável pelas tarefas do processo . Defina seus papéis. Lembre-se de mencionar o cargo em vez do nome.

Também seja atencioso com aqueles que fariam referência ao documento . Escreva de forma que qualquer funcionário com um conhecimento razoável possa lê-lo e entendê-lo.

Passo 9: Visualize o Processo

Isso é para melhorar a clareza e a legibilidade de sua documentação. Usando um fluxograma de processo, visualize com clareza as etapas do processo que você identificou anteriormente.

Etapa 10: Anote as exceções ao fluxo normal do processo

Um processo de negócios pode nem sempre seguir o mesmo fluxo devido a vários motivos. Mencione essas exceções e quais medidas serão tomadas para solucioná-las.

Etapa 11: adicionar pontos de controle e medições

Identifique onde os riscos podem ocorrer no processo e adicione pontos de controle para ajudar o proprietário do processo ao monitorar o processo.

Estabelecer medidas para determinar a eficácia do processo e ajudar a melhorá-lo.

Etapa 12: revisar e testar o processo

Reúna todos os envolvidos e revise o fluxograma de processo que você mapeou. Existem etapas ausentes? Está tudo em ordem? Uma vez feito, teste o processo e veja se você perdeu alguma coisa.

Visualize, analise e documente seus processos organizacionais. Compartilhe e colabore com sua equipe na identificação de gargalos de processo e áreas de melhoria.

Criar um mapa de processo

Dicas e truques: práticas recomendadas de documentação de processos

• Mantenha o documento simples e conciso . Embora deva ser tecnicamente preciso , deve ser fácil de seguir .

• Tenha um plano adequado para atualizar os documentos quando/se o processo mudar. Certifique-se de revisá-los pelo menos uma vez por ano .

• Ou atribua um proprietário de processo que possa fazer revisões regulares e notificar outras pessoas sobre as alterações.

• Mantenha documentação separada para cada processo diferente para evitar confusão.

• Ao documentar processos pela primeira vez, evite cobrir toda a organização de uma só vez. Comece a partir de um único processo dentro de um departamento ou de um processo principal comum a toda a organização.

• Armazene os documentos em um local de fácil acesso por quem estiver procurando.

• Certifique-se de que seja fácil de ser revisto quando necessário e que a nova versão possa ser facilmente distribuída a todos os envolvidos.

• Tenha documentos armazenados online em um local central por meio de uma ferramenta de documentação de processos. Isso ajudará automaticamente com as duas melhores práticas mencionadas acima.

• Use exemplos apropriados, gráficos, codificação de cores, capturas de tela, várias plataformas etc. conforme necessário.

• Certifique-se de que a documentação do processo esteja em conformidade com os padrões existentes de sua organização.

• Se você estiver destacando o fluxo do processo em um formato verbal, sempre equilibre-o com gráficos – um fluxograma do processo.

• Adicione raias aos seus fluxogramas de processos de negócios para distinguir diferentes funções de processos, cronogramas, etc.

• Crie um guia de documentação do processo , que qualquer pessoa pode consultar como um modelo padrão para documentar um processo.

• Fazer uso de material documental existente , registros, entrevistas, estudos de caso, diários de campo da equipe do projeto e o conhecimento dos funcionários para coletar informações para documentação do processo.

O que há para você: benefícios da documentação do processo

• Ajude a colocar todos na mesma página, fornecendo uma visão comum das etapas do processo . Uma visão comum é necessária para a consistência .

• Onde houver documentação clara do processo, as alterações nos processos podem ser feitas de maneira oportuna e direta.

• Ajuda a identificar as condições ideais para colaboração e desempenho eficazes .

• Ajuda a identificar gargalos e ineficiências nos processos (mesmo naqueles procedimentos “bem refinados”) que podem passar despercebidos.

• Um processo claramente documentado economiza tempo e evita erros , removendo qualquer confusão e fornecendo instruções claras.

• Diminui custos e gastos desnecessários de recursos .

• Ajuda a melhorar a qualidade geral dos processos e a qualidade do resultado.

• Ajuda a aumentar a produtividade dos funcionários, bem como a satisfação .

• Por estar claramente registrado como os processos devem ser realizados, fica mais fácil terceirizar o trabalho.

• A documentação do processo também ajuda a automatizar facilmente os processos quando necessário.

Modelos de Documentação do Processo Easy Starter

Basicamente , o mapeamento de processos ajuda a representar as informações documentadas, como etapas do processo, funções do processo, entradas e saídas em uma imagem simplificada .

A seguir estão modelos de fluxograma de processo/modelos de mapeamento de processo que você pode editar rapidamente online com informações de seus processos organizacionais. Clique no modelo para abri-lo no editor Creately.

Modelo 1

Clique no modelo para editá-lo online

Modelo 2

Clique no modelo para editá-lo online

Modelo 3

Clique no modelo para editá-lo online

Modelo 4

Clique no modelo para editá-lo online

Feedback sobre o Guia Fácil para Processar Documentação

Este guia de documentação do processo abrange tudo o que você precisa saber para documentar um processo adequadamente. Siga as etapas de documentação do processo que discutimos acima e use os modelos de fluxograma do processo para garantir um processo de documentação de qualidade.

Em nossa Comunidade, você pode encontrar mais modelos de fluxograma de processo.

Em nosso próximo guia, discutiremos técnicas de melhoria de processos que ajudarão você a simplificar seus processos de negócios com facilidade.