O guia definitivo para escrever um e-mail de acompanhamento de vendas

É uma arte aperfeiçoar seu e-mail de acompanhamento de vendas, com potencialmente horas gastas na elaboração da mensagem perfeita, testes A/B diferentes modelos, adesão às melhores práticas e experimentação de novas táticas.

Há uma boa razão pela qual você e seus colegas devem se preocupar em receber esse e-mail de acompanhamento de vendas. Eles desempenham uma função essencial no processo de vendas, ajudando a manter o ritmo entre as ligações. Um pequeno empurrãozinho para que seu cliente em potencial desça o funil e a próxima parada: um cliente pagante. 🤞

No entanto, tudo isso só é verdade se seus clientes em potencial realmente abrirem e lerem seus e-mails. Infelizmente, a taxa média de abertura de e-mails de vendas é de 17%, um pouco tristes . Isso significa que 83% dos e-mails de vendas estão sendo ignorados. 😞

E é exatamente por isso que escrever um e-mail de acompanhamento de vendas (que realmente gere uma resposta) é um dos maiores desafios dos representantes de vendas.

Nesta postagem, abordaremos tudo o que você precisa saber para escrever um e-mail que seus clientes em potencial realmente abram, leiam e respondam. É isso mesmo, todas as melhores dicas, truques e modelos para e-mails de acompanhamento de vendas estão chegando.

8 dicas para escrever os melhores e-mails de acompanhamento de vendas

Quando se trata de escrever e-mails de acompanhamento de vendas, alguns ajustes simples podem fazer uma grande diferença aos olhos de seu cliente potencial. Confira estas oito dicas para escrever os melhores e-mails de acompanhamento de vendas.

1) Mantenha-o curto

Considere o seguinte: se você não se sentar para ler, não envie. Mantenha os e-mails de acompanhamento de vendas o mais curtos possível.

De acordo com a HubSpot, que analisou 40 milhões de e-mails, o tamanho ideal de um e-mail de vendas é entre 50 e 125 palavras . Resumir sua mensagem em uma mensagem curta e concisa não é tarefa fácil e pode exigir prática, vários rascunhos e ampla poda. Mas ei, se você deseja que seus clientes em potencial realmente leiam e respondam, é necessário.

2) Torne a resposta simples

Ao fornecer opções de resposta rápida, você incentivará seus destinatários de e-mail a responder agora, em vez de mais tarde, porque você tornou o ato de responder tão rápido e conveniente para eles.

Imagine que o objetivo do seu e-mail de acompanhamento de vendas é entrar em contato após uma demonstração. Em vez de solicitar que o destinatário responda em breve, você pode oferecer a ele uma série de opções de resposta rápida.

Eu sei que você está ocupado, então não há necessidade de escrever uma mensagem completa de volta. Sinta-se à vontade para responder apenas com um número, e saberei como proceder a partir daí:

1 = Quero seguir em frente e falar sobre os detalhes. Vamos agendar outra conversa.

2 = Estou interessado em seu produto, mas não no momento. Envie-me um e-mail em seis meses.

3 = Depois de ver sua demonstração, acho que seu produto não é para nós.

3) A cadência é a chave

Os melhores e-mails de acompanhamento de vendas não dizem apenas as coisas certas – eles também chegam na hora certa.

Aqui está um guia aproximado para quando acompanhar os clientes em potencial em geral:

• Envie um e-mail de acompanhamento dentro de 24 horas:
  • Depois de uma reunião e você precisa confirmar as próximas etapas
  • Quando você está agradecendo ao prospect por algo
• Aguarde pelo menos 48 horas:
  • Se você quiser acompanhar um e-mail que eles não responderam
  • Você forneceu materiais e eles não confirmaram o recebimento
  • Você concordou em agendar uma próxima ligação, mas eles ainda não confirmaram o horário
• Espere pelo menos três semanas:
  • Se você enviou cinco e-mails sem resposta

Há uma linha tênue entre ser persistente e ser spam. Seguindo a cadência recomendada acima, você pode aumentar suas chances de permanecer no topo das caixas de entrada (e, com sorte, das mentes) dos clientes em potencial sem incomodá-los.

4) Reconheça que às vezes você é um pouco chato

Em um mundo onde todos somos inundados por anúncios e conteúdo de marketing , é compreensível que às vezes os e-mails dos vendedores possam ser vistos como irritantes ou insistentes. Não há problema em reconhecer que seus acompanhamentos podem parecer um pouco implacáveis.

Olá [Nome],

Odeio ser aquele vendedor chato, mas não quero seguir em frente sem ouvir você, porque minhas mensagens podem ter sido enterradas em sua caixa de entrada.

Um comentário como esse certamente aliviará qualquer tensão que possa existir (e provavelmente reduzirá o número de capturas de tela do seu e-mail compartilhadas no Slack por ser “aquele cara”).

5) Ofereça valor real

E-mails de acompanhamento de vendas são oportunidades incríveis para fornecer conteúdo, informações ou dados que oferecem valor real aos seus clientes em potencial. Afinal, se você deseja convencer seus clientes em potencial a converter, precisará provar que tem algo valioso a oferecer.

Imagine que durante sua chamada de apresentação com um cliente em potencial, ele mencionou que um de seus maiores desafios hoje é fornecer uma experiência diferenciada ao cliente. Esta seria sua oportunidade de oferecer valor real. Ao escrever um e-mail de acompanhamento para agradecê-los pela ligação, envie o e-book ou webinar mais recente da sua empresa sobre como melhorar a experiência do cliente.

Você também pode fornecer valor real na forma de:

• Informações sobre os principais concorrentes do cliente em potencial
• Dados sobre a adoção de novas tecnologias ou tendências em seu mercado
• Conexões com analistas, consultores ou outros especialistas que podem oferecer conselhos
• Artigos, podcasts, postagens de blog ou outro conteúdo que aborde os tópicos discutidos anteriormente

Os melhores e-mails de acompanhamento em vendas aproveitam todas as oportunidades para fornecer valor e suporte.

6) Faça sobre eles

Para garantir que você pareça genuinamente motivado para ajudar seu cliente em potencial a ter sucesso, use uma linguagem que se concentre mais no cliente do que em você.

A maneira mais fácil de fazer isso é dizer “você” e “seu” mais do que “eu” e “meu”. As palavras que você escolhe podem ter um impacto poderoso em como suas intenções são percebidas. Ao colocar o prospect no centro de tudo, você automaticamente parecerá mais autêntico e genuíno.

7) Use prova social

Uma das melhores maneiras de provar que seu produto ou serviço beneficiará seu cliente em potencial é fornecer exemplos de como ele já ajudou outras empresas. Colocar alguns estudos de caso, citações ou depoimentos em seus e-mails de acompanhamento de vendas pode fazer maravilhas.

Imagine que sua empresa vende software de suporte ao cliente. Aqui, você pode incluir um estudo de caso em um de seus e-mails de acompanhamento que mostre como um cliente seu conseguiu melhorar sua classificação de suporte ao cliente em 70% após a implementação de seu software. Eles também foram capazes de responder a 50% mais clientes, e a equipe de suporte ao cliente relatou que se sentia duas vezes mais produtivo no trabalho.

Com números convincentes e depoimentos como esses, você pode gerar motivação e crença mais fortes em seu cliente potencial de que ele também precisa do seu produto.

8) Terminar quando acabar

Se um cliente em potencial ignora consistentemente seus e-mails, pode ser hora de fazer uma pausa no acompanhamento e, em vez disso, direcionar seus esforços para leads mais sustentáveis.

Mas romper com um cliente em potencial não significa desaparecer completamente. Continue fantasmagórico no mundo do namoro, por favor. 👻

Em vez disso, sempre vale a pena enviar um último e-mail de “adeus” para que você termine com uma boa nota. E às vezes, quando fica claro que você terminou de perseguir o prospect, eles decidem que estão prontos para conversar.

Linhas de assunto: o primeiro passo para um bom e-mail de acompanhamento de vendas

O funcionário moderno recebe 120 novos e-mails todos os dias. Eles são inundados com e-mails de colegas, gerentes, lembretes de calendário, assinaturas de boletins informativos e muito spam — sem falar nos e-mails dos representantes de vendas com os quais você está concorrendo.

Aqui estão alguns exemplos de linhas de assunto de e-mail de acompanhamento de vendas eficazes para cinco casos de uso diferentes:

1) Após a chamada de introdução

O acompanhamento após uma chamada de introdução é uma prática padrão. Mas como os clientes em potencial esperam esse e-mail, eles podem pensar que já sabem o que está dentro e não precisam abri-lo.

Aqui é onde uma linha de assunto atraente salva o dia, novamente.

Objetivos.

• Agradeça a eles por seu tempo
• Agendar outra reunião
• Envie a eles um artigo, podcast ou relatório que eles possam achar interessante

Exemplos de linha de assunto:

• Obrigado pelo seu tempo! Aqui está a agenda para nossa próxima chamada
• Aqui está a informação que prometi a você
• Nossos próximos passos + podcast interessante que você vai adorar

2) Após um evento de gatilho

Um evento de gatilho é um ótimo motivo para enviar um e-mail de acompanhamento de vendas e pode motivar um lead geralmente indiferente a responder. Exemplos comuns de eventos de gatilho incluem:

• O cliente em potencial foi promovido ou mudou de emprego
• A empresa deles nomeou um novo executivo
• A empresa deles anunciou uma parceria estratégica, fusão ou aquisição
• A empresa deles está se mudando
• A empresa deles acabou de registrar um trimestre particularmente bom (ou ruim)
• A indústria deles está passando por uma grande mudança ou tendência
• A empresa deles acabou de ganhar um prêmio

Objetivos.

• Lembre ao prospect que você ainda está aqui
• Promova um senso de urgência em torno do negócio
• Dê ao prospect uma chance de falar (especialmente se o evento desencadeador for sua promoção ou outra experiência pessoal)

Exemplos de linha de assunto:

• Parabéns pela [sua promoção]!
• Pergunta sobre [sua nova parceria]
• X pensamentos sobre [tendência da indústria]

3) Após uma revisão com os tomadores de decisão

Às vezes, seu cliente em potencial será responsável por todas as comunicações com você, mas ainda precisará da permissão de um superior antes de assinar um contrato. Quando várias partes interessadas estão envolvidas, os negócios podem ser arrastados rapidamente.

Vejamos o que você pode colocar em um e-mail de acompanhamento de vendas, para ajudar a impulsionar as coisas.

Objetivos.

• Lembre-os de conversar com seus superiores
• Entenda como você vai seguir em frente

Exemplos de linha de assunto:

• Vamos falar sobre os próximos passos
• Hora de tocar na base esta semana?
• Convite para reunião: [data]

4) Quando eles não respondem

Se um cliente em potencial não respondeu aos seus últimos e-mails, tente entrar em contato mais uma vez na esperança de chamar a atenção dele.

Objetivos

• Coloque a bola de volta em sua quadra
• criar intriga

Exemplos de linha de assunto:

• [Nome], sinto sua falta!
• Atualização emocionante para você!
• Achei que você estaria interessado nisso

5) A separação

Se o seu cliente em potencial efetivamente o fantasiou, é hora de dizer adeus graciosamente. 👋

Objetivos.

• Deixe-os saber que você não entrará em contato mais
• Convide-os para entrar em contato no futuro
• Um último esforço para fazê-los responder

Exemplos de linha de assunto:

• Permissão para fechar seu arquivo?
• Eu não vou mais te incomodar
• Minha porta está sempre aberta

Principais modelos de e-mail de acompanhamento de vendas

Portanto, temos dicas de e-mail de acompanhamento de vendas e linhas de assunto. Mas e quanto ao conteúdo em si?. É por isso que também incluímos alguns modelos de e-mail de acompanhamento de vendas. Nós te tratamos bem, não é?

Com esses modelos, você pode simplesmente ajustar e personalizar mensagens pré-escritas para entrar em contato com seus clientes em potencial com rapidez e confiança e economizar horas na redação de e-mails.

Aqui estão 10 modelos que cobrem cada um dos casos de uso que discutimos na seção acima:

1) Após a chamada de introdução

Olá [Nome],

Gostei da nossa chamada! Espero que você tenha achado interessante também. Qual é o nosso próximo passo? Gostaria de agendar outra reunião?

Enquanto isso, confira este artigo fascinante. Eu acho que é o seu caminho.

Ou:

Olá [Nome],

Obrigado por uma grande chamada. Depois de ouvir você discutir [tópico], fiz algumas pesquisas e encontrei algumas estatísticas interessantes sobre como alguns de seus principais concorrentes estão lidando com esse problema. [Insira algumas estatísticas interessantes]

Em outra nota, quais são os próximos passos razoáveis ​​para você? Ansioso para recuperar o atraso em breve.

2) Após um evento de gatilho

Olá [Nome],

Acabei de ver no LinkedIn que você foi promovido! Isso é fantástico e muito merecido. Tenho certeza de que você está superocupado tendo acabado de começar uma nova função, mas adoraria conversar e ouvir sobre o que você está fazendo agora e discutir nossos próximos passos.

Parabéns novamente!

Ou:

Olá [Nome],

Esta manhã eu li que [empresa do cliente em potencial] e [outra empresa] estão [fazendo parceria, fusão, aquisição, etc]. Desenvolvimento fascinante. Quais são seus pensamentos sobre este movimento? Como você vê isso impactando [objetivo discutido anteriormente]?

Eu estaria interessado em conversar e discutir como podemos seguir em frente. Eu acho que [sua empresa] poderia ser um grande trunfo para você, dada a [parceria, fusão, etc].

3) Após uma revisão com os tomadores de decisão

Olá [Nome],

Como foi sua conversa com [chefe/executivo]? Estou interessado em saber o resultado e quais são nossos próximos passos. Você tem tempo para um telefonema de 15 minutos esta semana?

Ou:

Olá [Nome],

Estou animado para saber como foi sua reunião com [chefe/executivo]. Nesse ínterim, acabei de obter esses números de quanto mais receita você poderia gerar expandindo seus serviços para [certas regiões].

A propósito, se houver outras estatísticas nas quais você esteja interessado, me avise e posso levá-las para você o mais rápido possível!

4) Quando eles não respondem

Olá [Nome],

Você viu este artigo em [nome da publicação]? Li hoje e pensei em você.

É uma época super movimentada do ano, então não há necessidade de responder. Eu só queria verificar e ver se você gostaria de conversar e discutir os próximos passos. Sinta-se à vontade para enviar uma resposta rápida com um número de volta, e continuarei a partir daí.Eu gostaria de conversar, por favor, proponha alguns horários de reunião.

• Estou interessado, mas muito ocupado - verifique no próximo mês.

• Não estou mais interessado, por favor, pare de me incomodar!

Ou:

Olá [Nome],

Já faz um tempo desde que nos encontramos. Só queria fazer o check-in e ver como podemos seguir em frente?

A propósito, achei que você acharia este relatório interessante. É tudo sobre [assunto], sobre o qual conversamos em nossa última ligação.

5) A separação

Olá [Nome],

Estou recebendo o sinal de que você não está mais interessado em [sua empresa], então vou parar de enviar e-mails para você.

Foi ótimo conhecê-lo e desejo-lhe toda a sorte daqui para frente. Minha porta está sempre aberta se você mudar de ideia. Tenho permissão para fechar seu arquivo?

Ou:

Olá [Nome],

Tentei entrar em contato com você várias vezes, mas não obtive retorno. Estou começando a me preocupar! Deixe-me saber qual destes é o motivo, para que eu saiba o que fazer a seguir.Ainda estou interessado, apenas super ocupado esses dias. Volte em alguns meses.

• Não estou mais interessado - por favor, feche meu arquivo.

3 ferramentas que simplificam o processo de acompanhamento

Além de modelos e ideias que ajudam a criar o melhor email de acompanhamento de vendas, existem algumas ferramentas que podem ajudar a simplificar o processo:

1) Ferramenta de Inteligência de Vendas

A solução Sales Intelligence da Similarweb é uma ferramenta inestimável para criar e-mails de acompanhamento de vendas. A plataforma armazena dados em mais de 100 milhões de sites, dando a você total visibilidade digital de todas as partes da estratégia digital e do desempenho de um cliente em potencial. Com acesso a esses insights, você poderá entender o que é importante para seus clientes em potencial, bem como quando e como interagir com eles.

Em vez de perder tempo procurando por uma estatística ou fato interessante para enviar, a solução Sales Intelligence permite identificar instantaneamente estatísticas relevantes e atraentes que você pode incluir em seus e-mails. Você não apenas atrairá o interesse de seus clientes em potencial, mas também fornecerá um valor real sobre o qual eles podem agir.

2) Ferramentas de rastreamento de e-mail

As ferramentas que ajudam você a acompanhar seus e-mails e alertá-lo quando um cliente em potencial o abriu são muito úteis ao gerenciar e-mails de acompanhamento de vendas.

Algumas ferramentas permitem distinguir entre clientes em potencial que leram seus e-mails, mas não responderam, e aqueles que nunca os abriram. Esse tipo de percepção lhe dará uma ideia melhor de como fazer um acompanhamento mais eficaz.

Algumas das melhores ferramentas de rastreamento de e-mail que amamos:

• HubSpot
• Leadfeeder
• Etiqueta de correio
• SalesHandy

3) Agendadores de reuniões

Agendar reuniões à moda antiga é muito bom, mas quando você tem dezenas ou centenas de clientes em potencial para acompanhar, pode querer algo que torne a tarefa de encontrar e confirmar reuniões um pouco mais rápida.

Existem muitos softwares de agendamento de reuniões que ajudam a reduzir o número de e-mails que você precisa enviar, sincronizar com seu calendário e enviar lembretes das próximas reuniões.

Aqui estão nossas principais recomendações:

• Ferramenta de reuniões HubSpot
• Calendário
• Setmore

Não se preocupe com o e-mail de acompanhamento de vendas

Escrever e gerenciar e-mails de acompanhamento de vendas não precisa ser estressante ou opressor. Felizmente, ninguém espera que você escreva ensaios longos e detalhados. E-mails curtos e orientados a valor resolvem o problema. Ao acertá-los, você estará em uma posição melhor para nutrir seus clientes em potencial e gerar conversões. 🚀

Com modelos personalizáveis ​​de acompanhamento de vendas, dicas, ideias de linha de assunto e um conjunto de ferramentas de e-mail, você tem tudo o que precisa para escrever os melhores e-mails de acompanhamento de vendas.