5 aplicativos que estão nos ajudando a nos tornarmos remotos e flexíveis

Embora o clima atual possa parecer assustador para a maioria, identificamos algumas oportunidades incríveis para melhorar nossos negócios e já implementamos 3 coisas positivas sobre as quais falamos neste post.

Como um negócio online, contratamos muitos escritores e freelancers de todo o mundo, por isso sempre estivemos em grande parte remotos. No entanto, nosso núcleo de suporte, finanças e operações sempre se baseou estritamente em um escritório em um sentido mais tradicional. Acreditávamos que era sempre a resposta para uma comunicação mais ágil, maior produtividade e uma base para a realização de reuniões.

À luz dos eventos recentes, vimos uma oportunidade de mudar essas crenças de negócios 'old school' e introduzir uma nova maneira de trabalhar que beneficiaria nossos clientes e nossa equipe.

Agora estamos remotos (mas ainda temos o escritório se alguém precisar usá-lo) e também adotamos o horário flexível para que os funcionários possam escolher os horários em que trabalham.

Isso tem sido bom porque:

• As equipes de suporte estão mais abertas a trabalhar mais cedo ou mais tarde (para se adequar ao seu estilo de vida).
• …isso significa mais suporte por telefone e chat para nossos clientes e equipe de produção.
• Os funcionários ficam mais felizes com mais flexibilidade, o que significa mais produtividade e clientes mais felizes.
• Podemos contratar uma equipe principal de qualquer lugar do mundo (sem restrição de localização).
• Podemos usar aplicativos legais que nos permitem colaborar remotamente e ser mais produtivos do que nunca…

Isso me leva ao núcleo deste post do blog. Aplicativos que estão nos ajudando a nos tornarmos remotos e flexíveis …

Não há links de afiliados abaixo, são apenas ferramentas que gostamos e achamos que ajudarão outras empresas em sua jornada para serem remotas!

Encaminhamento e rastreamento de chamadas: Aircall

Embaraçosamente, sempre usamos telefones de escritório tradicionais desde o primeiro dia no escritório em 2013. Por nunca precisarmos de outra solução, simplesmente continuamos com ela. Depois de decidir configurar nossa empresa para trabalhar remotamente, avaliamos possíveis soluções. Aircall saiu por cima.

Aircall é um pacote completo para criar essencialmente um call center. Com a capacidade de criar novos números de telefone funcionais para qualquer país, em segundos, fomos imediatamente fisgados (e inspirados) pela interface simples de usar. O teste gratuito de 7 dias oferece 40 minutos de tempo de chamada para experimentar.

Configuramos um número de telefone para cada um dos principais países em nossa base de clientes (EUA, Reino Unido e AU) e atribuímos membros da equipe de suporte a cada um usando a interface de fluxograma muito fácil. Também poderíamos dar prioridade a determinados membros de suporte ou até mesmo criar uma central telefônica para que as chamadas pudessem ser desviadas para a pessoa certa.

Carregar mensagens de boas-vindas, responder mensagens telefônicas e mensagens após o expediente era tão simples quanto carregar um mp3 na interface.

As ligações são feitas e recebidas por meio de um aplicativo no computador ou telefone (iOS e Android estão disponíveis). Inicialmente, compramos fones de ouvido USB para essa configuração, mas decidimos usar os aplicativos móveis, pois havia menos interferência na tela de trabalho de todos quando uma chamada era recebida.

Por que gostamos de Aircall

• Teste gratuito fácil – não é necessário perguntar ou falar com as equipes de vendas, basta se inscrever e começar.
• Fácil de adicionar números locais ou de pedágio para qualquer país.
• Faça e receba chamadas de um aplicativo em um computador ou telefone – sem necessidade de equipamento extra.
• Fácil de desviar, transferir e direcionar chamadas para as pessoas certas no momento certo usando a interface do diagrama de fluxo.
• Fácil de enviar mensagens de boas-vindas personalizadas e música de espera (alguém pode nos escrever um Jingle?).
• As chamadas são gravadas e podem ser marcadas – o que é ótimo para resolver problemas entre equipes e treinamento de funcionários.
• Excelente análise de chamadas para ajudar a tomar melhores decisões no futuro.

Confira aqui: Aircall.io

E-mail, bate-papo ao vivo e tickets de suporte: Help Scout

Então, quando começamos, tínhamos os 'e-mails de grupo' configurados. Suporte@, Contas@, Editores@ etc. Então, teríamos esses e-mails encaminhados para várias pessoas relevantes em nosso negócio. Assim, support@ encaminharia para a equipe de suporte individualmente para a caixa de entrada do Gmail.

Quando você pensa sobre isso, isso é uma loucura…

E me surpreende que algumas empresas ainda estejam assim hoje. Se você é uma dessas empresas, pare de ler e configure o Help Scout hoje mesmo!

• Os e-mails estavam sendo 'duplamente respondidos' por dois membros de suporte diferentes.
• Havia muita comunicação verbal acontecendo no escritório com membros de apoio esclarecendo quem havia lidado com o quê.
• Alguns e-mails foram deixados por mais tempo do que deveriam porque outros membros do suporte presumiram que outra pessoa havia lidado com isso.
• Muita comunicação 'um a um' entre o membro de suporte e o cliente começou, o que significa que outra equipe de suporte não poderia resolver problemas se fosse necessário.

Isso significava que, muito cedo em nosso negócio, tínhamos que encontrar uma solução, e essa solução era o Help Scout.

O Help Scout é essencialmente um software de 'ticket de suporte' que funciona como e-mail – mas com um barco carregado de mais recursos que o tornam (provavelmente) a peça mais essencial de software de terceiros que usamos.

No Help Scout, os membros relevantes do suporte podem ter acesso à mesma caixa de e-mail ou a várias caixas de e-mail – e saber exatamente quando os e-mails estão sendo tratados ou foram tratados (ao vivo). Os e-mails podem ser atribuídos, marcados e movidos para diferentes caixas de entrada para resolução. Os fluxos de trabalho automatizados podem até ser configurados para garantir que e-mails da mesma natureza sejam tratados da mesma maneira, sem intervenção manual.

Eles também têm um bate-papo ao vivo que instalamos em nosso site, e os bate-papos são tratados como e-mails – e armazenados da mesma maneira para referência futura.

Sem o Help Scout, ir remoto teria sido impossível. Nosso suporte agora é tão eficaz e responsável por causa dessa interface muito fácil de usar.

Por que gostamos do Help Scout

• Podemos configurar caixas de entrada de e-mail separadas para cada faceta do nosso negócio – clientes, finanças, escritores, blogueiros, equipes freelance e muito mais.
• Cada membro da equipe de suporte pode ver quem está lidando com qual e-mail ao vivo.
• Os e-mails podem ser marcados, atribuídos e movidos para caixas de entrada relevantes.
• Fluxos de trabalho automatizados podem ser acionados para que e-mails de uma determinada natureza sejam atribuídos a uma determinada pessoa ou marcados de uma determinada maneira.
• Eles têm uma função de bate-papo ao vivo que funciona perfeitamente com a caixa de entrada associada.
• Eles têm um ótimo painel de análise/relatórios que nos ajuda a identificar a equipe de suporte superstar e tomar outras decisões importantes sobre suporte.

Confira aqui: HelpScout.net

Registro de horas e folha de pagamento: Hubstaff

Usamos o Hubstaff há vários anos, principalmente para nossa equipe baseada nas Filipinas. O Hubstaff permite que os membros da equipe 'loguem' e comecem a trabalhar, e registrará seu tempo, projetos trabalhados e atividades. Isso é ótimo do ponto de vista operacional, porque podemos ver onde o tempo é gasto principalmente em uma visão panorâmica. Também podemos ver quem está online e quando (com o recurso Agendas), o que desmistifica parte da imprevisibilidade que pode ocorrer ao iniciar o horário flexível.

O Hubstaff também possui um recurso de folha de pagamento que pagará aos funcionários sua taxa horária com base nas horas trabalhadas, automaticamente, com várias opções de pagamento.

Desde que nos tornamos remotos, decidimos distribuir o Hubstaff para toda a nossa equipe principal, registrar as horas trabalhadas em cada projeto e também fornecer um pouco de responsabilidade. Até agora isso tem funcionado muito bem.

Por que gostamos do Hubstaff

• Capacidade de registrar o tempo atribuído a projetos e equipes.
• Torna a folha de pagamento fácil e automática.
• Dá às operações uma visibilidade clara dos projetos trabalhados, por quem e quando.

Confira aqui: Hubstaff.com

Gerenciamento de Projetos: Trello

Com operações e desenvolvimento, anteriormente tínhamos uma abordagem relaxada para o gerenciamento de projetos. Com a equipe de desenvolvimento usando seu próprio software de gerenciamento de projetos e operações usando principalmente comunicação verbal ou quadros brancos para gerenciar projetos, funcionou bem em um ambiente de negócios tradicional do mundo real.

Com o trabalho remoto, sabíamos que precisávamos ter visibilidade dos projetos de todas as equipes. Tínhamos que saber o que estava em andamento, o que estava sendo trabalhado, até que ponto está e o que foi concluído para que pudesse ser testado. Em um ambiente de escritório tradicional, é tão fácil quanto realizar uma reunião semanal ou gritar do outro lado da sala. Remotamente, precisávamos de um software de gerenciamento de projetos e nossa escolha, depois de tentar muitas soluções, foi o Trello.

A interface do Trello funciona como um quadro Kanban, que dá uma ótima visão geral de tudo o que está acontecendo em um determinado projeto, departamento ou até mesmo na empresa como um todo.

A interface funciona com 'placas', 'listas' e 'cartões'.

• Cada placa pode representar um departamento como Desenvolvimento. Ou pode ser tão focado no laser quanto um projeto ou recurso específico de um projeto.
• Cada lista dentro de um quadro pode representar uma faceta desse quadro. Por exemplo, pode ser 'Pipeline', “Fazendo” e 'Feito'. Ou 'Projeto 1', 'Projeto 2', 'Projeto 3' etc.
• Cada cartão dentro de uma lista terá detalhes de uma tarefa ou tarefa específica.

O Trello é muito, muito versátil e tem muitas maneiras de usá-lo. Então, vou explicar como o usamos para nossa empresa.

Temos um quadro de Operações . Aqui temos uma visão geral dos projetos, seja marketing, desenvolvimento, novas ideias para posts de blogs, ideias para vídeos etc. Está tudo lá e cada lista representa um tipo diferente de projeto. Dentro de cada cartão está cada projeto ou tarefa e, em seguida, dentro dos cartões estão os detalhes dessa tarefa, com listas de verificação para cada micro-tarefa.

Também temos um quadro de Desenvolvimento . Aqui temos cada desenvolvimento e as listas representam o estágio de desenvolvimento; Pipeline, trabalhando, testando e completo.

Então, como você pode ver, dois casos de uso diferentes para placas, mas ambos são eficazes por seus próprios meios.

O Trello também tem a capacidade de se comunicar em cartões, atualizar o progresso, marcar outros membros da equipe, fazer upload de capturas de tela, anexos e muito mais.

Por que gostamos do Trello

• Extremamente versátil para usar como uma ferramenta de gerenciamento de projetos pesados ​​ou até mesmo uma simples lista de tarefas.
• A capacidade de adicionar vários quadros para várias equipes.
• Ver projetos em uma visão panorâmica ou extremamente focado em uma faceta específica de um projeto é fácil com apenas alguns cliques.
• A comunicação é fácil dentro do software.
• É grátis.

Confira aqui: Trello.com

Comunicação interna e documentos: G Suite

Usamos o G Suite desde o início, mas recentemente, desde que nos tornamos remotos, confiamos muito mais nele.

Usamos o G Suite como nosso 'hub' – tudo, desde endereços de e-mail, bate-papo interno, calendários compartilhados, documentos da empresa e videoconferências são usados ​​diariamente.

Não posso acreditar quando ouço que as empresas ainda estão usando o Outlook quando existe o G Suite, que tem um custo baixo por usuário.

Em primeiro lugar, estamos todos configurados para e-mail – mesmo que todos os nossos e-mails de suporte cheguem ao Help Scout, ainda dependemos do e-mail interno para nos comunicar.

Em segundo lugar, há o Google Hangouts, que usamos para conversas rápidas com a equipe, bem como videochamadas, nas quais podemos realizar reuniões virtuais.

Em terceiro lugar, mantemos todos os documentos da nossa empresa no 'Drive'. Tudo, desde nosso certificado de incorporação, até documentos e contratos de seguro, está seguro em nosso Drive na nuvem, acessível de qualquer computador. Não dentro de um armário em um escritório.

E por último, podemos lidar com eventos de negócios, férias anuais e muito mais usando os calendários compartilhados, aos quais todos têm acesso.

Por que gostamos do G Suite

• Fácil e intuitivo de usar.
• Tudo importante em um só lugar (e-mails, chats, documentos, calendários).
• Acessível de qualquer dispositivo.
• Dados seguros e protegidos armazenados.
• Universal – a maioria das pessoas usa o Gmail e o Hangouts.

Confira aqui: GSuite.Google.com

Pensamentos finais

Espero que você tenha gostado do nosso post sobre nossos aplicativos favoritos que estão nos ajudando a nos tornarmos remotos e flexíveis! Adoraríamos saber quais aplicativos e ferramentas estão ajudando sua empresa. Envie-nos um e-mail para support@fatjoe.com ou comente em qualquer um dos nossos canais sociais e vamos discutir