O Guia Fácil para Mapeamento de Processos

Planejando uma nova estratégia? Quer melhorar a satisfação do cliente? Quer saber por que alguns de seus projetos estão falhando?

O mapeamento de processos é o primeiro passo para descobrir como e por que essas questões acima.

Neste guia de mapeamento de processos, mostraremos a você;

• O que é um Mapa de Processo?
• Símbolos do Mapa de Processo
• Tipos de Mapas de Processos
• Como criar um mapa de processo
• Práticas recomendadas de mapeamento de processos
• Benefícios do Mapeamento de Processos
• Modelos de mapeamento de processos
• Símbolos do Mapa de Processo (Continuação)

O que é um Mapa de Processo?

Um mapa de processo mostra visualmente as etapas de uma atividade de trabalho e as pessoas envolvidas na execução de cada etapa.

Ao mapear um processo, você simplesmente desenha uma caixa para cada etapa e as conecta com setas para mostrar um fluxo. Você pode usar uma ferramenta online para criar facilmente um Mapa de Processo. Um mapa de processo básico ficaria assim;

Símbolos do Mapa de Processo

Cada etapa de um processo é representada por uma forma em um mapa de processo. Essas formas também são chamadas de formas de fluxograma.

Existem cerca de 30 formas padrão que você pode usar no mapeamento de processos. No entanto, achamos que para a maioria das pessoas, usar um punhado das formas mais comuns será mais fácil de entender.

Forma	Nome	Usar
	Atividade/Processo	Para representar uma etapa/atividade de um processo
	Decisão	Para representar uma decisão que deve ser tomada
	Inicio fim	Para representar o início e o fim de um processo
	Flecha	Para representar a conexão entre duas etapas e a direção do fluxo
	Documento	Para representar dados ou informações que podem ser lido por pessoas

O conjunto completo de formas de mapa/fluxo de processo está na parte inferior deste guia.

Tipos de Mapas de Processos

A seguir, há uma lista de diferentes tipos de mapas de processo, juntamente com uma breve descrição e quando você pode usar cada um. Escolha o tipo de mapa de processo mais adequado ao seu objetivo.

Fluxograma básico

Um fluxograma básico é um mapa simples que visualiza as etapas de um processo, incluindo suas entradas e saídas.

Quando usar:

• planejar novos projetos
• modelar e documentar um processo
• resolver problemas
• para ajudar as equipes a comunicar melhor as ideias
• Para analisar e gerenciar fluxos de trabalho

Como desenhar:

Aqui está o melhor guia de fluxograma que você precisa para aprender a desenhá-los.

Mapa de processo de alto nível

Isso também é conhecido como mapa da cadeia de valor ou mapa de cima para baixo. Mostra as atividades principais de um processo. Não entra em muitos detalhes sobre pontos de decisão, loop de retrabalho, papéis envolvidos, etc.

Quando usar:

• para projetar e definir processos de negócios
• para identificar as principais etapas e os principais detalhes de um processo

Como desenhar:

1. liste as etapas mais básicas do processo (não mais que 5-6 etapas)
2. organizá-los em ordem, horizontalmente
3. liste cada subetapa (novamente, não mais que 5-6 etapas) nas etapas principais

Mapa de Processo Detalhado

Um fluxograma que mostra uma versão de detalhamento de um processo. Isso significa que todos os detalhes dos subprocessos estão contidos nesse tipo de mapa.

Quando usar:

• fornecer todos os detalhes (entradas e saídas) relacionados a uma etapa do processo
• documentar os pontos de decisão dentro de um processo

Como desenhar:

1. definir os limites do processo
2. o que desencadeia o processo? Use um SIPOC para identificar as entradas do processo
3. identifique o que acontece imediatamente após cada entrada (pergunte repetidamente 'o que acontece a seguir?' até chegar à saída)

Fluxograma multifuncional

Um fluxograma que mostra as relações entre as etapas do processo e as unidades funcionais (equipes/departamentos) responsáveis ​​por elas com raias. Também é conhecido como fluxograma de implantação.

Quando usar:

• identificar os principais papéis responsáveis ​​pelo processo e como eles se relacionam entre si
• para destacar como um processo flui através dos limites da empresa
• para identificar possíveis falhas de processo, redundâncias, atrasos, retrabalho, inspeção excessiva etc.

Como desenhar:

1. Reúna uma equipe multifuncional competente e relevante
2. Identifique as partes interessadas
3. Liste os stakeholders do processo (com base em quão próximos eles estão do cliente do processo) começando com o cliente do processo
4. adicione raias para separar as colunas entre cada parte interessada
5. adicionar etapas executadas por cada parte interessada em sua respectiva raia
6. conecte as etapas com setas para indicar o fluxo

SIPOC

O SIPOC mostra os elementos-chave de um processo como Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas e Clientes.

Quando usar:

• identificar os elementos-chave de um processo antes de fazer um mapa detalhado
• para definir o escopo de processos complexos
• pode ser usado na fase Medir da metodologia DMAIC

Como desenhar:

1. Desenhe uma tabela de 5 colunas para fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes
2. Comece mapeando o processo em 5-6 etapas de alto nível
3. Identifique as saídas
4. Identifique os clientes
5. Identifique as entradas do processo
6. Identifique os fornecedores de cada um dos insumos
7. Verifique o diagrama SIPOC com o chefe do projeto e outras partes interessadas

Mapa do fluxo de valor

Os mapas de fluxo de valor visualizam o fluxo de material e informações necessários para levar seu produto ao cliente.

Quando usar:

• para registrar medições das entradas e saídas das etapas do processo
• identificar desperdícios dentro e entre processos
• documentar, analisar e melhorar o fluxo de informações e materiais
• para obter informações sobre a tomada de decisões e o fluxo do processo
• para identificar onde focar futuros projetos ou subprojetos

Como desenhar:

Aqui está um guia abrangente de mapeamento de fluxo de valor para dominar como desenhá-los. Observe que os mapas de fluxo de valor têm um conjunto diferente de formas, mas os princípios do mapeamento de processos permanecem os mesmos.

Como Criar um Mapa de Processo| Etapas de mapeamento de processos

Agora que você sabe o que são símbolos de mapeamento de processos e quais tipos de mapas de processos existem, você está pronto para criar um mapa de processos? Aqui estão os passos que você precisa seguir,

Etapa 1: identificar o processo que você precisa mapear

Decida por onde você quer começar. É com o processo que está com baixo desempenho? É com o processo que é importante para sua nova estratégia? Ou é com o processo que impacta diretamente na satisfação do cliente?

E depois dê um nome.

Etapa 2: Reúna a equipe certa

A contribuição de todos os envolvidos no processo é necessária para garantir que você cubra todos os aspectos do processo ao mapeá-lo. A equipe certa deve incluir aqueles que fazem e gerenciam o processo e fornecem as informações .

Passo 3: Reúna todas as informações necessárias

• Onde começa e termina o processo?
• Quais são os passos entre esses dois pontos?
• Quais são as entradas e as saídas do processo?
• Quem faz o que? Quando, onde e como?

Etapa 4: organizar as etapas em uma ordem sequencial

Faça com que sua equipe organize cada etapa em uma ordem sequencial do início ao fim.

Etapa 5: desenhe o mapa do processo de linha de base

Desenhe um mapa de processo que mostre o mapa como está atualmente. Lembre-se das <práticas recomendadas de mapeamento de processos.>

Etapa 5: analise o mapa para encontrar áreas de melhoria

Identificar ineficiências e gargalos nos processos. Quais são as etapas que devem ser eliminadas? Onde você pode fazer melhorias?

Etapa 6: implementar melhorias e monitorá-las

Implemente as melhorias em uma escala menor no início. Se eles funcionarem melhor, você pode aplicá-lo em uma escala maior. Monitore o processo novo e aprimorado para ver como ele está funcionando e se precisa de mais otimização.

Práticas recomendadas de mapeamento de processos

• Antes de identificar as etapas do processo, comece identificando os pontos inicial e final do processo. Isso ajuda a definir limites

• Torne seus mapas de processo o mais fácil e simples possível de ler e entender por qualquer pessoa em sua empresa

• Mantenha apenas os detalhes necessários em seu mapa. Não menos ou mais do que o necessário para identificar áreas para melhorias

• Certifique-se de usar os símbolos corretos do mapa de processo ao desenhar para evitar confusão

• Inclua todas as principais partes interessadas ao mapear o processo para evitar perder informações ou etapas importantes

• Use um software de mapeamento de processos de negócios que permite desenhar rapidamente e colaborar com sua equipe em tempo real para obter eficiência

Mais práticas recomendadas de mapeamento de processos?

Benefícios do mapeamento de processos

Como você já está lendo sobre mapeamento de processos, achamos que você conhece pelo menos alguns benefícios de fazê-lo. No entanto, leia esta seção com atenção, pois ela o ajudará a convencer os outros!

• Torna a compreensão e a comunicação do processo muito mais fácil entre equipes, partes interessadas ou clientes

• Serve como uma ferramenta útil para teste de cenário e avaliações hipotéticas

• Pode ser usado como ferramenta de marketing para provar a seus investidores ou clientes industriais que seus processos de negócios são confiáveis

• É um requisito de muitos tipos de padrões e certificações como ISO 9000

• Torna a documentação do processo mais fácil de ler

• Divulgar os papéis e responsabilidades dos envolvidos

• Ajuda a identificar falhas no processo e onde melhorias devem ser feitas

• As equipes de Aids discutem ideias para melhorias ou novas mudanças que ajudarão a enfrentar desafios como reter funcionários, diminuir a receita etc.

• Ajuda a reduzir os custos associados ao desenvolvimento de produtos e serviços

• Melhore o desempenho da equipe e a satisfação dos funcionários

• Pode ser usado como material de aprendizagem para treinar novos funcionários

• Ajuda a medir a eficiência dos processos de trabalho

Modelos de Mapa de Processo

A seguir estão alguns modelos de mapa de processo que você pode editar online com o editor Creately.

Modelo 1

Clique no modelo para editá-lo online

Modelo 2

Modelo 3

Quer mais modelos de mapas de processos editáveis ​​gratuitos?

Símbolos de mapeamento de processo (continuação)

Além dos símbolos básicos que discutimos anteriormente, o mapeamento de processos também utiliza os seguintes símbolos.

Símbolos de Processo/Operações

Forma	Nome	Usar
	Processo Predefinido / Sub-rotina	Para representar um processo que já está pré-definido
	Processo alternativo	Para representar uma etapa do processo que é uma alternativa à etapa normal do processo
	Atraso	Para representar um atraso ou uma pausa antes que o fluxo do processo continue
	Loop Manual	Para representar etapas automatizadas que precisam ser interrompidas manualmente
	Preparação	Para representar algo que precisa ser modificado ou ajustado no processo antes de continuar

Ramificação e Controle de Símbolos de Fluxo

Forma	Nome	Usar
	Conector na página	Para representar um ponto de inspeção no fluxo do processo
	Conector fora da página	Para representar referências cruzadas e links para o processo de outro processo em outra página
	Mesclar	Para representar uma etapa que mesclará várias etapas em uma
	Extrair	Para representar um processo que é dividido em caminhos paralelos
	Ou	Para representar a lógica 'ou'
	E	Para representar a lógica 'e'

Símbolos de entrada e saída

Forma	Nome	Usar
	Dados	Para representar entradas e saídas do processo
	Vários documentos	Para representar vários documentos
	Exibição	Para representar dados que são exibidos para serem lidos em uma tela ou display
	Entrada manual	Para representar as etapas do processo que serão executadas manualmente por uma pessoa

Símbolos de armazenamento de arquivos e informações

Forma	Nome	Usar
	Dados armazenados	Para representar dados armazenados
	Base de dados	Para representar um banco de dados
	Armazenamento de acesso direto	Para representar um disco rígido
	Armazenamento interno	Para representar um dispositivo de armazenamento interno

Símbolos de processamento de dados

Forma	Nome	Usar
	Agrupar	Para representar uma etapa na qual os dados são organizados de maneira padrão
	Ordenar	Para representar a classificação de itens em uma ordem específica

Quais são seus pensamentos sobre o Guia de Mapeamento de Processos?

Os mapas de processo não são apenas uma parte vital da documentação do processo, mas também uma metodologia popular de melhoria de processos de negócios.

Siga o guia para criar mapas de processos de negócios eficientes e compartilhe conosco qualquer preocupação que possa ter, mesmo que seja outra técnica de mapeamento de processos que você use pessoalmente.

Em nosso próximo guia, discutiremos diagramas que podem ser usados ​​para tornar o gerenciamento de RH mais eficiente.