Monitoramento de projetos. Quais parâmetros observar? | #34 Introdução ao gerenciamento de projetos

Os dados do projeto são uma ferramenta poderosa com a qual os gerentes de projeto precisam aprender a lidar. Coletá-lo é apenas o começo. O sucesso do projeto reside também no monitoramento das descobertas relevantes e na observação das relações entre elas. Como então decidir quais parâmetros valem a pena observar? Leia mais para descobrir!

Monitoramento do projeto – sumário:

1. Introdução
2. Orçamento – monitoramento de recursos
3. Agendamento – cumprimento de prazos
4. Nível de desempenho - controle de qualidade
5. Controle - intervalos de parâmetros
6. Resumo

Introdução

Independentemente do método de gerenciamento aplicado em um projeto, uma das principais tarefas do gerente de projeto ao longo do projeto é monitorar seu andamento. Sem parâmetros e critérios de avaliação claramente definidos, não é possível determinar se o projeto está caminhando para a meta certa no ritmo certo. Quais parâmetros observar para detectar possíveis problemas o mais rápido possível e aproveitar as oportunidades que surgem?

Orçamento – monitoramento de recursos

Em quase todos os projetos, o orçamento é o parâmetro observado mais essencial. Portanto, o Gerente de Projeto deve monitorar todos os aspectos do financiamento da tarefa, entre outros:

• custos trabalhistas,
• materiais,
• Programas,
• compra ou uso de ferramentas e equipamentos,
• consulta especializada,
• viagens e participação em eventos do setor.

Para monitorar as despesas, é mais fácil usar um software, por exemplo, o Firmbee. Então, todos os desvios do orçamento definido são imediatamente visíveis. No entanto, não vale a pena colocar muito peso em um gasto único. É melhor assumir uma margem de erro para objetivos ou marcos. Então você pode compensar os custos mais altos de uma tarefa com economia em outra área.

Os métodos ágeis de gerenciamento de projetos funcionam particularmente bem no gerenciamento de orçamento flexível. De acordo com o relatório Pulse of Profession 2021 intitulado “Beyond Agility”, eles mantêm até 64% dos projetos dentro da estrutura de financiamento assumida.

Agendamento – cumprimento de prazos

A segunda área chave é ver se o projeto cumpre o cronograma estabelecido. Aqui também, o software se mostra útil, pois você pode verificar não apenas o progresso da equipe em tempo real, mas também gerar relatórios. Também vale a pena empregar técnicas comprovadas de gerenciamento de tempo.

Acima de tudo, lembre-se de observar o relacionamento e a interdependência entre as tarefas. Se a coordenação for importante, você precisa garantir que o prazo seja cumprido e que as tarefas mantenham a ordem correta.

Nível de desempenho - controle de qualidade

Controlar a qualidade das tarefas é um pouco mais difícil de monitorar do que o orçamento e o cronograma para sua implementação. Isso ocorre porque é difícil aqui não apenas para padronização, mas também para critérios de avaliação inequívocos.

Ao planejar monitorar o nível de desempenho da tarefa, vale a pena distinguir entre dois parâmetros usados ​​na metodologia Scrum:

• Definição de feito e
• Critérios de aceitação

A definição de conclusão refere-se à qualidade do desempenho de uma tarefa, ou seja, se todos os requisitos técnicos impostos a ela foram atendidos. Os critérios de aceitação, por outro lado, são uma lista de expectativas colocadas pelos stakeholders.

A diferença entre atender à definição de conclusão e atender aos critérios de aceitação pode ser ilustrada pelo exemplo de uma casa em construção. Ele atende à definição de conclusão quando as paredes foram emparedadas de maneira suficientemente uniforme e o investimento foi aceito pelo gerente de construção. No entanto, a casa pode não atender às expectativas do construtor, que esperava que as paredes fossem perfeitamente lisas e a cor fosse a do folheto.

Controle - intervalos de parâmetros

Tão importante quanto monitorar parâmetros específicos é determinar suas faixas, ou seja, responder à pergunta: “Quanto de desvio da norma deve causar preocupação?”

Devido às diferenças nos requisitos das organizações e partes interessadas, bem como às necessidades individuais de cada projeto, é difícil falar sobre recomendações de desvio. No entanto, seja 10 ou 25 por cento, durante o planejamento do projeto é uma boa ideia definir valores específicos com as partes interessadas que só resultarão em reuniões adicionais e ações agitadas e espontâneas.

Resumo

Monitorar um projeto ajuda a garantir que ele esteja no caminho certo para atingir suas metas. Discutimos as principais áreas acima: orçamento, cronograma, desempenho e intervalos de parâmetros.

Não existe uma receita simples para um conjunto de parâmetros que descreva de forma otimizada cada projeto. No entanto, na maioria dos projetos, a extração eficiente desses fundamentos permitirá que as tarefas sejam concluídas no prazo, dentro do orçamento e no nível exigido.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
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4. Métodos de gerenciamento de projetos
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6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos
8. Áreas de atividade do projeto
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10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?
11. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos?
12. Visão geral do software de gerenciamento de projetos
13. Ciclo de vida do projeto
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