5 ferramentas de colaboração poderosas para trabalhar em equipes domésticas

A colaboração é um elemento crucial que impulsiona o desempenho da força de trabalho.

Reforça o trabalho em equipe e incentiva o pensamento inovador e a contribuição igualitária dos membros da equipe para alcançar os objetivos com eficiência.

Um estudo de Stanford de alguns anos atrás mostra que mesmo a mera percepção de trabalhar em equipe aumenta o desempenho de um indivíduo.

Com o COVID-19 afetando e mudando a forma como as empresas funcionam globalmente, o trabalho em equipe e a colaboração se tornaram ainda mais importantes.

E difícil de executar devido às equipes trabalhando em casa. Como resultado, as empresas passaram a depender cada vez mais de ferramentas de colaboração remota online para continuar a impulsionar a inovação, aumentar a produtividade dos funcionários e permanecer relevantes.

Abaixo, listamos 5 ferramentas populares de colaboração remota que você pode usar para melhorar a comunicação e o trabalho em equipe entre os funcionários, especialmente entre aqueles que estão trabalhando em casa.

Ferramenta de colaboração de documentos e arquivos – Google Docs/ Google Drive

Os aplicativos de compartilhamento de documentos e arquivos desempenham um papel importante em um kit de ferramentas de colaboração. Eles ajudam as equipes a compartilhar e colaborar facilmente em documentos comuns online.

A pesquisa mostra que as equipes podem criar documentos 33% mais rápido com uma ferramenta de gerenciamento de documentos que elimina a necessidade de anexos .

Um jogador importante nesta categoria é o Google Docs com o qual você pode criar documentos, editá-los/revisá-los e compartilhá-los com outras pessoas, de qualquer dispositivo e de qualquer lugar do mundo.

Você também pode baixar documentos em vários formatos de arquivo, conforme necessário. Integrado ao Google Drive, ele permite que você organize seus documentos de forma organizada e gerencie as permissões para eles em toda a organização.

Quando usar:

• Durante reuniões online para fazer anotações
• Desenvolver ideias de forma colaborativa durante uma sessão de brainstorming online
• Para colaborar em tempo real na edição de um documento
• Acompanhe o progresso do documento com o histórico de versões
• Para compartilhar documentos importantes com membros da equipe, clientes ou partes interessadas
• Forneça feedback instantâneo sobre documentos ou faça sugestões de alterações

Espaço de trabalho visual para colaboração – Creately

Estima-se que mais de 60% da Geração X e Millennials colaborem mais através de meios visuais.

Os recursos visuais ajudam as pessoas a comunicar melhor suas ideias, processos, fluxos de trabalho, designs etc. É por isso que a maioria das salas de conferência tem quadros brancos; para ajudar a adicionar um aspecto visual ao que é discutido.

As plataformas de colaboração visual substituem esse quadro branco tradicional por uma tela infinita baseada em nuvem, onde várias pessoas podem trabalhar juntas no desenvolvimento de suas ideias e designs usando elementos visuais e diagramas.

Um gigante na indústria é Creately. Ele oferece uma tela online escalável e infinita com recursos de desenho intuitivos para ajudar as equipes a colaborar em tempo real na visualização de conceitos mais rapidamente.

Ele também possui milhares de modelos pré-fabricados com base em vários cenários para marketing, desenvolvimento, design, engenharia, RH, gerenciamento de projetos e equipes ágeis.

Sua integração perfeita com o Google Drive, Confluence e Slack ajuda a fortalecer ainda mais a colaboração entre equipes multifuncionais.

Quando usar:

• Para fazer um brainstorming de ideias usando mapas mentais, quadros de ideias, diagramas de espinha de peixe, etc.
• Para fazer o Sprint Planning online com sua equipe Scrum
• Colaborar em tempo real no desenvolvimento de ideias/planos usando recursos visuais e diagramas, de qualquer lugar
• Para planejar e revisar fluxos de usuários, wireframes e maquetes de interface do usuário
• Para visualizar estatísticas e informações para relatórios, documentos, apresentações, etc.
• Para compartilhar e obter feedback sobre documentos de colegas de trabalho, partes interessadas e clientes

Aplicativo de mensagens de equipe – Slack

A colaboração começa com a comunicação adequada entre os funcionários.

E existem muitos aplicativos criados especificamente para facilitar a comunicação entre as equipes, estejam elas trabalhando no mesmo local ou remotamente.

Embora o Microsoft Teams seja projetado para grandes empresas, geralmente é considerado difícil de configurar, em oposição ao Slack, que é mais fácil de configurar e administrar.

Portanto, para esta postagem, decidimos ficar com o Slack, embora o Microsoft Teams tenha uma base de usuários maior, porque é mais fácil de configurar e usar e é a escolha adequada para mensagens instantâneas para empresas.

O Slack é uma ótima ferramenta de comunicação para equipes de todos os tamanhos, sejam elas internas ou remotas. Ele permite que as equipes se conectem com colegas de trabalho por meio de mensagens instantâneas, videochamadas e até criem canais separados não relacionados ao trabalho para socializar.

Quando usar;

• Ele substitui e-mails, telefonemas e mensagens de texto quando você deseja se comunicar com sua equipe
• Para manter informações importantes, documentos, links para recursos, etc. salvos em seu histórico de bate-papo. Você pode descobri-los rapidamente com a opção de pesquisa
• Para definir lembretes para você e sua equipe para eventos importantes (ou seja, scrum diário)
• Para se conectar com seus colegas de trabalho por chamada de áudio ou vídeo
• Para criar espaços comunitários divertidos para sua equipe se relacionar com coisas não relacionadas ao trabalho
• Para resolver problemas, notifique outras pessoas, faça um brainstorming de ideias e compartilhe atualizações de tarefas/projetos
• Para compartilhar seu status de disponibilidade durante o horário de trabalho

Ferramenta de reunião online - Zoom

Ao trabalhar remotamente, não é possível reunir e trabalhar pessoalmente; mas a videoconferência permite conversas 'face a face' virtualmente.

E para uma equipe remota, eles são cruciais para criar confiança e fornecer as dicas visuais necessárias para uma comunicação eficaz.

Existem muitas ferramentas no mercado. A Bloomberg informa que o mercado global de videoconferência se expandirá a uma taxa de crescimento anual composta de 9,2% até 2025, elevando esse mercado para um valor de US$ 6,7 bilhões . Também afirma que 51% dos trabalhadores fizeram videochamadas para o trabalho, em home office, enquanto 33% o fizeram em um coworking .

Uma ferramenta popular usada em todo o mundo para videoconferência é o Zoom. Desde o início da pandemia do COVID-19, o Zoom aumentou sua base de usuários em um recorde. Estima-se que a empresa tenha adicionado 2,22 milhões de usuários ativos mensais até agora em 2020, enquanto em 2019 adicionou 1,99 milhão .

Quando usar;

• Para videoconferência e audioconferência com colegas de trabalho
• Para realizar reuniões remotas com membros da equipe, clientes, partes interessadas, etc.
• Para realizar entrevistas remotas e realizar sessões de treinamento para novas contratações remotas
• Para realizar webinars e outros eventos de marketing
• Para agendar e gravar reuniões
• Para compartilhamento de tela

Gestão de Projetos – Favro

Nos últimos anos, o software de gerenciamento de projetos/tarefas se tornou extremamente popular, agora ainda mais porque a maioria das equipes tem membros trabalhando remotamente.

Esteja você procurando simplesmente organizar as tarefas do projeto ou um sistema de nível empresarial para planejar e monitorar projetos, há uma solução para todos.

O Favro oferece um espaço único para equipes distribuídas colaborarem no planejamento, organização e acompanhamento do progresso das tarefas/projetos em que estão trabalhando.

Quando usar:

• Para visualizar o trabalho em andamento usando roteiros, listas e planilhas, identificar gargalos e ficar sincronizado como uma equipe
• Para criar e colaborar no conteúdo necessário para projetos no aplicativo
• Para planejar projetos e atribuir tarefas e deveres entre os membros da equipe
• Para criar backlogs de trabalho a fazer no futuro e coleções (espaços de trabalho) para equipes separadas
• Para revisar e deixar comentários sobre projetos para colegas

Quais são suas ferramentas de colaboração remota favoritas?

A chave para a colaboração remota perfeita é usar a ferramenta certa para a finalidade certa e usar um conjunto limitado de ferramentas para evitar confusão. Para promover o uso mais eficiente das ferramentas, tenha diretrizes claras sobre quando e como usá-las, anotadas e compartilhadas com a equipe.

Esperamos que essas 5 ferramentas de colaboração remota o ajudem a realizar o trabalho com eficiência.

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