O Guia Fácil para Técnicas de Melhoria de Processos | Lean e Seis Sigma comparados

O primeiro passo para agilizar seus processos de trabalho é identificar o que os está desacelerando. Existem muitas metodologias de melhoria de processos para identificar gargalos e ineficiências em seus processos.

Este guia fornece uma visão geral rápida de cada uma das técnicas de melhoria de processo. Faremos mergulhos profundos em cada um posteriormente nesta série.

“Uma regra prática é que um processo ruim consumirá dez vezes mais horas do que o trabalho em si exige.”

- Bill Gates

Aqui listamos os mais eficazes que você pode usar facilmente. Role para baixo para descobrir,

Ferramentas enxutas

• 5S
• Mapeamento do fluxo de valor
• Kaizen (Ciclo PDCA)
• Estrutura do café enxuto

Ferramentas Seis Sigma

• DMAIC
• DMADV
• Análise de causa e efeito
• Análise SIPOC
• Mapas de Processos / Fluxogramas de Processos

Outro

• Mapas de Processo BPMN

Ferramentas Lean

As ferramentas Lean são usadas para eliminar etapas do processo que geram desperdício ou atividades que não agregam valor.

Os 8 tipos de resíduos que você poderá remover com as seguintes ferramentas Lean são

• Defeitos
• Superprodução
• Espera
• Talento não utilizado
• Transporte
• Inventário
• Movimento
• Processamento extra

Livrar-se dessas etapas desnecessárias em seus processos ajudará você a melhorar a qualidade do produto, reduzir o tempo de espera e reduzir o custo total.

Aqui estão 3 ferramentas Lean que você pode usar para melhorar seus processos de negócios.

5S

Um ambiente de escritório organizado é essencial para processos eficientes. Com a metodologia 5S, você pode criar um ambiente limpo, seguro e produtivo para sua equipe.

Geralmente usado em:

Todos os tipos de indústrias, desde manufatura até pequenas empresas

Útil para:

• promovendo a segurança
• redução de custos
• aumentando a eficiência do processo/equipe
• eliminando o desperdício dos processos de fabricação

Documentação:

• Fotografias (de espaços de trabalho antes e depois da implementação do 5S)
• Documentos de atividade da equipe ou listas de verificação
• Formulários de avaliação para verificar o status das 3 primeiras etapas
• Lista de diretrizes para manter o escritório organizado e limpo

Fácil de usar:

Como não requer nenhuma análise técnica, pode ser usado por todos no trabalho

Como usar:

Aqui estão as etapas que você precisa seguir ao implementar o 5S

Mapeamento do fluxo de valor

Um mapa de fluxo de valor é uma representação gráfica do fluxo de materiais e informações necessários para levar seu produto ou serviço ao seu cliente.

Geralmente usado em:

Indústria de transformação

Útil para:

• Identificando o desperdício dentro e entre os processos
• Obter insights sobre a tomada de decisão e os fluxos do processo
• Identificando e priorizando áreas de melhoria
• Definir metas mensuráveis ​​para tarefas de melhoria

Documentação:

• Mapa do estado atual mostrando como você atende seus clientes no momento
• Mapa do estado futuro mostrando como será o processo depois que as alterações forem feitas

Fácil de usar:

O processo de mapeamento pode levar até 3 dias para ser concluído, mas com a equipe certa, isso pode ser feito mais rapidamente.

Como usar:

Confira este guia rápido para mapeamento de fluxo de valor para começar.

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Kaizen

Kaizen é uma técnica que exige a melhoria constante de todas as funções do seu negócio. Pode ser implementado através do ciclo PDCA.

Geralmente usado em:

Departamentos de gestão, mas também por aqueles em círculos de controle de qualidade, analisadores de descarte de resíduos e trabalhadores comuns

Útil para:

• Melhoria de processos, qualidade de produtos/serviços e satisfação do cliente
• Melhorar a produtividade da equipe e a satisfação no trabalho
• Promovendo melhor segurança e entrega mais rápida

Documentação:

• Relatórios da situação atual do local de trabalho
• Pesquisas para verificar a atitude da equipe em relação à satisfação no trabalho
• Plano de estratégia Kaizen com o objetivo de melhorar a produtividade da equipe

Fácil de usar:

É um processo contínuo e requer a contribuição ativa de toda a empresa

Como usar:

Siga as etapas abaixo em cada estágio do ciclo para obter os melhores resultados.

Ferramentas Seis Sigma

Seis Sigma é simplesmente uma maneira mais inteligente de gerenciar um negócio. Trata-se de coletar dados sobre processos para entender o que está acontecendo. Esses dados são então analisados ​​e interpretados para encontrar maneiras eficazes de melhorar o processo. Ao fazer isso você chega a

• Aumentar a satisfação do cliente
• Reduza o tempo de ciclo
• Reduzir defeitos

Vejamos algumas ferramentas seis sigma amplamente utilizadas para melhorar os processos nas empresas.

DMAIC

O DMAIC é um método de 5 etapas (descendente direto do Ciclo Plan-Do-Check-Act) que é usado para melhorar os processos atuais.

Se seus produtos/serviços ou processos de negócios não atendem às expectativas de seus clientes ou não têm um bom desempenho, o DMAIC pode ajudá-lo a descobrir o motivo e encontrar soluções de longo prazo para o problema.

Geralmente usado em:

Todos os tipos de indústrias, especialmente por equipes que trabalham em projetos

Útil para:

• Melhorar processos ou produtos
• Encontrar soluções para problemas dentro dos processos
• Reduzindo custos e tempo excessivos

Documentação:

• Termo de abertura do projeto
• Mapa de processo com entradas e saídas de processo
• Dados sobre o desempenho do projeto
• Documentação da nova solução

Fácil de usar:

Pode ser implementado em questão de meses ou ao longo de um ano

Como usar:

A seguir estão as etapas que você deve seguir para implementar o método DMAIC.

DMADV

O DMADV, também conhecido como Design for Six Sigma (DFSS) é usado para criar novos processos no nível de qualidade Six Sigma.

Se seus processos existentes não atendem aos níveis de qualidade exigidos mesmo depois de otimizados, é hora de fazer um DMADV para provocar uma mudança evolutiva. Ou em outras palavras, crie um processo novo e melhor.

Geralmente usado em:

Todos os tipos de indústrias, especialmente na fabricação

Útil para:

• Desenvolvimento de um novo processo/produto
• Reduzindo os erros em uma linha de produtos
• Melhorando a satisfação do cliente
• Aumentando os lucros

Documentação:

• Informações sobre dados históricos de processo/produto
• Feedback / comentários do cliente

Fácil de usar:

Esta metodologia pode ser implementada ao longo de vários meses ou mesmo anos

Como usar:

Siga estas etapas para implementar o DMADV

Análise de causa e efeito

Também é conhecido como diagrama de espinha de peixe ou diagrama de Ishikawa. É uma técnica que pode ser usada para exibir visualmente as causas de um determinado problema ou efeito.

Geralmente usado em:

Todos os tipos de indústrias

Útil para:

• Identificar e analisar todas as causas possíveis para um problema/efeito
• Facilitando sessões de brainstorming de solução de problemas em equipe

Documentação:

Documentos sobre informações relacionadas às questões que estão sendo analisadas

Fácil de usar:

Pode ajudar uma equipe a identificar e analisar as causas de um problema em uma única sessão de brainstorming

Como usar:

Aqui está o melhor guia para diagramas de espinha de peixe para ajudá-lo a começar.

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Análise SIPOC

A análise SIPOC é uma técnica que ajuda a organizar dados sobre pessoas e coisas que estão envolvidas em seus processos de negócios.

Geralmente usado em:

Indústria de transformação

Útil para:

• Identificar todos os elementos relevantes necessários para um projeto de melhoria de processo
• Definir projetos complexos que não têm o escopo adequado
• Entendendo o processo durante a fase de definição do DMAIC

Documentação:

Na análise do SIPOC, você listará dados em cada uma dessas categorias a seguir e, portanto, precisará de informações sobre elas.

• Fornecedor : as pessoas, departamentos, organizações etc. que fornecem a você a entrada necessária para realizar um processo
• Input : matéria-prima, equipamentos, formulários ou informações e até pessoas necessárias para realizar um processo
• Processo : um gráfico das etapas do processo
• Saída : uma lista de coisas que o processo fornece ao cliente interno e externo
• Cliente : uma lista de clientes internos e externos que receberão suas saídas

Fácil de usar:

As 5 colunas são preenchidas durante uma sessão de brainstorming. Desde que as informações relevantes sejam fornecidas pela equipe, o diagrama pode ser concluído e analisado rapidamente.

Como usar:

Reúna sua equipe e liste as informações acima em um diagrama/tabela como o abaixo.

Mapas de processo

Os mapas de processo representam graficamente cada etapa de um processo. E eles são uma parte essencial da documentação do processo.

Geralmente usado em:

Todos os tipos de indústrias, da fabricação ao marketing

Útil para:

• Entendendo como os processos funcionam
• Identificando áreas de processo que precisam de mudança

Documentação:

• Informações disponíveis sobre o processo que está sendo mapeado
• Descrições de cargos e responsabilidades daqueles que estão envolvidos no processo

Fácil de usar:

Para mapear um processo, é preciso a participação dos envolvidos. Reuni-los em um só lugar, mapear o processo e analisá-lo pode demorar alguns dias, principalmente se o processo for complicado.

Como usar:

Reúna sua equipe, faça um brainstorming das etapas do processo, identifique os limites do processo, coloque as etapas em uma ordem sequencial, desenhe o mapa do processo e verifique se o mapa é preciso.

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Mapas de Processo BPMN

Um mapa de Notação de Modelagem de Processos de Negócios é a maneira padronizada de criar modelos visuais de seus processos de negócios.

Geralmente usado em:

Todos os tipos de indústrias, especialmente por analistas de negócios

Útil para:

• Decompondo os processos de negócios para facilitar a análise
• Identificando erros nos processos
• Projetando processos totalmente novos
• Ajudar as partes interessadas a entender como o negócio é executado

Documentação:

Informações sobre as entradas, saídas, etc. do processo de negócios

Fácil de usar:

Se você estiver familiarizado com os padrões de BPMN, desenhar o diagrama pode ser feito em um dia, desde que você tenha uma ideia clara de como o processo se desenrola.

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Quer Expandir a Lista de Metodologias de Melhoria de Processos de Negócios?

Cobrimos uma série de metodologias úteis de melhoria de processos de negócios que você pode usar para otimizar seu fluxo de trabalho e aumentar a produtividade de sua equipe. Use-os e compartilhe conosco como eles o ajudaram a alcançar seus objetivos.

Que outras metodologias de melhoria de processos você usa?

Em nosso próximo guia, veremos mais detalhes sobre o mapeamento de processos, uma técnica essencial de melhoria de processos de negócios que o ajudará a melhorar a eficiência e reduzir custos.