Painéis de relatórios para agências: um guia passo a passo para automatizar seus relatórios

Se você possui ou trabalha em uma agência de marketing, sabe que relatar seus resultados e fornecer inteligência de negócios aos clientes de forma clara, concisa e profissional é tão importante quanto as próprias métricas de desempenho.

A maneira tradicional como as agências de marketing criam relatórios é reunir uma variedade de ferramentas, como Google Docs, Sheets e Slides, e criar manualmente relatórios para cada cliente a serem enviados periodicamente. Embora essa abordagem possa funcionar quando você está apenas começando, à medida que cresce, os relatórios podem se tornar uma tarefa tediosa e demorada que, na verdade, não contribui para seus resultados.

Se você deseja criar painéis de relatórios para uma abordagem mais automatizada, este artigo é para você.

Neste artigo, vamos discutir:

1. As compensações entre reunir uma variedade de ferramentas de relatório manual versus usar um software de relatório de painel que pode automatizar todo o processo.
2. Um processo passo a passo para criar um relatório com o ReportGarden, incluindo como automatizar o processo de relatório e uma revisão dos tipos comuns de relatórios que as agências usam.

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As vantagens entre a criação manual de relatórios e o uso de um software de relatório de painel

Quando você está começando com sua agência de marketing, você precisa se concentrar em conquistar novos clientes, obter resultados e gerar relatórios de maneira econômica.

À medida que você começa a escalar, no entanto, os relatórios podem se tornar muito demorados e você pode começar a sentir que os relatórios que está enviando não são tão impressionantes quanto você gostaria que fossem. Além disso, como muitas outras agências estão enviando relatórios semelhantes, é provável que o seu se misture em vez de se destacar e impressionar.

Antes de detalharmos como automatizar seu processo de geração de relatórios, vamos analisar alguns dos prós e contras dos relatórios manuais versus o uso de um software de relatórios de painel como o ReportGarden.

Relatórios manuais

Os prós

A vantagem de começar com relatórios manuais é que é barato (além do custo de tempo) e relativamente fácil de reunir ferramentas como o Google Docs, Sheets e Slides. Essas ferramentas permitem que você crie os relatórios básicos que sua agência precisa e também são fáceis de compartilhar com seus clientes.

Os contras

A principal desvantagem dessa abordagem de geração de relatórios é o tempo que leva para criar manualmente cada relatório que aumenta rapidamente. O tempo que você gasta criando relatórios manualmente pode ser gasto em tarefas de maior valor e geradoras de receita, como prospecção ou melhoria dos resultados que você está obtendo para os clientes.

Outra desvantagem é que muitas outras agências relatam seus resultados dessa maneira, então você perde a oportunidade de usar os relatórios como uma vantagem competitiva.

Relatório do painel

Os prós

Uma das principais vantagens de usar um software de relatório de painel é a capacidade de automatizar o processo. Claro, haverá alguma configuração inicial necessária, mas depois disso é certamente mais eficaz em termos de tempo.

Outro benefício é que você pode exibir uma imagem mais completa com seu painel de negócios. Você ainda pode relatar os mesmos indicadores-chave de desempenho (KPIs) como um relatório manual, mas o fato de seu cliente poder fazer login e revisar os resultados em tempo real não apenas melhora a tomada de decisões, mas também cria confiança por meio da transparência, enquanto muitos de seus concorrentes podem não oferecer essa funcionalidade.

Os contras

Uma das desvantagens de dar aos seus clientes acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, aos resultados de sua agência é que é possível que eles tirem conclusões infundadas. Para resolver esse problema em potencial, o ReportGarden oferece a você a capacidade de fornecer contexto adicional junto com os KPIs que você está relatando, o que aumenta ainda mais a confiança e a transparência que um painel de marketing oferece.

Conforme mencionado, se você optar por um SaaS de relatórios de painel, será necessária alguma configuração inicial, então agora abordaremos um processo passo a passo que você pode usar para automatizar os relatórios de sua agência.

Passo a passo: como configurar painéis de relatórios com o ReportGarden

É importante observar que, com um software de relatório de painel, você pode optar por fornecer acesso de cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana a um painel ou adotar uma abordagem mais tradicional e exportar um relatório PDF estático enviado aos clientes periodicamente. Seja qual for a abordagem escolhida (e pode variar de cliente para cliente), aqui está o guia passo a passo para automatizar o processo com o ReportGarden.

Etapa 1: criando um cliente

Para começar a criar um novo cliente, tudo o que você precisa fazer é inserir a URL e nosso software automaticamente obtém informações relevantes sobre a entidade. Você pode adicionar algumas preferências específicas do cliente, como carregar uma foto, selecionar um gerente de conta e escolher o idioma e o fuso horário.

Depois disso, você está pronto para começar a conectar suas fontes de dados e escolher seu modelo de painel. Com o tempo, você também pode começar a criar seus próprios modelos personalizados para cada cliente, conforme achar melhor.

Etapa 2: conectar suas fontes de dados

Se você vai usar um modelo ou criar um painel personalizado para seu cliente, cada um terá seus próprios requisitos de fonte de dados. Para conectar uma fonte de dados, basta clicar em “Link a New Data Source” , autorizar a conexão e o ReportGarden fornecerá uma lista de entidades das quais você pode extrair.

Um aspecto exclusivo do ReportGarden é que, dentro de cada fonte de dados, você pode acessar diferentes perfis de dados. Por exemplo, se um cliente tiver duas contas de anúncios do Google separadas, você poderá acessar fontes de dados de várias contas conectadas.

Etapa 3: criar um painel

Agora que você criou um cliente e conectou suas fontes de dados, está pronto para começar a criar um painel. Se você optar por usar um modelo ou painel personalizado, o ReportGarden extrairá automaticamente os dados das fontes selecionadas e os preencherá no painel.

Uma das superpotências   da plataforma é que você pode extrair de várias fontes de dados em um único painel. Por exemplo, se você deseja cruzar o Google Analytics com seus dados de anúncios do Facebook, está a apenas alguns cliques de distância.

Etapa 4: escolher um modelo de relatório (ou criar um relatório personalizado)

Depois de preencher seu painel e obter os KPIs que deseja relatar, você pode optar por exportar um modelo de relatório ou criar seu próprio relatório personalizado.

Se você deseja criar relatórios estáticos para enviar aos clientes periodicamente, basta selecionar o intervalo de datas e os KPIs que deseja relatar e, em segundos, você terá um relatório pronto para o cliente para enviar.

Se você optar por criar um relatório personalizado a partir do zero, poderá primeiro desenhá-lo com dados de amostra até que tudo esteja configurado de acordo com o seu gosto e, em seguida, basta conectar o relatório a APIs de dados ao vivo ou a uma fonte de dados específica. Em comparação com a criação de relatórios personalizados no Excel, por exemplo, você pode ver quanto tempo pode ser economizado usando um painel de relatórios em vez de importar manualmente os dados, classificá-los e criar suas próprias visualizações de dados.

Em termos de como os dados são apresentados, você tem uma ampla variedade de recursos para escolher. Você pode extrair toda a biblioteca conectada de pontos de dados ou apenas adicionar widgets de dados para um relatório específico.

Além disso, você pode selecionar um de nossos muitos modelos de design que extraem dados do seu painel e têm uma apresentação familiar no estilo PowerPoint. Você não precisa ser um designer para fazer com que esses relatórios se destaquem de seus concorrentes.

Etapa 5: Agendando relatórios com o ReportGarden

Dependendo do tipo de serviço que você está fornecendo aos seus clientes, depois de criar seus painéis de clientes e gerar relatórios para eles, você pode automatizar todo esse processo agendando-os para serem enviados periodicamente.

Além disso, você também pode fornecer acesso ao painel do cliente para que ele possa acompanhar seu progresso conforme sua conveniência.

Etapa 6: dar ao seu cliente acesso ao painel

Se você optar por fornecer ao seu cliente acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana ao painel, poderá personalizar a aparência do ReportGarden com o esquema de cores da sua marca. Assim que o painel estiver pronto para o cliente, tudo o que você precisa fazer é clicar em “Convidar” no painel e o cliente receberá um convite por e-mail com suas credenciais de login. Seu cliente terá acesso somente para visualização ao painel e poderá ajustar os intervalos de datas como achar melhor.

Resumo: usando painéis de relatórios para aumentar a eficiência e impressionar seus clientes

Como já discutimos, há compensações entre criar manualmente seus próprios relatórios ad-hoc versus usar um software de relatório de painel. Quando você está apenas começando, usar ferramentas gratuitas geralmente é a melhor escolha, mas à medida que sua agência cresce, é hora de considerar a automatização do processo de geração de relatórios.

Além do tempo que você economiza criando relatórios manualmente, um dos principais benefícios de usar um software de relatórios de painel é que seus clientes têm acesso 24 horas por dia , 7 dias por semana aos seus resultados. Isso cria uma confiança que outras agências de marketing digital “caixa preta” simplesmente não terão.

E, mais importante, ao fornecer contexto extra junto com os KPIs relatados em seus painéis de marketing, você também pode contar uma história mais completa dos resultados que está obtendo para os clientes.

Combinados com a capacidade de agendar e automatizar a entrega de seus relatórios, todos esses recursos trabalham juntos para liberar seu tempo para se concentrar no que importa: aumentar os resultados de seus clientes.

Se você quiser ver por si mesmo como o ReportGarden pode automatizar o processo de relatórios de sua agência de marketing, você pode iniciar seu teste gratuito de 7 dias aqui.