Como fazer com que as equipes de trabalho em casa colaborem melhor

Os tempos mudaram desde quando os escritórios costumavam ter cubículos, horas de trabalho fixas, mesas dedicadas e funcionários vestidos com roupas formais.

As coisas são mais flexíveis agora.

Os funcionários podem escolher onde querem trabalhar e por quanto tempo, e podem trabalhar em casa vestindo o que quiserem.

Esteja sua equipe trabalhando em casa ou em um escritório, essas dicas de colaboração em equipe remota os ajudarão a promover o trabalho em equipe.

Práticas recomendadas de colaboração em equipe remota

Aqui estão algumas práticas recomendadas que as equipes que trabalham em casa podem usar para aumentar a colaboração entre elas.

Em nossas postagens anteriores, também discutimos alguns tópicos mais importantes que uma equipe que trabalha em casa pode se referir;

Trabalhando em casa da maneira certa

Como fazer brainstorming online

Como executar uma reunião remota produtiva

Sprint Planning com Work from Home Teams

Como gerenciar efetivamente o trabalho em equipes domésticas

Definir diretrizes claras

As orientações são essenciais para manter seu trabalho em casa bem organizado.

Esclarecer e documentar as regras de conduta, comunicação e colaboração.

Por exemplo, diga como você espera que sua equipe utilize as ferramentas de comunicação;

• Você quer que eles atualizem seu status de tarefa na plataforma de bate-papo todos os dias?
• Você quer que eles discutam assuntos em um canal público em vez de discuti-los em particular uns com os outros?
• Você prefere uma mensagem direta a uma videochamada ou e-mail quando surge algo urgente?

Mantenha o documento acessível a todos, para que os novos contratados, bem como os membros atuais da equipe, possam consultá-lo sempre que não tiverem certeza de como proceder. E certifique-se de atualizá-lo regularmente, à medida que você se adapta às novas circunstâncias do trabalho remoto.

Dê à sua equipe as ferramentas certas

A colaboração eficaz é facilitada por um bom conjunto de ferramentas. Você não precisa usar várias ferramentas aqui; apenas alguns que o ajudam a fazer o trabalho serão suficientes.

Existem inúmeras ferramentas por aí e aqui estão algumas que você achará úteis

Bate-papo e videoconferência : Slack, Zoom, Skype, Google Meet

Colaboração de documentos : Google Docs, One Drive, Google Drive

Colaboração Visual (quadro branco online) : Creately, Figma

Gerenciamento de Projetos : Asana, Favro, Trello

Igualmente importante é estabelecer regras básicas sobre como e quando usar essas ferramentas. E certifique-se de que sua equipe também saiba como usá-los corretamente.

Mais ferramentas para equipes remotas.

Use o vídeo sempre que puder

A importância do vídeo ao trabalhar em casa não pode ser enfatizada o suficiente.

Chamada de Vídeo

• fornecer a solução para superar as barreiras geográficas
• são mais envolventes
• ajudar a aumentar o foco dos participantes
• ajudar a ter uma visão melhor das expressões dos participantes
• e reduzir as chances de falha de comunicação

E o mais importante, as videochamadas são as mais próximas da comunicação pessoal que você pode ter ao trabalhar remotamente, e é por isso que você precisa aproveitá-las o máximo possível para reforçar a colaboração entre os membros da equipe.

Faça uma breve reunião online diária

Tenha um horário fixo todos os dias para discutir o que a equipe terminou de trabalhar, fazendo atualmente e se há algum bloqueador afetando suas tarefas. Isso pode ser feito no início de cada dia e você pode usar sua plataforma de bate-papo para simplesmente compartilhar uma atualização de tarefa com o resto de sua equipe.

Ou você pode ativar seu vídeo e fazer uma breve reunião que lhe dará a chance de explorar os assuntos extensivamente.

E o vídeo também dará a todos a chance de se verem, e você pode alocar alguns minutos no início da reunião para conversas casuais para manter as coisas mais engajadas.

Tenha processos claros

Processos padrão claros ajudam a manter todos no caminho certo.

Ter processos bem definidos também facilitará a integração e o treinamento de novos contratados e ajudará a manter todos na mesma página, esclarecendo os papéis que eles devem desempenhar e como eles devem ajudar os outros.

Fluxogramas e mapas de processos ajudam a documentar os processos de forma eficaz. Desenhar o mapa do processo por si só pode ser uma experiência educativa para a equipe.

Você pode colaborar para delinear seus processos com o modelo Creately abaixo. Abra-o e dê acesso a todos para editá-lo com um link compartilhável.

Uma vez feito, armazene-os em um local comum ao qual todos tenham acesso (por exemplo, em uma pasta do Google Drive ou em um wiki interno).

Esclarecer os papéis e responsabilidades

Uma equipe bem organizada sabe trabalhar em conjunto.

Saber onde você pertence na equipe e estar ciente do que você precisa fazer para realizar as coisas ajuda os membros da equipe a serem mais cooperativos.

Um simples organograma esclarecendo os papéis e responsabilidades dos membros da equipe pode ajudar muito a todos a entender isso. Também ajudará a destacar as relações de subordinação entre si.

Comunicar em excesso

Quando você não pode se ver, falhas de comunicação ou mal-entendidos acontecem o tempo todo.

A maneira mais segura de evitar isso é conhecer seu colega de trabalho pessoalmente e explicar as coisas ou se comunicar em excesso com as plataformas que você possui.

Se você não conseguir fazer uma chamada de vídeo, exagere na explicação, fornecendo informações detalhadas na mensagem que está digitando ou elaborando o assunto por meio de uma chamada de áudio. Dessa forma, você pode transmitir claramente o que está pensando para os outros sem que eles entendam mal ou questionem você.

Trabalhe em direção a um objetivo comum

Um objetivo comum une todos e lhes dá uma direção clara para seguir. Mesmo ao definir metas individuais para os funcionários diariamente, semanalmente ou mensalmente, vincule-as ao quadro geral.

Ajudá-los a entender como o trabalho que estão fazendo está contribuindo para o objetivo geral da organização irá motivá-los a ter um melhor desempenho e permanecer produtivos como uma equipe.

• Envolva toda a equipe na definição de metas
• Fornecer feedback positivo e construtivo sobre o desempenho regularmente com reuniões individuais

E divirta-se

Crie espaço para comemorar aniversários, compartilhe fotos de animais de estimação ou notícias sobre tópicos de tendências dentro da equipe. Pode ser um grupo do Facebook, um grupo do WhatsApp ou um canal separado do Slack.

Assim, incentivar sua equipe a se conectar socialmente fortalecerá o relacionamento entre eles e melhorará a maneira como eles trabalham juntos.

Tem mais dicas?

Aproveite todas as oportunidades para garantir que sua equipe esteja trabalhando em conjunto, mesmo que estejam fisicamente separados. Usando as práticas acima, você pode promover uma colaboração de equipe remota eficaz.

Que outras práticas você tentou aumentar a colaboração de equipe remota entre seus funcionários? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.

Já leu nosso guia prático para trabalhar em casa? Aprenda tudo, desde as ferramentas que você pode precisar até como fazer brainstorming e planejar seus projetos online de forma eficaz.