Objetivo do projeto. O que é e como defini-lo bem? | #15 Introdução ao gerenciamento de projetos

O objetivo do projeto, ou o que queremos alcançar com a execução do projeto, deve estar claro para todos os envolvidos. Para a equipe, o Gerente de Projeto, clientes, beneficiários, bem como a gestão da organização. É a base para coordenar atividades, estabelecer objetivos individuais e distribuir tarefas. É pela distância de sua realização que se mede o status do projeto. Então, como definir bem o objetivo do projeto?

Objetivo do projeto – sumário:

1. Introdução
2. Qual é o objetivo do projeto?
3. Os erros mais comuns ao formular o objetivo do projeto
4. Como definir o objetivo do projeto?
5. Resumo

Introdução

A meta do projeto inclui muitos objetivos e marcos menores . Ele substitui todos eles ao responder à pergunta “O que fazemos?”. Então, o que deve ser incluído em uma formulação adequada de uma meta de projeto para melhor apoiar um início tranquilo de implementação?

Qual é o objetivo do projeto?

Na sétima edição do PMBOK, a meta do projeto é definida como:

“Algo para o qual as ações são direcionadas uma posição estratégica, uma meta a ser alcançada, um resultado a ser trabalhado, um produto produzido ou um serviço prestado.”

Portanto, o objetivo do projeto não precisa ser material. Embora o resultado de muitos projetos inclua a produção de um item, conteúdo ou software, também pode incluir um serviço ou uma mudança no cliente ou na própria organização. Um objetivo de projeto é, por exemplo:

• Implantação do processo no cliente A até o final de dezembro deste ano
• Atingir zero emissões de gases de efeito estufa até 2025
• Lançamento do produto B no mercado europeu até final de janeiro de 2023
• Organização de um evento C para 1.000 pessoas no próximo mês de maio
• Otimize as despesas e reduza os custos em 30% no departamento D da Empresa E
• Reduzir o número de reclamações em 10% no próximo trimestre.

O objetivo perseguido está, portanto, intimamente relacionado à visão do projeto , que indica o motivo para perseguir o objetivo respondendo às perguntas “por quê?” e “para quê?”.

Os erros mais comuns ao formular o objetivo do projeto

Um dos erros mais comuns que surgem ao formular uma meta de projeto é assumir que todos os envolvidos “sabem o que fazer” . E, como resultado, não há necessidade de formular uma meta de projeto ou criar documentos relacionados. Infelizmente, mesmo que isso seja verdade na primeira semana de implementação do projeto, a meta rapidamente se torna confusa e o escopo do projeto se expande e muda. Portanto, a implementação espontânea de projetos raramente produz os resultados esperados.

Por esse motivo, a conquista de uma meta de projeto de negócios geralmente é determinada não apenas pelos documentos do projeto, mas também pelos KPIs, indicadores-chave de desempenho. Estes geralmente se relacionam com a realização do orçamento do projeto, a qualidade da execução e o tempo gasto para concluir o projeto. É com eles que se relacionam os erros que mais ocorrem na formulação do objetivo do projeto. Isso porque eles se preocupam com o fato de que o resultado pretendido não é mensurável em nenhum dos aspectos-chave. Não é especificado nele, por exemplo:

• Quanto tempo se espera que o projeto leve?
• Quais características o produto precisa ter para que o projeto seja considerado completo?
• Qual é o limite intransponível do orçamento alocado para sua implementação?

Para evitar que tais problemas ocorram, vale a pena usar técnicas comprovadas para definir corretamente o objetivo do projeto.

Leia também: Tipos de projetos

Como definir o objetivo do projeto?

Uma das técnicas mais comumente aplicadas para formular uma meta de projeto é SMART , que significa:

• S-Specific (Specific) – o objetivo deve ser o mais específico possível, mas deve abranger todas as esferas de atividade incluídas no projeto
• M-Mensurável – orçamento, tempo de implementação, número de pessoas envolvidas e a capacidade de definir medidas objetivas para determinar se o projeto foi concluído são as chaves para uma meta de projeto bem definida
• A-Achievable (Achievable) – devido a circunstâncias imprevisíveis, sempre pode acontecer que a meta não possa ser alcançada, mas no momento de estabelecê-la, ela deve ser percebida como alcançável por todas as partes interessadas e pela equipe do projeto
• R-Realistic (Relevante) – uma meta de projeto é realista se for alcançável com os recursos disponíveis para a organização, em vez de exigir, por exemplo, uma centena de especialistas difíceis de encontrar e contratar
• T- Time-bound – o projeto deve ter uma duração claramente definida e alcance do resultado pretendido.

Para ver se a meta do seu projeto atende aos requisitos SMART , tente responder às seguintes perguntas:

• O que acontecerá quando o objetivo for alcançado?
• Essa meta te inspira e motiva?
• De acordo com seu conhecimento e experiência, esse objetivo é alcançável?
• O progresso em direção a esse objetivo pode ser rastreado e como?
• Quando o resultado esperado aparecerá?

Resumo

Um objetivo de projeto é uma resposta articulada e específica à pergunta “O que estamos fazendo?”. Embora os resultados variem muito dependendo do tipo de projeto que está sendo implementado, cada objetivo deve atender aos critérios SMART descritos acima. Com uma estrutura de implementação, é possível planejar e também determinar se o projeto está sendo executado conforme o planejado.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

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6. 4 exemplos de projetos
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9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos
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11. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos?
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13. Ciclo de vida do projeto
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