10 maiores desafios de gerenciamento de projetos e como evitá-los

Se o projeto é um navio, o gerenciamento de projetos é sua vela. O gerenciamento de projetos é o que fornece uma diretriz para um projeto específico para que ele possa ser direcionado para o sucesso. No entanto, pode-se enfrentar desafios de gerenciamento de projetos sem precedentes ao executar um projeto.

A Creately, juntamente com a equipe do Proofhub e sua diretora de marketing Vartika Kashyap, organizou um bate-papo no Twitter, com a intenção de esclarecer os 10 maiores desafios de gerenciamento de projetos e como evitá-los.

Abaixo está uma lista com curadoria dos desafios e as respostas dos participantes, sobre como enfrentá-los.

Desafios

1. Desmantelar silos e construir um ambiente que encoraje a colaboração e a comunicação eficazes e eficientes do projeto
2. A contribuição do planejamento adequado para o sucesso do projeto
3. Lidar com os desafios de gerenciamento de projetos que surgem quando a equipe do projeto não possui as habilidades necessárias para resolver o problema em questão
4. A importância de um plano de contingência na gestão de projetos
5. Criar um ambiente de responsabilidade onde a equipe assuma a responsabilidade por suas ações e cumpra devidamente suas funções atribuídas
6. Melhorar o envolvimento das partes interessadas e garantir que todos estejam na mesma página
7. Definir metas claras e critérios de sucesso para garantir o sucesso do projeto
8. Importância de obter o software de gerenciamento de projetos certo
9. Melhorar a colaboração da equipe do projeto e construir confiança
10. Alocando recursos para um projeto

Como desmontar silos e construir um ambiente que encoraje a colaboração e a comunicação eficazes e eficientes do projeto?

Uma equipe de projeto não pode funcionar em silos. A execução bem-sucedida de um projeto depende da eficácia com que cada membro da equipe colabora uns com os outros no cumprimento das tarefas. Para isso, a equipe do Proofhub destacou a importância de conduzir todas as comunicações relacionadas ao projeto por meio de um portal comum acessível a todos da equipe.

“Traga todos no mesmo portal de comunicação e deixe que todas as equipes nucleares participem sem restrições criativas. Cada um ensina um!"

Proofhub

Complementando a declaração do Proofhub, o CMO Vartika Kashyap também afirmou que o uso de ferramentas de comunicação e a construção de equipes multifuncionais podem garantir uma colaboração de projeto eficaz e eficiente.

“Construa equipes multifuncionais. Usar ferramentas de comunicação. Permita uma cultura mais aberta e transparente.”

Vartika Kashyap

E o trabalho remoto? A pandemia impulsionou um rápido aumento nos padrões de trabalho remoto devido a bloqueios e restrições de viagens. Creately dirigiu uma pergunta a Kashyap sobre as etapas extras que uma empresa deve tomar ao se livrar de silos em um ambiente de trabalho remoto.

Em resposta, Kashyap enfatizou a importância de uma cultura de trabalho transparente.

“Faça da transparência a nova cultura. Trate a comunicação como uma via de mão dupla. Combata os poços de produtividade/engajamento com iniciativas culturais virtuais.”

Vartika Kashyap

Um estudo afirma que cerca de 39% dos projetos falham devido a deficiências no planejamento do projeto. Como o planejamento contribui para o sucesso do projeto?

O ex-presidente dos Estados Unidos Dwight D. Eisenhower declarou certa vez que “Planos não são nada; planejamento é tudo”. Um plano é vital ao realizar um projeto.

A Proofhub enfatizou a importância de ter um plano de projeto adequado.

“O planejamento do projeto é semelhante à bússola e ao leme de um veleiro. Você ainda pode chegar ao seu destino sem eles, levará apenas 100 anos a mais.”

Proofhub

O participante Nandini Sehedev destacou os inúmeros benefícios de ter um plano de projeto.

“O planejamento de projetos é vital para prevenir ou minimizar ocorrências de riscos e taxas de falhas. O planejamento do projeto ajuda a orientar patrocinadores, equipes, partes interessadas; e o gerente de projeto navega por fases complicadas do projeto.”

Nandini Sehdev

Como lidar com os desafios de gerenciamento de projetos que surgem quando a equipe do projeto não possui as habilidades necessárias para lidar com o problema em questão?

Você pode enfrentar desafios ou problemas sem precedentes ao trabalhar em um projeto. Em tais circunstâncias, você poderá resolvê-los sem um impacto notável no progresso do projeto, se estiver munido das habilidades necessárias para enfrentá-los. Imagine um cenário onde você não sabe como resolver um problema? Qual é o caminho a seguir então?

A Proofhub sublinhou que uma colaboração em equipe para visualizar o problema em questão resultaria em uma perspectiva diferente e em prováveis ​​resoluções.

“Reúna a equipe, faça-os falar, ouça-os e ajude-os a visualizar o que está errado. A maioria das equipes é capaz de resolver problemas, mas demora para alcançá-los. Se você se tornar a luz guia deles, eles encontrarão o fim do túnel.”

Proofhub

Espaços de trabalho visuais como o Creately podem ser eficazes para rastrear suas etapas e reavaliar os processos. Por exemplo, você pode usar um diagrama de causa e efeito para descobrir as causas-raiz do problema e usar mapas mentais para pensar em soluções.

Como preencher as lacunas de habilidades? Comunique-se abertamente e crie um ambiente onde os membros da equipe possam participar de experiências de aprendizado envolventes.

“A comunicação aberta é essencial se você espera reduzir as lacunas de habilidades com sucesso. Você também pode criar experiências de aprendizado envolventes e não basta apenas conduzir programas de aprendizado, mas avaliar se suas estratégias são eficazes ou não.”

Proofhub

Qual a importância de um plano de contingência no gerenciamento de projetos?

Uma vela suave pode se transformar em tempestade a qualquer momento; e se você não estiver armado com a destreza para resistir, toda a missão pode parar. Um plano de contingência pode prepará-lo para enfrentar com sucesso circunstâncias inesperadas.

“Eles costumam dizer que seu plano A nunca deve precisar de um plano B. Mas, na realidade, você precisa do plano C, D, E e F, apenas por precaução. A contingência é sobre se preocupar com os problemas de hoje que têm o potencial de deixá-lo louco amanhã.”

Proofhub

Como você pode criar um ambiente de responsabilidade em que a equipe assuma a responsabilidade por suas ações e cumpra devidamente suas funções atribuídas?

O primeiro passo para garantir a responsabilidade no gerenciamento de projetos é identificar claramente os objetivos do projeto e atribuir responsabilidades aos membros da equipe de acordo. No entanto, é importante notar que há uma diferença entre prestação de contas e responsabilidade.

Por exemplo, um indivíduo que foi designado para uma tarefa específica pode ser um membro responsável da equipe. A responsabilidade é compartilhável. Um membro da equipe responsável é o decisor final de uma tarefa.

Kashyap acredita que capacitar as pessoas com as habilidades e recursos necessários para realizar seus trabalhos as capacitará a serem responsáveis.

“Seu objetivo deve ser fornecer ao seu pessoal as habilidades e os recursos necessários para fazer seu trabalho e, em seguida, criar um ambiente onde seja fácil para eles assumirem a responsabilidade por suas decisões e ações.”

Vartika Kashyap

Por outro lado, o Proofhub destacou que uma compreensão clara das expectativas do projeto e das consequências das responsabilidades de cada indivíduo criará um ambiente de responsabilidade.

“A responsabilidade é melhor compreendida quando as expectativas são claras e as consequências são mais claras. Mostre a eles todo o jogo – o alvo, o dardo, como acertar e o que acontece quando eles erram.”

Proofhub

Criativamente fez uma pergunta sobre “o que acontece quando os membros da equipe não cumprem suas responsabilidades?” Em resposta, o Proofhub opinou que o primeiro passo é conversar com o indivíduo e, consequentemente, fornecer feedback sobre como o curso de ação precisa ser alterado.

“Seu primeiro passo é conversar com os indivíduos envolvidos. Em seguida, forneça feedback, para que os indivíduos saibam o que precisa mudar. O que você aprende em sua discussão fornece o contexto para as próximas ações que você toma.”

Proofhub

Um cliente não envolvido pode causar muitos problemas. Como melhorar o envolvimento das partes interessadas e garantir que todos estejam na mesma página?

Outro fator determinante para o sucesso do projeto é o envolvimento das partes interessadas. O engajamento das partes interessadas é buscar o apoio e feedback das partes interessadas do projeto para garantir que seus objetivos sejam alcançados.

Uma boa gestão das partes interessadas inclui uma análise adequada das partes interessadas usando um registro das partes interessadas para identificar seus requisitos. O envolvimento das partes interessadas tende a ser maior no início de um projeto e diminui ao longo do andamento do projeto. Para evitar isso, é importante manter comunicações constantes com as partes interessadas por meio de ferramentas de colaboração, ferramentas de comunicação remota e assim por diante.

“Dê aos seus clientes atualizações minuto a minuto, informações privilegiadas, relatórios oportunos e converse com eles em um horário fixo. Atraia-os para o envolvimento e você nunca precisará virar a página sobre eles. Isso é o que nossos clientes mais amam em usar o ProofHub!”

Proofhub

Metas e objetivos mal definidos podem afundar um projeto. Como definir metas claras e critérios de sucesso para garantir o sucesso do projeto?

Você deve sempre definir metas SMART. O próximo passo é traçar uma estratégia de um plano de ação claro para atingir esses objetivos, dentro da duração do projeto. Ter esse plano de ação proporcionará uma compreensão clara de quem é responsável pelo quê, com prazos para cada tarefa.

“Um objetivo claro é algo que o cliente, o gerente e o funcionário – todos podem concordar. A chave é não deixar ninguém se adiantar na reunião de definição de metas.”

Proofhub

Sehdev reiterou que estabelecer metas leva à definição de objetivos para atingir essa meta. Esta será a sua luz guia durante todo o projeto.

“Estabelecer uma meta tende a desenvolver uma proposta e, em seguida, definir objetivos que ajudem a atingir a meta. Quando você conhece suas metas, pode definir quais são os objetivos – como, por que e o que você precisa fazer para o planejamento do projeto.”

Nandini Sehdev

Enquanto isso, Kashyap sublinhou que a combinação certa de planejamento, controle e monitoramento pode determinar como o projeto pode ser concluído dentro de seu cronograma e orçamento.

“A combinação certa de planejamento, controle e monitoramento pode fazer a diferença em como os gerentes de projeto concluem o projeto no prazo, dentro do orçamento e com resultados de alta qualidade.”

Vartika Kashyap

Qual é a importância de obter o software de gerenciamento de projetos certo?

O software de gerenciamento de projetos certo pode aumentar a produtividade e a eficiência de equipes multifuncionais. Torna a comunicação mais rápida, fácil e auxilia no processo de tomada de decisão.

Para tal, a Proofhub salientou que é uma das decisões mais importantes na hora de conduzir um projeto.

“De longe, uma das decisões mais importantes. A maioria das equipes chega tarde demais para perceber o quanto podem melhorar com a ferramenta certa de gerenciamento de projetos à sua disposição. Mais de 85.000 de nossos usuários concordariam!”

Proofhub

Quais são os principais fatores a serem observados ao comprar uma ferramenta de gerenciamento de projetos? Uma análise dos requisitos e objetivos do projeto definidos pela equipe o ajudará a determinar o software de gerenciamento de projetos que funciona melhor para você.

“Conheça seus desafios, para que você possa delinear melhor suas necessidades, entender como as ferramentas podem ajudar e definir os critérios para avaliar as ferramentas.”

Proofhub

Como melhorar a colaboração da equipe do projeto e construir confiança?

A comunicação é fundamental para melhorar a colaboração do projeto e construir confiança. É importante criar um ambiente onde os membros da equipe possam compartilhar conhecimento e trabalhar juntos para superar desafios.

“Compartilhe conhecimento livremente. Aprenda um com o outro. Mude as cargas de trabalho com flexibilidade para eliminar gargalos inesperados, ajudar uns aos outros a concluir trabalhos e cumprir prazos e compartilhar recursos.”

Vartika Kashyap

O Proofhub também destacou que uma melhor comunicação resultará em uma melhor colaboração, pois todos podem compartilhar suas ideias.

“Colaboração tem tudo a ver com falar e estimular as pessoas da sua equipe a se expressarem. Os gerentes precisam incentivar novas ideias e permitir que todos se expressem livremente. Uma melhor colaboração acontecerá.”

Proofhub

Ferramentas como o Creately podem ajudá-lo a colaborar melhor, em tempo real, mesmo se você estiver trabalhando remotamente. Essas ferramentas garantem uma colaboração multifuncional suave.

Existem algumas técnicas de quebra-gelo que podem ser usadas para construir confiança?

“Transparência, ofereça confiança à sua equipe, peça comunicação e feedback e responda à comunicação e feedback”

Proofhub

Que fatores devem ser considerados ao alocar recursos para um projeto?

A alocação efetiva de recursos visa alocar recursos escassos da maneira mais adequada e econômica possível. Essa responsabilidade geralmente é do gerente de projeto para garantir que cada recurso seja alocado e contabilizado adequadamente.

Enfatizando ainda mais a escassez de recursos, Kashyap mencionou que o gerenciamento de projetos é alcançar mais com menos.

“A alocação de recursos no gerenciamento de projetos tem tudo a ver com conseguir mais com menos. Analise o escopo do seu projeto Identifique os recursos Tenha um plano de backup para as alterações do cliente Divida o projeto em tarefas menores”

Vartika Kashyap

O Proofhub, por outro lado, enfatizou a importância de ter uma ferramenta de gerenciamento de projetos para tornar o gerenciamento de projetos mais eficiente.

“ Disponibilidade de fonte Requisitos de habilidade do projeto metas do projeto Tarefas existentes à mão Carga do projeto Embora tudo isso seja necessário, uma ferramenta de gerenciamento de projeto inteligente pode ajudá-lo a tornar esses pontos menos preocupantes.”

Proofhub

Você enfrentará desafios e barreiras imprevistos ao gerenciar seu projeto. O importante é que você esteja equipado com as proezas e as ferramentas certas para superar esses desafios e concluir o projeto com sucesso.