O guia SMART para simplificar o processo de planejamento do projeto

Sua abordagem sistemática ao gerenciamento de projetos é a substância que mantém toda a sua operação de negócios unida. Um planejamento ruim pode significar a morte de um projeto antes mesmo de começar.

De acordo com o Project Management Institute (PMI), o gerenciamento de projetos envolve a “aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas a uma ampla gama de atividades para atender aos requisitos de uma tarefa específica”.

Devido à imensa variedade de projetos complexos e tecnicamente desafiadores no mundo dos negócios de hoje, desenvolver um modelo de gerenciamento forte tornou-se uma habilidade cada vez mais crítica.

A dura verdade é que muitas empresas ainda não encontraram um ritmo eficaz que se alinhe aos seus objetivos de negócios. Para colocar isso em perspectiva, para cada US$ 1 bilhão investido apenas nos Estados Unidos, US$ 122 milhões são desperdiçados devido à falta de desempenho do projeto.

Com isso em mente, para garantir o sucesso do seu projeto, é fundamental usar o SMART no planejamento de projetos.

Em última análise, incluir essa estratégia em sua abordagem deve funcionar para responder aos 4 Ws.

1. O que precisa ser realizado?
2. Por que estamos fazendo isso?
3. Quem estará envolvido no processo?
4. De onde virão os recursos necessários?

Então, como exatamente você pode usar as metas SMART no gerenciamento de projetos? Vamos mergulhar.

ESPECÍFICO

Objetivos do esboço

Em primeiro lugar, você precisa conhecer os principais objetivos que levam ao quadro geral e os menores necessários para chegar lá. Dê uma olhada profunda no escopo das tarefas em mãos e identifique exatamente o que você deseja realizar e como isso afeta sua missão geral.

Por exemplo, digamos que você esteja iniciando uma nova função de bate-papo ao vivo em seu site. Embora haja muitas metas menores para garantir que o novo sistema seja implementado adequadamente, os objetivos gerais provavelmente seriam melhorar o suporte ao usuário e deixar claro que você é uma marca que prioriza o sucesso do cliente.

Algumas outras metas abrangentes que você pode considerar em qualquer projeto podem ser:

• Concluindo o trabalho em tempo hábil
• Ficar dentro do orçamento determinado
• Melhorar a entrega do produto

Para esta parte do processo, comece pensando grande. Definir objetivos colossais estabelece as bases para todo o projeto e torna mais fácil permanecer no caminho certo. A partir daqui, você obtém detalhes sobre o que exatamente precisa ser feito para atingir os principais objetivos.

Para alguma ajuda organizacional, o Wunderlist é uma ferramenta simples, mas eficaz, para delinear os objetivos maiores e eliminar tarefas de maneira sistemática. Você pode atribuir rapidamente às pessoas suas tarefas, com todas as atualizações sendo gerenciadas e sincronizadas em vários dispositivos móveis.

MENSURÁVEL

Crie uma lista de entregas

Definir um requisito para entregas é a vida e o sangue de um projeto. Dê uma olhada mais profunda e você verá que as entregas vão muito além dos resultados. Eles servem como pontos de referência de como as tarefas são planejadas, gerenciadas e executadas de A a Z. Em geral, existem dois tipos de entregas a serem consideradas em todo o gerenciamento de projetos: Projeto e Processo.

Em geral, existem dois tipos de entregas a serem consideradas ao longo do gerenciamento de projetos: Projeto e Processo.

As entregas do projeto referem-se aos resultados com base em necessidades específicas. Estes são normalmente itens tangíveis. Por exemplo, se o projeto estiver projetando um novo site, as entregas incluirão coisas como páginas de destino ou determinados elementos concluídos.

As entregas do processo têm tudo a ver com perceber os detalhes do resultado. Isso está relacionado à forma como os projetos são executados. Um exemplo seria em relação a quão bem um projeto está cumprindo o prazo alocado ou a qualidade geral do trabalho concluído.

O primeiro passo seria identificar as entregas do projeto. Como serão produzidos? Quais itens têm prioridade?

Em seguida, vêm as entregas do processo. O que determinará se o projeto está ou não sendo concluído com eficiência? Quais são os KPIs?

Essas entregas atuam como o modelo para todo o processo. Certifique-se de que cada um esteja bem definido com uma quantidade mínima de área cinza.

ATINGÍVEL

Determinar Desembolso de Contribuição

Puro e simples, sem uma equipe qualificada, seus projetos não têm chance. No entanto, uma equipe de alto nível é severamente comprometida sem um sistema adequado para o desembolso de tarefas. Afinal, o gerenciamento de projetos é tipicamente um esforço de grupo.

Dependendo de seus objetivos e tamanho da operação, provavelmente haverá a necessidade de colaboração interdepartamental ao longo de um projeto. Uma vez que as tarefas tenham sido priorizadas, o gerente será responsável por delegar durante toda a duração do projeto.

Por exemplo, digamos que o objetivo geral seja melhorar as taxas de conversão no site. O processo provavelmente exigiria que informações sobre consultas de suporte ao cliente fossem repassadas ao departamento de design para ajudar a eliminar os gargalos.

Felizmente, vivemos em uma era com recursos fenomenais disponíveis para ajudar a simplificar esses tipos de tarefas e promover a comunicação aberta.

Para colaboração eficaz entre departamentos e rastreamento de dependências, o Workzone é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em funções, situada entre o simplista Basecamp e o complexo JIRA, que oferece uma visão completa de todos os projetos em andamento, com ETAs, funções atribuídas e status de subtarefas em um só lugar.

REALISTA

Identificar fatores de risco

Não importa quanto planejamento prévio você coloque em um projeto, quase sempre haverá algo inesperado que aparece e joga tudo fora do curso. Então, o que um bom gerente de projeto faz nessas situações? Eles ficam calmos e continuam se movendo. Por quê? Porque eles planejaram para o inesperado!

Por exemplo, se você estiver trabalhando com uma nova equipe, um risco comum seria que as pessoas não fossem totalmente versadas nos procedimentos e certos fatores pudessem passar despercebidos. Outro grande pode ser em relação ao cliente. Talvez você nunca tenha trabalhado com eles antes e não esteja familiarizado com suas dinâmicas ou expectativas.

Comece identificando todas as suas incógnitas. A partir daí, faça um brainstorming de tantos riscos potenciais quanto possível. Jogue um cenário de pior caso. Em seguida, desenvolva um protocolo sobre o que fazer se esses problemas se apresentarem novamente.

Agora, seria impossível planejar cada risco potencial que poderia causar estragos em sua operação. Desenvolver um plano sólido para combater os soluços é o equivalente a usar uma rede de segurança para garantir que os problemas não se transformem em desastres completos.

TEMPORIZADO

Definir cronogramas

A criação de prazos inevitavelmente gera um senso de urgência entre os trabalhadores. A coisa mais importante a fazer aqui é ser realista. O estresse de cumprir prazos ridículos pode resultar em trabalhadores descontentes, ou a qualidade sendo sacrificada pela velocidade.

Faça um estudo aprofundado do projeto e tudo o que ele implica. Quanto mais detalhado for esse processo, mais precisos serão os cronogramas.

Considere implementar gráficos de Gantt nos estágios iniciais do seu negócio. Esses diagramas são um dos modelos mais populares e eficazes para transmitir o progresso do projeto e os marcos alcançados. Cada trabalho é representado por uma barra correspondente a um intervalo de datas para que a duração da tarefa seja claramente comunicada.

Uma compreensão dos sistemas e processos de gerenciamento de projetos, bem como das variáveis ​​e riscos envolvidos, é fundamental para preparar gráficos de Gantt precisos. Creately oferece gráficos de Gantt equipados com esta função para que você possa configurar facilmente prazos para conclusão e associá-los a marcos e dependências.

Também não faz mal deixar sua equipe decidir os prazos, desde que as métricas estejam dentro do razoável. Por exemplo, se você estiver adicionando uma funcionalidade completa de comércio eletrônico ao site da sua empresa, provavelmente haverá várias atividades, integrações e entradas necessárias de vários departamentos – basta olhar para todos os pedaços que compõem o comércio eletrônico. Comece deixando as equipes de design e desenvolvimento escolherem datas provisórias para coletar as informações necessárias.

Depois de definir os cronogramas, faça o possível para cumpri-los. Certifique-se de que eles sejam bem conhecidos e marcados na agenda de todos. Além disso, prepare-se para ser um executor. Ser excessivamente tolerante só vai encorajar a procrastinação e o baixo desempenho.

O que você acha do SMART no planejamento de projetos?

Usar o SMART no gerenciamento de projetos é uma das melhores maneiras de garantir o sucesso. No entanto, independentemente de quão bem cada tarefa seja premeditada, provavelmente levará algumas tentativas para que sua equipe atinja totalmente seu passo. Faça questão de fornecer feedback crítico. Após a conclusão, nunca é demais sentar e avaliar o que deu certo e o que pode ser melhorado no futuro.

Você tem experiência no uso de metas SMART no planejamento de projetos? Alguma outra ferramenta que você usa para agilizar seu projeto? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.

Biografia do autor

Raymond Crain é um profissional de marketing digital da E2M, uma agência de marketing de conteúdo com sede em San Diego, Califórnia. Ele é especialista em marketing de conteúdo e serviços de marketing de mídia social.