O Guia Essencial para Planejamento de Sprint com Equipes de Trabalho em Casa

O planejamento da Sprint é um evento que ocorre no início de uma Sprint. É onde o Time Scrum se reúne para estabelecer a meta de desenvolvimento do produto e planejar o trabalho a ser realizado durante o próximo Sprint.

Fazer isso com uma equipe que está trabalhando em casa pode parecer uma dinâmica diferente de uma reunião presencial de Sprint Planning. No entanto, com as ferramentas e etapas certas, você pode tornar as coisas eficazes.

Neste guia, veremos como uma equipe que trabalha em casa pode realizar uma reunião de planejamento de sprint tranquila e eficiente, mesmo que não estejam na mesma sala.

Objetivo do Sprint Planning

O objetivo do Sprint Planning é definir o que pode ser feito durante o Sprint e decidir como o trabalho escolhido será feito.

Esta reunião requer a entrada do Product Backlog, o último incremento do produto, a capacidade projetada da equipe de desenvolvimento durante o Sprint, bem como seu desempenho anterior. Como apenas a própria equipe de desenvolvimento pode avaliar o que pode realizar, cabe exclusivamente a eles decidir quais itens devem entrar no Product Backlog para o Sprint.

O Objetivo do Sprint, que deve ser alcançado com a implementação do Product Backlog durante o Sprint, também é definido durante a reunião de Planejamento do Sprint.

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Quem participa

Este evento time-boxed conta com a participação de todo o Time Scrum. E seu objetivo principal da reunião é entender o trabalho do Sprint.

Scrum Master : facilita a reunião, garantindo que o evento ocorra dentro do período de tempo alocado e que os participantes estejam cientes de seu propósito.

Equipe de desenvolvimento : trabalha na estimativa da funcionalidade que será desenvolvida durante o Sprint.

Product Owner : discute os objetivos que precisam ser alcançados durante o Sprint e os itens do backlog do produto que precisam ser concluídos.

Quais ferramentas usar

Uma reunião geral de planejamento de sprint que ocorre no local geralmente usa um quadro branco (até às vezes as paredes da sala de conferência) e algumas notas adesivas.

Mas quando toda a equipe está trabalhando em casa, as coisas são diferentes. E você precisa contar com mais ferramentas online para planejar e colaborar.

• Uma ferramenta de videoconferência como Zoom, Skype, Google Meet, etc. Ajuda imensamente ver as reações, expressões, linguagem corporal de todos quando você trabalha remotamente. Além disso, você pode usá-lo para compartilhar a tela com outras pessoas. E durante o Sprint Planning, você pode melhorar o envolvimento da equipe muito melhor com o vídeo.

• Plataforma de mensagens como Slack. Você pode usar isso para mensagens instantâneas, compartilhar rapidamente um link que achar relevante. Você pode continuar a usá-lo durante a Sprint para se comunicar.

• Uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Aqui também você tem uma grande variedade de ferramentas para escolher; Asana, Favro, Trello, etc. Você pode planejar, acompanhar e manter um registro de todas as tarefas discutidas durante a reunião de planejamento usando essa ferramenta.

• Um software de quadro branco online como o Creately. Se você deseja debater uma ideia, criar um mapa da história do usuário ou analisar e discutir um wireframe do seu produto, uma ferramenta como essa pode ser muito útil. O que quer que você faça usando um quadro branco tradicional durante o Sprint Planning pode ser replicado online com uma ferramenta online como esta.

Como conduzir o Sprint Planning com uma equipe WFH

O que listamos abaixo são as etapas comumente tomadas durante uma reunião de Planejamento da Sprint.

No entanto, a ênfase deste post está no Sprint Planning com uma equipe que trabalha em casa; portanto, a maioria das etapas se concentra em como superar os desafios de fazer uma Reunião de Planejamento do Sprint com um Time Scrum que trabalha em casa.

Antes da reunião

As etapas a seguir devem ser realizadas antes da Reunião de Planejamento da Sprint. Isso ajudará a economizar tempo e a estar mais preparado para o processo de planejamento real.

Faça uma reunião de preparação de pendências

Alguns dias antes da sessão de Planejamento da Sprint, faça uma reunião de preparação do backlog. Isso dará ao Product Owner e à equipe de desenvolvimento a chance de discutir os itens do backlog do produto e prepará-lo para a próxima reunião de planejamento.

Isso pode ser realizado por meio de uma videochamada em que o Product Owner pode compartilhar sua tela com outros participantes enquanto analisa e organiza as histórias do usuário.

Você pode editar este modelo online. Compartilhe com sua equipe adicionando-os como colaboradores. Você também pode compartilhar isso em seu canal do Slack para dar acesso rápido a todos. Ou salve-o no Google Drive com o plug-in Creately Google Drive para que você possa gerenciar as permissões a partir daí.

Durante a reunião de preparação, você pode identificar e priorizar histórias de usuários, dividir os itens complexos do backlog em menores, reescrevê-los para adicionar mais detalhes, excluir itens que não são mais necessários etc. turn ajuda a agilizar sua reunião de planejamento de sprint e evita que ela se arraste por horas.

Essa também pode ser uma ótima oportunidade para revisar o roteiro do seu produto – para garantir que o trabalho que foi feito esteja ajudando você a realizar sua visão do produto.

Dica: a maioria das pessoas geralmente acha as reuniões remotas cansativas. Mantenha as coisas eficazes com reuniões mais curtas; divida as reuniões mais longas em sessões mais curtas (ou seja, para preparar a lista de pendências, definir a meta etc.) para garantir um envolvimento bem-sucedido.

Envie um e-mail de preparação

Você pode fazer isso no dia anterior à Reunião de Planejamento da Sprint. Com ele, você pode descrever o que espera da sessão e incluir links para recursos, ferramentas ou materiais que usará durante a reunião propriamente dita. Isso ajudará todos a se prepararem com antecedência.

Também é importante verificar com sua equipe Scrum antes de decidir o horário da reunião. Como todos estão trabalhando em locais diferentes e em suas casas, você também precisa considerar suas agendas pessoais.

Aqui está uma lista de mais coisas que você precisa prestar atenção ao realizar uma reunião remota produtiva.

Defina sua meta de sprint para a reunião

Determine qual objetivo você deseja atingir com o próximo Sprint ou o que deseja entregar até o final dele.

A meta que você define deve ser realista e alcançável com base na capacidade de sua equipe e no escopo do trabalho.

Deveria

• Seja uma breve descrição (1-2 frases) do que você pretende realizar
• Envolva todos na definição
• Ser publicado e compartilhado com as partes interessadas para que elas possam entender no que a equipe está trabalhando
• Seja o que o sucesso de todo o Sprint deve ser medido em relação

Definir a capacidade da equipe

Entenda o que a equipe de desenvolvimento pode realizar durante o sprint com base em sua disponibilidade e velocidade (a quantidade de trabalho que eles normalmente podem concluir durante um Sprint).

Descubra a disponibilidade de todos e os feriados que podem ocorrer durante o próximo Sprint.

Você pode simplesmente perguntar a todos e marcá-lo em um calendário antes da reunião. E considerando a quantidade média de trabalho que a equipe é capaz de concluir durante cada sprint, calcule quanto trabalho pode ser realizado durante o próximo.

Durante a Reunião de Planejamento da Sprint

Agora que a equipe está ciente dos itens do backlog do produto e da meta do sprint para o próximo Sprint, eles podem decidir qual trabalho eles precisam planejar para fazer.

A reunião, é claro, deve começar com um bom lembrete da meta ou visão geral. Ao mesmo tempo, esclareça as expectativas, as regras básicas e certifique-se de que todos estejam cientes do processo da sessão.

Discutir novas informações

Muita coisa pode ter mudado desde o último sprint; novas solicitações de partes interessadas ou mudanças nas necessidades do cliente, etc. Revise essas novas informações para definir o tom de como será o próximo sprint, antes de discutir a meta do sprint.

Dica: Você também pode começar a reunião com um bom quebra-gelo para que todos se sintam confortáveis ​​e engajados. Isso é considerado uma prática recomendada de reunião remota eficaz.

Revise o backlog proposto

Estude o backlog do produto preparado para identificar os itens para o Sprint Backlog. Como todos tiveram a chance de revisar as histórias de usuários escolhidas pelo Product Owner durante a sessão de preparação, eles podem começar a discuti-las e planejar o trabalho para o prazo determinado.

• Divida as histórias do usuário em tarefas que podem ser realizadas
• Revise a definição de “pronto” (o estado em que você espera que o produto esteja quando o Sprint for concluído).
• Discuta os critérios de aceitação para considerar uma tarefa como concluída.
• A equipe de desenvolvimento deve concordar com sua capacidade de realizar o trabalho planejado.

Revise cada item na lista de pendências

A equipe deve colaborar na revisão de cada item e decidir quem trabalhará em qual item. Aqui você precisa considerar e discutir fatores como dependências, quaisquer mudanças que possam ter ocorrido desde que a história foi escrita, as habilidades necessárias para concluir as tarefas, o impacto da história no restante do produto etc.

Deve ser responsabilidade do Scrum master responder e esclarecer essas questões.

No final, você precisa ter finalizado seu Sprint Backlog. Um modelo pré-criado como o abaixo pode ser compartilhado entre a equipe de desenvolvimento durante a sessão para que todos possam ver e fazer edições à medida que o preenchem. Eles também podem deixar comentários destacando suas preocupações ou opiniões no quadro.

Pronto para fazer seu planejamento de sprint em casa?

A tecnologia atual fez com que sim, é preencher a distância entre as equipes que trabalham remotamente. Embora você possa ter que confiar em algumas ferramentas online extras, uma reunião de planejamento de sprint pode ser executada com sucesso mesmo quando toda a sua equipe está trabalhando em casa. Use as ferramentas certas, siga as práticas recomendadas de uma reunião remota e cumpra sua agenda de planejamento da Sprint, e você estará pronto.

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