Execução do projeto | #20 Introdução ao gerenciamento de projetos

A execução do projeto é a implementação de tarefas que levam ao alcance do objetivo pretendido. Portanto, o domínio da execução do projeto inclui mais do que apenas executar tarefas do dia-a-dia. Também está criando processos, gerenciando recursos da empresa e trabalhando para construir um ambiente aberto e inclusivo que promova a colaboração e o aprendizado.

Execução do projeto – sumário:

1. Introdução
2. Domínio de execução do projeto
3. Gestão de processos na execução de projetos
4. Retrospectiva, aprendizado e aperfeiçoamento
5. Resumo

Introdução

O domínio de execução é uma das oito áreas principais onde as atividades do projeto ocorrem. Não é apenas uma etapa seguinte ao planejamento de tarefas. Em vez disso, o domínio de execução define todo o trabalho que ocorre durante o projeto.

Domínio de execução do projeto

A execução do projeto é basicamente uma longa lista de tarefas executadas por cada membro da equipe do projeto. Estas são selecionadas a partir de uma lista de tarefas elaborada pelo Gerente de Projeto, organizadas por prioridade, e geralmente afixadas em um quadro Kanban.

Entre as tarefas pertencentes ao domínio de execução do projeto, encontraremos atividades cíclicas recorrentes relacionadas, por exemplo, atualizações de software, e eventos pontuais, como criar um logotipo para um aplicativo.

O domínio de execução do projeto consiste em atividades relacionadas a:

• Realização de tarefas diárias,
• Desenvolver novas tarefas,
• Fazer alterações em tarefas já executadas e planejadas para execução,
• Criação de processos eficientes,
• Comunicação das partes interessadas,
• Gestão de materiais, equipamentos, dados e outros recursos da empresa,
• Preparação de documentos necessários para a implementação do projeto,
• Observar as mudanças dentro e fora da organização que podem afetar a implementação do projeto
• Aprendizado contínuo e ações corretivas.

Examinaremos um pouco mais de perto o papel que o gerenciamento de processos e o aprendizado desempenham na implementação do projeto e onde os domínios de monitoramento e implementação do projeto se encontram mais próximos.

Gestão de processos na execução de projetos

Para que a gestão dos processos de projetos atenda ao seu propósito e não se torne uma burocracia desnecessária, eles devem vir da prática. Portanto, seu desenvolvimento geralmente é compartilhado entre o Gerente de Projeto e a equipe do projeto. Nessa abordagem, cada processo interno, também chamado de processo técnico ou produtivo, é determinado simultaneamente por dois eixos:

• O estágio de implementação da tarefa
• O fluxo de trabalho referente a uma tarefa específica

Etapas da execução da tarefa

As etapas de execução de uma tarefa são determinadas pelos chamados gates, ou seja , critérios que uma tarefa deve atender para avançar para a próxima etapa. O status de uma determinada tarefa pode mudar da seguinte forma:

• destinado à execução – ou seja, colocado pelo Gerente de Projeto na lista de tarefas,
• em implementação – isto é, selecionado para execução por um dos membros da equipe do projeto,
• testado – a tarefa foi concluída e entregue a outra pessoa testando a correção e qualidade de seu desempenho, se os testes falharem a tarefa retorna ao estágio anterior,
• publicação pendente – a tarefa passou no teste e foi aprovada para publicação, produção ou transferência para o cliente, dependendo do tipo de projeto em andamento,
• terminado – todo o trabalho foi feito e o resultado foi aprovado como concluído.

A quantidade de status é ajustada de acordo com as necessidades da equipe do projeto e as especificidades das tarefas em andamento. Por sua vez, a versão mínima utilizada com frequência são as três retiradas dos clássicos quadros Kanban definindo a tarefa como “a ser concluída”, “em andamento” e “pronta”.

fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho diz respeito às etapas necessárias para uma tarefa e quem a está concluindo em um determinado momento. Ele, portanto, define a responsabilidade pela conclusão da tarefa. O fluxo de trabalho também indica qual ação precisa ser tomada para que a tarefa passe para o próximo estágio de execução.

Vamos considerar como seria o fluxo de trabalho de uma tarefa: “publicar uma postagem no LinkedIn sobre a conclusão do projeto”. É mudar seu status de “em andamento” para “concluído”. Seu fluxo de trabalho pode ter a seguinte aparência:

• Escolha do tema do post e do conteúdo da publicação – o responsável é um especialista em social media marketing, que delega a tarefa ao redator e designer gráfico,
• Preparação de texto – a tarefa é realizada por um freelancer especializado em redação de texto,
• Desenvolvimento de gráficos – um designer gráfico prepara os visuais seguindo a marca da empresa,
• Controle de qualidade – avaliação por um especialista em marketing e possíveis correções ou aprovação para publicação,
• Publicação – a decisão sobre o horário de postagem é feita por quem gerencia o cronograma de postagem.

Processo otimizado

Outra parte importante do gerenciamento de processos na execução do projeto é a otimização de processos. Envolve monitorar e reorganizar o processo, caso não esteja funcionando sem problemas. Ele se concentra principalmente na eliminação de gargalos – ou seja, momentos em que uma pessoa é responsável por mais tarefas do que pode concluir, enquanto os outros membros da equipe esperam de braços cruzados até que ela termine. Os gargalos também podem estar relacionados ao desempenho das máquinas ou ao tempo de execução ou entrega de componentes por um fornecedor externo.

Retrospectiva, aprendizado e aperfeiçoamento

Valorizar o aprendizado e criar um ambiente inclusivo que apoie a comunicação e a ajuda mútua leva a grandes resultados na gestão de projetos. Portanto, durante as reuniões com a equipe, vale a pena prestar atenção especial a:

• tarefas melhor concluídas e comemorando sucessos,
• falha em concluir tarefas sem culpar os membros da equipe,
• refletindo sobre como trabalhar e cooperar em equipe.

Melhorar juntos e aprender com os sucessos e fracassos de cada um é a melhor maneira de desenvolver as melhores práticas na conclusão de tarefas. Por outro lado, refletir sobre a forma de trabalhar, a motivação, as ferramentas utilizadas e até mesmo a divisão de papéis na equipe leva a uma melhora na eficácia geral da equipe. É por isso que é tão importante ter reuniões regulares dedicadas não apenas a resumos do trabalho que está sendo feito, mas também a retrospectivas.

Isso ocorre porque parte do conhecimento adquirido pode ser usado imediatamente. Dessa forma, a equipe acelera a conclusão da tarefa e aprofunda a cooperação . Os membros da equipe do projeto aprendem uns com os outros métodos cada vez melhores para concluir tarefas e melhorar a cooperação.

Resumo

O domínio de execução do projeto exige que o Gerente de Projeto desenhe processos, supervisione os processos em andamento, observe-os simultaneamente e melhore-os gradualmente. O domínio de execução também inclui todas as tarefas executadas pela equipe do projeto que levam progressivamente à realização do objetivo do projeto.

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

Ver todas as postagens

Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
2. O que é gerenciamento de projetos?
3. Como gerenciar projetos?
4. Métodos de gerenciamento de projetos
5. tipos de projetos
6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos
8. Áreas de atividade do projeto
9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos
10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?
11. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos?
12. Visão geral do software de gerenciamento de projetos
13. Ciclo de vida do projeto
14. Para que serve a visão do projeto?
15. Objetivo do projeto. O que é e como defini-lo bem?
16. Fase de iniciação do projeto - no que prestar atenção?
17. O domínio do planejamento no gerenciamento de projetos
18. O que é um cronograma de projeto e para que serve?
19. Como usar marcos em um projeto?
20. Projeto de execução
21. Como preparar um plano de contingência de projeto bem-sucedido?
22. Importância do encerramento do projeto
23. Falha do projeto. 5 razões pelas quais os projetos falham
24. 4Ps da gestão: projeto, produto, programa e portfólio
25. Tarefas e responsabilidades mais importantes do gerente de projetos
26. Habilidades mais úteis do gerente de projetos
27. Como se tornar um gerente de projetos?
28. 5 livros que todo gerente de projetos deveria ler
29. Como configurar uma equipe de projeto?
30. Estrutura analítica do trabalho - como delegar trabalho em um projeto?
31. Como liderar uma equipe durante o trabalho híbrido?
32. Os desafios que os gerentes de projeto enfrentam ao trabalhar com uma equipe
33. Tipos de reuniões de projeto
34. Monitoramento de projetos. Quais parâmetros observar?
35. Como escrever um convincente
36. Como definir o escopo de um projeto e evitar o aumento do escopo?
37. Estudo de viabilidade – podemos implementar este projeto?
38. Análise de riscos em projetos e ferramentas para facilitá-la
39. Como criar uma carta de projeto?
40. O que é um registro de partes interessadas?
41. Gráfico de Gantt no planejamento de gerenciamento de projetos
42. Como criar um orçamento de projeto?
43. Gestão do tempo no projeto
44. Como criar um registro de riscos do projeto?
45. Estratégias de gerenciamento de riscos do projeto
46. marketing do projeto
47. Fontes e áreas de mudança no projeto
48. Modelos de mudança de gerenciamento de projetos
49. O que há depois do Agile? Métodos em gerenciamento de projetos