Dicas de gerenciamento de material de vendas para o líder de vendas

A garantia de vendas é algo poderoso. Ele ajuda as equipes de vendas a manter conversas significativas com clientes em potencial e clientes, ao mesmo tempo em que agrega um valor tremendo à jornada do comprador.

Pense nisso como um arsenal de armas de que sua equipe de vendas precisa enquanto procura converter novos leads. De que servem as armas no campo de batalha se não estiverem travadas e carregadas?

É um problema universal que atormenta as equipes de marketing e vendas. A garantia de vendas funciona, mas quase 70% de todo o conteúdo B2B não é utilizado pelas vendas. Porque? Porque há muito pouca estratégia em torno do que é criado e onde é armazenado. E quando a garantia de vendas é impossível de localizar, ela permanece intocada pelas equipes de vendas.

Um processo de gerenciamento de material de vendas estrategicamente pensado pode ajudar a manter todos esses ativos valiosos organizados e acessíveis, para que seus representantes de vendas permaneçam armados e prontos para conquistar clientes em potencial e fechar mais negócios.

O que é o gerenciamento de garantia de vendas?

Para responder a essa pergunta, primeiro vamos nos certificar de que entendemos o que é garantia de vendas.

Garantia de vendas refere-se a qualquer tipo de conteúdo, impresso ou digital, que ajuda a equipe de vendas a mover prospects, leads ou clientes pelo funil de vendas. É essencialmente um material educacional que informa o comprador de acordo com o ponto em que ele está em sua jornada para fazer uma compra. Alguns exemplos podem incluir brochuras de produtos, estudos de caso, apresentações de vendas, e-books e até postagens em blogs.

Com essa definição em mente, o gerenciamento de material de vendas é a maneira pela qual todos esses materiais são organizados, armazenados e acessados. Um sistema eficaz de gerenciamento de material de vendas garante que todos os materiais sejam armazenados em um local on-line central e seguro, acessível a todos na organização. Um sistema eficaz de gestão de garantias de vendas deve ser:

• Fácil de usar
• fácil de localizar
• Facilmente integrado aos fluxos de trabalho atuais
• Fácil de atualizar

Por que o gerenciamento de garantia de vendas é importante?

Quando a garantia de vendas não é gerenciada com eficiência, ela perde seu poder. As pessoas começam a nomear e salvar coisas aleatoriamente. Os documentos ficam espalhados pelo ecossistema digital. O que antes era uma ferramenta útil torna-se um obstáculo complicado que um representante de vendas provavelmente ignorará. Então, os representantes começam a fazer suas próprias garantias de vendas, fazendo com que a marca da empresa seja afundada. As mensagens não são mais coesas e, o mais importante, as garantias de vendas permanecem imensuráveis.

Quando falta um sistema de gerenciamento de material de vendas, um tempo valioso é desperdiçado. De acordo com um relatório do McKinsey Global Institute , os funcionários gastam 1,8 horas todos os dias pesquisando e reunindo informações. Isso leva a 9,3 horas por semana, ou o equivalente a um dia por semana de trabalho, de tempo perdido porque um vendedor não consegue encontrar as informações de que precisa.

Isso é algo negativo. Mas com um processo de gerenciamento de material de vendas, você tem o poder de mudar isso. Ao manter todos os seus ativos de vendas em um local organizado e de fácil acesso, você permitirá que seus representantes vendam com mais eficiência, economizando um tempo valioso, que pode ser usado para iniciar mais conversas com clientes em potencial. Se as ferramentas forem fáceis de encontrar, os representantes estarão muito mais propensos a usar esses recursos - mantendo a experiência do comprador consistente e mantendo o alinhamento da marca.

5 dicas de gerenciamento de garantias de vendas

Se você deseja adotar uma abordagem de capacitação de vendas como empresa, o gerenciamento estratégico de garantias de vendas é necessário para capacitar os vendedores. Mas por onde você começa? Essas cinco dicas de gerenciamento de material de vendas fornecerão a base de que você precisa.

1. Auditar todas as garantias de vendas

A melhor maneira de melhorar seu processo é obter uma compreensão sólida do material de vendas que você possui atualmente e onde ele está sendo armazenado. A primeira coisa que você pode fazer para começar a gerenciar adequadamente seu material de vendas é fazer uma auditoria de todos os recursos existentes. Faça uma lista de cada parte do conteúdo que você possui atualmente e onde está sendo armazenado no momento. Algumas coisas a considerar:

• Todo o seu conteúdo é atual?
• Fala e fala sobre os produtos ou serviços que você oferece?
• Está na marca?
• É relevante?

Depois de ter uma lista de seu conteúdo atual, determine o que precisa ser atualizado, o que pode ser reaproveitado e o que pode precisar ser descartado. Lembre-se de que cada conteúdo deve estar conectado à jornada do comprador de alguma forma. Se o conteúdo não educar efetivamente os clientes em potencial, converter leads ou encantar os clientes, ele merece um lugar em seu sistema de gerenciamento de material de vendas?

Você também deve ficar de olho em conteúdo duplicado. Quando as empresas passam por rebranding, documentos antigos podem ser deixados para trás. Isso cria uma marca inconsistente, que pode levar a confusão e a uma redução no valor geral da marca.

2. Escolha uma plataforma de gerenciamento de garantia de vendas

Depois de estabelecer o conteúdo que você tem em sua caixa de ferramentas, é hora de determinar onde armazenar esses ativos valiosos. Uma plataforma de gerenciamento de material de vendas é essencial para manter os arquivos organizados, centralizados e acessíveis. Existem muitas ferramentas diferentes por aí. A maior coisa que você deseja garantir é que qualquer plataforma que você escolher se integre ao seu CRM.

Os usuários da HubSpot estão em vantagem com o Software de gerenciamento e rastreamento de documentos de vendas da HubSpot . Os usuários podem criar facilmente um sistema de gerenciamento de material de vendas diretamente no HubSpot CRM. Isso evita que os membros da equipe troquem entre diferentes programas de software e permite uma maneira fácil de compartilhar documentos interna e externamente com clientes em potencial.

É bem simples também. Para criar sua biblioteca de gerenciamento de material de vendas, tudo o que você precisa fazer é começar a carregar os documentos. Navegue até Vendas -> Documentos e selecione “Carregar novo documento”. O HubSpot permite que você carregue uma variedade de formatos de arquivo diferentes, incluindo documentos Word, PowerPoint e PDF. Além disso, você poderá acompanhar a eficácia de cada garantia de vendas com dados agregados coletados na plataforma HubSpot. Isso fornecerá informações sobre os documentos de melhor desempenho, alimentando sua futura estratégia de garantia de vendas.

A HubSpot também permite que os usuários integrem seu CRM com outras plataformas de gerenciamento de material de vendas. Dentro do ecossistema da HubSpot, há uma variedade de soluções de software de parceiros para escolher. Aqui estão apenas alguns:

• ObterAceitar
• SnapSign
• propor
• PandaDocGenericName

A chave é selecionar uma plataforma que se integre ao seu CRM. Esteja você usando o HubSpot ou não, é difícil ter um local centralizado para suas garantias de vendas se a ferramenta que você usa não tiver a integração necessária. Outras coisas que você deve considerar ao avaliar as plataformas de gerenciamento:

• A plataforma possui uma função de pesquisa robusta que facilita a localização do conteúdo certo?
• Existe uma maneira fácil de organizar o material de vendas de acordo com a convenção de nomenclatura de sua organização?
• Os representantes podem facilmente compartilhar, comentar ou adicionar suas próprias notas a diferentes materiais para ajudar a mantê-los organizados?
• Você pode rastrear os dados por trás de cada peça de garantia e avaliar o quão útil é no campo?

3. Crie um Sistema Organizacional Dentro da Plataforma de Gestão

Carregar seus documentos em sua plataforma de gerenciamento de material de vendas é apenas a primeira parte da equação. Não importa o quão robusto seja o software que você está usando, ele não fará nenhum bem se você tiver uma confusão confusa de documentos dentro dele. Uma nomenclatura estratégica e um sistema organizacional são necessários para facilitar a localização desses ativos.

Reconhecendo que cada plataforma é diferente, a estrutura organizacional que você usa dependerá dos recursos que você possui. Se você estiver usando a plataforma HubSpot, a maneira mais fácil de manter tudo organizado é criar pastas. Considere criar uma pasta para cada categoria de documento diferente que você possui. Por exemplo, você pode ter pastas para o seguinte:

• Estudos de caso
• E-books
• Folhas de dados
• Brochuras de produtos
• Apresentações de vendas
• instruções de instalação
• Especificações
• Guias

Pense nos documentos que normalmente são compartilhados por e-mail. Ter uma pasta organizada dedicada a esses arquivos tornará mais fácil para seus representantes importá-los em qualquer contato por e-mail que eles fizerem para clientes em potencial ou clientes.

Você também deve certificar-se de que o nome real do arquivo faz sentido. Um representante de vendas deve ser capaz de pesquisar facilmente qualquer documento que esteja procurando. O conteúdo usado externamente pode ser categorizado por persona do comprador, estágio de compra, setor etc. O importante aqui é que você seja consistente e que faça sentido para seus representantes de vendas.

Aqui está um exemplo de uma possível estrutura de convenção de nomenclatura:

• Tipo de ativo - Título - Estágio do funil
• EB-BuildingAMarketingTeam-TOFU

Torne mais fácil para um representante pesquisar e encontrar essas ferramentas em apenas alguns segundos. Quer estejam enviando um e-mail para um cliente em potencial ou falando ao telefone, eles nunca devem ter que procurar esses ativos.

4. Facilite o compartilhamento de garantias de vendas

As garantias de vendas devem ser compartilhadas. Qualquer sistema de gerenciamento de material de vendas deve facilitar esse objetivo fundamental. Felizmente, isso é bem simples se você for um usuário da HubSpot. O documento de vendas e a ferramenta de rastreamento de gerenciamento oferecem algumas maneiras diferentes para os representantes compartilharem facilmente os materiais de vendas com clientes em potencial e clientes.

Criar modelos de e-mail

A criação de modelos de e-mail padronizados é uma maneira de preparar os representantes para o sucesso. Você pode adicionar facilmente algumas das peças de garantia de vendas mais usadas a um modelo de e-mail e ele puxará automaticamente o documento. Lembre-se de lembrar seus representantes de sempre personalizar esses e-mails. Os modelos são ossos úteis de divulgação de e-mail, mas nunca devem ser usados ​​sem serem direcionados ao cliente em potencial.

Veja como adicionar material de vendas aos seus modelos de e-mail:

• Vá para Conversas-> Modelos.
• Selecione “Novo modelo” ou clique no nome de um modelo existente para editar.
• No editor de modelo, clique em “inserir” no menu inferior e selecione seu material de garantia de vendas.
• Edite o texto do que você gostaria de exibir para o link do documento. Isso é o que seu destinatário verá.
• Selecione “exigir e-mail para visualizar o documento” para rastrear quem visualiza o documento. Você também pode adicionar uma visualização de link para o destinatário.
  

A configuração de modelos que incluam essas peças de garantia de vendas comumente usadas garantirá que seus representantes estejam usando as ferramentas que você tem em sua caixa de ferramentas. É automático e seus representantes não terão que procurar nada.

Criar Links Compartilháveis

Os documentos na plataforma de gerenciamento de material de vendas da HubSpot também podem ser facilmente compartilhados por meio de links. Essa é uma ótima maneira de os representantes compartilharem informações sem entupir as caixas de entrada dos destinatários com anexos de arquivos grandes. O material de vendas pode ser compartilhado interna ou externamente com esses links compartilháveis.

É bem simples criar um:

• Primeiro, vá para Vendas -> Documentos.
• Selecione o documento que deseja enviar marcando a caixa ao lado de seu nome.
• Passe o mouse sobre o título, selecione Ações -> Criar link compartilhável.
• Digite o endereço de e-mail do destinatário. Personalize suas opções de compartilhamento para maior segurança.
• Clique em “criar link compartilhável”.
• Copie e cole este link para compartilhar diretamente com seu contato, ou clique no botão que diz “E-mail do CRM” para enviar um e-mail com um link para o documento.

Se você não é um usuário da HubSpot, quer ter certeza de que qualquer plataforma que decidir usar para gerenciar seu material de vendas oferece uma maneira fácil e repetível de compartilhar esse conteúdo.

5. Atualize regularmente as garantias de vendas

Uma vez que você tenha todas as suas garantias em um local centralizado que seja fácil para os representantes encontrarem e compartilharem com seus clientes em potencial, agora é essencial manter esse sistema organizado. Torne uma prática regular atualizar seu material de vendas pelo menos uma vez por ano ou sempre que fizer sentido para o seu negócio.

Você deve avaliar o seguinte regularmente:

• Branding - As empresas geralmente renomeiam ou atualizam seus logotipos a cada poucos anos. Não se esqueça de sua garantia de vendas. Verifique regularmente se todos os seus documentos estão alinhados à marca.
• Informações do produto - Produtos e serviços mudam. Certifique-se de que sua garantia de vendas reflita quaisquer alterações.
• Datas antigas - Às vezes, o material de garantia de vendas é datado, seja uma transação sensível ao tempo ou informações baseadas em eventos. Verifique regularmente os documentos e aposente quaisquer garantias antigas que tenham expirado desde então.

A atualização de seu material de vendas inclui a criação de novos recursos para ajudar sua equipe de vendas. Você deve trabalhar de perto com sua equipe de marketing para garantir que eles saibam quais tipos de conteúdo seriam úteis para seus representantes. Faça com que sua equipe faça uma lista de perguntas frequentes que recebem de clientes em potencial e clientes. Você também deve revisar as gravações de vendas ou ligações regularmente. Leve esse conhecimento para a equipe de marketing a cada trimestre. Isso ajudará a capacitar sua equipe de vendas e sua equipe de marketing para criar um conteúdo melhor que converta.

Unifique sua marca com gerenciamento adequado de material de vendas

Muito tempo e esforço - para não mencionar dinheiro - são gastos na criação de conteúdo. Portanto, é muito triste quando não é utilizado pela equipe de vendas. Mas é difícil culpar os representantes quando seu material de vendas está bagunçado, desorganizado e impossível de encontrar. O trabalho deles é vender. Não procurar no Google Drive um conteúdo que pode estar desatualizado de qualquer maneira.

O gerenciamento adequado de garantias de vendas é fundamental para capacitar sua equipe de vendas e usar o conteúdo para alimentar a jornada do comprador. A criação de um local centralizado para todas as garantias de vendas garantirá o alinhamento da marca entre os departamentos e a consistência entre suas equipes de vendas à medida que posicionam sua marca diante dos clientes em potencial. Com o gerenciamento adequado de material de vendas, você garantirá que suas equipes de vendas localizem com eficiência o valioso conteúdo criado e o apresentem aos clientes em potencial de maneira eficiente. Essa pode ser a diferença entre um negócio ganho ou perdido.