Expectativas do projeto e como atendê-las

A tarefa de realizar um projeto tem uma grande responsabilidade. Quer você trabalhe como Gerente de Projetos ou como freelancer, você precisa atender a várias expectativas de projeto definidas e altas. Em muitas ocasiões, devido à falta de comunicação adequada, esses requisitos são mal compreendidos e mal interpretados. A equipe perde o moral à medida que o tempo é usado para tornar o projeto menos caótico em vez de avançar. Como fazer um projeto atender a todas as expectativas? No artigo de hoje, gostaríamos de fornecer algumas orientações que, quando colocadas em prática, garantirão que seu projeto seja executado com perfeição e facilidade.

Expectativas do projeto - índice:

1. Expectativas do projeto – por que muitas vezes levam à decepção
2. Os 5 elementos do gerenciamento de expectativas do projeto:
3. Para o futuro

Expectativas do projeto – por que muitas vezes levam à decepção

Provavelmente já aconteceu com você que seu cliente não ficou satisfeito com o resultado do seu trabalho. Você ficava se perguntando por que suas visões não combinavam e até que ponto isso tornava toda a agenda obscura. Quando você finalmente descobre, é tarde demais, às vezes até pior – todo o projeto terminou. Ainda assim, você está quebrando a cabeça – o que deu errado? A resposta, neste caso, é quase sempre a comunicação e a expressão adequada das expectativas de ambas as partes . Felizmente, existe uma maneira de evitar esses desastres.

As expectativas nada mais são do que fortes crenças de que algo que temos em mente tem uma aparência, forma, tecido etc. definidos, e que as coisas acontecerão da maneira que imaginamos. Esses assuntos são frequentemente difíceis de definir bem, o que pode ser problemático, especialmente do ponto de vista comercial. Também confunde os objetivos do projeto e as formas de medir seu sucesso.

Além disso, o problema pode ser a falta de prioridades e prazos definidos para uma determinada tarefa ou focar muita atenção nas etapas erradas. No final, o que nos resta é tempo perdido, moral baixa e eficiência de trabalho reduzida. Esse caos organizacional gera uma falta de engajamento dentro da equipe, mas, mais importante, uma grave perda de confiança entre o cliente e a equipe de pessoas que trabalham em um determinado projeto, incluindo você.

Os 5 elementos do gerenciamento de expectativas do projeto:

Como você pode ver, o gerenciamento adequado das expectativas pode ajudá-lo a evitar muitos problemas desnecessários e conduzir todo o processo de execução do projeto do início ao fim como o cliente pretendia. Existem 5 elementos básicos do gerenciamento de expectativas do projeto:

1. Planejamento do projeto

Muitas vezes, as partes interessadas em um projeto têm uma certa visão pronta antes mesmo de criar o projeto de um determinado empreendimento. Por isso, é bom envolver o cliente já na fase inicial , ou seja, no planejamento. Juntamente com o cliente e colegas de trabalho determinar o escopo das atividades, prioridades e objetivos, identificar as relações entre as tarefas . Se algo não estiver claro - não hesite em perguntar. Também não se esqueça de formular um plano de avaliação de risco para ter uma saída em caso de circunstâncias imprevistas.

As expectativas de ambas as partes podem nem sempre corresponder – esse método esclarecerá todas as premissas para um determinado projeto e envolverá mais toda a equipe.

2. Implementação do projeto

O planejamento do projeto é importante, mas não tão crucial quanto sua execução. Para isso, é preciso realizar reuniões com o cliente e a equipe para definir como executar e acompanhar o desenvolvimento da sua empreitada.

Ao se reunir com sua equipe, certifique-se de que todos entendam seu papel e saibam o que devem fazer. Defina as funções, tarefas, tempo a ser gasto com eles, um plano de comunicação e uma maneira de contabilizar os marcos. É melhor se você também incluir os KPIs imediatamente, bem como as próximas reuniões agendadas, quando você fizer uma atualização.

A comunicação é substancial nesta fase – cuide dela, por exemplo, introduzindo uma plataforma apropriada para comunicação. O Firmbee é um desses tipos de ferramentas que, além da possibilidade de se comunicar com colegas de trabalho, possui muitas outras funções úteis no gerenciamento de projetos e no trabalho. É uma das poucas plataformas de gestão de projetos graças à qual não há necessidade de integrar vários programas e o chamado cansaço técnico deixa de nos incomodar.


3. Comunicação

Como você pode ver, a maior parte de um fluxo de trabalho eficaz e, portanto, atender às expectativas, diz respeito à capacidade de se comunicar com clareza . Isso deve ser lembrado em todas as etapas do projeto para evitar mal-entendidos desnecessários e, consequentemente, perda de tempo e motivação.

Acima de tudo, use uma linguagem simples e clara , que todos entendam. Não deve haver ambiguidade ou dúvida. Além disso, é melhor resumir todas as reuniões com feedback rápido .

Você também pode criar um plano de comunicação que inclua:

• o método de comunicação (e-mails, mensagens, ferramentas de comunicação),
• frequência de comunicação,
• uma determinada pessoa responsável por uma tarefa específica,
• avaliação de riscos e possíveis problemas de comunicação.

Isso garantirá que os envolvidos saibam o que esperar e que mesmo os piores cenários sejam uma reflexão tardia, e não uma surpresa desagradável. Ocultar más notícias não ajuda e pode resultar em perda de confiança e engajamento da equipe.

4. Prometer menos e entregar em excesso

Literalmente, prometer menos significa menosprezar as promessas no início de um empreendimento e, ao contrário, entregar em excesso significa exceder as expectativas após sua entrega .

Não é difícil se deixar levar pela empolgação e prometer algo no início do processo de planejamento que, com o tempo e depois que o entusiasmo esfriar, pode se mostrar difícil ou mesmo impossível de cumprir. Já que o dado está lançado e você não pode voltar atrás, e daí? Provavelmente algum estresse pela frente. O truque é não deixar essa situação acontecer em primeiro lugar. Como?

Devemos propor um pouco menos do que podemos entregar . Dessa forma, o cliente se sente satisfeito quando o projeto termina e conseguimos superar suas expectativas. Em caso de circunstâncias problemáticas imprevistas, arrancando alguns pedaços do projeto, o cliente ainda está feliz, pois esperamos manter nossa palavra. No entanto, para manter a calma ao longo de todo o processo, precisamos definir meticulosamente as metas e os marcos da forma mais realista possível para calibrar nossa estratégia abaixo e acima.

5. Expectativas pessoais

As pessoas não podem ler mentes . Eles não vão adivinhar o que queremos dizer, assumir ou prever se não articularmos os assuntos de forma clara e explícita. É assim que chegamos ao último, mas não ao elemento menos significativo, expressando nossas expectativas. A transparência e clareza de nossas intenções, ações e expectativas permitem que nossos colegas e clientes em potencial entendam e visualizem a visão completa do projeto que empreendemos.

Para o futuro

As expectativas são parte integrante da nossa vida , incluindo a sua vertente profissional. Gerenciá-los proativamente pode agilizar o fluxo de trabalho e levar a uma equipe mais engajada, clientes satisfeitos e, finalmente, sucesso pessoal! Tenha isso em mente ao trabalhar em seus projetos e tente colocar esses poucos princípios em prática – você verá a diferença em pouco tempo.

Leia: Quais novas habilidades de gerenciamento de projetos você deve possuir em 2021 e 2022.

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Autor: Caroline Becker

Como Gerente de Projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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