9 maneiras inteligentes de manter os participantes virtuais envolvidos

A essa altura, todos nós provavelmente já participamos de nosso quinhão de eventos virtuais. A maioria de nós provavelmente poderia nomear uma conferência virtual inspiradora e perspicaz. Enquanto outros são rápidos em apontar para um evento que os deixou entediados, desinteressados ​​e frustrados por desperdiçar seu precioso tempo.

Não há dúvida de que os eventos virtuais oferecem um novo tipo de oportunidade. Mas, assim como os eventos presenciais, ainda exigem muito planejamento estratégico para serem eficazes. A desconexão geralmente se forma quando os organizadores de eventos não conseguem capturar o mesmo nível de networking, interação e engajamento que vem automaticamente com a maioria dos eventos presenciais.

Sim, é preciso um pouco mais de criatividade para recriar essa experiência. Mas é possível. E se você aproveitar a oportunidade, descobrirá que seus eventos virtuais têm um impacto muito maior sobre seus participantes.

Ao criar sua estratégia de evento virtual, inclua estas 9 maneiras inteligentes de ajudar a manter os participantes virtuais envolvidos antes, durante e depois do evento virtual.

Antes do seu evento virtual

Uma estratégia de engajamento de prova completa começa muito antes de seu evento virtual realmente começar. Ao ser estratégico em relação ao seu planejamento, você não apenas criará uma experiência geral melhor para seus participantes, mas também deixará as pessoas empolgadas com a participação em primeiro lugar. Use as dicas a seguir para criar sua estratégia de engajamento antes do início do evento.

1. Decida sua plataforma e formato

Obviamente, uma das primeiras coisas em sua lista de tarefas ao planejar um evento virtual é selecionar sua plataforma de hospedagem. Você também precisará decidir o formato do seu evento. Aqui estão algumas questões a considerar:

• Os palestrantes serão transmitidos ao vivo ou pré-gravados?
• Os participantes poderão conversar e fazer perguntas?
• Como essas perguntas serão feitas?
• Haverá um bate-papo ao vivo?
• Quem estará monitorando essas questões?

Não há realmente uma resposta certa ou errada quando se trata de formato e plataforma, mas com base em alguns eventos virtuais e conferências das quais participamos, temos algumas sugestões sobre o que funciona melhor para gerar engajamento.

Primeiro, quando se trata de escolher uma plataforma, descobrimos que os eventos mais envolventes incorporam algum tipo de comunidade online. Pense nas principais razões pelas quais a maioria das pessoas participa de eventos presenciais e tente recriar isso com sua comunidade online. Lembre-se, você pode ter um ótimo conteúdo, palestrantes incríveis e insights valiosos, mas ainda não fornecer a experiência envolvente que os participantes do evento estão procurando.

Razões populares pelas quais as pessoas participam de conferências incluem:

• oportunidades de networking
• Ouça especialistas do setor
• Informações educacionais
• Faça perguntas a colegas e especialistas do setor
• Reunir recursos para apoiar suas próprias necessidades de negócios

Então, como você recria essas experiências virtualmente? Felizmente, a tecnologia está a seu favor. Existem algumas plataformas diferentes de hospedagem de eventos virtuais que oferecem maneiras exclusivas de realizar todos os itens acima. Aqui estão apenas alguns que valem a pena investigar:

Hubb Virtual Event Platform - Esta plataforma é melhor para quem planeja um evento maior, como uma conferência anual. É extenso e oferece uma experiência de envolvimento exagerada que não é necessária para webinars mensais ou reuniões recorrentes. A plataforma Hubb permitirá que os participantes criem seus próprios cronogramas de eventos, visitem estandes de exibição virtuais e lobbies virtuais. Ele também possui ferramentas de biblioteca de conteúdo onde você pode organizar todas as suas sessões em um recurso sob demanda para seus participantes.

Hopin Virtual Event Platform - Ótimo para pequenas empresas ou eventos, o Hopin oferece uma versão inicial por apenas $ 99 por mês. Eles também oferecem versões empresariais ou corporativas mais amplas. Províncias de Hopin transmissão ao vivo, rede de vídeo 1:1, salas de descanso, bem como ferramentas de marketing para o seu evento.

Whova - Outra ferramenta ótima para eventos menores, pois o preço varia de acordo com o tamanho do evento. Whova é uma ferramenta simples e versátil que pode ser integrada com outras ferramentas como Zoom, Google Hangout, Youtube e Vimeo. Sua força é encontrada em suas provisões de rede. Oferecendo recursos como perguntas e respostas ao vivo, painéis de discussão, correspondências de reuniões e encontros virtuais, os participantes poderão facilmente se encontrar e se conectar com seus colegas. Além disso, os organizadores do evento podem fornecer aos participantes acesso ao aplicativo Whova antes do evento, o que permitirá que as pessoas se socializem virtualmente com outros participantes da reunião antes do tempo.

Depois de decidir sua plataforma, considere o formato do seu evento virtual. Para maximizar o envolvimento, recomendamos pré-gravar a maioria de seus segmentos e permitir que o palestrante se envolva ativamente com o público durante a apresentação. Você pode utilizar a funcionalidade de bate-papo ao vivo da sua plataforma para fazer isso.

Esse método ajuda a manter os participantes do público envolvidos, em vez de apenas ficarem sentados de braços cruzados durante uma apresentação.

Outra opção é ter uma sessão pré-gravada e realizar uma sessão de perguntas e respostas ao vivo depois. Este modelo híbrido permitirá que o público se concentre na apresentação, mas também lhes dará a chance de interagir ativamente com o apresentador quando chegar a hora.

2. Defina Expectativas

Depois de definir uma plataforma e um formato, é importante que seus palestrantes e seu público conheçam e se sintam confortáveis ​​com ambos. Semelhante ao conceito de criar uma apresentação virtual atraente , é importante que todos entendam o que esperar e qual será sua função. Isso criará coesão e conforto, criando assim um espaço onde tanto os palestrantes quanto os participantes não terão medo de se envolver quando chegar a hora.

Preparar palestrantes

Primeiro, certifique-se de que seus palestrantes entendam o que se espera deles. Eles já falaram em um evento virtual antes? Se esta for a primeira vez, você vai querer passar algum tempo praticando e se preparando com eles ou dar-lhes algumas dicas para ajudá-los a se prepararem sozinhos.

Tenha em mente que muitos oradores poderosos obtêm sua energia do público. Como os eventos virtuais não oferecem o mesmo ciclo de feedback do público, os palestrantes geralmente podem ser pegos de surpresa e sentir uma desconexão do público, o que pode afetar seu desempenho. Tenha isso em mente e prepare seus alto-falantes de acordo. Estas são algumas ótimas dicas que podem ajudar na preparação de suas apresentações virtuais.

Outros tópicos importantes a serem discutidos com os palestrantes incluem os planos de fundo das câmeras, a iluminação, o código de vestimenta e a tecnologia. Ao ter essas conversas com antecedência, você garantirá uma experiência perfeita para seu público e, portanto, uma experiência mais envolvente.

Preparar participantes

Em seguida, você vai querer preparar seu público. Como você pode esperar que eles se envolvam durante o evento, se eles não sabem como fazê-lo?

Deixe-os saber que você valoriza o feedback deles durante as sessões e deixe claro como eles podem fornecê-lo. Se você pretende silenciar todos os participantes até as perguntas e respostas ao vivo, informe-os! Quando eles puderem expressar suas perguntas, deixe claro para onde devem enviá-las ou divulgá-las.

Ao definir expectativas claras, você verá uma taxa de engajamento geral melhor simplesmente porque os participantes saberão como engajar. Parece simples, mas ainda é tão fácil de esquecer.

3. Crie entusiasmo

A empolgação é o caminho para o engajamento. Para fazer com que as pessoas interajam, você precisa fazê-las vibrar. É um princípio fisiológico básico. A excitação cria emoções mais poderosas, que em troca fazem as pessoas falarem. Quanto mais buzz houver sobre o seu evento, mais pessoas vão querer participar. Você não apenas verá um aumento no comparecimento, mas seus participantes realmente ficarão ansiosos pelo seu evento, o que pode fornecer algum marketing de evento adicional.

Aqui estão algumas sugestões para aumentar a emoção antes do seu evento:

Envie uma caixa personalizada para eventos virtuais

Quem não gosta de receber uma caixa personalizada com brindes gratuitos pelo correio? Enviar uma caixa de itens estrategicamente planejados antes do evento é uma maneira fácil de fazer as pessoas falarem antes do início do evento. Vimos em primeira mão a empolgação que os ganhos podem criar. Leia sobre o sucesso que um de nossos próprios clientes obteve ao enviar brindes para eventos virtuais.

Sempre recomendamos criar uma hashtag para o seu evento e incorporá-la de alguma forma à sua caixa virtual do evento. Isso dará aos participantes um lugar para compartilhar sua empolgação, postar fotos de seus itens de brinde e dar a eles uma saída para se conectar. Isso também aumentará o envolvimento com o seu evento e ajudará você a divulgar.

Toque em FOMO

Outra maneira simples de aumentar a emoção do evento é aproveitar o marketing FOMO ou o medo de perder. Use mídias sociais, e-mail, páginas de sites e postagens de blog para criar lentamente suspense para o seu evento. Campanhas de gotejamento, como o anúncio de um novo palestrante ou um novo segmento adicionado devido à demanda popular, são ótimos exemplos.

Vídeos e gráficos promocionais

Considere investir em um vídeo promocional bem feito para o seu evento. Assim como um trailer de um novo filme, os vídeos criam um tipo de emoção inigualável. Você vai querer investir em algo profissional, o que pode ser caro. Mas considere usar clipes curtos deste vídeo promocional para expandir o investimento. Você pode compartilhá-los em mídias sociais, páginas de eventos e por meio de campanhas de e-mail. Eles podem até ser usados ​​quando você planeja seu próximo evento, especialmente útil se for uma conferência anual que se repete todos os anos.

Durante seu evento virtual

Planejar estrategicamente sua agenda para impulsionar o engajamento é uma chave crítica para o sucesso. Aqui estão algumas coisas que você deseja incorporar durante o evento.

4. Seja criativo com as atividades

Utilize sua plataforma ao máximo. Há uma razão para muitas das ferramentas listadas acima terem perguntas e respostas, bate-papos ao vivo e salas de reunião especiais integradas. É tudo para ajudar planejadores de eventos como você a manter seus participantes engajados. Aqui estão algumas atividades interativas que você pode incluir em sua agenda:

• Bate-papo ao vivo - perguntas e respostas durante as apresentações

• Enquetes - uma ótima maneira de conhecer seus participantes

• Pesquisas - se você está tentando provar um ponto em uma apresentação ou apenas envolver seus participantes, as pesquisas são uma ótima maneira de manter as pessoas sintonizadas

• Quizzes - organize sessões de quiz no final de cada evento para ver se os participantes estavam prestando atenção

• Concursos - leve seus questionários um passo adiante, tornando-os um concurso e considere oferecer prêmios aos vencedores

• Debates - faça com que dois de seus palestrantes “debatam” um ao outro ao vivo e, em seguida, peça feedback do público sobre o vencedor

• Painéis de alto-falantes - em vez de apenas um alto-falante, considere vários alto-falantes que possam se alimentar uns dos outros e crie mais uma conversa em vez de uma apresentação formal

Além disso, considere incluir atividades que promovam networking e conexão entre os participantes. Aqui estão alguns exemplos:

Sessões Ask Me Anything - Uma tática que vem ganhando popularidade entre os eventos virtuais, são as sessões “Pergunte-me qualquer coisa”. Essas pequenas sessões de breakout utilizam um especialista no assunto (SME) que, se em um evento pessoal, as pessoas fariam fila para interagir e fazer perguntas. O palestrante então organiza uma sessão do tipo “mesa redonda”, onde eles não têm uma agenda, mas os participantes conduzem a conversa com perguntas específicas que fazem. Lembre-se de garantir que seu SME tenha uma lista de perguntas de backup, caso a conversa demore para começar.

Sessões pessoais de encontro - Outro incentivo de networking são os pequenos grupos de "encontro". Crie uma sessão com entradas limitadas para permitir que as pessoas se conectem melhor virtualmente. Você vai querer encorajar pessoas com interesses semelhantes ou cargos a se reunirem para tornar os encontros mais atraentes. Considere ter um líder em cada grupo, com perguntas iniciais ou atividades para quebrar o gelo. Outra maneira de tornar essas sessões menos intimidadoras é marcá-las como “hora do café” ou “hora do coquetel”. Você pode até incluir um item de bebida de marca em sua caixa de brindes e incentivar os participantes da agenda a pegar sua caneca e compartilhar uma bebida virtualmente.

Estandes de feiras virtuais - Uma grande parte da conferência presencial é a feira. Felizmente, muitas plataformas de hospedagem de eventos virtuais encontraram maneiras criativas de recriar isso online. Considere incorporar fornecedores que estariam presentes em seu evento ao vivo, dando a eles uma página especial para exibir seu próprio perfil, imagens, logotipos, pôsteres ou qualquer outra coisa que eles queiram incluir. Além disso, incentive os fornecedores a ter um membro da equipe virtualmente presente na página, para que possam interagir com qualquer participante que visite seu estande. Pode ser um pouco difícil entender a ideia de uma feira virtual, mas abaixo está um exemplo de como é um estande online na plataforma Whova.

5. Certifique-se de dar uma pausa aos participantes

As pausas parecem vir naturalmente durante os eventos presenciais. Normalmente, as pessoas precisam caminhar até um novo local entre as sessões. Além disso, geralmente há um almoço ou lanche embutido para socialização adicional.

Mas quando somos todos virtuais, pode ser fácil planejar um dia inteiro de sessões e nem pensar em fazer um intervalo. Ironicamente, a melhor prática para eventos virtuais é criar mais pausas. Como as distrações do “mundo real” não desaparecem durante os eventos virtuais, os participantes têm períodos de atenção muito mais curtos.

Uma boa referência a ser seguida é que, para cada hora de uma apresentação ao vivo, cerca de metade desse tempo funcionará em um ambiente virtual. Portanto, um orador principal típico de 60 minutos deve ser dividido virtualmente em uma sessão de 30 minutos.

Considere ser criativo com suas pausas também. Reserve algum tempo para que os participantes possam atualizar suas necessidades pessoais, mas também permita alguns intervalos interativos adicionais.

Pense em como você entreteria convidados ou participantes em um evento pessoal. Por que não recriar essa experiência virtualmente. Aqui estão algumas ideias:

• Pausa para o bem-estar - considere realizar uma sessão de meditação, alongamento ou ioga com seus participantes.

• Entretenimento - considere incluir um show, música ao vivo ou outra forma de entretenimento que possa ser relevante para o seu setor.

• Sessão de truques de mágica - explore o talento da sua empresa ou contrate um mágico externo.

• Sessão de culinária - use uma pausa rápida da “mente” para ensinar uma aula de culinária ou uma receita divertida.

• Show de talentos - permita que os participantes enviem vídeos antes do evento e os apresente em um show de talentos durante um dos intervalos. Esta também é uma grande oportunidade de networking e dá às pessoas a chance de rir e interagir umas com as outras.

6. Acompanhe as conversas com um apresentador virtual

Os intervalos são extremamente eficazes para promover o engajamento, mesmo que você opte pelo estilo tradicional de intervalo. Mas é importante que você não deixe que os participantes saiam por conta própria, sem nenhum tipo de incentivo para voltar. Novamente, as distrações são altas durante os eventos virtuais. Você não quer correr o risco de ter participantes envolvidos em uma tarefa não relacionada e esquecer completamente de voltar à sua conferência.

As notificações por push podem ser uma ótima maneira de manter todos na tarefa. Envie lembretes sobre a duração de cada intervalo e quando você retornará. Você também pode usar as notificações para manter as conversas durante o evento.

Considere enviar fatos interessantes durante o dia ou anunciar os vencedores do concurso. Pense em notificações por push, disparos de e-mail ou postagens de mídia social como um apresentador de eventos pessoalmente. Embora não seja uma pessoa real, esse tipo de correspondência durante o evento é uma forma de dar voz à sua conferência, mantendo todos juntos e engajados.

Depois do seu evento virtual

Sua estratégia de engajamento nunca deve terminar com o evento. Depois do evento, há muitas oportunidades para continuar a conversa e manter os participantes entusiasmados com a experiência deles e com a sua empresa. Portanto, mantenha esse fogo aceso com as seguintes dicas de engajamento.

7. Use marketing de conteúdo gerado pelo usuário

O conteúdo gerado pelo usuário é uma das formas mais poderosas de conectar as pessoas à sua marca e, portanto, ao seu evento. Lembra daquela hashtag de evento sobre a qual falamos antes? Agora é hora de tocar nele.

Se você promoveu sua hashtag durante todo o evento, provavelmente tem um estoque de conteúdo carregado de seus participantes que pode compartilhar e promover. Aproveite esse conteúdo em suas páginas sociais, em seus acompanhamentos de e-mail e nas páginas do seu site. Entre em contato com algumas dessas pessoas que ofereceram feedback positivo e pergunte se você pode usá-las em um depoimento. Isso pode ser valioso quando você for criar sua campanha de marketing para seu próximo evento.

8. Compartilhar recursos

O objetivo do seu evento virtual provavelmente era educar e inspirar seus participantes. Portanto, mantenha essa inspiração após o evento, compartilhando os recursos que eles podem levar consigo e usar ao longo de suas vidas.

Um dos maiores benefícios dos eventos virtuais é a maneira fácil com que as pessoas podem voltar e assistir às sessões que perderam ou consideraram especialmente valiosas. Certifique-se de fornecer a eles essa oportunidade, tornando sua biblioteca de conteúdo acessível a todos os participantes.

Você também pode usar clipes dessas sessões, ou conjuntos de slides de palestrantes específicos, para ajudar seu público a continuar aprendendo ao longo do ano, mantendo a emoção fresca. Reaproveite as sessões em pequenos clipes que você pode compartilhar por e-mail ou mídia social. Essa também pode ser outra maneira de deixar as pessoas empolgadas com o próximo evento do calendário.

9. Peça feedback

Por fim, a melhor coisa que você pode fazer para melhorar o engajamento em seu evento virtual é pedir feedback. Seu público é quem está experimentando seu evento e terá os melhores insights sobre as áreas em que você pode melhorar.

Considere enviar uma pesquisa após o evento para coletar feedback sobre as melhores sessões e atividades. Aqui estão algumas perguntas sugeridas que você pode querer incluir:

• Por que você compareceu ao nosso evento e o que esperava levar dele?
• Você tirou o que esperava tirar?
• O que fizemos de melhor?
• Em que áreas do evento você acha que podemos melhorar?
• Qual sessão foi a sua favorita e por quê?
• Que tipo de sessões você gostaria que tivéssemos mais?

Acesse as respostas que você obtém. Um determinado tópico ou formato ressoou melhor com os participantes? Isso lhe dará informações valiosas sobre o que seu público gosta e como você pode melhorar seu formato, atividades e táticas gerais de engajamento para a próxima conferência.

Próximo - Aumente o Nível de Seus Eventos Virtuais

Ao planejar seu próximo evento virtual, lembre-se de que a concorrência é alta. As empresas em todos os lugares estão mudando suas estratégias de eventos para capitalizar o movimento virtual. Use esse conhecimento para alimentar seu lado competitivo, enquanto pensa em maneiras de fornecer uma experiência melhor para os participantes do evento.

Pode levar alguma reimaginação, mas o envolvimento do público certamente ainda é possível no mundo virtual. Na verdade, com um pouco de criatividade, você pode inspirar seus participantes de maneiras que eles nunca viram antes. E não se esqueça, se feito corretamente, seu evento virtual pode alcançar e envolver pessoas que você nunca teria capturado em um evento físico.

As oportunidades são infinitas, então use as ideias acima para construir sua estratégia de engajamento e expandir seu público ao fazê-lo.