Automação de vendas: por que é hora de automatizar sua equipe de vendas

Sempre está fechando. Soa familiar?

Os líderes de vendas estão constantemente pregando para seus representantes fecharem mais negócios. No entanto, muitos não deram os passos necessários para a automação de vendas, fazendo com que fiquem para trás.

Como você pode estar sempre fechando se está preso atrás de sua mesa fazendo a entrada de dados?  

A automação de vendas é a chave para aumentar a receita. Atualmente, os representantes de vendas gastam apenas um terço de suas horas produtivas conversando com clientes em potencial. Eles passam o resto do tempo fazendo tarefas do dia-a-dia, como inserir dados, prospecção, reuniões de equipe e agendamento. Mas imagine quanto mais sua empresa poderia vender se usasse a automação de vendas para liberar os outros dois terços do tempo de sua equipe.

Ao automatizar sua equipe de vendas, você permitirá que os representantes se concentrem no que mais importa para você (e para eles) - criar relacionamentos significativos com clientes em potencial que fechem mais negócios e levem ao crescimento dos negócios.

Então, vamos nos aprofundar.

Primeiro - O que é Automação de Vendas?

Para automatizar com sucesso sua equipe de vendas e adotar a automação de vendas, é crucial ter uma compreensão profunda do que exatamente é.

A automação de vendas é a simplificação de tarefas manuais e administrativas usando software, inteligência artificial e outras ferramentas digitais. Basicamente, é colocar as tarefas mundanas do dia-a-dia de seus representantes no piloto automático com o uso da tecnologia.

Ao remover essas tarefas administrativas, seus representantes podem se concentrar mais em conectar e vender para clientes em potencial e clientes. Além disso, a automação de vendas unifica seu processo de vendas. Ao automatizar essas tarefas, sua equipe terá uma abordagem iterativa para seguir, enxaguar e repetir.

Relatório da HubSpot descobre que a automação de vendas melhora a produtividade do representante

Não acredite apenas na minha palavra. Vamos nos aprofundar em alguns dados.

O relatório de capacitação de vendas de 2021 da HubSpot pesquisou 500 líderes de vendas diferentes em oito países diferentes e descobriu que 40% não atingiram suas metas de receita no ano passado. Curiosamente, a maioria desses líderes de vendas, independentemente de seu desempenho, classificou os softwares de CRM e videoconferência como as ferramentas mais importantes para vendas remotas. O que separava o desempenho superior do desempenho inferior era como os líderes de vendas usavam essas ferramentas. Sessenta e um por cento dos líderes de alto desempenho usaram seu CRM para automatizar o processo de vendas, em comparação com apenas 45% dos líderes de baixo desempenho.

Portanto, a diferença se resume ao uso da ferramenta. Embora a adoção da tecnologia de vendas seja um primeiro passo vital, a automação de vendas é fundamental se os líderes quiserem ver o crescimento.

Siga estas quatro etapas para automatizar sua equipe de vendas

Ter um plano estratégico para implementar a automação em seus processos de vendas é fundamental. Portanto, descrevi as etapas a seguir como um guia para ajudá-lo a automatizar suas equipes de vendas, fechar mais negócios e gerar mais receita para seus negócios.

1. Estabeleça um Campeão de Automação de Vendas

Um dos maiores desafios que vejo quando as empresas tentam implementar a automação de vendas é a desconexão entre vendas e marketing. A equipe de marketing geralmente é o departamento que possui o software de automação. Eles geralmente são responsáveis ​​por reunir fluxos de trabalho ou sequências no HubSpot ou no CRM de sua escolha. Mas ainda não traduzem esse conhecimento para as equipes de vendas. Eles muitas vezes pensam que fizeram seu trabalho, mas jogam a bola bem nos pés do representante de vendas.

A solução é estabelecer um campeão de automação de vendas. Essa pessoa deve se apropriar dos processos de marketing e vendas da organização e ajudar a conectar os dois. Essa pessoa é responsável por garantir que os representantes de vendas tenham todas as ferramentas em sua caixa de ferramentas para automatizar seus processos. Eles também são responsáveis ​​por treinar esses membros da equipe nessas ferramentas e garantir que eles saibam como usá-las de maneira eficaz.

O campeão de automação de vendas assumirá a liderança nas etapas seguintes e garantirá que a bola não caia entre os departamentos.

2. Organizar garantias de vendas existentes

Você não pode consertar o que nem sabe que tem. Portanto, para adotar a automação de vendas com sucesso, é crucial definir quais são seus processos atuais, onde seus representantes podem estar gastando muito tempo e o que você pode precisar para implementar a automação.

Esse processo inclui reunir-se com sua equipe de marketing e categorizar todos os materiais de marketing e vendas que as equipes de vendas precisam usar em sua automação. Estes podem incluir o seguinte:

• Modelos de e-mail
• Guias
• Brochuras
• E-books
• Playbooks

Depois de estabelecer tudo o que você tem para a equipe de vendas usar, determine se eles são facilmente acessados.

Os representantes de vendas são bons em dar desculpas e criarão garantias de vendas fora da marca por conta própria. Isso causa estresse e divisão entre as equipes de vendas e marketing.

Portanto, não dê a eles nenhum motivo para não usar essas ferramentas. Lembre-se, o trabalho deles é vender e não vasculhar o site para encontrar materiais de marketing. Se os recursos e ferramentas utilizados em seus processos automatizados forem fáceis de encontrar, a automação de vendas será mais fácil de alcançar. Isso também inclui criar uma convenção de nomenclatura fácil de usar para todos os arquivos e hospedá-los em uma biblioteca de documentos central e de fácil acesso.

3. Padronizar Processos de Vendas

Depois de organizar seus ativos de marketing e adicioná-los à sua plataforma de automação de marketing, como o HubSpot, comece a mapear as áreas em seus processos de vendas atuais que precisam ser simplificadas. Isso pode ser um pouco opressor, então aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a se concentrar nas áreas mais críticas.

1. Determine e elimine todas as tarefas não essenciais que não agregam valor aos negócios.
2. Elabore uma lista de tarefas essenciais para o processo de vendas.
3. Essas tarefas podem ser padronizadas com o material de marketing acima?
4. Em caso afirmativo, crie um processo padronizado.
5. Use a automação para facilitar esse processo para todos os representantes.

Você não conseguirá padronizar todos os seus processos de vendas de uma só vez. Portanto, concentre-se no que agregará mais valor ao seu negócio. Existem áreas onde você pode obter vitórias rápidas? Nesse caso, você pode querer fazer disso o seu foco. Se os membros da equipe virem os resultados rapidamente, a padronização de outros processos será mais fácil no futuro.

A padronização dos processos de vendas é um passo significativo na direção da automação de vendas. Por ter uma maneira centralizada na qual todos os seus representantes gerenciam sua prospecção, divulgação e rastreamento de negócios, sua equipe achará mais fácil gerenciar as tarefas que têm em mãos.

Mas a automação levará as coisas um passo adiante. E agora que todos os processos são padronizados, é muito mais fácil.

4. Decida o que deseja automatizar

Se você estiver usando um CRM como o HubSpot, existem tantas ferramentas de automação diferentes que é impossível listar todas. Mas aqui estão algumas áreas-chave que provavelmente estão desperdiçando tempo para seus representantes e são fáceis de implementar depois que você tiver um processo padronizado em vigor.

Dados de Prospecção

Seus representantes perdem tempo pesquisando na Web informações básicas quando você atribui novos leads a eles? Facilite a prospecção, dando-lhes um local centralizado para encontrar todos os dados de prospecção de que precisam.

Muitos CRMs permitem que você crie fluxos de trabalho que acionam anotações internas das informações de um cliente conhecido, como tipo de setor, tamanho da empresa, pontos problemáticos e metas. A ferramenta Perfis de caixa de entrada no HubSpot Sales colocará todas essas informações em um local centralizado. Os representantes de vendas poderão ver todos os dados históricos sobre o contato, seus perfis de mídia social e qualquer outra informação relevante da empresa. O HubSpot ainda fornecerá informações sobre a última página em que eles converteram, permitindo que um representante envie um e-mail ainda mais personalizado.

Divulgação por e-mail

A comunicação padronizada costuma ser desencorajada nas vendas. E com razão. Você nunca quer soar como um robocaller. Porém, o alcance por e-mail pode ser automatizado de uma forma que seja benéfica para seus representantes e eficaz para seus clientes em potencial.

CRMs como o HubSpot oferecem modelos de e-mail que são facilmente personalizados com base no cliente em potencial. Basta escrever versões principais de e-mails de divulgação comumente enviados e salvá-los como modelos. Anexe facilmente material de marketing, como guias, e-books ou propostas, a esses e-mails e siga em frente.

As campanhas de e-mail também podem ser automatizadas no HubSpot, para que você não precise enviar vários e-mails para clientes potenciais em sequência. O recurso de sequências permite que as equipes de vendas configurem uma campanha de e-mail exclusiva para um cliente em potencial específico.

Assim, por exemplo, se um cliente em potencial não responder ao primeiro contato de um representante, pode ser marcada uma data para o envio de outro e-mail de acompanhamento. O HubSpot ainda permite que você adicione tokens de personalização que mostrarão conteúdo personalizado para contatos com base em seus valores de propriedade em seu CRM. Quando o cliente em potencial responder, você pode desligar rapidamente essas sequências.

Esse tipo de automação substituirá o reengajamento de contatos antigos, ajudando sua equipe de vendas a dedicar mais tempo ao fechamento de negócios com os leads já engajados.

calendários

Agendar reuniões pode ser uma perda de tempo - especialmente se você estiver trabalhando com várias pessoas, pulando entre os horários. Ao automatizar os calendários de seus representantes, você pode eliminar as idas e vindas de marcar uma reunião.

O HubSpot Meetings é uma ótima ferramenta que sincroniza com seu calendário do Google ou Office 365 e permite que os clientes em potencial vejam sua disponibilidade mais atualizada e marquem compromissos automaticamente com você. Para novos clientes em potencial, todas as suas informações são importadas automaticamente para o seu CRM. Envie facilmente um link de reunião por e-mail para grupos, simplificando o processo de agendamento.

Qualificação de leads

Quando sua equipe de vendas tem vários leads, todos em diferentes partes da jornada do comprador, pode ser difícil acompanhar onde todos estão e como nutrir cada um. A ferramenta de pontuação de leads da HubSpot pode ajudar a automatizar o processo de qualificação de leads e economizar tempo, para que os representantes não se percam analisando os dados.

A pontuação preditiva usa dados que você coletou em seu CRM e critérios específicos que você delineou para identificar seus melhores e mais qualificados leads. Você pode usar essa “pontuação de lead” no HubSpot para segmentar listas de e-mail e acionar notificações de representantes de vendas. Além disso, permite que sua equipe rastreie esses leads altamente qualificados e determine melhor quais tipos de garantia, divulgação ou personalização eles podem querer usar.

Propostas

E as propostas - uma das partes mais demoradas e essenciais do processo de vendas? Sim, mesmo isso pode ser automatizado.

A HubSpot faz parceria com diferentes ferramentas que permitem uma fácil integração ao seu CRM, para que, quando você criar uma cotação, todos os detalhes importantes necessários sejam preenchidos automaticamente. Aqui está uma lista de ferramentas que podem ser integradas ao software:

• RFPIO - Demonstração Gratuita
• Proposify - $ 19 por mês
• PandaDoc - $ 19 por mês
• Qwilr - $ 75 por mês

No HubSpot, você pode até configurar lembretes cronometrados para enviar aos clientes em potencial, lembrando-os de assinar. Ou se sua equipe precisa de um gerente para revisar os contratos primeiro, você pode configurar um fluxo de trabalho automatizado que envia a proposta para as partes interessadas certas antes de ser enviada automaticamente ao comprador.

Playbooks

Você pode até automatizar seus próprios processos de vendas. A HubSpot oferece playbooks dinâmicos que podem tornar o treinamento de novos representantes e a orientação de sua equipe atual um processo contínuo.

No HubSpot, os playbooks são definidos como uma coleção de táticas ou métodos dos quais um representante de vendas depende para realizar seu trabalho. A ferramenta manual da HubSpot oferece aos vendedores um local centralizado para armazenar esses métodos e táticas. Ele também oferece tecnologia dinâmica com inteligência artificial que guiará os representantes de vendas por meio de chamadas com caixas de perguntas e respostas. Além disso, todas as informações armazenadas nesses playbooks durante uma chamada podem ser importadas automaticamente para o perfil do cliente. Isso significa que os representantes não precisam voltar e digitar novamente suas anotações no CRM.

Relatórios de vendas

A automação de relatórios pode economizar tempo para você e sua equipe de vendas. O software de relatórios de vendas da HubSpot elimina a tediosa tarefa de separar todos os negócios de seus representantes em relatórios separados para você analisar. Ele também mantém todos na tarefa. Ao puxar automaticamente as métricas para um painel automatizado, tudo fica visível. Seu representante sempre sabe onde eles estão de acordo com suas metas de vendas, e você tem uma maneira fácil de responsabilizá-los.

Existem mais de 90 modelos de relatórios de vendas que você pode usar no HubSpot, ou você pode criar relatórios personalizados que se alinham com suas metas de negócios. Aqui estão alguns favoritos que ajudam na produtividade:

• Relatório de previsão de negócios - este relatório mostrará automaticamente a receita prevista por estágio do negócio
• Relatórios de funil - vários relatórios de funil personalizáveis ​​ajudam você a entender melhor como os negócios estão se movendo no funil e onde você pode precisar concentrar esforços
• Relatórios de atividades de vendas - Uma maneira fácil e automática de monitorar a atividade de cada representante de vendas

Ao automatizar seus relatórios de vendas, você nunca terá que perder um tempo valioso reunindo várias planilhas. Todas as informações estão ao seu alcance; você só precisa adicionar os filtros que deseja para ver as informações de que precisa.

5. Treine representantes em automação

Muitas vezes, as equipes de marketing se esquecem de treinar ou mostrar aos seus departamentos de vendas como usar os processos de automação de vendas disponíveis. Isto é um erro. Para que os esforços de automação de vendas sejam eficazes, toda a equipe, incluindo os líderes de vendas, precisa entender como usar esses novos processos.

Mergulhe sua equipe nos sistemas realizando um workshop sobre automação. Seu campeão de automação de vendas pode liderar esse esforço com a ajuda da equipe de marketing como um todo. A HubSpot também oferece uma variedade de cursos e treinamentos online que podem ser úteis para representantes de vendas.

Também recomendamos o treinamento de capacitação de vendas . Definida como equipar suas equipes de vendas com todo o conteúdo, treinamento, garantia de vendas e ferramentas necessárias para se envolver com clientes em potencial, a capacitação de vendas é um esforço contínuo e é uma parte crítica da implementação da automação de vendas.

Pode ser um levantamento pesado. Por isso existem equipes especializadas nesse tipo de treinamento. Considere aproveitar os serviços de capacitação de vendas que oferecemos para alinhar melhor suas equipes de vendas com novos processos de automação de vendas. Isso os ajudará a ganhar mais confiança enquanto trabalham para implementar essas ferramentas em seus fluxos de trabalho. E quanto mais confiança eles tiverem, maior a probabilidade de adotá-los.

Certamente é isso que você deseja ouvir como gerente de vendas que passou muito tempo investindo e redefinindo esses processos.

Alcance o crescimento de longo prazo com a automação de vendas

A automação de vendas é a chave para atingir as metas de receita em 2021. Os líderes de vendas que investem tempo e energia na automação de vendas agora verão os frutos de seu trabalho no crescimento dos negócios.

Mas não se trata apenas de crescimento imediato. A automação de vendas também pode ajudar a tomar decisões estratégicas para o futuro. O relatório de capacitação de vendas da HubSpot descobriu que os líderes de alto desempenho que excederam a receita em 2020 também estavam focados em melhorar a velocidade do pipeline. Usando relatórios automatizados e dados compilados de esforços de automação no HubSpot, eles conseguiram identificar áreas para focar em melhorias de processo.

Assim, com a automação, todos ganham. O representante de vendas pode se concentrar mais nas vendas, o líder de vendas pode se concentrar mais no crescimento e a empresa pode se concentrar no planejamento estratégico. Sem falar que o cliente se beneficia de um processo geral mais eficiente e de uma empresa focada em atender seus clientes atuais e potenciais.

Tome uma sugestão dos dados. Agora é a hora de automatizar sua equipe de vendas.