Falha do projeto. 5 razões pelas quais os projetos falham | #23 Introdução ao gerenciamento de projetos

De acordo com o relatório de 2021 do Project Management Institute, a porcentagem de projetos que falharam está diminuindo ano a ano. Em 2019, foram 15% dos projetos. Em 2020 – 13%, e em 2021 apenas 12%. A que as empresas devem a queda gradual, mas acentuada, do percentual de fracassos de projetos? E o que fazer para estar entre as equipes de projetos que comemoram o sucesso?

Falha do projeto – sumário:

1. Falha do projeto. Introdução
2. 5x Por quê?
3. 5 razões para o fracasso do projeto
4. Resumo

Por que os projetos falham? Introdução

Podemos citar inúmeras razões para falhas de projetos. O patrocinador desistiu? Os materiais não atenderam às expectativas durante os testes nas instalações do cliente? Acontece que o orçamento era muito pequeno e a equipe se desfez? Vale a pena estudar cada uma dessas razões, pois reflete a abordagem das falhas, permitindo que você as evite. Então, como você descobre o problema subjacente?

5x Por quê?

Para não se deixar levar pelas emoções e descobrir a causa raiz do fracasso do projeto, procure métodos comprovados. A técnica de cinco perguntas é ideal para isso. Foi desenvolvido por Taiichi Ohno para a corporação Toyota. No entanto, tornou-se popular devido à sua alta eficácia. Hoje é utilizado, entre outros, na gestão de projetos com base nos métodos Lean e Six Sigma.

5x Por quê? funcionará enquanto estivermos dispostos a dar respostas honestas e abrangentes a eles. Dessa forma, pode ser possível chegar à origem do problema. Por sua vez, isso ajudará a evitar que erros semelhantes sejam repetidos.

Se o motivo do insucesso do projeto for, por exemplo, a demissão do patrocinador, a seguinte pergunta precisa ser respondida:

Por que os patrocinadores renunciaram?

As respostas subsequentes às perguntas podem ser assim:

1. Por que? – Porque perderam o interesse pelo projeto.
2. Por que? – Porque eles não sabiam o status atual do projeto.
3. Por que? – Porque raramente eram informados sobre o andamento de seu trabalho.
4. Por que? – Porque durante o planejamento de comunicação, a frequência das reuniões e os prazos dos relatórios não foram determinados
5. Por que? – Porque o Gerente de Projeto falhou em garantir transparência e comunicação no projeto.

Portanto, examinaremos as razões para as falhas do projeto que respondem ao quinto "Por quê?" questão, ou seja, problemas de fonte . Vale a pena prestar muita atenção aos possíveis problemas de raiz ao planejar um novo empreendimento.

5 razões para o fracasso do projeto

Os problemas mais difíceis de resolver que podem causar o fracasso do projeto estão relacionados a domínios:

• partes interessadas – acontece que já na fase de planejamento há insinuações que não são percebidas pelas partes interessadas que concordam com os detalhes da implementação do projeto,
• equipe – tanto a tarefa de criar uma equipe quanto gerenciar efetivamente seu trabalho podem ser desafiadoras,
• o lado técnico do projeto – tanto a disponibilidade de recursos quanto as habilidades das pessoas empregadas no projeto,
• ambiente de negócios – monitorar e responder a eventos externos é especialmente importante quando ocorrem mudanças rápidas, que por sua vez exigem um alto grau de flexibilidade e resposta rápida, ou seja, gerenciamento de mudança eficiente.

Discutiremos a seguir as razões para as falhas do projeto nas seguintes áreas:

Falhas de comunicação

As questões de transparência e comunicação dizem respeito principalmente aos contatos com as partes interessadas. Arranjos devem ser incluídos no plano do projeto para evitar mal-entendidos que podem levar ao fracasso de todo o projeto.

Os mesmos princípios também valem a pena aplicar ao planejar o fluxo de informações dentro da equipe. Aqui será muito importante não apenas tornar a lista de tarefas transparente e compreensível, mas também comunicar e lembrar os objetivos perseguidos pela equipe.

Escopo do projeto pouco claro

Definir o escopo de um projeto e prevenir suas alterações durante a execução é uma das principais tarefas de um Gerente de Projetos. Ele ou ela deve entender completamente as expectativas do cliente e, se forem feitas alterações, manter o cliente informado sobre seu impacto no escopo do projeto.

Como o projeto é um empreendimento único, limitado por tempo e orçamento específicos, um escopo vago pode facilmente se tornar uma causa de fracasso. Por exemplo, nos comprometemos a criar um protótipo de uma bicicleta elétrica de $ 10.000 em um mês. No entanto, concordamos com a mudança de expectativas do cliente. Assim, no decorrer da implementação, descobrimos que dentro do mesmo tempo e orçamento, e com a mesma equipe, esperamos criar um protótipo de motocicleta a hidrogênio.

Mudanças de escopo em projetos de software ou eventos às vezes são menos ilustrativas do que em nosso exemplo. Mas uma mudança nos requisitos e nos resultados esperados, minúsculos do ponto de vista do cliente, pode fazer com que as tarefas concluídas caiam no lixo, enquanto as atividades planejadas da equipe exigem novos recursos.

Problemas de recursos

Problemas com matérias-primas ou componentes necessários para tarefas técnicas podem efetivamente bloquear o projeto. Portanto, o Gerente de Projetos deve se orientar no ambiente de negócios e consultar os membros da equipe – inclusive sobre os recursos necessários para o projeto. Entregas prematuras e falta de disponibilidade podem paralisar o projeto.

Um grande problema também é colocado por soluções de baixa qualidade que, em vez de facilitar o projeto, o tornam mais difícil. Isso pode se aplicar ao software de gerenciamento de projetos, bem como a soluções especializadas específicas para o projeto – produtos semiacabados, materiais visuais ou disponibilidade de transporte.

Uma questão separada relacionada ao gerenciamento de recursos é o tempo necessário para o cliente concluir as tarefas. Um motivo comum para a falta de realismo na avaliação de prazos é a pressão do cliente ou a falta de experiência da empresa em projetos semelhantes. Existem também projetos cuja área de execução não permite datas específicas de conclusão. Isso inclui projetos em que soluções de aprendizado profundo estão sendo desenvolvidas. Alcançar a precisão assumida do modelo pode não apenas ser impossível dentro do prazo especificado, mas também inatingível em geral devido ao difícil acesso aos dados ou ao poder computacional necessário.

Dificuldades de cooperação

Outra dificuldade que pode causar um fiasco de projeto são as dificuldades de cooperação dentro da equipe. Elas podem ser causadas por questões interpessoais, mas a causa mais comum é uma divisão de responsabilidades mal concebida, quando uma pessoa está sobrecarregada de trabalho e as outras esperam que ela conclua suas tarefas.

Ao formar uma nova equipe, também podem ocorrer problemas inesperados na busca e contratação de especialistas, bem como dificuldades na gestão de uma equipe remota ou híbrida.

Falta de flexibilidade

A falta de flexibilidade e a incapacidade de se adaptar ao ambiente de negócios em mudança são causas frequentes de falhas de projetos de longo prazo. Ambientes em mudança, requisitos regulatórios e dinâmica competitiva podem deixar um gerente de projeto incapaz de acompanhar as mudanças. Ou, como acontece com mais frequência, ele ou ela não consegue convencer os principais interessados ​​da necessidade de responder dinamicamente à mudança. Assim, no momento da conclusão do projeto, pode acontecer que o resultado já esteja obsoleto ou não atenda aos requisitos do ambiente.

Resumo

As falhas de projeto às vezes estão associadas a eventos imprevisíveis, portanto, a porcentagem de projetos com falha nunca será zero. No entanto, existem ferramentas para antecipar riscos e planos de contingência para lidar com eles. Mesmo na fase de planejamento, também é crucial prestar muita atenção à transparência e à comunicação com as partes interessadas. Também é importante definir rigorosamente o escopo do projeto e concordar com as expectativas do cliente e as capacidades técnicas do empreiteiro.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

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