Como gerenciar efetivamente um projeto remotamente

Gerenciar um projeto em si é uma tarefa exigente. E agora você precisa fazer isso com uma equipe que nem está trabalhando no mesmo local que você.

O COVID-19 mudou consideravelmente a forma como trabalhamos e, quando se trata de gerenciamento de projetos, há um conjunto totalmente novo de obstáculos a serem superados.

Neste post, compartilharemos as melhores práticas que a Creately segue ao gerenciar projetos.

Processo de gerenciamento de projetos

Basicamente, o ciclo de vida do gerenciamento de projetos inclui 5 estágios; iniciação do projeto, planejamento do projeto, execução do projeto, monitoramento do projeto e encerramento do projeto. Cobrimos essas etapas em profundidade em nosso Guia para entender as fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos.

Mas para facilitar para você, aqui estão as etapas gerais do gerenciamento de projetos em cada fase.

Práticas recomendadas de gerenciamento remoto de projetos

Agora o desafio é realizar essas etapas enquanto todos estão trabalhando remotamente.

O método de gerenciamento de um projeto remotamente ou no local também pode diferir de empresa para empresa. No entanto, com as práticas recomendadas fornecidas abaixo, você pode adaptar seu próprio processo para tornar as coisas mais eficazes.

Invista nas ferramentas certas de gerenciamento remoto de projetos

A importância de usar as ferramentas online corretas ao trabalhar remotamente não pode ser enfatizada o suficiente. A eficiência da colaboração da equipe depende de quais ferramentas você usa e como as usa.

Embora existam muitas ferramentas de gerenciamento de projetos, você também precisará contar com ferramentas de comunicação e colaboração. Algumas ferramentas essenciais estão listadas abaixo.

Ferramentas de gerenciamento de projetos/tarefas – ajudam as equipes de projetos remotos a colaborar na divisão de projetos em tarefas menores, definir marcos, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso online.

• Trello
• Asana
• Favro

Ferramentas de quadro/tela online – com um quadro branco online, você pode contar com recursos visuais, diagramas e esboços para descrever o que está dizendo durante reuniões ou sessões de planejamento.

O Creately oferece um espaço de trabalho visual avançado para equipes remotas colaborarem. Sua videoconferência no aplicativo e rastreamento do mouse em tempo real e recursos de visualização de alterações tornam a colaboração ainda mais perfeita.

Ferramentas de gerenciamento de documentos – mantenha todos os documentos e recursos relacionados a projetos em um local online central acessível de qualquer dispositivo e de qualquer lugar. Ferramentas como Google Drive, One Drive, etc. também facilitam o gerenciamento de permissões e acesso a todos os arquivos da empresa.

Ferramentas de comunicação – você deve usar uma plataforma de chat e uma ferramenta de videoconferência para manter a equipe conectada durante o projeto. Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams e Skype são algumas das escolhas populares de equipes de projeto em todo o mundo.

Embora seja necessário usar essas ferramentas para colaborar on-line durante um projeto, defina regras básicas sobre como usá-las para esclarecer qualquer confusão e promover a eficiência.

Recursos:

5 ferramentas de colaboração poderosas para trabalhar em equipes domésticas

29 ferramentas de trabalho remoto para se manter produtivo

Comunique-se regularmente com a equipe

A comunicação é a chave para gerenciar projetos remotamente com sucesso.

Uma das vantagens de trabalhar no mesmo local é que a comunicação acontece naturalmente. Sempre que você quiser esclarecer algo, você pode se virar e perguntar à sua equipe.

Embora isso não seja o mesmo ao trabalhar remotamente, você pode confiar na videoconferência para emular essa rica comunicação pessoal.

• Fique com mensagens instantâneas para necessidades de comunicação urgentes, enquanto ativa o vídeo para conversas mais longas ou sérias para se envolver com a equipe de forma mais eficaz.
• Manter um canal comum separado para a equipe do projeto.
• Compartilhe preocupações, recursos e documentos relacionados ao projeto no canal comum, incentivando todos a compartilhar seus comentários.
• Exagere na comunicação para evitar confusões e mal-entendidos. Quando não for possível conversar cara a cara, confie em digitar mensagens mais longas explicando suas preocupações para evitar que a outra pessoa tire conclusões erradas. Além disso, use emojis para adicionar um toque humano.

Compartilhe atualizações de tarefas diariamente

Você pode contar com a plataforma de gerenciamento de tarefas para monitorar o progresso do projeto diariamente, mas nem sempre é esse o caso. À medida que a equipe fica ocupada, muitas vezes não consegue atualizar suas tarefas usando a ferramenta.

Existem maneiras mais fáceis de saber no que sua equipe está trabalhando atualmente

• Uma breve reunião diária pré-agendada, onde a equipe compartilha o que está trabalhando, conseguiu terminar e os bloqueadores que os impedem
• Um segmento de mensagens na plataforma de bate-papo onde a equipe compartilha essas informações diariamente
• Uma linha do tempo do projeto ou gráfico de Gantt que é atualizado regularmente por uma única pessoa ou equipe, oferecendo uma visão geral de alto nível do progresso realizado

Edite esta linha do tempo do projeto on-line e compartilhe-a com o restante da equipe do projeto via Slack; todas as alterações feitas serão refletidas na visualização do diagrama do Slack em tempo real. Ou abra-o em uma página relevante do Confluence para atualizá-lo facilmente e dar acesso rápido à sua equipe.

Recurso: O Guia Fácil para Criar um Cronograma de Projeto Eficaz

Tenha todos os recursos em um local compartilhado

Uma coisa que tem uma equipe de projeto trabalhando em um local compartilhado é encontrar acesso a documentos e recursos que não são compartilhados com eles.

Embora seja essencial ter versões digitais de todos os documentos, ativos e recursos relacionados ao seu projeto, armazene-os em uma plataforma baseada em nuvem que permitirá que a equipe acesse tudo de qualquer lugar e de qualquer um de seus dispositivos.

Você pode usar uma ferramenta de gerenciamento de documentos ou um wiki interno como o Confluence aqui.

Esclarecer funções, responsabilidades, expectativas e fluxos de trabalho

Não deixe nada ao acaso ao gerenciar um projeto remotamente. Como você, como gerente de projeto, não está disponível para orientá-los pessoalmente, faça um esforço extra para esclarecer o que espera de cada membro da equipe.

• Crie e compartilhe um organograma destacando as funções, responsabilidades e as relações de subordinação entre os membros da equipe.

• Defina expectativas claras. Atribua objetivos e marcos a cada membro da equipe. Explique como eles devem alcançá-los passo a passo com um diagrama de fluxo de trabalho.

Recurso: O Guia Fácil para Fluxos de Trabalho

• Faça check-ins regulares com os membros da equipe pessoalmente. Isso permitirá que você aprenda como eles estão progredindo e os problemas com os quais estão lutando.

• Defina prioridades claras. Para evitar falhas no projeto e confundir sua equipe, priorize as tarefas individuais nas quais os membros da equipe devem trabalhar. Se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, poderá dividir e listar as tarefas de cada indivíduo de acordo com sua prioridade.

• Crie um roteiro de produto para ajudar a equipe a ver como o trabalho que eles fazem contribui para os objetivos maiores da organização.

Tem mais dicas de gerenciamento de projetos remotos?

O gerenciamento de projetos é um dos desafios mais comuns enfrentados por equipes remotas. Mas se você combinar o conjunto certo de habilidades, ferramentas e práticas, isso pode ser superado efetivamente sem problemas. Siga estas práticas recomendadas para tornar seu trabalho como gerente de projeto remoto mais eficaz e fácil.

Quer ser um gerente de equipe remoto que todos admiram? Aqui está um guia do gerente para gerenciamento remoto de equipes.

Quer mais dicas úteis sobre como gerenciar uma equipe remota? Aqui está nosso guia prático para trabalhar em equipes domésticas.