O guia visual para planejar um projeto

Alguns projetos são fáceis de gerenciar, enquanto outros exigem muito esforço. Em ambos os casos, ter um plano de projeto adequado ajudará você a garantir que ele seja concluído sem falhas.

Se você tiver uma visão clara de tudo o que precisa acontecer e como você vai fazer isso dentro de um período de tempo específico, você pode minimizar – se não eliminar completamente – a chance de falha do projeto.

Neste post, compilamos uma lista de técnicas de planejamento de projetos que você pode usar para criar um plano de projeto sólido e executá-lo com sucesso. Analisaremos diferentes áreas de planejamento de projetos, como processo de planejamento, planejamento de recursos, gerenciamento de conhecimento, mapeamento de processos, tomada de decisões e gerenciamento de riscos.

Processo de planejamento

Na primeira etapa do planejamento do projeto, você precisa definir metas, criar um esboço do plano do projeto e analisar suas necessidades orçamentárias. Você pode usar as técnicas de planejamento de projeto abaixo para concluir rapidamente essas tarefas.

Metas SMART

SMART é um critério para estabelecer metas e objetivos para projetos. De acordo com a SMART, as metas do seu projeto devem ser Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporárias.

Critérios de Meta SMART

Confira nosso Guia SMART para otimizar seu processo de planejamento de projetos para saber como usar corretamente os critérios SMART no planejamento de projetos.

TrabalhoDemolirEstrutura

A estrutura analítica do projeto (WBS) é uma ferramenta de gerenciamento de projetos usada para visualizar os resultados que um projeto fornecerá em uma estrutura hierárquica. Ele ajuda os gerentes de projeto a dividir as atividades complexas do projeto em tarefas simples e gerenciáveis.

Como usá-lo

Passo 1 : O primeiro passo para criar uma EAP é entender o escopo do projeto. Isso significa que você precisa identificar os objetivos do projeto, entregas, tarefas, prazos, etc.

Etapa 2: Identifique as principais entregas. Essas entregas-chave são essenciais para o sucesso do projeto e devem aparecer no Nível 2 de sua estrutura analítica do projeto.

Etapa 3: Identifique os pacotes de trabalho ou as entregas do projeto no nível mais baixo de sua WBS. Reúna sua equipe de projeto e as partes interessadas para descobrir todo o trabalho necessário para concluir as principais entregas.

Etapa 4: Crie um dicionário WBS que contenha a definição e o escopo dos elementos (pacotes de trabalho) no gráfico.

Exemplo de estrutura de detalhamento de trabalho (Clique no modelo para editá-lo online)

Matriz de Prioridade de Ação

A matriz de prioridade de ação é uma ferramenta de planejamento de projeto usada para determinar quais atividades priorizar e quais evitar para aproveitar ao máximo seu tempo e recursos. Ajuda a tomar melhores decisões.

Como usá-lo

Na matriz de prioridades de ação, o esforço da atividade deve ser marcado no eixo x e o impacto da mesma no eixo y. A matriz de prioridades de ação cria 4 possibilidades;

1. Vitórias rápidas/Urgentes – estas são as atividades que têm alto impacto e exigem pouco esforço para serem concluídas. É melhor se concentrar nesses tipos de projetos o máximo que puder.
2. Grandes projetos/Não urgentes – são os projetos/atividades que têm alto impacto e exigem alto esforço. Embora você não deva deixar esses projetos ofuscar as vitórias rápidas, você deve planejar bem para eles antes de executá-los.
3. Fill-ins/ Delegado – estes são os projetos de baixa prioridade que têm baixo impacto e baixo esforço. Você pode trabalhar neles quando tiver tempo entre vitórias rápidas e grandes projetos. Ou você pode delegá-los a outra equipe.
4. Trabalhos árduos/ Adiar ou ignorar – essas são as tarefas de baixo impacto, mas que exigem alto esforço. É aconselhável evitar realizá-los ou, se não puderem ser evitados, procure a ajuda de um especialista que possa terminá-los com eficiência

Matriz de Prioridade de Ação (Clique no modelo para editar online)

Estrutura de detalhamento de custos

A estrutura analítica de custos (baseada na EAP) é uma das técnicas de planejamento de projeto que é usada para alocar custos a diferentes partes de um projeto (para as atividades no nível mais baixo da estrutura analítica do projeto). É usado para comparar os custos reais com o orçamento.

Como usá-lo

Etapa 1: em sua estrutura de divisão de trabalho, certifique-se de que todos os pacotes de trabalho representem uma tarefa distinta e definível entre si. E atribua a cada pacote de trabalho uma data de início e término.

Passo 2: Dê a cada pacote de trabalho que você identificou um valor de orçamento específico. Verifique se você também atribuiu um proprietário de orçamento responsável para isso.

Etapa 3: Examine os custos e determine quanto o projeto custará a você em cada nível da estrutura analítica do projeto.

Estrutura de detalhamento de custos (Clique no modelo para editar online)

Análise de tendências de marcos

A análise de tendências de marcos é uma técnica de planejamento de projeto para rastrear marcos em um projeto. Ajuda a identificar se o trabalho relacionado a um marco do projeto está adiantado ou atrasado.

Como usá-lo

Passo 1: Consulte o cronograma do seu projeto e defina os marcos do seu projeto. É melhor não ter muitos marcos, para que não pareça confuso em seu gráfico de análise de tendências de marcos.

Etapa 2: no gráfico do MTA, o eixo y representa a escala de tempo do projeto e o eixo x representa a escala de tempo do relatório. Você pode usar uma linha específica com uma cor específica ou forma de marcador específica para simbolizar o marco no gráfico. Adicione os marcos ao gráfico no final de cada período de relatório.

Etapa 3: consulte o gráfico do MTA para identificar tendências de marcos em seu projeto.

Consulte esta postagem para saber como a análise de tendências de marcos funciona em detalhes.

Análise de tendências de marcos (Clique no modelo para editá-lo online)

Planejamento de recursos

Para executar projetos de forma mais eficaz, você precisa alocar seus recursos adequadamente. No estágio de planejamento de recursos, você precisa observar os tipos de recursos necessários para as tarefas do projeto e determinar a duração de cada tarefa.

Gráficos de gantt

Os gráficos de Gantt são uma ferramenta e técnica de planejamento de projetos usada para agendar e monitorar tarefas. Eles também podem ser utilizados para transmitir custos e despesas em diferentes estágios de um projeto.

Como usá-lo

Etapa 1: divida o projeto em tarefas individuais e atribua a elas linhas no gráfico de Gantt.

Etapa 2: cada tarefa tem uma linha do tempo e você pode codificá-las com cores conforme necessário. Sobrepor a linha do tempo é uma linha de progresso e, usando-a, marque quanto trabalho foi feito na tarefa.

Consulte nosso post Como usar gráficos de Gantt para planejar projetos como um chefe para saber mais sobre como usar gráficos de Gantt no planejamento de projetos.

Gráfico de Gantt para Plano de Projeto de Alto Nível (Clique no modelo para editá-lo online)

Mais modelos de gráfico de Gantt

Organogramas

Os organogramas são técnicas de planejamento de projetos que você pode usar para visualizar a equipe do projeto – suas funções e responsabilidades. Com ele, você pode não apenas destacar a hierarquia e a estrutura de relatórios, mas também usá-lo ao atribuir tarefas a indivíduos.

Como usá-lo

Etapa 1: examine os recursos disponíveis para você e associe-os às tarefas.

Etapa 2: Compreender a hierarquia/estrutura de relatórios da equipe do projeto.

Etapa 3: usando um modelo de organograma como o abaixo, você pode atribuir a cada indivíduo um lugar no gráfico. Você pode adicionar as informações necessárias, como funções e responsabilidades, disponibilidade etc. no organograma. Referindo-se a ele, você pode atribuir tarefas relevantes a cada indivíduo.

Organograma de Gerenciamento de Projetos (Clique no modelo para editá-lo online)

Mais modelos de organogramas

Gestão do conhecimento

Ao trabalhar em projetos, a equipe precisa consultar diferentes recursos, como tutoriais, atas de reuniões, documentos de processo, etc., para realizar algumas áreas de seu trabalho. Se houver um único lugar – algo como um banco de dados – onde eles possam acessar todas as informações, isso economizaria muito tempo.

Mapas de Conhecimento/ Mapas Mentais

Os mapas mentais são uma ferramenta usada para organizar informações. As equipes de projeto usam mapas mentais durante as sessões de brainstorming para capturar o fluxo livre de ideias e estruturá-las de maneira fácil de entender. Eles também podem ser usados ​​como mapas de conhecimento que armazenam as informações necessárias.

Como usá-lo

Etapa 1: Reúna os recursos que a equipe precisa consultar e categorize-os. Por exemplo: Em um projeto de construção de sites, postagens de blog, vídeos, infográficos sobre planejamento de sites podem ser categorizados como Tutoriais de Planejamento de Sites.

Etapa 2: usando o Creately, você pode adicionar os links relevantes. Basta clicar na forma, acessar Propriedades e adicionar seu link em Link para uma URL ou Diagrama

Etapa 3: Se você estiver incorporando o diagrama em uma página da Web, publique-o como um diagrama interativo com o Creately Viewer.

Mapa Mental dos Recursos do Projeto

Processo de mapeamento

Se você esclareceu como executar uma determinada tarefa passo a passo, seria fácil para qualquer pessoa – familiarizada ou não com o processo – realizá-la sem esforço. É aqui que o mapeamento de seus processos entra em ação.

Mapas de processo

Os mapas de processos são uma ferramenta que permite visualizar as etapas de uma atividade de trabalho e os responsáveis ​​por ela.

Para saber o que são mapas de processos, símbolos de mapas de processos, tipos de mapas de processos e como desenhar um mapa de processos, consulte nosso Guia Fácil para Mapeamento de Processos.

Modelo de mapa de processo de gerenciamento de projetos (Clique no modelo para editá-lo online)

Gráfico PERT

PERT significa Técnica de Revisão de Avaliação de Projeto. Ele ajuda a mapear seus processos do início ao fim.

O gráfico PERT ajuda as equipes a identificar rapidamente 'gargalos' em projetos que podem ser resolvidos instantaneamente. Isso ajuda a economizar muito tempo a longo prazo, em vez de esperar que os problemas apareçam.

Neste guia detalhado para gráficos PERT, abordamos como usar essa técnica de planejamento de projeto e quais benefícios você pode obter ao usá-la.

Gráfico PERT para Planejamento de Projetos (Clique no diagrama para editar online)

Mais modelos de gráfico PERT

Brainstorming/Tomada de Decisões

As sessões de brainstorming e tomada de decisão tendem a levar muito tempo durante o processo de planejamento do projeto e durante todo o projeto. Embora o brainstorming seja necessário para criar ideias criativas, é uma técnica indispensável ao tomar decisões e resolver problemas.

Diagramas de afinidade

Os diagramas de afinidade são usados ​​para agrupar um grande conjunto de ideias/dados/opiniões em um determinado tema ou categoria com base em sua relevância entre si. Ele pode ser usado para organizar ideias geradas a partir de uma sessão de brainstorming, de maneira lógica.

Como usá-lo

Passo 1: Reúna uma equipe competente para a sessão de brainstorming

Passo 2: Registre cada ideia/opinião compartilhada durante a sessão

Passo 3: Classifique as ideias de acordo com suas semelhanças

Passo 4: Agrupe-os e dê a cada grupo um nome para identificação

Modelo de diagrama de afinidade (Clique no diagrama para editá-lo online)

ESCOLHA Gráfico

O gráfico PICK é outra técnica de planejamento de projeto que você pode usar para organizar ideias após uma sessão de brainstorming. Ele ajuda você a identificar quais ideias são fáceis de implementar e quais têm um alto retorno ou, em outras palavras, quais ideias são as mais úteis.

Como usá-lo

De acordo com o gráfico PICK, você pode rotular suas ideias como

• Possíveis: essas são as ideias fáceis de implementar, mas com baixo retorno
• Implementar: as ideias nesta seção do gráfico são fáceis de implementar e têm um alto retorno
• Desafio: aqui as ideias são mais difíceis de implementar e o retorno é difícil de determinar
• Matar: essas ideias são mais difíceis de implementar e têm um baixo retorno

Depois de colocar suas ideias de brainstorming na matriz, ficará mais claro em qual ideia você deve trabalhar primeiro e qual deve ser evitada.

Pick Chart for Project Planning (Clique no modelo para editá-lo online)

Árvore de decisão

Quando são apresentados vários cursos de ação, você pode usar uma árvore de decisão para analisar os diferentes resultados da escolha dessas opções.

Como usá-lo

Passo 1: Identifique e defina a decisão e coloque-a no início do diagrama

Passo 2: Anote as possíveis soluções nas linhas conectadas ao próximo nível de formas da árvore de decisão.

Passo 3: Coloque o resultado dessas soluções nas formas conectadas às linhas. Você pode usar um oval para representar resultados que são certos. E se um resultado leva a uma nova decisão, coloque-o em um retângulo.

Etapa 4: reúna sua equipe de tomadores de decisão e revise a análise para fazer uma escolha final

Modelo de diagrama de árvore de decisão (clique no diagrama para editá-lo online)

Mais exemplos de árvores de decisão

Gerenciamento de riscos

Os riscos são um elemento inevitável nos projetos, e a melhor maneira de minimizar o impacto que eles podem ter em seus objetivos é se preparar para eles com antecedência. Ao identificar e analisar os riscos com antecedência, você pode evitar resultados negativos que podem afetar os resultados do projeto.

Em nossa lista definitiva de técnicas de gerenciamento visual de riscos, abordamos 11 técnicas eficazes de gerenciamento de riscos que você pode usar para identificar, avaliar e controlar riscos.

Expandir a Lista de Técnicas de Planejamento de Projetos

Aqui nós cobrimos técnicas visuais úteis que você pode usar como técnicas de planejamento de projetos. Eles não são apenas fáceis de usar, mas eficazes quando se trata de planejamento de projetos, tomada de decisões, resolução de problemas, gerenciamento de conhecimento etc.

Você tem mais técnicas de planejamento de projetos para adicionar à lista? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.