O que são operações de vendas? Guia de estratégia e estrutura de equipe

Algumas empresas podem pensar que possuem uma equipe robusta de operações de vendas.

Quando, na realidade, o departamento é apenas um receptáculo para todo o trabalho que seus líderes de vendas não encontram tempo para realizar.

Análise de vendas, avaliação de software, melhoria de processos… repasse para as operações de vendas!

Essa é uma receita para o caos que atrapalha e sobrecarrega a eficiência das vendas.

É essencial definir a função e a estrutura da sua equipe de operações de vendas antes da implementação.

Neste artigo, ajudaremos você a entender as operações de vendas para que possa desenvolver uma estratégia de operações de vendas que se alinhe às necessidades da sua organização.

O que são operações de vendas?

As operações de vendas usam sistemas e tecnologia para ajudar as equipes de vendas a atingir seus objetivos. Eles dependem de dados para tomar decisões, como quantos representantes contratar e onde colocá-los. Os principais objetivos são eficiência, excelência e otimização contínua do processo de vendas.

A equipe de operações de vendas B2B se concentra em tornar a abordagem de vendas de uma empresa estratégica, baseada em dados e deliberada, em vez de reativa ou aleatória.

Você pode pensar no Chefe de Operações de Vendas como o consultor estratégico do VP de Vendas.

Eles estão pensando no longo prazo, geralmente com mais de 18 meses, enquanto um vice-presidente de vendas pode se concentrar mais nos objetivos de curto prazo.

Em termos de responsabilidades, você pode resumir as operações de vendas em três focos abrangentes:

1. Crie uma estratégia de vendas e identifique objetivos.
2. Apoie os representantes de vendas no alcance desses objetivos.
3. Lide com análises de vendas para melhorar a eficiência das vendas e manter a liderança atualizada.

Na próxima seção, nos aprofundaremos em cada área de foco, compartilhando o trabalho diário que você pode esperar de um profissional de operações de vendas.

O que as operações de vendas fazem?

As operações de vendas são uma função crítica dentro de uma organização que apoia a equipe de vendas na geração de receitas e no alcance dos objetivos de negócios.

O objetivo principal das operações de vendas é agilizar e otimizar o processo de vendas, aumentando, em última análise, a eficiência e a eficácia.

Como eles conseguem isso?

Vejamos algumas das principais responsabilidades da equipe média de operações de vendas, divididas em três áreas de foco harmoniosas: estratégia e operações, análise e desempenho.

Estratégia e operações de vendas

Os profissionais de operações de vendas trabalham em estreita colaboração com a liderança sênior para desenvolver planos estratégicos alinhados aos objetivos da empresa.

Isso inclui identificar mercados-alvo, definir metas de vendas e desenvolver estratégias de vendas para atingir essas metas.

Aqui estão as principais tarefas estratégicas e operacionais da equipe SO padrão:

Definir e aprimorar o processo de vendas

Eles determinam as etapas do processo de vendas e as padronizam no CRM.

Determine objetivos de vendas de longo prazo

Descubra quais territórios buscar, quais soluções focar nas vendas e outros objetivos de longo prazo.

Encontre e implemente as melhores práticas e ferramentas de vendas

Os operadores de vendas estão sempre em busca das melhores práticas de vendas e do setor que possam adotar e integrar ao processo de vendas .

Mantenha a liderança atualizada sobre vendas

Eles geram relatórios que ajudam os executivos a se manterem informados sobre todas as questões de vendas.

Gerencie a colaboração entre departamentos

Outras responsabilidades das operações de vendas incluem apoiar a equipe de vendas, ajudando a simplificar processos, fornecendo treinamento e recursos e garantindo que os SDRs tenham as ferramentas necessárias para ter sucesso.

Os líderes de equipe garantem que as vendas estejam alinhadas com os objetivos de marketing , produto e empresa.

Análise e dados de vendas

As operações de vendas são responsáveis ​​por coletar e analisar dados relacionados ao desempenho de vendas, comportamento do cliente e tendências de mercado. Esses dados ajudam a identificar áreas de melhoria e a tomar decisões informadas sobre a estratégia de vendas.

Lidar com previsão de vendas

Eles usam dados históricos e de mercado para prever como serão as vendas no curto e no longo prazo.

Conduza análises de ganhos/perdas

Às vezes, eles conduzem o estudo de acordos de vendas para determinar quais atividades geralmente levam ao sucesso.

Determine e acompanhe KPIs de vendas

As operações de vendas identificam quais KPIs rastrear; essas métricas os ajudam a avaliar e iterar suas iniciativas e processos de vendas de maneira eficaz.

Configurar painéis de vendas

Eles trabalham com gerentes de vendas para criar painéis para que os representantes monitorem suas principais métricas e o progresso em direção às metas.

Isso é muito difícil de resolver por conta própria, por isso as equipes de SO geralmente trabalham em estreita colaboração com a TI, especialmente em relação à higiene e limpeza de dados .

Performance de vendas

As operações de vendas também desempenham um papel crucial na medição do desempenho da equipe de vendas.

Eles rastreiam indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar a eficácia das estratégias de vendas e identificar áreas de melhoria. Esta abordagem baseada em dados permite-lhes tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos e ajustes estratégicos.

Além disso, eles são responsáveis ​​por prever receitas e definir metas realistas para a equipe de vendas. Ao analisar dados históricos de vendas e tendências de mercado, eles podem fornecer previsões precisas que ajudam a empresa a planejar o crescimento futuro.

Encontre e avalie tecnologia de vendas

Um especialista em operações de vendas geralmente é responsável por avaliar e implementar tecnologia B2B , como CRMs, software de vendas, ferramentas de prospecção e plataformas analíticas.

Planejar e administrar treinamentos de vendas

A equipe SO pode criar e implementar um plano de treinamento dependendo da organização.

Facilite a comunicação de vendas

As operações de vendas mantêm os SDRs informados por meio de relatórios, como um relatório de pipeline, e do compartilhamento de vitórias e mudanças com a equipe.

Identifique tarefas de vendas para automatizar

Os gerentes de operações de vendas são especialistas na tecnologia necessária para agilizar a prospecção e automatizar as vendas B2B.

Lembre-se de que algumas dessas tarefas de desempenho podem cair nas mãos de um departamento de capacitação de vendas – embora algumas empresas tragam capacitação para as operações de vendas.

No geral, as operações de vendas são funções organizacionais cruciais que ajudam a gerar receitas, melhorar a eficiência e apoiar a equipe de vendas no alcance de seus objetivos.

Ao se concentrarem em estratégia, suporte, análise, gerenciamento de tecnologia e medição de desempenho, os profissionais de operações de vendas desempenham um papel crucial para garantir o sucesso da equipe de vendas.

Por que as operações de vendas são importantes?

A implementação de um processo de operações de vendas agiliza suas atividades de vendas para uma geração eficiente de receita e, por sua vez, você garante que tudo o que as vendas fazem esteja a serviço de seus objetivos organizacionais.

Você também dá aos seus VPs e gerentes mais tempo para se concentrarem no fechamento de negócios e nas tarefas de gerenciamento, em vez de executar análises de ganhos/perdas ou filtrar listas de leads para novos representantes.

Aqui estão alguns dos outros benefícios de estabelecer uma estrutura dinâmica de equipe de operações de vendas:

• Simplifique os processos de vendas para torná-los mais eficientes e escalonáveis.
• Aumente o desempenho do pipeline de vendas.
• Crie alinhamento com as metas de negócios em todos os departamentos.
• Implemente estratégias baseadas em dados para aumentar a eficácia de sua equipe de vendas.
• Introduza novas tecnologias e práticas recomendadas no processo de vendas.

Os efeitos posteriores de um departamento de operações de vendas são ciclos de vendas mais curtos, melhores taxas de ganhos e, em última análise, mais receita para o seu negócio.

Como você constrói uma equipe lucrativa de operações de vendas?

A estrutura do departamento de operações de vendas vem em todos os formatos e tamanhos. Cabe a você decidir qual estrutura funciona melhor para seu negócio e seus objetivos futuros.

Talvez você precise apenas de um consultor de operações de vendas se for uma startup.

As organizações de médio porte precisarão de uma equipe maior, pois terão mais SDRs para apoiar e muito mais dados para analisar.

Aqui estão alguns exemplos de estrutura organizacional de operações de vendas:

• Algumas equipes podem ter uma estrutura alta com, em ordem decrescente de autoridade, um vice-presidente, um gerente e um analista.
• Outros podem ter uma estrutura mais plana, com um chefe no topo e todos os outros no mesmo nível.

Por exemplo, Brian Chin , Diretor de Operações de Vendas da Spring Health, tem quatro membros de equipe e usa um sistema de rotação trimestral onde eles alternam funções.

Isso permite que aprendam uns com os outros, dominem as diversas funções das operações de vendas e formem uma compreensão holística da disciplina.

Enquanto isso, outras empresas dividem sua equipe de operações de vendas em dois subdepartamentos com base na competência principal – um para conhecimento técnico e suporte e outro para estratégia geral.

Apesar dessas diferenças, existe uma estrutura padrão de equipe de operações de vendas que você pode usar como modelo. Ajuste-o de acordo com suas necessidades de vendas e práticas recomendadas do setor:

Detalhamento da estrutura de uma equipe de operações de vendas

Abaixo está uma análise das funções significativas de operações de vendas em ordem decrescente de experiência:

Vice-presidente de operações de vendas

Também conhecido como diretor de operações de vendas. Eles são os consultores estratégicos do seu chefe de vendas e líder de equipe.

Eles definirão a estratégia de operações de vendas, coordenarão com outros departamentos e apresentarão à liderança.

Gerente de Operações de Vendas

Freqüentemente, o segundo em comando, o gerente supervisiona uma equipe de analistas de operações ou especialistas que os ajudam a melhorar o processo de vendas, encontrar novas tecnologias, executar projetos de análise e realizar outras tarefas de alto nível.

Analista de Operações de Vendas

O analista é proficiente em ferramentas de inteligência de vendas , Excel, modelagem de dados e outras técnicas de análise.

Eles se concentram no uso de dados para responder perguntas que ajudarão a equipe de vendas a melhorar sua estratégia e processos.

Representante de Operações de Vendas

Sendo um funcionário iniciante, esse representante normalmente trabalha mais próximo dos representantes de vendas do que outras funções, apoiando-os de várias maneiras, desde ajudá-los a criar um painel de vendas até fornecer-lhes automação de vendas .

À medida que sua equipe de vendas cresce, você descobrirá novas necessidades operacionais. Como resultado, sua equipe de operações de vendas aumentará e cada membro se tornará mais especializado.

Em algum momento, muitas empresas dividiram algumas dessas funções em duas. Assim, por exemplo, você pode ter um Analista Sênior que gerencia um Analista.

As empresas também podem contratar especialistas em operações com foco em um objetivo principal (por exemplo, melhorar a velocidade de vendas ou treinar a equipe de vendas).

KPIs de operações de vendas: o que rastrear

Como saber se suas estratégias de operações de vendas estão valendo a pena?

Você terá que monitorar o desempenho, rastreando principalmente as principais métricas influenciadas pela equipe do seu sistema operacional e as métricas relacionadas às suas funções principais.

Aqui estão as metas de operações de vendas e KPIs a serem rastreados:

Taxa média de vitórias

Este é um dos melhores KPIs para operações de vendas. Um aumento nesta métrica de desempenho é geralmente um sinal de que as habilidades, ideias e mudanças nas operações de vendas estão valendo a pena.

Duração média do ciclo de vendas

As operações de vendas gastam muito tempo tentando impactar a eficiência das vendas; a duração média do ciclo de vendas indica se seus métodos estão funcionando ou não nesse sentido.

Tempo de resposta do lead

Considerando o quão crucial é chamar a atenção de um lead para as vendas, as equipes de operações se concentram muito em apoiar os representantes com dados, fluxos de trabalho e tecnologia B2B para envolver leads.

O tempo de resposta do lead indica se tudo está funcionando bem.

Taxas de uso de tecnologia

Este é um KPI essencial de operações de vendas . As equipes de SO devem saber se os SDRs estão usando a tecnologia que implementam e como a utilizam.

Isso os ajuda a detectar falhas na otimização das plataformas e dá pistas sobre seu desempenho. Se as taxas de uso de tecnologia forem baixas, a equipe de SO deverá responder treinando os representantes sobre isso.

Precisão da previsão

A previsão de vendas e a análise preditiva (identificando problemas potenciais) são aspectos significativos das operações de vendas. Eles precisam de feedback sobre o real versus o previsto para refinar seus métodos preditivos.

Com essas informações, eles podem iterar suas estratégias para torná-las mais eficazes na próxima vez.

O acompanhamento consistente desses KPIs ajudará você a melhorar seu departamento de operações e, por sua vez, tudo o que eles afetam — por exemplo, produtividade, eficiência de vendas e receita anual.

Ferramentas e software que toda equipe de operações de vendas precisa

Várias ferramentas podem facilitar as tarefas de operações de vendas. As principais ferramentas que toda equipe de SO precisa são CRM, ferramenta de previsão de vendas e ferramentas de planejamento de território.

Vamos examiná-los com mais detalhes:

1. Software CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente)

Um sistema CRM é essencial para que as equipes de SO gerenciem com eficácia as interações com os clientes, rastreiem leads e agilizem o processo de vendas.

Esta ferramenta de operações de vendas ajuda a:

• Organize os dados do cliente .
• Acompanhe o histórico de comunicação com os clientes.
• Gerencie tarefas e compromissos.
• Analise o desempenho de vendas.

2. Ferramenta de previsão de vendas

As ferramentas de previsão de vendas ajudam a prever tendências futuras de vendas com base em dados históricos e nas condições atuais do mercado.

Isso permite que as equipes de operações:

• Tome decisões informadas sobre a alocação de recursos.
• Orçamento.
• Plano.

3. Ferramentas de ordenamento do território

Essas ferramentas ajudam as equipes a gerenciar e otimizar com eficácia seus territórios de vendas.

Eles permitem que as equipes:

• Segmentar clientes.
• Atribua representantes a regiões específicas.
• Acompanhe o desempenho em cada território.

Eles garantem que os representantes de vendas tenham recursos que apoiem suas funções e estejam focados nas oportunidades mais promissoras.

Operações internas de vendas: estratégia e desafios

As estratégias de operações de vendas tornaram-se cada vez mais populares nos últimos anos. Por que?

Porque a tecnologia possibilitou maneiras mais eficientes de alcançar e interagir com clientes potenciais.

Esteja você criando uma nova equipe ou melhorando seu departamento de operações existente, você encontrará valiosas as práticas recomendadas e os desafios de operações de vendas abaixo

Melhores Práticas

Tome decisões baseadas em dados

Ao ajustar o processo de vendas ou refinar a estratégia geral, certifique-se de usar dados para informar essas decisões. Embora a “intuição” certamente tenha o seu lugar, as estatísticas devem apoiá-la.

A tomada de decisões baseada em dados é crucial nas operações de vendas. Ele permite que as empresas identifiquem tendências, acompanhem o desempenho e tomem decisões informadas que impulsionem o crescimento.

Ao analisar métricas de operações de vendas, como taxas de conversão , custos de aquisição de clientes e previsões de receita, as empresas podem obter informações valiosas sobre suas operações e determinar as estratégias mais eficazes para atingir seus objetivos.

Abrace a automação

Adotar a automação nas operações de vendas pode beneficiar significativamente sua equipe, aumentando a eficiência, a precisão e a produtividade.

Automatizar tarefas repetitivas, como entrada de dados ou agendamento de e-mails de acompanhamento, pode liberar um tempo valioso, melhor gasto em iniciativas estratégicas e na construção de relacionamentos com clientes.

Há uma infinidade de ferramentas disponíveis que podem ajudar a agilizar seus processos de operações de vendas.

Sistemas de CRM como Salesforce ou HubSpot podem automatizar tarefas como pontuação de leads e rastreamento de e-mail, enquanto ferramentas como o Tableau podem ajudar a visualizar dados e identificar tendências.

Incorporar a automação em suas operações de vendas pode melhorar a eficiência, reduzir erros e, em última análise, gerar melhores resultados.

Representantes de vendas paralelos

Acompanhar SDRs é valioso para melhorar as operações de vendas. Ao passar tempo com os representantes em campo, você pode obter insights sobre os desafios e oportunidades do dia a dia enfrentados pela equipe de vendas. Isso permite que seus SOs forneçam suporte e orientação mais eficazes.

Um dos benefícios críticos de acompanhar os representantes é a capacidade de identificar necessidades de treinamento e áreas de melhoria. Ao observar os representantes em ação, as equipes de SO podem identificar áreas onde são necessários treinamento ou recursos adicionais, ajudando a melhorar o desempenho geral e a produtividade.

Desafios

Qualidade dos dados

Dados precisos e confiáveis ​​são essenciais para a tomada de decisões informadas. A má qualidade dos dados pode levar a insights incorretos e, em última análise, impactar o sucesso das operações.

Problemas de integração

Um coordenador de operações de vendas pode enfrentar desafios na integração de diferentes ferramentas e sistemas, levando a ineficiências no gerenciamento de dados e na comunicação.

Resistência à mudança

Os membros da equipe que se sentem confortáveis ​​com o status quo podem resistir a novos processos ou tecnologias implementadas pela equipe de operações. Superar essa resistência e garantir a adesão de todos os membros da equipe é crucial para o sucesso de qualquer iniciativa de operações de vendas.

Falta de alinhamento entre as equipes

As equipes de vendas e operações nem sempre estão alinhadas em relação aos objetivos, estratégias ou comunicação. Essa falta de alinhamento pode levar a ineficiências e oportunidades perdidas.

evitando distrações

Há tanta coisa que uma equipe de operações de vendas pode fazer! Priorizar e cumprir os projetos mais importantes costuma ser um desafio, especialmente quando uma equipe de vendas B2B pede constantemente pequenos favores.

Lidando com o crescimento da empresa

À medida que as empresas crescem, elas mudam, e o mesmo deve acontecer com as estruturas e a tecnologia de análise preditiva. Isso pode ser frustrante para as equipes de operações de vendas; eles sempre têm que aprender e se adaptar.

Padronizando processos de vendas

Fluxos de trabalho automatizados no CRM podem ajudar os vendedores a cumprir o processo, mas todos sabemos que alguns representantes desejam fazer as coisas do seu jeito. Isso pode atrapalhar a análise do processo de vendas e prejudicar a eficiência das vendas.

Para enfrentar esses desafios, as operações de vendas devem priorizar a qualidade dos dados:

• Auditar e limpar dados regularmente
• Investir em ferramentas e tecnologias que agilizem os processos de integração.
• Comunicar-se de forma eficaz com os membros da equipe para obter adesão para novas iniciativas.
• Promover a colaboração entre equipes para garantir o alinhamento de metas e estratégias.

Perguntas frequentes sobre operações de vendas

P: Qual é a diferença entre operações de receita e operações de vendas?

R: Embora as equipes de operações de vendas e receitas estejam interessadas em aumentar a eficiência das equipes e atividades geradoras de receitas, as operações de vendas são mais especializadas e focadas principalmente, se não apenas, no apoio à equipe de vendas.

Enquanto isso, as operações de receita adotam uma abordagem mais holística, alinhando e auxiliando vendas, marketing e sucesso do cliente para aumentar o crescimento da receita e aprimorar a experiência do cliente.

Em outras palavras, quebrar os silos entre as equipes geradoras de receita é o objetivo final do RevOps. E capacitar a equipe de vendas é o objetivo final das operações de vendas.

P: Qual é a diferença entre capacitação de vendas e operações de vendas?

R: Ambas as funções trabalham juntas para garantir o sucesso e a eficácia da equipe de vendas.

A capacitação de vendas fornece às equipes de vendas recursos para vender com eficácia, como guias de produtos ou vídeos de marketing.

Por outro lado, as operações de vendas concentram-se na otimização do processo de vendas, aproveitando a tecnologia e impulsionando a eficiência na organização de vendas.

Embora um representante de capacitação de vendas possa enviar um relatório do setor que o representante pode usar para envolver um novo lead, um SO pode configurar uma automação para eles em seu CRM.

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As operações de vendas devem estar sempre em busca de novas ferramentas que melhorem a produtividade de sua equipe de vendas.

Dados incorretos de leads são um dos gargalos mais comuns no processo de vendas.

Isso faz com que os representantes enviem e-mails para endereços errados, vasculhem a web em um esforço inútil para encontrar leads ideais e percam tempo.

E, portanto, faz sentido munir seus representantes de vendas com os melhores dados de leads de B2B disponíveis. Para isso, existe o Cognismo.

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