A lista definitiva de técnicas de gerenciamento de riscos visuais
Publicados: 2018-10-08Seja uma corporação multinacional ou uma startup, os riscos não podem ser evitados. É uma parte de qualquer empreendimento novo ou rotineiro.
A melhor maneira de reduzir o impacto negativo que os riscos podem ter em seu negócio é incorporar técnicas de gerenciamento de risco em sua estrutura de negócios.
Neste post, discutiremos técnicas de gerenciamento visual de riscos que você pode usar durante cada etapa de sua estratégia de gerenciamento de riscos.
O que é Gestão de Riscos?
A gestão de riscos é um processo no qual os riscos são identificados e controlados de forma proativa. Ele permite que as empresas melhorem suas chances de sucesso, minimizando as ameaças e maximizando as oportunidades.
O gerenciamento de riscos é essencial para um negócio, pois ajuda a evitar perdas financeiras e aumentar a receita. Outros benefícios do gerenciamento de risco incluem,
- Ajudar a identificar projetos que possam ter problemas e aplicar soluções
- Ajude a se preparar para ameaças inesperadas com antecedência
- Ajudar a fornecer dados suficientes para tomar melhores decisões em relação a projetos/eventos
- Ajudar a melhorar a comunicação entre as partes interessadas e as equipes de projeto
- Ajude as equipes a permanecerem mais focadas nos principais resultados
Os principais estágios de um processo de gerenciamento de riscos são a identificação dos riscos, a análise dos riscos e o planejamento para mitigá-los. Eles são detalhados abaixo, juntamente com as técnicas de gerenciamento de risco que você pode usar.
Identificar riscos
O processo de gerenciamento de riscos começa com a identificação dos riscos com antecedência, uma vez que você tenha definido a meta. A identificação de riscos deve ser feita no início de um projeto e não deve ser feita no meio ou durante um projeto, pois pode ser tarde demais.
A identificação de riscos pode ser feita de 2 maneiras
- Ao identificar as causas-raiz e o impacto que elas podem ter
- Ao identificar as funções essenciais que a empresa deve desempenhar para atingir um objetivo e identificar como elas podem falhar
Os seguintes métodos visuais de gerenciamento de risco podem ser usados para identificar os riscos antecipadamente.
1. Diagrama de Árvore de Decisão
As árvores de decisão são usadas para tomar decisões quando você se depara com várias opções. Permite avaliar os valores dos resultados e as possibilidades de alcançá-los. Isso, por sua vez, ajuda a tomar uma decisão melhor.
Como usá-lo
Etapa 1: Identifique as decisões e prepare um diagrama de árvore de decisão com base nas decisões, custos e recompensas de opções incertas disponíveis para você.
Etapa 2: descobrir a probabilidade de um risco ocorrer e atribuí-lo
Etapa 3: Nesta etapa você deve identificar o valor monetário do risco, ou seja, quanto custaria se o risco ocorresse
Etapa 4: Calcule o Valor Monetário Esperado (EMV) de cada caminho de decisão multiplicando a probabilidade e o impacto
Modelo de Análise de Árvore de Decisão (Clique no modelo para editá-lo online)
2. Diagrama de Influência
Um diagrama de influência é usado para representar o resumo das informações de uma árvore de decisão. Mostra variáveis que são conhecidas e desconhecidas na hora de tomar uma decisão e as relações que existem entre elas.
Retângulos indicam decisões, ovais representam incertezas e valores ou as saídas necessárias são indicadas por losangos. A influência que cada variável tem sobre a outra é representada por setas.
Como usá-lo
Passo 1: Identifique as decisões a serem tomadas para alcançar seu objetivo
Passo 2: Considere os riscos e os fatores de desempenho que podem influenciar na realização do seu objetivo.
Etapa 3: Reconheça os fatores secundários que afetam a incerteza associada aos fatores de desempenho.
Etapa 4: Identifique os fatores de risco de segunda ordem que podem influenciar os fatores secundários.
Etapa 5: continue a descobrir quais fatores influenciam a incerteza até que todos os principais riscos sejam identificados.
Clique no modelo para editá-lo online
3. Análise SWOT
Esteja você planejando um novo projeto ou desenvolvendo um novo processo, uma análise SWOT pode ajudá-lo a obter informações sobre quaisquer riscos que possam ocorrer. Ele ajuda você a identificar os pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades associadas ao evento.
Como usá-lo
Para saber como usar uma análise SWOT, consulte nosso artigo Análise SWOT: O que, por que e como usá-los efetivamente.
Clique no modelo para editá-lo online
4. Diagrama Espinha de Peixe
Também conhecido como diagrama de Ishikawa e diagrama de causa e efeito, o diagrama espinha de peixe é usado para separar um problema e identificar as causas por trás dele. Ele funciona de trás para frente, pois ajuda a identificar as causas de um determinado efeito.
Como usá-lo
Nosso guia definitivo para diagramas de espinha de peixe aborda como usar um diagrama de espinha de peixe em profundidade.
Modelo de Diagrama Espinha de Peixe (Clique no modelo para editá-lo online)
5. Mapas de Processo
Os mapas de processo ajudam a visualizar as principais etapas e relacionamentos entre eles em um processo. Ao fazer com que as pessoas que realmente o executam descrevam o processo usando um mapa de processo, você pode verificar sua precisão. Isso também ajuda a identificar gargalos e bloqueadores com antecedência.
Como usá-lo
Etapa 1: Identifique a equipe que você precisa mapear – seja um processo novo ou um processo sendo redesenhado
Passo 2: Reúna todos os envolvidos na execução/desenvolvimento do processo e faça um brainstorming de todas as informações relacionadas ao processo, como entradas, saídas etc.
Etapa 3: siga as etapas que você identificou e coloque-as em ordem sequencial
Etapa 4: desenhe um mapa que mostre o estado atual do processo
Passo 5: Identifique os gargalos e falhas em seu processo
Confira o Guia Fácil para Mapeamento de Processos para saber o que são mapas de processos, símbolos de mapas de processos, tipos de mapas de processos, etc.
Mapa de Processos para Gestão de Riscos (Clique no modelo para editar online)
Analise o Risco Identificado
Depois de identificar os riscos, o próximo passo é avaliar os riscos para ver que tipo de impacto eles têm em seus negócios e projetos atuais. Ao analisar corretamente os riscos, você poderá priorizar qual risco tem maior impacto no seu negócio.
A análise de riscos pode ser feita de duas maneiras
- Análise qualitativa de riscos – aqui os riscos são analisados com base na probabilidade de ocorrência e no impacto que podem ter nos projetos, negócios etc.
- Análise quantitativa de risco – quantifica os resultados possíveis e avalia a probabilidade de alcançar os objetos
A seguir estão alguns métodos de gerenciamento de risco que você pode usar para ajudar durante a fase de análise do processo de gerenciamento de risco.
1. Probabilidade de Risco e Matriz de Impacto
Esta é uma ferramenta que pode ser usada para fazer uma avaliação de risco qualitativa. Ajuda a avaliar o impacto relativo (alto ou baixo) de um risco e a probabilidade de sua ocorrência (alta ou baixa).
Como usá-lo
De acordo com a probabilidade de risco e matriz de impacto, existem duas dimensões para os riscos
- Probabilidade - A probabilidade de ocorrência de um risco pode variar de 0% a menos de 100%, portanto é um evento que pode ocorrer.
- Impacto – Um risco sempre tem um impacto negativo
Na matriz de probabilidade e impacto de risco, você pode classificar os riscos potenciais com base nessas duas dimensões. Com base em onde o risco é colocado na matriz, você pode priorizá-lo conforme
- Baixo impacto - baixa probabilidade
- Baixo impacto - alta probabilidade
- Alto impacto - baixa probabilidade
- Alto impacto - alta probabilidade
Embora os riscos no canto inferior esquerdo muitas vezes possam ser desconsiderados, os riscos colocados no canto superior direito devem receber prioridade máxima.
Probabilidade de Risco e Matriz de Impacto (Clique no modelo para editá-lo online)
2. Gráfico de Pareto
Os diagramas de Pareto são uma ótima maneira de identificar quais problemas devem ser priorizados com base no efeito cumulativo que eles têm em um sistema. Enquanto o comprimento das barras representa a frequência ou custo (tempo ou dinheiro), as barras são dispostas com as barras mais longas à direita e as barras mais curtas à direita. Desta forma, ele descreve qual situação é a mais significativa.
Como usá-lo
Etapa 1: Identifique as categorias que deseja usar para agrupar os itens e as medidas (ou seja, frequência, custo, tempo etc.)
Etapa 2: decida o período de tempo (uma hora, semana ou dia etc.) que você deseja que o gráfico de Pareto cubra
Etapa 3: Colete os dados junto com a categoria e subtotalize as medidas para cada categoria
Passo 4: Determine a escala certa para as medidas e marque a escala no lado esquerdo do gráfico
Etapa 5: rotule as barras para cada categoria, colocando a mais alta na extremidade esquerda
Passo 6: Calcule a porcentagem para cada categoria
Passo 7 : Calcular e desenhar somas cumulativas
Gráfico de Pareto para Gerenciamento de Riscos (Clique no modelo para editar online)
3. Análise da Árvore de Falhas
A análise da árvore de falhas ajuda a identificar as probabilidades de vários resultados de determinadas falhas e falhas. A análise da árvore de falhas ajuda a identificar a probabilidade de um evento ocorrer, visualizando um determinado evento em um topo e as condições que causam esse evento.
Como usá-lo
Etapa 1: Identifique a falha/falha que deve ser analisada
Etapa 2: Liste as causas imediatas ou diretas da falha. Examine minuciosamente cada etapa até que as causas-raiz sejam analisadas
Etapa 3: Depois de aplicar os dados à árvore de falhas, use-a para fazer a avaliação
Diagrama de Análise de Árvore de Falhas (Clique no modelo para editá-lo online)
Planejamento para evitar riscos futuros
Na fase de planejamento do ciclo de gerenciamento de riscos, você precisa prestar atenção à mitigação dos riscos, encontrando soluções e controlando-os. Começando pelos riscos que têm o impacto mais severo em seus projetos ou organização, descubra como minimizar seus efeitos.
1. Diagrama da roda de futuros
A roda de futuros é uma ferramenta que você pode usar para identificar resultados diretos e indiretos de uma determinada tendência, evento ou decisão.
Como usá-lo
Passo 1: Identifique a mudança. Isso pode ser um problema ou um risco potencial.
Passo 2: Faça um brainstorming das possíveis consequências da tendência.
Passo 3: Faça um brainstorming das consequências secundárias ou de “segunda ordem” relacionadas às consequências de “primeira ordem” que você identificou anteriormente. Você pode continuar a expandir o diagrama adicionando várias camadas.
Passo 4: Quando a roda de futuros estiver completa, você pode obter uma visão geral das consequências diretas e indiretas da mudança que deseja implementar.
Passo 5: Assuma as consequências negativas e identifique as possíveis ações que você pode tomar para controlá-las.
Modelo de Roda de Futuros (Clique no modelo para editá-lo online)
2. Gráfico do Programa de Decisão do Processo
O gráfico do programa de decisão do processo (PDPC) ajuda a analisar o que pode dar errado em um plano que está em desenvolvimento. Você pode usar o gráfico para alterar seu plano para evitar que o problema ocorra e para preparar um plano de contingência para mitigar o risco.
Como usá-lo
Passo 1: Crie um diagrama de árvore do plano, listando os objetivos, atividades principais e as tarefas que devem ser concluídas em cada atividade.
Passo 2: Assuma as tarefas no terceiro nível e faça um brainstorming sobre o que pode dar errado
Passo 3: Se as consequências dos problemas identificados anteriormente forem insignificantes, deixe-as de fora. Adicione os problemas significativos relacionados a cada tarefa no diagrama de árvore como um quarto nível.
Etapa 4: crie contramedidas para cada problema e adicione-as como um quinto nível ao diagrama
Passo 5: Considere a praticidade de cada contramedida em termos de tempo, recursos, custo, etc. Você pode usar um X para marcar a solução impraticável e um O para marcar aquelas que são práticas.
Consulte este artigo no PDPC para saber mais sobre a ferramenta.
Process Decision Program Chart – PDPC (Clique no modelo para editá-lo online)
3. Análise de risco-recompensa
A análise de recompensa de risco é uma ferramenta que você pode usar para avaliar o perfil de risco e recompensa de diferentes opções.
Como usá-lo
Passo 1: Liste as opções e os possíveis riscos relacionados a elas
Passo 2: Plote os riscos e recompensas no gráfico de análise de risco-recompensa
Etapa 3: Embora algumas opções possam ter um perfil de risco-recompensa positivo, reserve um tempo para ver se você também deve gastar tempo mitigando os riscos de outras opções.
Etapa 4: compare cada opção entre si para identificar a melhor opção para você
Risco – Modelo de Análise de Recompensa (Clique no modelo para editar online)
Adicionar à lista de técnicas de gerenciamento visual de riscos
As técnicas de gerenciamento de risco que discutimos acima ajudarão você a identificar, analisar e controlar os riscos que podem ocorrer durante seus projetos ou no desenvolvimento de novos processos de negócios.
Você conhece outras técnicas visuais que podem ser usadas para gerenciar riscos? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.