Fase de iniciação do projeto – a que prestar atenção? | #16 Introdução ao gerenciamento de projetos

A fase de iniciação do projeto começa com uma ideia para um empreendimento. Termina, no entanto, com uma decisão vinculativa para iniciar o projeto. Antes que chegue a hora de planejar o orçamento, selecionar o método de implementação e a composição da equipe, o Gerente de Projeto prepara um esboço da visão e objetivo do projeto. Então, o que precisa de atenção especial durante a fase de iniciação?

Fase de iniciação do projeto – sumário:

1. Introdução
2. Documentos e partes interessadas
3. Determinar como gerenciar o novo projeto
4. Da iniciação ao planejamento
5. Resumo

Introdução

A fase de iniciação do projeto ocorre apenas uma vez, independentemente do método de implementação. Sua finalidade é definir do que se trata o projeto. Também é o melhor momento para abandonar um projeto se houver sérias dúvidas sobre sua possibilidade de conclusão. Nesse estágio inicial, a organização não incorrerá em grandes custos, embora seja relativamente fácil para o Gerente de Projeto se desfazer de um projeto ainda incompleto. No entanto, se um novo projeto parece promissor, o que vale a pena prestar atenção durante a fase de iniciação?

Documentos e partes interessadas

Após as primeiras providências, é hora de fazer um estudo de viabilidade e um termo de abertura do projeto . O primeiro documento determinará as chances de sucesso do nosso empreendimento. Enquanto no segundo, o gerente de projeto escreverá uma estrutura esboçada para o empreendimento. Embora ainda sem detalhes, são esses dois documentos que servirão para convencer os interessados ​​de que vale a pena prosseguir com o novo projeto.

Mas quem precisa ser convencido? Isso também é determinado pela fase de iniciação do projeto, onde o registro das partes interessadas é feito. Trata-se de uma lista de pessoas diretamente relacionadas ao projeto , ou seja, representantes do cliente, da diretoria da organização, ou potenciais contratados, entre outros. No entanto, as partes interessadas podem incluir pessoas que serão indiretamente afetadas pela implementação do nosso projeto. Podem ser, por exemplo, os moradores da rua onde iremos realizar o trabalho, ou os funcionários do departamento de atendimento ao cliente onde iremos implementar a automação. Eles não estarão envolvidos no projeto, mas nossas ações mudarão seu ambiente de vida ou trabalho.

Determinar como gerenciar o novo projeto

Mas quem está envolvido na preparação dos planos para o novo empreendimento? O Gerente de Projeto é o principal responsável por eles . Ele estabelece contato com as pessoas que irão supervisionar a execução do projeto e estabelece com elas, entre outras coisas, questões como:

• responsabilidades
• formas de comunicação – formais, como relatórios, e informais, como fazer perguntas sobre questões em andamento no planejamento e implementação do projeto
• faixas de tolerância – por exemplo, para o orçamento e prazo de execução de um projeto planejado ou os riscos assumidos.

Se mais pessoas do conselho estiverem envolvidas no projeto, às vezes uma reunião chamada reunião de iniciação é realizada para esse fim . Geralmente ocorre quando o Gerente de Projeto já terminou de trabalhar nas primeiras versões dos documentos sobre os quais escrevemos acima:

• estudo de viabilidade
• termo de abertura do projeto
• registro das partes interessadas e, às vezes, uma versão preliminar do
• registro de fatores de risco.

Da iniciação ao planejamento

A maneira mais fácil de indicar a diferença entre a iniciação e o planejamento do projeto é fazer as perguntas-chave que precisam ser respondidas em ambos os estágios. A comparação deles é mostrada na tabela abaixo:

O planejamento é mais detalhado – tende a responder a perguntas sobre como fazer algo, bem como a fatos sobre o cronograma de implementação e o orçamento. A iniciação, por outro lado, concentra-se em questões sobre o propósito e significado geral, bem como a viabilidade do projeto como um todo.

Embora o planejamento geralmente ocorra simultaneamente na fase de iniciação e antes do lançamento formal do projeto , essas duas áreas do projeto têm escopos diferentes. A fase de planejamento pode ocorrer várias vezes durante o projeto. Isso ocorre porque diz respeito a como e em que ordem as tarefas específicas acontecem e os objetivos que levam à realização da meta do projeto são implementados. A fase de iniciação, por outro lado, concentra-se na definição do objetivo do projeto e na avaliação se sua implementação é possível e sensata. Nesse caso, parte desse estágio inclui também convencer as principais partes interessadas.

Resumo

Na fase de iniciação do projeto, faça repetidamente a pergunta mais fundamental: faz sentido implementar este projeto? Afinal, uma vez dada, a resposta final completará e fechará, por assim dizer, a etapa de iniciação. Isso determinará a direção e o escopo do trabalho da equipe do projeto durante toda a duração das atividades planejadas.

Para fazer a escolha certa, vale a pena dedicar energia à preparação cuidadosa de documentos e estabelecer uma forma clara de gerenciar o novo projeto. Esses investimentos certamente serão recompensados ​​nas próximas etapas de sua implementação.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

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