Ninguém pode apreciar a importância de atingir consistentemente o pico de produtividade melhor do que os fundadores de startups e os proprietários de pequenas empresas. Porque para eles, cada dia é um prazo. Mas há tanta coisa que se pode fazer em um dia. Além disso, há outros assuntos da vida além do trabalho que merecem atenção.

De acordo com uma recente pesquisa de produtividade:

• 72% dos proprietários de pequenas empresas se sentem bastante sobrecarregados por seus papéis e responsabilidades,
• 39% acham que encontrar papelada é a maior perda de tempo, e
• 56% acreditam que a comunicação é a chave para aumentar sua produtividade.
  
  

Percebendo isso, existem inúmeras startups de tecnologia hoje que oferecem ferramentas de produtividade que prometem simplificar sua jornada de trabalho e aumentar a produtividade sem causar sobrecarga de informações. E se você está lendo isso, é provável que você já use uma ferramenta de produtividade, mas esteja percebendo que a ferramenta ou aplicativo não está realmente aumentando sua produtividade.

Pelo contrário, a ferramenta está reduzindo sua produtividade com sua interface pouco intuitiva, mal projetada e frustrante. Em outras palavras, se você tem que forçar a cabeça usando a ferramenta, então a ferramenta não é realmente uma “ferramenta”, mas mais uma dor de cabeça.

Fonte: Hubspot, Death by 1000 Apps

De fato, pesquisas no local de trabalho digital sugerem que 56% dos trabalhadores consideram a busca de informações em diferentes aplicativos perturbadora. Isso quebra o fluxo de pensamentos e leva ao desperdício de tempo.

O que fazes, então? Com tantas tarefas para fazer ao mesmo tempo, não usar nenhuma ferramenta ou aplicativo para gerenciar tudo provavelmente não é a melhor ideia. Além disso, aumentar a produtividade e a eficiência do negócio pode até ser uma questão subjetiva. O que funciona para alguém para aumentar sua produtividade pode não funcionar para você.

Portanto, antes de decidir sobre uma ferramenta de produtividade para o seu negócio ou startup, aqui estão três fatores importantes que você deve considerar.

3 Fatores na Seleção de uma Ferramenta de Produtividade para sua Startup ou Pequena Empresa

Simplicidade

Uma ferramenta de produtividade aumentará sua produtividade somente se for fácil de usar. Ferramentas sofisticadas com uma infinidade de recursos podem parecer atraentes no início, mas geralmente têm uma experiência de usuário muito ruim, o que, por sua vez, reduz a produtividade.

Aqui está um exemplo que comprova a importância de uma boa experiência do usuário:

Uma jovem em quimioterapia morreu de complicações porque os enfermeiros de plantão não conseguiram navegar na complexa interface do programa que foi projetado para acompanhar os tratamentos do paciente.

Você pode entender o que aconteceu quando você olha para a captura de tela do programa:

Esqueça a produtividade, não ter uma experiência de usuário intuitiva pode custar vidas. Assim, a simplicidade de uso deve ser um dos principais fatores a serem considerados ao decidir sobre uma ferramenta.

Funcionalidade

Obviamente, embora a ferramenta precise ser fácil de usar, ela também deve atender a todos os seus requisitos funcionais. A mesma pesquisa (citada acima) descobriu que 69% dos trabalhadores perdem até uma hora por dia navegando entre aplicativos.

Portanto, é melhor se você puder reduzir o número de ferramentas que usa e, se possível, ter uma única ferramenta que atenda a todos os seus requisitos. Ao decidir por um, lembre-se de que recursos básicos, como configuração de lembretes, colaboração em tempo real, integração com outros aplicativos e gerenciamento de tarefas, estão incluídos.

Dito isso, certifique-se de não optar por uma ferramenta repleta de recursos para os quais você não tem uso.

Colaboração

Com referência ao ponto mencionado, a colaboração merece atenção especial, pois trabalhar em diferentes localizações geográficas não é mais incomum. Certifique-se de que a ferramenta tenha um recurso de mensagens instantâneas. Os recursos de chamada de voz e vídeo seriam um bônus adicional.

Avalie minuciosamente a ferramenta durante o período de teste para ter uma ideia de sua intuitividade e desempenho funcional. Tome seu tempo e seja meticuloso antes de decidir sobre uma ferramenta para o seu negócio ou startup.

Mudar para outra nova ferramenta de produtividade depois de alguns meses não será fácil quando sua equipe finalmente estiver acostumada com uma (não importa quão boa ou ruim seja a ferramenta).

O Conceito de Kanban

Kanban é um conceito japonês focado em otimizar a produtividade no local de trabalho. Com base nisso, existem ferramentas de produtividade de software conhecidas como quadros Kanban. Eles permitem que os usuários visualizem seu fluxo de trabalho dividindo as tarefas em faixas codificadas por cores para processos simples e complexos.

Um benefício significativo de utilizar a metodologia do quadro Kanban é que ela permite que você estabeleça uma hierarquia clara de suas tarefas. Os aplicativos tradicionais de tarefas podem ficar aquém quando se trata de priorizar e detalhar sua lista de tarefas.

E quando falamos de quadros Kanban, o Trello é a primeira de muitas ferramentas de produtividade que vem à mente. Você provavelmente já ouviu falar dele antes, pois popularizou o conceito de quadro Kanban com sua interface enxuta e um layout no estilo de cartão.

Basicamente, ele permite que você visualize o fluxo de trabalho de sua equipe na forma de listas de tarefas estruturadas. Ele ajuda a dividir uma tarefa complexa em pedaços menores na forma de cartões. A curva de aprendizado é literalmente zero e o gerenciamento de tarefas não poderia ser mais simples.

Além disso, o plano gratuito do Trello possui todos os recursos essenciais que sua pequena empresa poderia precisar. No entanto, os recursos básicos do Trello são insuficientes para grandes empresas e equipes com requisitos complexos. Se você está procurando um aplicativo Kanban que faça mais do que apenas rastrear tarefas, como mensagens instantâneas, definir lembretes, gerenciamento de relacionamento com o cliente, você precisa procurar alternativas que sejam mais ricas em recursos, mas minimalistas e intuitivas de usar.

Seu último recurso

Novamente, o que funciona para alguém pode não funcionar para você. E mesmo com todas as inúmeras opções de ferramentas do mercado, é bem possível que nenhuma delas atenda às suas necessidades.

Nesse caso, usar uma planilha simples para gerenciar todas as suas tarefas, colaborar com os membros da equipe e acompanhar os prazos é sua melhor aposta. Ou, usar papel e caneta da velha escola também pode funcionar.

A resposta para atingir o pico de produtividade é bastante simples: use qualquer coisa que mantenha você e sua equipe no caminho certo. Só porque seus concorrentes estão usando uma ferramenta de produtividade cara e elaborada não significa que você deva fazer o mesmo. Contanto que sua equipe não perca tempo descobrindo como a ferramenta funciona ou fique frustrada com seu desempenho/falta de recursos, qualquer ferramenta que você escolher está bem.

Shyamal Parikh é o fundador do SmartTask, uma ferramenta de gerenciamento de trabalho online que ajuda as equipes a serem mais produtivas ao ter clareza sobre quem está fazendo o quê e quando. Parikh tem uma propensão a pesquisar e compartilhar estratégias que beneficiem a produtividade de uma equipe.