Guia rápido para planejamento de incremento de programa remoto (PI) mais fácil

O PI Planning é uma parte essencial do Scaled Agile Framework ^TM . É uma ótima maneira de alinhar suas equipes e focar no que é importante. No entanto, pode ser difícil saber por onde começar. Este guia o guiará pelos fundamentos do PI Planning e o que você precisa incluir em sua agenda para obter resultados de planejamento bem-sucedidos.

O que é planejamento de PI?

O planejamento de incremento de programa, ou planejamento de PI, é um evento baseado em cadência que é essencial para a execução bem-sucedida de versões ágeis. Está no centro do Agile Release Train (ART), alinhando todas as equipes no ART a uma missão e visão compartilhadas.

As sessões de planejamento de PI são eventos programados regularmente ao longo do ano, onde várias equipes no mesmo Agile Release Train se reúnem para discutir recursos, o caminho a seguir, o roteiro e as dependências entre as equipes.

O evento PI Planning geralmente é organizado pelo Release Train Engineer (Scrum Master) e é realizado em um período de 2 dias que inclui 8 a 12 semanas de incrementos do programa.

Uma organização pode decidir quando realizar as sessões do PI. Por exemplo, muitas empresas agendam o planejamento de PI no início de um incremento de programa e após a iteração de inspeção e adaptação, enquanto algumas optam por realizar as sessões trimestralmente. Essas sessões acontecem regularmente em um cronograma fixo, permitindo que os gerentes de projeto ou equipes relevantes planejem com antecedência.

SAFe ou Scaled Agile Framework ^TM é um conjunto de diretrizes e práticas que auxiliam organizações maiores a adotarem a agilidade. Consiste em quatro etapas; planejamento, execução, adaptação e reflexão. O SAFe é aceito como uma metodologia que aumenta a visibilidade, alinhamento e colaboração entre diferentes equipes e níveis, resultando em melhor produtividade e entrega.

Planejamento remoto de PI

As sessões do PI Planning são tradicionalmente realizadas pessoalmente. No entanto, a pandemia mudou o local de trabalho de forma irrevogável, onde nem sempre é possível localizar diferentes equipes e membros da equipe em um só lugar, pessoalmente. Assim, a prioridade é reunir todas as equipas relevantes que fazem parte do trabalho em tempo real para estarem presentes no planeamento. Para facilitar e dar suporte a essas sessões remotamente, uma série de ferramentas online e tecnologias necessárias são usadas.

Por que o PI Planning é importante?

O planejamento de PI é essencial para empresas de todos os tamanhos, mas é especialmente valioso para grandes organizações que podem ter de 100 a 200 equipes e milhares de desenvolvedores. Antes da introdução do planejamento de PI, essas equipes não tinham nenhuma comunicação entre si e, portanto, as informações seriam transmitidas em cascata do nível de liderança e gerenciamento, levando a conflitos de recursos, orçamentos e trabalho.

Com o PI Planning implementado, os protocolos de comunicação adequados permitem que as equipes se reúnam e discutam no que estão trabalhando, garantindo que as dependências sejam compreendidas e gerenciadas de forma eficaz. Por exemplo, situações em que duas equipes trabalham em recursos diferentes sem perceber que há uma dependência que pode atrasar o lançamento ou exigir um retrabalho significativo do código podem ser evitadas.

Durante as sessões do PI Planning, as equipes e os membros da equipe se encontram cara a cara (remoto ou pessoalmente), abrindo caminho para interações individuais que resultariam em melhor cooperação em trabalhos futuros. No final de uma sessão de planejamento de PI, as equipes são equipadas com um plano que inclui iterações, pendências, objetivos e riscos para o próximo incremento do programa.

O PI Planning em poucas palavras permite,

• comunicação estruturada e visibilidade
• colaboração e melhor sincronização entre diferentes equipes
• trabalho eficaz, alinhamento de tarefas e objetivos
• capacidade de liberar recursos em menos tempo e permanecer dentro de um orçamento.

Planejando o evento

Há três etapas para um planejamento de PI bem-sucedido.

1. Prontidão organizacional: Certifique-se de que todas as partes interessadas e líderes do programa estejam disponíveis para participar. Seria melhor se as sessões de planejamento de PI fossem agendadas com antecedência e as equipes recebessem lembretes.
2. Preparação do conteúdo : A visão e o propósito da sessão de PI e o programa precisam estar bem preparados e em mãos a tempo da sessão. Isso deve ser claramente comunicado a todos os participantes no primeiro dia.
3. Preparação logística: organize uma sala grande, se presencial, uma chamada do Microsoft Teams ou da equipe Zoom que possa acomodar todos os participantes. Em sessões remotas, use salas temáticas para dividir as equipes em pequenos grupos para que possam se envolver mais.

Antes de um evento de PI, além das etapas acima, certifique-se de que os itens abaixo mencionados sejam identificados e estabelecidos também.

• Visão e objetivos do projeto
• Escopo, restrições, cronograma e marcos do projeto
• Recursos necessários
• Papéis e responsabilidades

Agenda

A agenda do evento de planejamento de PI desempenha um papel crítico. É a estrutura que orienta os participantes sobre o que precisa ser coberto para que todos entendam seu papel na construção e execução do treinamento de liberação ágil. A agenda deve ser sempre simples e fácil para que os participantes possam se concentrar no que mais importa: entregar valor.

Embora o planejamento de PI ou o planejamento de PI remoto possam ser diferentes para cada organização, existem algumas semelhanças. Abaixo está a agenda padrão para uma sessão de planejamento de PI de dois dias que você pode seguir.

Contexto empresarial

Uma atualização sobre o status atual dos negócios, a visão do portfólio e a eficácia das soluções atuais para atender às necessidades dos clientes. Isso geralmente é apresentado pelo proprietário da empresa ou um executivo sênior.

Visão do Produto/Solução

Isso envolve a visão atual, que inclui os 10 principais recursos futuros, quaisquer alterações em relação ao evento de planejamento de PI anterior e marcos prospectivos. A visão do produto/solução é tipicamente apresentada pelo Gerenciamento de Produto.

Visão da Arquitetura e Práticas de Desenvolvimento

A visão da arquitetura e as mudanças relacionadas ao ágil para melhorias na infraestrutura, no processo de desenvolvimento e nas comunicações no próximo PI. O departamento de Arquiteto/Engenharia assume a liderança na apresentação da visão da arquitetura e das práticas de desenvolvimento.

Plano de fundo

Um esboço de como o processo de planejamento funciona e o que é esperado.

Sessões de grupo

Várias sessões de breakout, duas pelo menos, se espalharam durante os dois dias. Para a primeira sessão, as equipes trabalharão para identificar suas capacidades, atrasos, riscos e dependências para elaborar planos preliminares que incluam objetivos iniciais de PI da equipe a serem compartilhados com outras pessoas. Esses objetivos de PI consistem em metas incluídas no plano, mas não comprometidas devido a fatores ou riscos desconhecidos.

Na segunda sessão, que normalmente ocorre no segundo dia, as equipes continuarão trabalhando nos planos e fazendo os ajustes necessários. Os objetivos do PI são finalizados pelas equipes antes de serem entregues aos proprietários do negócio ou à alta administração para atribuir valores de negócios.

Revisão do plano de rascunho

As equipes apresentam planos preliminares para feedback. Aqui, as equipes são incentivadas a se comunicar e identificar dependências associadas com outras equipes ou treinamentos de lançamentos ágeis. A sessão é uma sessão com tempo limitado onde as equipes apresentam as principais saídas de planejamento, rascunhos dos objetivos do PI, riscos potenciais e dependências. Proprietários de negócios e outras equipes fornecem informações após a apresentação de cada equipe.

Revisão de gerenciamento

Proprietários de negócios, partes interessadas e gerência se reunirão para enfrentar os desafios apresentados no plano preliminar para propor soluções ou mudanças. Atenção especial será dada aos desafios de escopo, questões de recursos e dependências. Durante a revisão da gestão e a reunião de resolução de problemas, a gestão analisará as mudanças de escopo, resolvendo vários problemas e fazendo ajustes.

Revisão do Plano Final

Cada equipe apresenta seus planos ao grupo. Após cada apresentação, cada equipe destaca riscos, dependências e barreiras. O plano é apresentado ao proprietário da empresa e à administração para aprovação. Se o plano for aprovado, os objetivos do PI são apresentados para todos verem. Se a gerência tiver certas preocupações, a equipe terá tempo para tratar das preocupações e apresentar o plano revisado.

Riscos do programa

As equipes identificarão os riscos que impedem o alcance dos objetivos durante a sessão de planejamento. Os riscos identificados serão apresentados a todo o grupo e tratados com transparência. Durante este processo, os riscos serão categorizados conforme abaixo.

• Resolvido: o risco não é mais uma preocupação e foi resolvido
• De propriedade: um membro do grupo se apropria do risco, que não pode ser resolvido durante a discussão
• Aceito: alguns riscos são entendidos e aceitos como problemas potenciais ou a realidade da situação
• Mitigado: um plano é identificado para reduzir o impacto do risco

Retrospectivo

Uma breve retrospectiva é realizada para obter feedback sobre o evento e o que precisa ser melhorado para eventos futuros.

Entradas e Saídas do PI Planning (Modelos Úteis)

Entradas

• Contexto empresarial

• Roteiro e visão

• Os 10 principais recursos do backlog do programa

Saídas

• Objetivos de PI comprometidos: isso inclui um conjunto de objetivos SMART criados pelas equipes com o valor do negócio atribuído pelos proprietários do negócio.

• Quadro do programa: inclua datas de quando os novos recursos serão lançados, dependências entre equipes e marcos.

Dicas para um planejamento remoto de PI bem-sucedido

Os eventos de planejamento remoto de PI são ideais para equipes distribuídas. É econômico e permite que todas as equipes participem, independentemente de sua localização. Além das três etapas importantes mencionadas em 'Planejando o evento', seria importante observar o seguinte para um evento remoto sem problemas.

As ferramentas online são a sua plataforma preferida

Use ferramentas online para confirmar a participação, compartilhar informações, realizar reuniões e interagir em tempo real. Além disso, tenha uma equipe dedicada para facilitar as sessões e fornecer suporte.

Crie um cronograma e assine as folhas com antecedência

Crie a programação do evento de planejamento do PI e informe as partes interessadas com antecedência. Peça aos participantes que se inscrevam para confirmar sua participação.

Selecione o momento certo

Com equipes distribuídas, é provável que os membros da equipe estejam espalhados pelo mundo em diferentes fusos horários. Ao selecionar o horário do evento, esteja atento às diferenças de horário e certifique-se de que o evento não ultrapasse 6-8 horas.

Etiquetas a seguir

Para evitar falhas de comunicação e interrupções desnecessárias, circule uma lista de etiquetas a serem seguidas. Por exemplo, peça a todos os membros da equipe que liguem suas câmeras e participem ativamente. Além disso, certifique-se de que eles saibam quando é aceitável falar e quando manter seus microfones mudos.

Evite a monotonia e crie confiança

Dê aos participantes algum descanso incluindo vários intervalos de 5 minutos e também sessões de quebra-gelo para manter as coisas interessantes e construir confiança.

Grave a sessão

Transmita ao vivo e grave a sessão. Isso é útil para membros da equipe que podem perder a sessão devido a circunstâncias inevitáveis ​​ou se você precisar consultar novamente.

Evite surpresas

Atenha-se à agenda compartilhada e comunique-se com os participantes sobre seus papéis e expectativas.

As sessões de planejamento de PI são uma parte essencial do gerenciamento ágil de versões. Certifique-se de participar de algumas sessões a cada ano para permanecer no caminho certo e garantir a entrega bem-sucedida do produto.

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