Como criar um cronograma de projeto em 6 etapas simples (com modelos)

O gerenciamento de projetos vem com muitos desafios. Uma maneira eficaz de garantir que você atinja seu objetivo, no entanto, é criar um cronograma de gerenciamento de projetos. É uma ferramenta simples, mas ajuda a colocar todos na mesma página e agilizar os processos de planejamento e gerenciamento de um projeto.

Talvez você esteja reestruturando seu processo de gerenciamento de projetos ou esteja apenas começando sua carreira neste campo. Em ambos os casos, deixe este guia simples ajudá-lo a dominar como criar um cronograma de gerenciamento de projetos eficaz.

Aqui estão alguns outros recursos que você pode achar úteis no gerenciamento de projetos;

O guia fácil para criar uma carta de projeto bem-sucedida

O guia fácil para entender as fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos

O guia visual para planejar um projeto

O guia SMART para simplificar o processo de planejamento do projeto

O que é um cronograma de projeto?

Uma linha do tempo é uma ferramenta que usamos para visualizar uma sequência de eventos em ordem cronológica. E uma linha do tempo do projeto representa uma visão geral visual de alto nível das etapas do projeto do início ao fim. Ele destaca quais tarefas já foram concluídas, quais tarefas estão em andamento e o que deve ser feito no futuro.

Os elementos que entram em um cronograma de projeto podem variar de acordo com o tamanho do projeto e a quantidade de detalhes que você deseja exibir com ele. Pode ser uma linha do tempo altamente detalhada com várias tarefas e subtarefas ou uma simples com informações de alto nível.

No entanto, um cronograma de projeto geralmente deve consistir em uma lista das tarefas, as datas de início e término e a duração das tarefas e dependências de tarefas.

Uma linha do tempo de gerenciamento de projetos pode assumir várias formas, embora os gráficos de Gantt tenham sido o tipo de linha do tempo mais popular ao longo de décadas.

Gráfico de Gantt vs. Cronograma do Projeto

Um gráfico de Gantt é uma ferramenta que oferece uma visão detalhada de um projeto, destacando as dependências da tarefa e o progresso da tarefa e do projeto.

Por outro lado, uma linha do tempo retrata o progresso geral do projeto.

Embora um gráfico de Gantt forneça uma visão mais detalhada das tarefas individuais do projeto, a linha do tempo do projeto fornecerá apenas uma visão geral de alto nível do projeto. Embora possa mostrar dependências de tarefas, ele pode pular isso, ao contrário do gráfico de Gantt, que deve mostrar o relacionamento entre as tarefas.

Uma linha do tempo do projeto pode se parecer com um gráfico de Gantt, embora um gráfico de Gantt não possa se parecer com uma linha do tempo do projeto.

Por que você precisa de um cronograma de projeto

• É a maneira mais fácil de comunicar informações de alto nível sobre seu projeto para gerentes e partes interessadas
• Mantém todos na mesma página e alinha seus objetivos e metas
• Ajuda a identificar as prioridades do projeto e a tomar decisões eficazes
• Simplifica os processos de manter os projetos no caminho certo e monitorar o progresso
• Ajuda na alocação de recursos e gerenciamento de tempo

Como criar um cronograma de gerenciamento de projetos

Um cronograma de gerenciamento de projetos transmite uma visão completa de um projeto, incluindo eventos e datas importantes. Embora possa parecer fácil de fazer e entender, criar um envolve várias etapas que alguém novo acharia difícil.

Mas nós dividimos o processo e os listamos abaixo. Siga estas 6 etapas para simplificar sua tarefa de criar um cronograma de projeto.

Etapa 1: Definir a declaração do escopo e os objetivos do projeto

Antes de iniciar o cronograma do seu projeto, você precisa ter definido o escopo do seu projeto.

A declaração de escopo, que desempenha um papel crítico no plano do projeto, define as ações que você precisa tomar para produzir as entregas esperadas do projeto. Ele também destaca as metas do projeto, prazos e custos associados.

O escopo também esclarecerá os principais marcos do seu projeto que você precisará saber ao criar sua linha do tempo.

Dependendo do escopo do projeto, seu projeto pode ter uma ou várias metas que podem ser externas (importa mais para o patrocinador do projeto) ou internas (importa mais para as partes interessadas internas). Você também precisa ter seus objetivos bem estabelecidos antes de passar para a próxima etapa.

Ao mesmo tempo, preste atenção às preferências de seus stakeholders, pois pode ser necessário garantir que o cronograma do projeto também os satisfaça.

Etapa 2: identificar as entregas do projeto

Liste as saídas específicas produzidas como resultados do trabalho que a equipe realiza durante o projeto. Essas são as entregas do projeto.

Dividir as metas do projeto em entregas ajudará você a listar facilmente as tarefas do projeto e estimar o tempo para elas. Uma ferramenta que você pode usar para simplificar esta etapa é a estrutura analítica do projeto (WBS).

A estrutura analítica do projeto ajudará você a identificar as tarefas dependentes, os custos associados e os riscos, além de atribuir responsabilidades.

Você pode consultar nosso guia fácil de estruturas de divisão de trabalho para aprender como criar uma em 6 etapas simples.

Passo 3: Crie uma lista das atividades

Observe as entregas em sua estrutura analítica do trabalho e identifique as atividades (pacotes de trabalho) que você precisa concluir para produzi-las.

Nesta etapa, você também precisa especificar as tarefas que dependem de outras e as tarefas que podem ser executadas simultaneamente.

Passo 4: Estime o tempo necessário para as tarefas

Agora que você conhece as etapas necessárias para concluir cada entrega, concentre-se em determinar o tempo necessário para concluí-las.

Aqui, você deve ser o mais preciso possível, pois estimar incorretamente o tempo para as tarefas resultará em um cronograma incorreto. Para evitar que você possa

• Consulte proprietários de tarefas ou especialistas no assunto em sua equipe
• Consulte projetos anteriores e descubra o tempo necessário para concluir entregas semelhantes
• Evite superestimar ou subestimar os prazos

Ao mesmo tempo, pode ser necessário prestar atenção à disponibilidade de recursos, especialmente os membros de sua equipe. Se eles estiverem trabalhando em outros projetos, talvez seja necessário considerar expandir o prazo designado para as atividades pelas quais são responsáveis.

Etapa 5: determinar marcos

Os marcos do projeto ajudam a identificar quanto progresso você fez e quanto ainda precisa ir.

As entregas do projeto identificadas anteriormente podem servir como marcos em sua linha do tempo ou você pode selecionar marcos com base em como deseja destacar o início e o fim de uma tarefa. Por exemplo, pode ser o fim de uma etapa do projeto e o início de outra.

Etapa 6: crie sua linha do tempo de gerenciamento de projetos

Até agora você sabe quais são as entregas e tarefas do projeto, quanto tempo elas levarão e os principais marcos do projeto que indicam o progresso do projeto.

Excelente! É basicamente disso que você precisa para começar a construir sua linha do tempo de gerenciamento de projetos.

• Com base na duração do seu projeto, selecione um prazo (ou seja, dias, semanas, meses, etc.)
• Adicione as tarefas com base em sua prioridade. Realce a duração das tarefas ajustando sua duração.
• Adicione os marcos para mostrar o progresso durante o projeto

Abaixo estão alguns modelos pré-fabricados para ajudá-lo a começar

Pronto para seu próximo projeto?

Gerenciar um projeto é difícil, mas se você usar as ferramentas certas, muitos desafios podem ser superados facilmente. Os cronogramas de gerenciamento de projetos são uma dessas ferramentas criativas que ajudarão você e sua equipe a progredir com eficiência.

Qual é a sua ferramenta de gerenciamento de projetos favorita? Tem algo a acrescentar ao post? Compartilhe conosco na seção de comentários abaixo.