Análise de causa raiz – benefícios e objetivos

Em todas as empresas – independentemente da antiguidade do negócio, da posição no mercado ou da indústria em que opera diariamente – acontecem erros, problemas, acidentes ou falhas. Nessas situações, os responsáveis ​​muitas vezes tentam tomar contramedidas o mais rápido possível, o que ajuda no curto prazo, mas não garante que a situação se repita (gerando custos adicionais e consumindo recursos próprios).

Uma solução melhor então é realizar um estudo como a Análise de Causa Raiz (RCA) . A seguir explicamos o que é essa ferramenta, qual a sua finalidade e quais resultados positivos sua aplicação pode trazer para uma organização.

O que é análise de causa raiz?

A análise de causa raiz é uma ferramenta amplamente utilizada que funciona não apenas em uma variedade de campos (da engenharia à saúde, da medicina e negócios à manufatura ou gestão da qualidade), mas às vezes também pode ser útil em nossas vidas diárias. A análise de causa raiz é uma abordagem que através de seu processo sistemático leva à identificação da base de problemas, incidentes e falhas que já ocorreram e são potenciais.

Aproveitá-lo vem como consequência de pensar que ações focadas nesse aspecto – ou seja, na real essência da dificuldade – geralmente se dão por serem mais eficazes do que simplesmente reagir a sintomas que podem reaparecer algum tempo depois.

Benefícios da análise de causa raiz

O principal benefício associado à análise de causa raiz é a prevenção de recorrências, o que se torna possível justamente pela remoção dos motivos pelos quais ocorrem problemas e falhas. Isto melhora a qualidade dos produtos, serviços ou processos oferecidos, reduz os custos incorridos e garante uma utilização mais otimizada dos recursos. Porém, este não é o único resultado positivo da adoção desta técnica – entre benefícios adicionais podemos citar:

• Melhor gestão de riscos – a análise da causa raiz ajuda a compreender quais fatores podem levar a problemas, permitindo uma gestão de riscos mais eficaz para projetos únicos e operações diárias,
• Aumento da segurança – Em setores como a indústria, a medicina ou os transportes, a RCA ajuda a identificar os perigos (substrato dos acidentes), o que aumenta o nível de segurança,
• Melhorar a satisfação do cliente – Ao eliminar os motivos de reclamações ou reclamações, melhora o relacionamento do cliente com a nossa marca.

Objetivos da análise de causa raiz

Pode parecer que o objetivo primordial da análise da causa raiz é compreender a razão real por trás do problema ou falha que ocorreu, o que se opõe a focar apenas nos sintomas imediatos e tomar medidas corretivas. Contudo, devemos ressaltar que tal ação é apenas uma manifestação do uso da ferramenta descrita. Isto porque a RCA visa – através de etapas específicas – identificar áreas para melhorias, levando a um aumento na eficiência, na qualidade das etapas realizadas e na velocidade dos processos que ocorrem.

Assim, a adoção da análise de causa raiz apoia a melhoria contínua de produtos, serviços ou processos, o que se espera que traga um resultado positivo para todos os stakeholders (colaboradores, clientes, parceiros de negócio, etc.).

Como realizar a RCA?

Como o processo de RCA deve ser realizado para garantir que produza os resultados esperados? A melhor maneira é seguir estas etapas:

1. Identifique o problema – escolha um problema, incidente ou falha específico que você deseja investigar e descreva exatamente o que aconteceu e quais foram os efeitos.
2. Recolher dados – utilizar relatórios, documentação, registos, depoimentos de testemunhas e outras fontes disponíveis para obter uma imagem completa da situação.
3. Identifique as causas potenciais – concentre-se na identificação de todos os fatores que podem ter causado o problema (por exemplo, com um diagrama de Ishikawa). Lembre-se de que alguns deles podem estar ocultos ou não ser óbvios.
4. Testar causas potenciais – Uma vez identificadas as causas potenciais, elas devem ser testadas para confirmar ou descartar seu envolvimento no assunto
5. Identifique a raiz – encontre a razão por trás da falha que mais importa (ou seja, que tem os piores efeitos).
6. Implementar ações corretivas – com base nos motivos identificados, desenvolver ações corretivas específicas que irão reduzir ou eliminar o risco de recorrência do problema. Depois de implementá-los, lembre-se de avaliar sua eficácia e permanecer flexível (pois as ações corretivas podem precisar ser ajustadas à medida que novas informações forem disponibilizadas).

Se você não tiver certeza de qual é realmente a origem da dificuldade, peça a opinião de seus funcionários. Um sistema de gerenciamento de projetos e equipes, Firmbee, o ajudará a manter uma comunicação aberta. Com o recurso de check-ins, você pode enviar uma mensagem automática a todos (ou selecionados) membros de sua equipe solicitando que respondam a um determinado tópico. Você também pode defini-las como notificações regulares (por exemplo, em determinados dias e horários). Dessa forma, você obterá uma perspectiva mais ampla sobre um determinado problema e aprenderá sobre as possíveis razões por trás dele a partir da perspectiva de outras pessoas.

Análise de causa raiz – resumo

Se você está procurando uma maneira de melhorar a qualidade, a eficiência, a segurança ou a satisfação do cliente nos produtos ou serviços que oferece, a análise da causa raiz deve ser adequada para você. No entanto, você deve aceitar humildemente que a RCA não é um remédio mágico que faz desaparecer todos os problemas. No entanto, aplicar os princípios da análise de causa raiz para descobrir a base de determinado problema aumenta significativamente as chances de sucesso e de atingir seus objetivos de negócios. Além disso, não se esqueça que a RCA garante que os assuntos preocupantes ocorram com menos frequência (ou sejam eliminados), o que é sempre uma boa notícia para todas as partes envolvidas.

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Autora: Klaudia Kowalczyk

Um designer gráfico e UX que transmite para o design o que não pode ser transmitido em palavras. Para ele, cada cor, linha ou fonte utilizada tem um significado. Apaixonado por design gráfico e web.

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