Mais de 10 razões pelas quais sua pequena empresa fica sem papel

No mundo predominantemente digital de hoje, várias empresas estão migrando para escritórios sem papel por vários motivos. Ao mesmo tempo, existem algumas desvantagens em ficar sem papel que você deve considerar antes de criar a mudança.

Pese os execs e os contras de eliminar o papel assim você poderá verificar se é o caminho correto para o seu negócio exigir.

Que tipo de negócio é executado?

A primeira questão a considerar ao decidir se ou não ficar sem papel é o tipo de negócio que você administra. Existem alguns setores (como contabilidade ou seguros) que lucrariam muito reduzindo ou eliminando registros em papel.

Por exemplo, o setor de saúde começou a verificar as vantagens da ampla implementação de tecnologias de gerenciamento de informações de saúde, como registros eletrônicos de saúde, uma vez que permitem que os fornecedores verifiquem o histórico completo de saúde de um paciente de forma simples e compartilhem com estabelecimentos de saúde alternativos, se necessário.

No entanto, se você administra um negócio de comércio eletrônico associado e deseja incorporar faturas em suas remessas, ficar sem papel pode não ser tão conveniente ou realista.

Ficar sem papel ajuda a atmosfera

Obviamente, uma das principais razões pelas quais várias empresas estão migrando para operações sem papel é a propriedade. É uma possibilidade muito mais ecológica do que o papel de mau tratamento, pois o papel representa 25% dos resíduos encontrados em aterros sanitários e causa a emissão de muitos gases de efeito estufa.

Como temos uma tendência a mudar para uma espécie de economia circular, essas mudanças serão um benefício enorme para a atmosfera.

O papel não é o único risco ambiental causado pela impressão. A tinta em si contém produtos químicos e metais significativos que causarão um risco para a atmosfera se for permitido interromper durante uma planície e entrar no solo. A produção de tinta também precisa do emprego de combustíveis fósseis, que sobrecarregam a atmosfera.

Mesmo o uso não é 100% limpo. o uso consome energia e combustível para preparar o papel para uso. Nem todo papel será reciclado, portanto, alguns podem se encontrar em uma planície independentemente.

Barato e conveniente

Além de ser ecologicamente correto, ficar sem papel é razoável e conveniente a longo prazo. Inicialmente, criar substituições e garantir que cada informação necessária esteja disponível digitalmente será um processo lento e frustrante, mas é mais conveniente ao longo do tempo.

isso pode ser muito verdadeiro se você for como o octogésimo dos executivos de negócios que estão prestes a adquirir ou expandir negócios internacionalmente.

Imagine gerenciar e organizar toda essa papelada! ou talvez pense em quanto dinheiro você economiza por não ter que enviar documentos para frente e para trás. Qualquer empresa que tente cortar preços e aumentar a potência em 2018 deve contemplar a criação da mudança.

A eliminação do papel significa que as tarefas adicionais serão automáticas, as informações serão salvas e as atualizações serão criadas rapidamente.

Riscos de segurança, riscos de incêndio

Claro, papel de excisão não é enquanto suas desvantagens. Os ataques cibernéticos e as violações de conhecimento estão aumentando e será problemático permanecer um passo à frente dos hackers. A maioria dos consultores concorda que não é possível impedir todas as violações, o que as empresas mais simples fazem é aplicar medidas de segurança e ter uma configuração de controle apenas no caso de uma violação de conhecimento.

Se o conhecimento dos clientes for comprometido, eles perderão a religião rapidamente durante um negócio. Ou pior, as informações podem ser excluídas completamente, interrompendo as operações tradicionais.

A maioria dos americanos são vítimas de ataques cibernéticos em grandes organizações, informações de MasterCard de golfe e até mesmo números de seguro social em perigo.

embora a chance de perda de conhecimento físico não seja tão grande quanto o conhecimento digital, os documentos físicos podem estar em perigo de roubo, incêndio ou danos alternativos.

Razões pelas quais ficar sem papel

1) Banco on-line

A configuração de uma conta corrente na web pode reduzir o papel em sua empresa, economizar tempo e aumentar o gerenciamento de caixa de maneira conveniente. A maioria dos serviços bancários on-line é compatível com dispositivos móveis, portanto, você poderá criar transações no seu próprio tempo.

O banco on-line oferece a liberdade de pagar contas, transferir fundos e pensar nos saldos das contas, sem as restrições de um local físico. você tem acesso 24 horas por dia às suas contas e não há longas filas ou formulários para preencher à mão. bastam alguns cliques diretos e pronto.

Separar as finanças empresariais e privadas facilita a organização de transações comerciais e o arquivamento de impostos. Abra uma conta corrente separada para negócios – e use a conta apenas para transações comerciais.

2) Mantenha os livros com o pacote.

Como um pequeno empresário, você provavelmente não tem uma equipe de indivíduos cuidando de seus livros. Mas isso não significa que o gerenciamento de registros deva ser um fardo enorme para seus ombros. Use um pacote de contabilidade online para contornar os processos de contabilidade e reduzir o papel.

Rastrear o dinheiro manualmente adicionará despesas adicionais ao seu negócio do que você pode reconhecer. ele lento é eficaz. Se você paga horas gravando entradas toda semana, você está gastando dinheiro gerando receita.

O custo para formar e armazenar registros contábeis em papel também sobrecarrega seu bolso. E, registros escritos são também passíveis de erros. Erros oferecem uma imagem imprecisa de suas finanças e podem causar escolhas de negócios insalubres. Declarações de impostos incorretas fazem com que você fique vulnerável a multas e cobranças da autoridade durante a temporada de impostos.

Evite preços adicionais com um programa de contabilidade sem papel. Este pacote é rápido e calcula os números para você. info é mantida na nuvem, assim você tem acesso a partir de qualquer dispositivo que se conecte à rede.

3) Use ferramentas de colaboração digital

A comunicação é um lado muito importante de uma força de trabalho poderosa. uma vez que a equipe colabora durante todo o dia de trabalho, sua empresa funciona como uma máquina bem lubrificada. Use ferramentas de colaboração digital para manter as conversas em andamento sem desperdiçar papel.

Muitas ferramentas online permitem que você compartilhe documentos, pastas e arquivos. você poderá usar conjuntamente aplicativos de gerenciamento de tarefas e bate-papo por vídeo. em vez de trocar arquivos em papel, faça com que a equipe colabore na nuvem.

4) Digitalize cópias digitais

Há pouca dúvida de que você deseja manter registros para o seu negócio. Lançamentos contábeis, contratos, contas — a lista continua. Reduzir a quantidade de cópias exaustivas que você armazena é uma técnica para manter os documentos sob controle.

Para reduzir os maus-tratos de papel dentro do ponto geográfico, escaneie cópias digitais. você poderá importar documentos para um produto ou salvá-los como arquivos em seu PC. contemplar o armazenamento de documentos de negócios na nuvem. Dessa forma, os formulários não serão perdidos se o seu PC travar.

5) Tenha acesso a tudo ao seu alcance

“Quando vence minha fatura?” seu cliente pergunta. Se você deseja aparecer através de caixas de sapatos cheias de documentos amassados ​​para procurar a solução, é hora de usar um sistema de arquivos sem papel.

Com sistemas de negócios sem papel, você não precisa ser obrigado a percorrer montanhas de trabalho para procurar documentos. Se você utilizar um sistema de arquivos baseado em nuvem, poderá acessar o conhecimento de qualquer dispositivo com uma associação online. Por exemplo, se você utilizar um pacote de contabilidade on-line, poderá atualizar seus livros sempre que desejar, de qualquer local que desejar.

Sistemas sem papel irão construir informações do cliente de forma mais rápida e acessível. E você poderá enviar campanhas de e-mail personalizadas para os clientes, em vez de enviar promoções.

Ao fazer transações bancárias on-line, você não fica restrito ao horário do banco. você tem acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, às suas contas, o que lhe dá a liberdade de consultar os saldos das contas e pagar as contas a qualquer hora que desejar. Isso também economiza tempo porque você não precisa ser obrigado a decidir em todas as ocasiões em que deseja verificar os fundos.

6) Transferência de informações entre funcionários.

Compartilhar informações entre seus funcionários pode ser uma parte fundamental de ter um negócio próspero. no entanto, uma vez que tudo esteja rabiscado em notecards, a transferência de informações será problemática.

O uso de ferramentas de colaboração digital não apenas reduz o papel no local de trabalho, mas também facilita o compartilhamento de informações e o fluxo de informações. isso poderia melhorar a cooperação, incentivar a inovação e prevenir a sinalização de informações.

As ferramentas on-line permitem que os funcionários compartilhem documentos, pastas, associados a maus tratos a um sistema econômico. a equipe colaborará na nuvem em vez de esperar que os colegas de trabalho entreguem os arquivos em papel.

7) Receba pagamentos de clientes mais rapidamente

Se você conceder crédito aos clientes, você terá que ser obrigado a fatura-los de uma forma ou de outra. em vez de faturas em papel, você poderá mudar para faturas eletrônicas, economizando dinheiro em papel, envelopes e postagem. Além da economia de preços de ofertas, há também a possibilidade de agilizar o pagamento.

Quando você envia uma fatura por e-mail de associado, seu cliente provavelmente pode recebê-la agora, o que pode acelerar o pagamento em pouco tempo. Se você usar um pacote que permite criar e rastrear faturas, você será capaz de lidar com faturas não pagas mais rapidamente por causa de solicitações de acompanhamento de pagamento, uma vez aceitas.

Tenha em mente que o faturamento online pode não funcionar para cada cliente. Alguns clientes preferem receber faturas físicas. deve ter a possibilidade de associação que permita aos clientes preferir a faturação eletrónica, se assim o desejarem.

8) Responsabilidades do proprietário da empresa de contorno

Reter e remeter impostos pode ser uma tarefa da qual nenhum empresário escapará. não obstante sua estrutura de negócios, você deve impostos ao governo. E se você tem funcionários, pode até ter que pagar impostos adicionais.

Para modificar suas responsabilidades de pagamento de impostos, você poderá se registrar no Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). maus-tratos O EFTPS é gratuito e agiliza seus pagamentos de impostos. E você poderá simplesmente acessar seu histórico de pagamentos.

Procure alternativas digitais às responsabilidades alternativas do proprietário do negócio. Por exemplo, você pode solicitar o EIN associado (Employer Identification Number) on-line em vez de preencher um formulário do tipo SS-4. depois que você arquivar on-line e for aprovado, a autoridade agora fornece seu EIN. no entanto, depois de enviar um fax ou correio tipo SS-4, você não receberá seu EIN por dias ou semanas.

Vantagens no local de trabalho sem papel para as empresas

A redução do emprego de papel dentro do ponto geográfico terá vários efeitos positivos. Aqui estão apenas algumas vantagens do local de trabalho sem papel:

Economiza tempo: A natureza automática dos documentos eletrônicos economiza tempo das informações de caligrafia.

Informação acessível: como você armazena o conhecimento na nuvem, você poderá acessá-lo de qualquer dispositivo com uma associação online.

Melhor atendimento ao cliente: um local de trabalho sem papel ajuda você a gerenciar informações e comunicações do cliente com mais rapidez.

Soluções de armazenamento fáceis: os registros digitais ocupam menos área do que os armários de arquivo cheios de trabalho.

Dados seguros: sistemas online rodam em servidores seguros, assim somente usuários aprovados acessarão as informações.

Conclusão

É extremamente improvável que seu negócio seja totalmente sem papel. Mas, reduzindo a quantidade de papel, você utiliza operações simplificadas. Com processos mais práticos, você poderá começar a viajar sem papel, expandir sua empresa e reduzir seus preços.

Aqui está o infográfico que contém as melhores informações sobre por que não usar papel. Leia Abaixo Infográfico para mais

Fontes adicionais