O guia rápido para executar retrospectivas produtivas remotamente

Reuniões retrospectivas são ainda mais importantes para equipes remotas do que para equipes localizadas.

Como as equipes remotas não trabalham lado a lado diariamente, muitas vezes perdem oportunidades de detectar as complicações em seu fluxo de trabalho que podem afetar seu desempenho e espírito desde o início, o que pode eventualmente atrasar a conclusão oportuna de seus entregas do projeto.

Retrospectivas regulares podem ajudar as equipes remotas a evitar isso, fornecendo a plataforma para que todos os membros da equipe falem o que pensam, falem abertamente sobre os desafios ou bloqueadores que dificultam seu trabalho, concluindo tudo com eficiência.

Este post mostrará todos os elementos de uma reunião retrospectiva, com foco especial em executá-los de forma eficaz e remota. Todos os modelos fornecidos são editáveis ​​on-line e você pode usá-los para iniciar sua reunião retrospectiva imediatamente.

O que é uma Reunião Retrospectiva

Conhecido por muitos nomes – Scrum retrospective, sprint retrospective, agile retrospective, after-action review e, às vezes, post-mortem ou wrap-up – esse tipo de reunião é um evento com timebox onde as equipes se reúnem para discutir e refletir sobre o que deu certo e o que deu errado durante a última Sprint ou iteração. Isso permite que eles melhorem seu próximo Sprint aprendendo com seus erros e triunfos passados.

Embora originalmente fosse geralmente usado no desenvolvimento ágil de software, as reuniões retrospectivas foram adotadas por muitas outras equipes de marketing para gerenciamento de RH ao longo do tempo.

Os passos básicos

• Revise o trabalho planejado, concluído ou inacabado e outros eventos significativos que possam ter ocorrido durante o Sprint/projeto. Você pode usar um modelo de retrospectiva como o abaixo e incentivar os participantes a preenchê-lo. Isso ajudará você a acompanhar a conversa e as ideias importantes compartilhadas facilmente.

• Revise cada um dos itens colocados no quadro pelos participantes e discuta-os em detalhes.
• Decida como melhorar projetos futuros com base no que você aprendeu durante o retro e crie itens de ação para implementar essas melhorias durante a próxima iteração. Atribua um proprietário a cada uma dessas ações. Durante o próximo retro, você pode verificar com o proprietário para ver se ele foi implementado; caso contrário, continuará para a próxima iteração.

Quem deve participar

Convide apenas os membros imediatos da equipe que trabalham juntos. Retros fornecem um espaço seguro para os participantes falarem sobre tudo abertamente, incluindo os desafios que estão enfrentando, em que estão falhando e a ajuda de que precisam. Portanto, você pode evitar convidar alguém (digamos, um gerente ou stakeholder que não esteja diretamente envolvido no trabalho da equipe) que possa fazê-los se sentir vulneráveis ​​ou desconfortáveis ​​para falar abertamente.

O que você precisa

Para manter as coisas organizadas e focadas, você precisa anotar as coisas, especialmente o que está sendo comunicado pela equipe durante a reunião. Para fazer isso, você precisa de um quadro branco.

Durante uma sessão de reunião retrospectiva remota, você precisa, no entanto, mudar para um quadro branco online onde você e sua equipe possam colaborar (talvez até melhor do que em um quadro branco físico) para compartilhar suas ideias, perguntas e opiniões.

• Creately é uma ferramenta de quadro branco/tela online projetada para colaboração em equipe. Ele vem com uma tela infinita, bibliotecas de formas padrão para mais de 50 tipos de diagramas, videoconferência no aplicativo, visualizações de alterações em tempo real e rastreamento do mouse e comentários em linha. Tudo isso combinado, é uma ótima ferramenta para realizar reuniões retrospectivas, sessões de brainstorming, reuniões de planejamento, etc. online.

Além disso, você também pode precisar de uma ferramenta de videoconferência (somente se o software de quadro branco online que você usa não oferecer suporte a videoconferência no aplicativo) para facilitar a reunião online. Algumas opções que você pode considerar são,

• Ampliação
• Folga
• Google Meet

Alternativamente, você também pode usar uma ferramenta de colaboração de documentos como o Google Docs ou o Google Sheets junto com uma das ferramentas de videoconferência acima para realizar a reunião retrospectiva.

Dicas para realizar reuniões retrospectivas remotamente

Realizar uma reunião retro presencial é bem diferente de realizar uma online, principalmente porque a equipe está distribuída em todo o continente, se não em todo o mundo, e é limitada por seus dispositivos em termos de como se comportam durante a sessão.

No entanto, isso não significa que fazer um retro produtivo remotamente seja impossível. Aqui estão algumas dicas para manter as coisas eficazes e envolventes online.

Certifique-se de que todos participem

Se sua equipe estiver espalhada por diferentes fusos horários, certifique-se de escolher um horário conveniente para todos. Normalmente, os retros são realizados no final de um Sprint (eles também podem ser realizados durante o Sprint/projeto se ele se estender por um longo período de tempo). Ao planejar seu Sprint, lembre-se de agendar os retrocessos nos calendários da equipe desde o início. Programe sua sessão e tente terminá-la dentro do tempo previsto para evitar qualquer inconveniente para os participantes que podem estar pulando o almoço para participar da reunião.

Certifique-se de que todos participem. Se eles não puderem, certifique-se de que eles pelo menos forneçam sua opinião antes da reunião para que ainda possam ser encaminhados e discutidos durante a reunião com todos os outros. Você pode usar um modelo de retrospectiva pré-criado para coletar seus comentários.

Siga a etiqueta geral da reunião online

Às vezes, as coisas tendem a sair do controle durante uma reunião online, e definir diretrizes ajuda a gerenciar tudo melhor. Para um resultado mais produtivo, explique o que você espera dos participantes da reunião e como deseja que eles se comportem antes da reunião.

Algumas das regras da assembleia geral a serem seguidas como participantes são,

• Vista-se apropriadamente
• Certifique-se de que você está configurado na frente de um plano de fundo apropriado para o trabalho (ou seja, sem camas, quartos bagunçados etc.)
• Silencie seu microfone quando não estiver falando
• Não se distraia. Não olhe para o telefone, digite no teclado ou trabalhe em outras tarefas quando outra pessoa estiver apresentando
• Coloque seu telefone no silêncio e desative outras notificações
• Não interrompa enquanto os outros estão falando ou fale sobre eles
• Se você tiver um comentário ou uma pergunta, chame a atenção para si mesmo antes de falar. Faça um gesto com a mão ou diga 'pergunta' ou 'comentário'
• Esteja pronto. Verifique se sua conexão, câmera e microfone estão funcionando antes da reunião

Como executar uma reunião remota produtiva. Práticas recomendadas e modelos

Colete feedback antes da reunião

Para passar mais tempo da reunião retrospectiva real analisando as ideias dadas e discutindo itens de ação para o futuro, colete o feedback da equipe antes da sessão real.

Compartilhe um dos modelos de retrospectiva abaixo com a equipe com antecedência, permitindo que todos listem seus fracassos e triunfos, preocupações e sugestões. Essa abordagem também pode ajudar os introvertidos a se sentirem mais à vontade para compartilhar suas ideias e incentivar os membros que podem pensar que seu feedback é mais importante a compartilhá-lo sem se sentir apreensivo.

Crie um plano de ação

Equipes distribuídas facilmente perdem a noção de quem é responsável por fazer o quê e quando as coisas são devidas. Para evitar qualquer confusão e responsabilizar todos, crie um plano de ação simples que seja compartilhado com todos.

Ou você pode usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Favro para criar tarefas, atribuir proprietários e acompanhar o progresso.

Use a técnica retrospectiva correta

A retrospectiva padrão tem a equipe respondendo às perguntas, o que deu certo? o que não deu certo? e o que podemos melhorar? Embora isso seja bastante simples, pode tornar as coisas obsoletas quando você faz isso repetidamente. Aqui estão algumas ideias de reuniões retrospectivas para tornar as coisas mais divertidas e envolventes.

Iniciar, parar, continuar

Esta abordagem reúne o feedback dos participantes em 3 categorias;

• Em que a equipe deve começar a trabalhar?
• Em que a equipe deve parar de trabalhar?
• Em que a equipe deve continuar trabalhando?

Gostou, Aprendeu, Faltou, Desejava (4 Ls)

Divida a tela em 4 áreas e peça aos participantes que forneçam individualmente suas ideias sobre cada um dos Ls.

• Gostaram – coisas que gostaram no projeto
• Aprendeu – coisas que eles aprenderam
• Faltou - coisas que a equipe fez, mas poderia ter sido melhor
• Desejado - coisas que eles desejaram durante o projeto

Louco, triste, feliz

Essa abordagem permite que a equipe compartilhe e agrupe seu feedback com base em suas emoções sobre o sprint anterior

• Do que eles estavam loucos
• O que eles estavam tristes
• O que eles estavam felizes com

Uma vez que as ideias são agrupadas, a equipe pode votar nelas. Aqueles com mais votos serão priorizados e serão tomadas medidas durante o próximo sprint.

Barco a vela

Esse método compara tecnicamente o sprint a um veleiro, fazendo com que a equipe compare as coisas que afetaram o sprint com o que impulsiona um veleiro para frente ou para trás.

• Luz do sol – coisas que deixaram a equipe feliz
• Âncoras – coisas que impediram a equipe de progredir
• Vento e nuvens – as coisas que ajudaram a equipe a avançar
• Rochas e piratas – riscos e obstáculos que podem impedir a equipe de onde precisa estar

KALM

KALM significa,

• Manter (coisas que você precisa manter)
• Adicionar (coisas que você precisa adicionar)
• Mais (coisas que você precisa mais)
• Menos (coisas que você precisa menos)

Encontre mais técnicas retrospectivas aqui.

Tem mais dicas para realizar reuniões retrospectivas remotas produtivas?

No final da reunião de retrospectiva, você pode tirar um tempinho para refletir sobre como foi (uma pequena retrospectiva sobre a retrospectiva!). Incentive a equipe a compartilhar seus comentários sobre como melhorar a retrospectiva para torná-la mais produtiva na próxima vez.

As reuniões retrospectivas dão a você a oportunidade de refletir sobre os erros que cometeu e onde prosperou para planejar um futuro melhor. Embora a execução de uma retrospectiva remota possa ter colocado você em uma posição difícil no passado, esperamos que esta postagem e os modelos que compartilhamos ajudem você a fazer isso com sucesso a partir de agora.

Se você tem algo que funcionou especialmente para você ao realizar reuniões retrospectivas remotas, compartilhe conosco na seção de comentários abaixo.