Seu guia completo para técnicas de agendamento de projetos

A maioria dos gerentes de projeto sabe que criar o plano do projeto é apenas o início da jornada de gerenciamento de projetos. Todo o planejamento e previsão cuidadosos não contam muito se não houver uma maneira concreta de executar o plano do projeto. E com a maioria dos projetos tendo tantas partes móveis, criar um cronograma que seja acionável e leve em consideração todas as realidades do projeto pode se tornar a parte mais crítica do processo de gerenciamento de projetos.

O que é Agendamento de Projetos?

Um cronograma de projeto é a linha do tempo do seu projeto, consiste em todas as tarefas, atividades e marcos sequenciados que precisam ser concluídos em um determinado período de tempo.

Criar um cronograma de projeto é uma forma de comunicar todas as tarefas que precisam ser executadas, ao mesmo tempo em que esclarece quais recursos são necessários e em que prazo.

A programação eficaz do projeto leva ao sucesso de um projeto, redução de custos e aumento da satisfação do cliente

De um modo geral, o agendamento do projeto consiste em 3 etapas

• Determine o que precisa ser feito
• Determinar quem precisa executar o trabalho
• Determine quanto tempo levará para realizar o trabalho.

Criando o cronograma do projeto

Mesmo projetos grandes e complexos precisam ser divididos em tarefas gerenciáveis ​​menores que tenham objetivos e cronogramas claros. A criação de um cronograma de projeto pode ser feita seguindo estas etapas:

1. Planejar o gerenciamento do cronograma: inclui todo o trabalho de base envolvido na criação de um cronograma. Consiste em estabelecer todas as políticas, procedimentos e diretrizes que irão reger seu projeto. Ele identifica todas as partes interessadas no processo de gerenciamento do projeto, identifica quem deve aprovar o cronograma e quem tem autoridade para fazer alterações nele.

2. Definir as atividades do projeto: Consiste em todas as atividades que devem ser concluídas para concluir o projeto. Isso envolve declarar claramente a natureza de cada tarefa, quais são as subtarefas sob elas e determinar marcos para acompanhar o progresso do projeto ao longo do caminho. As atividades devem ser mensuráveis, facilmente estimadas e relacionadas tanto à entrega do projeto quanto ao custo orçado.

3. Determine Dependências: Identificar dependências envolve listar todas as atividades que dependem de outras para serem concluídas. Isso ajuda você a estruturar seu cronograma com base em quais tarefas precisam ser feitas paralelamente e quais precisam ser feitas sequencialmente.

4. Sequenciar as atividades : Depois de identificar as dependências, você pode começar a seqüenciar as atividades em um projeto. Isso não envolve a atribuição de cronogramas a cada tarefa, mas envolve a criação de um fluxo de trabalho eficiente no qual a ordem das tarefas é identificada.

5. Estimar recursos : Cada atividade em seu projeto requer recursos. Isso pode ser na forma de pessoal, software, espaço de trabalho e muito mais. A estimativa de recursos garante que a quantidade ideal de recursos esteja disponível em cada etapa do projeto, para que você não encontre atrasos durante a execução do projeto.

6. Estabeleça Durações: Documentar com precisão quanto tempo cada atividade levará é fundamental para garantir que o projeto como um todo permaneça no caminho certo. Subestimar quanto tempo uma tarefa levaria pode ter efeitos em cascata de todo o cronograma, enquanto superestimar quanto tempo um projeto levará pode levar ao desperdício de tempo e recursos.

7. Monitoramento e Controle : Este processo ocorre durante todo o projeto. Envolve a execução de relatórios e avaliação do progresso de um projeto em relação ao cronograma, gerenciamento de desempenho e comunicação com a equipe.

Técnicas de Agendamento de Projetos

A programação do projeto normalmente inclui várias técnicas, algumas das técnicas mais comuns são:

Métodos Matemáticos:

Esses modelos calculam a data de início e término de várias tarefas do projeto com base em seu escopo conhecido.

Caminho crítico:

O Método do Caminho Crítico é um modelo que identifica o tempo máximo e mínimo necessário para concluir um projeto. Também ajuda a identificar todas as tarefas críticas que precisam ser concluídas em um projeto para que ele permaneça no caminho certo. Também identifica outras tarefas em que o tempo de entrega não afeta o cronograma. O CPM é implementado listando as tarefas necessárias para a conclusão de um projeto e observando as dependências entre elas.

Um caminho crítico ajuda a visualizar o fluxo do projeto e calcular sua duração quando todas as dependências e entregas são conhecidas.

Gráfico PERT:

Assim como um diagrama de caminho crítico, um gráfico PERT também ajuda a visualizar o fluxo de tarefas em um projeto e estima uma linha do tempo com base na duração assumida. Como no CPM, você precisa definir tarefas e ordená-las com base nos cronogramas do projeto. Você pode então criar uma rede estimando diferentes cronogramas de seu projeto dependendo de vários níveis de confiança para criar,

• Cronograma otimista
• Linha do tempo mais provável
• Linha do tempo pessimista

Gráficos PERT usam uma duração média ponderada para calcular possíveis cronogramas.

Compressão de duração

Estas são técnicas para encurtar um cronograma, é usado para ajustar o cronograma sem alterar o escopo.

Rastreamento rápido

Essa é outra maneira de usar um Caminho Crítico. Ele ajuda você a encontrar tarefas que podem ser feitas simultaneamente ou parcialmente sobrepostas para acelerar a entrega do projeto. Ao analisar o Caminho Crítico, você pode identificar quais tarefas podem ser aceleradas.

Falhando

Esta é uma técnica em que recursos adicionais são trazidos para concluir um projeto no prazo. Isso pode ser usado em casos únicos em que um projeto tem recursos extras de sobra. Também pode ser aplicado a situações em que a simples adição de mais recursos pode acelerar a conclusão de um projeto. Esta técnica aumenta significativamente o custo de um projeto.

Lista de tarefas:

Esta é a técnica mais simples de agendamento de projetos e envolve a criação de uma planilha ou documento de todas as tarefas possíveis envolvidas em um projeto.

Gráfico de Gantt

Ele é usado por gerentes de projeto na maioria das vezes para ter uma ideia sobre o tempo médio necessário para terminar um projeto. Um gráfico de Gantt do cronograma do projeto é um gráfico de barras que representa as principais atividades em sequência à esquerda versus tempo. Cada tarefa é representada por uma barra que reflete o início e a data da atividade e, portanto, sua duração.

Dicas para dominar o agendamento de projetos

Entrada das Partes Interessadas: A criação de um cronograma de projeto não pode ser feita isoladamente. Consultar sua equipe e outras partes interessadas permite identificar tarefas, recursos e dependências com mais precisão para que você possa estimar as durações com prazos realistas.

Consulte projetos anteriores: consultar projetos anteriores com escopo semelhante pode ajudar a criar um cronograma mais abrangente com estimativas realistas e uma lista de tarefas mais exaustiva.

Identificar riscos: identificar e documentar proativamente todos os fatores que podem inviabilizar seu projeto permite que você crie um plano de gerenciamento de riscos que possa efetivamente mitigar os riscos se eles ocorrerem sem afetar drasticamente o cronograma do projeto.

Premissas de agendamento de registros : Defina claramente seu raciocínio para calcular uma estimativa. Uma grande parte do agendamento é fazer previsões, isso envolve fazer suposições com base nas informações atuais disponíveis. Listar essas suposições torna mais fácil identificar como todo o cronograma pode mudar se algumas de suas suposições mudarem ao longo do caminho.

Conte-nos sobre sua experiência com o agendamento de projetos

As técnicas de programação de projetos estão em constante evolução. Você tem alguma experiência com a implementação de técnicas de agendamento de projetos, adoraríamos ouvir de você. Conte-nos sobre seus insights nos comentários abaixo.