Gestão de riscos nas relações comerciais: quatro dicas básicas para agências e empresas

A gestão de riscos é essencial para o sucesso da sua empresa. Qualquer grande negócio leva anos para construir e todo esse tempo você simplesmente não pode se mover sem relacionamentos comerciais!. Nenhum flip-flop ou renegados são tolerados aqui. Parceiros de qualidade são escolhidos por um período prolongado e alianças são construídas estrategicamente. Os clientes sempre confiaram em profissionais que conhecem seu ofício, que estão aptos a estudar o negócio, que são confiáveis ​​em questões financeiras e felizes em crescer juntos.

No entanto, não faz sentido acreditar que encontrar o parceiro certo é um “trabalho pela metade”. Uma grande ideia não é nada sem implementação, a conclusão do tratado não é nada sem uma forte colaboração durante o objetivo geral.

Existem várias fases no processo de gerenciamento de riscos ao integrar um negócio e uma agência. E estes estão intimamente relacionados com as etapas de desenvolvimento do projeto.

A Primeira Etapa – Conhecendo-se

Cada lado demonstra seus pontos fortes, indica suas realizações profissionais e compartilha suas experiências. Esta fase segue uma avaliação preliminar do potencial da outra parte. Esta é a primeira conversa real que pode nos mostrar se seremos uma boa combinação ou não.

A agência está naturalmente interessada em uma decisão a seu favor. A empresa espera que sua missão e recursos sejam passados ​​para as pessoas certas, que não simplesmente desapareçam ou mudem para outro projeto em uma semana. A empresa vai querer contar com uma agência proativa para estimar os riscos e garantir que eles se destaquem da multidão enquanto alcançam os resultados necessários para aumentar a receita.

Conselho para uma agência: Não iluda uma empresa que incuta falsas percepções de seu trabalho. Examine o negócio: seu site, posição de mercado, pontos fracos e fortes, bem como seus principais concorrentes. Certifique-se de que o cliente tenha uma tarefa distinta e entenda os objetivos. Pense em seus riscos financeiros nos negócios. Tenha certeza de que todos esses pontos correspondem ao seu perfil e você tem experiência em resolver problemas semelhantes. Prepare uma previsão com sua própria visão da situação. Fale sobre suas possibilidades reais. Não minta. E não dê a impressão de que você quer competir com a equipe de marketing interna do cliente – concentre-se na interação. Discuta os riscos. Prepare uma lista de KPIs e métricas que ajudarão vocês dois a se moverem na direção certa.

Conselho para um negócio: não caia de cabeça e tente evitar expectativas exageradas. Examine a experiência da agência na resolução de tarefas semelhantes, leia as avaliações de outros clientes sobre seus serviços. Formule tarefas específicas e não abstratas com base na análise de sua situação real. Tente evitar as expectativas infladas, porque durante o período inicial não será tão fácil para a equipe da agência lidar mesmo com as tarefas que eles mesmos definiram. Muito menos excedendo seus resultados. Seria ótimo lidar com isso sozinho, caso contrário, não tenha vergonha de contratar um departamento de gerenciamento de riscos.

A Segunda Etapa - Início do Projeto

Na segunda fase dos relacionamentos, uma empresa muitas vezes tem expectativas excessivas. E uma agência muitas vezes encontrará seus primeiros problemas sérios. O gerenciamento de risco racional aqui pode tornar ambas as partes vencedoras. Podem ser uma ou duas tarefas adicionais com maior prioridade, erros no tempo estimado das tarefas ou a necessidade de suporte a soluções anteriores que foram implementadas anteriormente. Isso pode levar ao primeiro atraso no prazo, às discrepâncias entre os resultados esperados e reais e outras sutilezas que são tão pequenas a longo prazo, mas tão tangíveis no início.

Conselho para uma agência: Isso é crucial para iniciar seu trabalho no projeto, estabelecendo um cronograma e divisão de responsabilidades entre os membros da equipe do projeto. Todos devem entender sua área de preocupação. Preste atenção aos detalhes e tente monitorar constantemente o fluxo de trabalho. Erros que podem passar despercebidos seis meses depois podem ter um efeito bola de neve no início. Portanto, esta será a opção perfeita se os membros de sua equipe mantiverem suas tarefas em um único sistema de gerenciamento de tarefas coletivas, onde poderão anotar seus resultados, problemas, solicitar dados adicionais, priorizar tarefas ou deixar comentários. Esta solução pode demonstrar o quadro geral em qualquer fase da cooperação, bem como encontrar um 'gargalo' se algo der errado. Não se esqueça de agendar reuniões regulares.

Conselho para um negócio: não force demais. Destaque erros, dê dicas, compartilhe sua visão e dê feedback de qualidade. Mas, por favor, tente ser o mais educado possível. Diga a eles que você controlará o processo, mas evite o microgerenciamento. Uma equipe do lado oposto realmente precisa do seu apoio. É verdade, a fidelidade ainda não foi conquistada, mas seu apoio pode ser um adiantamento que vai dinamizar a equipe. Acredite neles, e sua confiança resultará em uma excelente consequência para você.

A Terceira Etapa – O Primeiro Marco

Uma agência fornecerá um relatório para um período específico: um mês ou um trimestre. Você discute as conquistas feitas. Como esses resultados diferem do que foi planejado originalmente?

É importante discutir todos os assuntos abertamente. O que foi bem feito e por que durante esse período? Qual parte do plano não foi implementada e por quê? Que mudanças ocorreram durante o processo e qual foi nossa reação a elas? Como cada equipe executou tarefas específicas? O que deve ser melhorado no próximo período? Todos esses são exemplos de riscos que você deve sempre ter em mente.

Conselho para uma agência: monitore seus resultados diariamente. Se você notou um possível problema, informe seu cliente sobre isso, ofereça soluções e sua ajuda. Não recomendamos que você espere até que esse problema se resolva. Mesmo que seu cliente não lhe forneça nenhuma informação, ou um gerente em seu escritório esteja sobrecarregado e não possa responder às perguntas que você faz a tempo, pelo menos 50% da responsabilidade é sua. Portanto, é hora de agir por sua própria autoridade, especialmente se você souber como resolver esse problema em tempo hábil.
Na maioria dos casos, isso terá um efeito positivo se você superar as expectativas dos empresários e, portanto, confirmar sua qualidade e habilidade.

Vá além, dedique um pouco mais de tempo aos detalhes. Olhe para o cerne da tarefa em mãos. Se você executou ou até superou o contrato, se conseguiu eliminar os riscos – muito bem, agora é hora de pensar no que mais pode ser feito. Siga em Frente!

Conselho para uma empresa: avalie a situação. O desempenho está alinhado com o que você esperava em troca? A equipe atendeu às suas expectativas? Que insights foram obtidos com a colaboração? Em que a agência é boa? O que está dando errado e por quê?

Fale, seu feedback é importante. Se algumas curiosidades parecem óbvias para você, pode ser algo novo para o lado oposto.

Conte a eles sobre seus planos. Diga-lhes o que aconteceu do seu lado durante este período de tempo. O que mudou em sua empresa, quais mudanças estão planejadas para o futuro próximo?
Nesta fase, ambas as partes geralmente concordam com metas de longo prazo: seis meses, um ano ou mais. Assim, cada parte deve estar confiante de que a estratégia se move na direção certa com recursos suficientes e que a comunicação é clara. É extremamente importante concordar com marcos: meses, trimestres. Se houver problemas com a colaboração, eles devem ser trazidos à luz do dia, discutidos e resolvidos. A maioria dos problemas que reside em um projeto típico está na comunicação. Pequenos problemas e mal-entendidos geralmente evoluem para longos conflitos. E isso leva à perda de eficácia.

A Quarta Etapa – Colaboração de Sucesso

O projeto está evoluindo, os KPIs estão funcionando conforme o planejado, as equipes elaboraram um modelo para uma colaboração bem-sucedida.

Conselho para uma agência: além do bom trabalho criado agora, você deve oferecer uma imagem do futuro. Invista tempo no desenvolvimento do seu cliente. Analise seus resultados, apresente-lhes novas oportunidades, ofereça novas ferramentas. Prepare uma lista de recomendações e mostre a eles os 'números' de novos lucros possíveis. Este é um momento para propor outros seus serviços.
Lembre-se que apenas fazer o seu trabalho direito não é suficiente. Todos se preocupam com o futuro. E você tem o poder de participar da criação desse futuro, compartilhado por você e seu parceiro.

Conselho para os negócios: continue seguindo em frente. Continue organizando reuniões regulares, faça perguntas, compartilhe insights e notícias sobre sua empresa. Procure alguns benefícios para sua equipe interna da colaboração com a agência. Confie no seu parceiro, mas não se esqueça de observar de lado e fornecer feedback.

Últimas palavras sobre gerenciamento de risco

Não há como negar que cada relacionamento comercial tem suas próprias especificidades. Definitivamente, não podemos fornecer um roteiro geral perfeito que o ajudará a cooperar com seu cliente ou agência terceirizada com sucesso e evitar todas as dificuldades. Suas relações com um cliente de pequena empresa serão completamente diferentes de um cliente de grande empresa, o relacionamento com uma empresa européia será diferente de um americano ou asiático. E há milhões de outros fatores que influenciam suas relações comerciais mesmo dentro de sua empresa.

Dicas para uma agência:
– Analisar minuciosamente o negócio do cliente
– Analise cuidadosamente a força da sua equipe
– Não inicie o trabalho se o seu cliente tiver uma tarefa muito abstrata
– Seja honesto com seu cliente em qualquer situação
– Atribua responsabilidades entre sua equipe com base em suas habilidades reais
– Monitorar o processo de trabalho constantemente
– Conheça e discuta seus resultados e problemas com um cliente sistematicamente
– Faça o seu melhor para atingir os objetivos do cliente
– Tente manter o relacionamento com um cliente após a conclusão do projeto se você perceber uma grande perspectiva na parceria

Dicas para negócios:
Analise o seu negócio e defina os seus verdadeiros pontos fracos e áreas a melhorar
Defina seus objetivos e prepare uma lista de consultas técnicas legíveis
Esteja atualizado, coordene a estratégia deles se isso não se adequar completamente à sua própria visão
Controle o processo, mas evite o microgerenciamento
Experimente a agência quanto ao tamanho, se ela for realmente boa – ela pode ajudar sua equipe interna a progredir e melhorar suas outras áreas de negócios