CRM para pequenas empresas versus CRM de planilha: qual é o melhor para organização, automação e crescimento?

Publicados: 2021-08-18

CRM significa Customer Relationship Management . É uma ferramenta de software que ajuda você a procurar e adicionar novos usuários, alimentá-los com mais eficiência, empurrá-los para baixo no funil mais rapidamente e cuidar deles melhor quando se tornarem clientes. De maneira mais geral, é uma ferramenta de gerenciamento de negócios em constante evolução. Os limites dos recursos de CRM estão em constante expansão e é impossível anexar uma definição a eles. Ainda assim, espere que sua empresa se beneficie de um sistema de CRM de três maneiras…

Neste artigo, examinamos dois métodos baseados em software para gerenciar seus negócios: Spreadsheet CRM versus Small Business CRM.

Vamos organizar, automatizar e crescer!

Para organização.

A Planilha foi construída para gerenciamento de dados.

Célula por célula, é claro que uma planilha ajudará você a gerenciar seus dados - é literalmente para isso que ela foi criada. Em sua natureza modular, você pode tornar sua planilha tão sofisticada quanto quiser. Com 17.179.869.184 células nas quais você pode inserir dados, cabe bastante coisa nelas. Você pode torná-lo colorido, ousado, mas faça o que fizer - siga estas práticas recomendadas de planilha...

A linha superior deve ser cabeçalhos com rótulos.
Cada linha abaixo disso é um único registro.
Cada coluna é uma única variável.
Não deixe células vazias.
Coloque as notas em um arquivo separado.
Verifique suas datas, campos numéricos e nomes.

Todas essas células parecem um trabalho confuso. Uma solução para isso é usar os Contatos do Google para criar seu banco de dados de contatos. Existem dezenas de campos diferentes que você pode preencher várias vezes e existem até campos personalizados para informações adicionais específicas do setor. Quando você precisar de sua lista de contatos em forma de planilha, é fácil exportar! Importar é um pouco mais difícil.

Veja como exportar os Contatos do Google para uma planilha...

O botão Exportar é encontrado na barra lateral esquerda
Selecione o formato do arquivo. Será .CSV do Google se você estiver importando para o Planilhas Google.
Exportar.
Vá para o Planilhas Google.
Arquivo > Importar > Carregar do seu dispositivo. Escolha seu arquivo .CSV e clique em Importar dados.
No próximo menu, as variáveis predefinidas são as mais limpas.
Limpe seus dados.

O passo 7 é grande. Ao importar seus dados dos Contatos do Google, você terá muitas colunas e células de dados vazias e irrelevantes. Como resultado, você não poderá manter confortavelmente um banco de dados de planilhas inserindo dados nos Contatos do Google. Cada vez que você precisar importar novos contatos para sua planilha, precisará fazer muita limpeza e manutenção de dados.

É chamado de entrada de dados, e nós odiamos.

Nós não odiamos você, no entanto; nós gostamos bastante de você, na verdade, e gostamos de lhe dar coisas. Se você realmente quer ter um bash no gerenciamento de um banco de dados de contatos como uma planilha, você pode. Eu escrevi este artigo algum tempo atrás, descrevendo exatamente como criar um CRM de planilha. Há um pequeno modelo adorável lá que você pode baixar.

Basta clicar no link e rolar até encontrá-lo - outro grande e gordo NetHunt grátis!

A planilha não foi criada para pipelines, mas pode funcionar.

Um pipeline de vendas é um instantâneo visual dos diferentes estágios de negócios pelos quais um lead passa antes de se tornar um comprador. É uma ferramenta simples para ajudar as empresas a se organizarem, evitar que qualquer lead caia em lacunas e maximizar a retenção de clientes e a receita da sua empresa.

Esta é a minha planilha de pipeline CRM.

Pipelines de planilhas são possíveis e podem funcionar. As planilhas são uma ferramenta colaborativa, para que você possa atualizar um pipeline de planilhas em tempo real e garantir que todos tenham acesso aos mesmos dados. Outra ferramenta útil é adicionar notas a cada célula de dados em sua planilha - novamente, isso garante que todos estejam na mesma página. Vou dizer provisoriamente que a última coisa legal que você pode fazer com um pipeline de planilha é fazer com que ele interaja com os mesmos dados em sua planilha de contatos.

Infelizmente, não tenho tempo para sentar aqui e pensar em uma maneira inteligente de apresentar as desvantagens que vêm com um CRM de pipeline de planilha. Então, aqui vem uma lista clássica de marcadores...

A entrada manual de dados é uma merda.
As chances de um erro humano são altas com tanta entrada de dados.
Você precisa mover um negócio para o próximo estágio manualmente.
As atividades de vendas provavelmente serão repetidas.
Oportunidades de relatórios limitadas.
É difícil manter tantos dados de maneira limpa e mínima em uma planilha.

Gerenciamento de dados, o modo NetHunt.

Se você estiver procurando por um CRM para pequenas empresas para substituir seus contatos do Google ou banco de dados de planilhas, não procure mais, o NetHunt Small Business CRM.

Você tem todos os seus parceiros, leads e clientes; sua mãe, seu pai e até mesmo sua pobre avó, para quem você não liga há seis meses nos Contatos do Google. Nós não o culpamos, é uma boa agenda de endereços, e você não quer mudar para outra; nós entendemos.

O problema é que o NetHunt Small Business CRM tem essa coisa chamada Google Contact sync - você pode trazer todos os seus adoráveis contatos do Google Contacts automaticamente. Mesmo que você ainda queira inserir todos os seus novos contatos por meio de Contatos, automaticamente via Gmail ou qualquer outro, nosso sistema bacana faz isso em intervalos regulares sem interromper seu fluxo de trabalho.

Saiba mais sobre o Google Contact Sync. seta para a direita

Nossa plataforma bacana não apenas mantém todos os seus dados de negócios antigos; ele ajuda você a gerar novos dados de negócios de alto valor por meio de recursos de geração de leads. Somos um CRM do Gmail. Isso significa que o sistema se integra perfeitamente à funcionalidade do Gmail para oferecer a você o melhor dos dois mundos. Você pode adicionar novos registros ao seu banco de dados, de e-mails recebidos, com o clique de um botão. Fácil .

Quer um pouco mais? Temos várias ferramentas de geração de leads diferentes, por meio de canais de geração de leads de entrada e saída.

Para geração de leads inbound...

Os formulários da Web são o caminho a percorrer. Digamos que você esteja lançando um novo recurso em seu sistema CRM. Chama-se Workflows e automatiza processos diários irritantes. Você está hospedando um webinar com sua linda equipe de sucesso do cliente para contar aos leads animados tudo sobre seu novo recurso. Você criaria uma página de destino, como esta, com um formulário da web para os visitantes preencherem para receber seu convite por e-mail para o evento. Assim.

Nosso formulário web para o Webinar Workflows

Isso não quer dizer que não temos outras formas de recursos de geração de leads de entrada para o seu negócio. Nossa integração Intercom traz todos os seus chats Intercom para o painel NetHunt, centralizando seus dados e oferecendo mais um canal de geração de leads. Nossa integração com o Facebook Messenger faz a mesma coisa com o Messenger. Tudo fica em um só lugar, exatamente como nós gostamos.

Para geração de leads de saída...

O LinkedIn é onde os líderes do mundo se encontram. Como uma rede social profissional, você não encontrará um lugar melhor para profissionais com ideias semelhantes que precisam de serviços comerciais. É um mercado B2B e, depois de otimizar seu perfil, se envolver nas conversas e fazer algumas conexões, use a integração do LinkedIn da NetHunt para extrair os dados deles para o seu CRM. Acesse aqui para descobrir como implementar essa integração do LinkedIn.

Para automação.

Há uma maneira de mesclar e-mails para a automação de e-mails no Planilhas.

A personalização de e-mail é praticamente um dado nos dias de hoje. Não vou dizer que seu nome é a palavra mais poderosa em seu vocabulário e fará as pessoas abrirem seus e-mails - não é, e não vai. Em vez disso, incluir o nome de um destinatário em um e-mail é um detalhe profissional, mas pessoal. Todo mundo está fazendo isso, e você também deveria. A questão é... como?

Bem, você já se perguntou qual o trabalho do pobre estagiário é ficar atrás de cada e-mail em uma campanha de e-mail e digitar o nome de cada destinatário depois de Querido ? Se sim, temos novidades para você. Nenhum estagiário está fazendo isso. Em vez disso, os profissionais de marketing inteligentes estão usando uma ferramenta chamada Mail Merge. Mail Merge permite que os usuários personalizem campanhas de e-mail em massa de forma simples.

Há uma maneira não nativa de campanhas de e-mail de mesclagem de e-mail.

Faça o download de uma cópia da planilha de mala direta do Gmail Sheets; está disponível aqui.
Atualize a coluna intitulada Destinatários com todos os endereços de e-mail que você deseja segmentar com sua campanha de e-mail em massa, bem como seu nome, sobrenome e quaisquer outros dados que você precise incluir. À medida que sua lista de contatos cresce, você pode achar útil adicionar o nome deles a essa lista à medida que avança.
Abra o Gmail e crie um rascunho do seu e-mail em massa. Certifique-se de incluir uma linha de assunto específica para o seu e-mail. Se você precisar de alguma inspiração, temos muitos modelos aqui. Ao redigir o corpo, use comandos de macro como {{first-name}} para mesclar as colunas de dados necessárias. Certifique-se de que esses formulários correspondam aos nomes das colunas na planilha de mesclagem. Quanto mais colunas você tiver com dados diferentes, mais precisamente poderá personalizar sua campanha em massa.
Volte para a planilha e pressione o botão Mala direta na barra de ferramentas superior. Em seguida, envie e-mails. Quando solicitado, copie e cole a linha de assunto que você redigiu em sua mensagem e clique em OK. Os {{macro-commands}} já foram preenchidos.
O e-mail deveria ter sido enviado. Se você não tiver certeza, verifique a coluna E-mail enviado e ela deve ter sido atualizada de em branco para enviada.

Parece trabalho duro ? Isso é. Vamos tentar o Modo NetHunt.

O NetHunt Way leva a automação de e-mail ainda mais longe .

A automação de e-mail no NetHunt vai muito além disso. Em vez de simplesmente automatizar a entrada de detalhes pessoais com macros indiretas, o NetHunt automatiza cada etapa de seus processos de e-mail em massa. Se você não acredita que isso seja possível, deixe-nos explicar como fazemos isso.

Segmente seu banco de dados de público

Use o NetHunt Gmail CRM para filtrar, classificar e segmentar seus contatos e assinantes da maneira que você precisar. Crie vários segmentos e atualize-os automaticamente com novos contatos que correspondam aos seus filtros. Isso significa que você pode enviar campanhas de e-mail direcionadas para diferentes setores do seu público - sejam eles segmentados por dados demográficos, psicográficos, engajamento, jornada do comprador ou qualquer outra coisa.
É muito para absorver; leia o tutorial para segmentação de público aqui!

Crie novas campanhas de e-mail e salve-as como modelos.

Com o NetHunt CRM, você pode importar, salvar, compartilhar modelos HTML ou criar novos modelos com formatação nativa do Gmail. Personalize e-mails com associação à lista de assinantes, estágio do ciclo de vida ou qualquer outra informação em seu registro de contato. Forneça automaticamente as linhas de assunto, conteúdo e CTAs mais relevantes e envolventes para públicos segmentados.
Descubra como criar modelos HTML aqui!

Envie campanhas de gotejamento automatizadas com o construtor Workflows.

Na verdade, você pode até automatizar quando os emails são enviados para seus usuários segmentados. Os fluxos de trabalho do NetHunt CRM ajudam você a nutrir seus leads com campanhas de e-mail. A nutrição de leads de sequência de e-mail não funciona apenas em termos de vendas, mas também aumenta as taxas de abertura de e-mail, mantém você atualizado na mente de um cliente em potencial, fornece resultados instantâneos para clientes em potencial, abre uma oportunidade para informar e entreter leads.Segmente seu público , crie um modelo e envie-o quando quiser, com base em gatilhos ou tempo, com o NetHunt CRM.
Descubra como usar sequências de e-mail com o NetHunt CRM!

Na verdade, vamos falar mais sobre a automação de vendas da NetHunt.

A automação de vendas é a simplificação de tarefas tediosas e demoradas no processo de vendas de uma empresa. Você conhece esses: o administrador, a verificação de contas para ver o que está acontecendo e toda aquela maldita entrada de dados. A automação de vendas economiza seu tempo e, o mais importante, gera dinheiro.

Assim como você pode automatizar todas as etapas do seu processo de e-mail, você pode automatizar todo o resto no quadro geral. O NetHunt é construído com facilidade em torno de um pipeline de vendas. Isso visualiza seus processos de vendas, onde seus leads estão e o que precisa ser feito em seguida. Você também pode automatizar cada etapa dele. Já tendo falado sobre como automatizar a geração e nutrição de leads, vamos ver como o Workflows do NetHunt CRM pode ajudar sua equipe de vendas a se manter em dia.

Digamos que você queira receber uma notificação no Google Chat sempre que um valor de campo for alterado com uma oferta. Isso pode ser que eles tenham passado para o próximo estágio de um pipeline; pode ser que o valor de seu negócio específico tenha subido e eles requeiram atenção especial. De qualquer forma, receba um ping no painel do Google Chat para acompanhar o que está acontecendo. Nada é perdido.

Crie um novo grupo ou escolha um existente. Dê um nome a ele e escolha quem você deseja participar e quem poderá participar.
Clique no grupo e clique no título. No menu suspenso, escolha Gerenciar Webhooks.
Defina o webhook de entrada no Google Chat, forneça um nome e, opcionalmente, um avatar para o bot.
Copie o URL e salve-o. O NetHunt enviará mensagens para este URL.
Hora de sair do Google Chat e abrir o painel do NetHunt.
Vá para a guia Workflows e inicie uma nova automação.
Crie um gatilho inicial. Nesse caso, queremos uma notificação para quando qualquer valor de campo for alterado em uma pasta de nossa escolha. Fizemos uma pasta e colocamos lá um negócio particularmente importante que queremos ficar de olho.
Crie uma nova ação: envie uma mensagem de bate-papo do Google.
Cole o webhook que copiamos do Google Chat.
Em seguida, ative o Workflow e teste-o. Altere qualquer valor da oferta escolhida e você receberá uma notificação no Google Chat. Huzá !

Isso é apenas um exemplo. Dependendo de qual você escolher, você pode definir webhooks para enviar notificações para o Slack ou e-mail. Você pode definir que essas notificações sejam enviadas para qualquer coisa - como quando um novo lead aparece no seu CRM ou quando um negócio foi ganho. Você pode definir o fluxo de trabalho não apenas para enviar uma notificação, mas para executar várias tarefas simultaneamente. As possibilidades são infinitas.

Acredite em nós; você não consegue isso com um CRM de planilha para pequenas empresas.

Para crescimento.

Infelizmente, todo o objetivo de implementar um sistema de CRM - de ter toda essa organização e automação no centro do seu negócio - é para que seu negócio possa crescer. Como resultado, seu sistema de CRM precisa ter os recursos para crescer junto com você. Deve lidar com um banco de dados de clientes crescente, um pipeline de vendas mais complexo e os números mais altos sendo previstos e garantidos.

Os CRMs de planilhas têm a capacidade de crescer?

O crescimento ou não do seu CRM de planilha depende muito de você e das habilidades que você possui e desenvolve para continuar mantendo sua planilha melhor. Por exemplo, você pode aprender algumas novas fórmulas que automatizam ainda mais os processos do Spreadsheet CRM; alguns smartypants podem fazer uma nova macro. Você mesmo pode criar uma nova macro... mas isso consome muito tempo.

O problema com um CRM de planilha é que é apenas isso - uma planilha. Não importa o quão inteligente seja a pessoa que inventou a planilha, ela nunca foi projetada para acabar com o seu negócio. É uma ferramenta central que pode ser desenvolvida, com enxerto, em uma ferramenta que pode ajudá-lo a administrar seus negócios. Você teria que fazer isso sozinho, sem um provedor para lhe mostrar as cordas.

Como eu disse, a primeira planilha foi feita em 1979… o que mudou!?

Em resposta à minha pergunta, não. Não, os CRMs de planilhas literalmente não têm capacidade de crescer. O Planilhas Google está limitado a 5.000.000 células. É muito, mas não é infinito. No Numbers da Apple, você está preso a uma contagem infinita de colunas de 256. Vamos lá; você é melhor que isso. E o Microsoft Excel... bem, você está limitado pela quantidade de memória que seu computador tem livre.

Não. Os CRMs de planilhas não têm capacidade de crescimento.

Os CRMs para pequenas empresas têm a capacidade de crescer.

Espere - eles foram construídos para crescer. Atualmente, os melhores CRMs para pequenas empresas são baseados em nuvem. Você pode manter todos os seus dados diretamente nos servidores da NetHunt e não precisa se preocupar em como acessá-los. Temos aplicativos móveis na App Store da Apple e na App Store do Android, ajudando você a se manter atualizado sobre seus dados - adicionando-os, editando-os, aproveitando-os - onde quer que esteja no mundo.

Temos uma linda equipe de sucesso do cliente que está pronta e animada para fornecer uma demonstração para quem quiser. Eles conhecerão seu negócio de dentro para fora para garantir que você aproveite ao máximo nosso serviço e, se não estiver, eles ouvirão e tentarão implementar quaisquer alterações específicas que você queira ver feitas, para que o sistema funciona para você. Seu sucesso é o nosso sucesso, então vamos chegar lá juntos.

Finalmente - estamos crescendo. Estamos literalmente crescendo. Somente este ano, lançamos nossas integrações Intercom, Google Data Studio e Facebook, para que o NetHunt funcione com as ferramentas que você já usa para cobrir todos os aspectos dos processos de sua empresa. Colocamos nossos Web Forms gratuitamente sem necessidade de registro e, claro, lançamos o recurso Workflows.

Temos um roteiro completo de integrações e recursos para você. Envolva-se hoje.