O Guia Fácil para Gerenciamento de Partes Interessadas

A maioria dos projetos falha porque os interesses e os requisitos das partes interessadas não recebem atenção.

Embora seus principais interessados ​​tenham o poder de fazer seu projeto falhar, você precisa ter um plano adequado para identificar suas necessidades e se comunicar e se envolver com eles.

O plano de gerenciamento das partes interessadas deve ser um elemento-chave dos esforços de planejamento do projeto.

Neste post, veremos o que é gerenciamento de partes interessadas e as diferentes etapas do processo de gerenciamento de partes interessadas.

Também introduzimos várias ferramentas visuais que você pode usar durante cada fase, juntamente com modelos editáveis.

O que é Gestão de Partes Interessadas?

Uma parte interessada é alguém que tem interesse ou é afetado pelo seu projeto e seu resultado.

Isso pode incluir entidades internas e externas, como membros da equipe do projeto, patrocinadores do projeto, executivos, clientes, fornecedores, parceiros e governo.

A gestão das partes interessadas é o processo de gerenciar as expectativas e os requisitos dessas partes interessadas.

Envolve identificar e analisar as partes interessadas e planejar sistematicamente a comunicação e o envolvimento com elas.

Processo de Gestão das Partes Interessadas

A seguir estão os principais passos na gestão das partes interessadas. Seguir essas etapas o ajudará a atender efetivamente aos requisitos de suas partes interessadas e a mantê-los satisfeitos.

Identificação das Partes Interessadas

O primeiro passo é identificar as partes interessadas do seu projeto. Você pode começar listando todas as pessoas afetadas pelo projeto.

Você não precisa se preocupar em atribuir uma categoria a eles ainda; simplesmente anote seu nome ou sua empresa para especificar. As partes interessadas que você deve levar em consideração são aquelas

• Quem será afetado (positiva e negativamente) pelo seu projeto
• Quem tem interesse no seu projeto
• Quem tem poder sobre o seu projeto
• Quem quer que seu projeto falhe
• Quem quer que seu projeto seja bem sucedido

Um modelo de mapa mental como este pode ajudá-lo a listá-los.

Depois de ter uma lista completa de interessados, é mais fácil categorizá-los. Por exemplo, você pode agrupá-los como Externos e Internos. Você pode usar um mapa de partes interessadas semelhante ao acima para fazer isso.

Análise das partes interessadas

Nesta etapa, você avaliará as partes interessadas em termos de poder e interesse que elas têm sobre seu projeto. Ao categorizá-los dessa forma, você pode decidir em quais partes interessadas você deve gastar mais e menos esforço.

A Rede de Interesse de Energia

A grade de Power Interest é a técnica mais utilizada na análise de stakeholders. Esta ferramenta ajuda você a determinar o que você vai comunicarpara suas partes interessadas e com que frequência você fará isso.

Alto poder/alto interesse (totalmente engajados)

As partes interessadas que você coloca neste quadrante são os principais atores. Embora você tenha que se esforçar mais para se envolver com eles, você deve mantê-los informados o tempo todo.

Alto poder/baixo interesse (manter satisfeito)

Faça um esforço suficiente para manter essas partes interessadas satisfeitas. Mas evite exagerar em seus esforços de comunicação para não deixá-los entediados.

Baixo poder/alto interesse (mantenha-se informado)

Forneça informações adequadas sobre o projeto a essas pessoas e garanta que elas não tenham nenhum problema com o projeto.

Baixo consumo de energia/Baixo interesse (Esforço mínimo)

Monitore essas partes interessadas e seus interesses no projeto e forneça informações adequadas sem sobrecarregá-las.

Diagrama Cebola - Priorização das Partes Interessadas

Agora que você sabe onde cada um de seusparte interessada suportes, você pode usar um organograma ou um diagrama de cebola como o abaixo para priorizá-los com base em sua importância para o projeto e sua hierarquia.

Análise SWOT das Partes Interessadas

Outra ótima ferramenta para analisar a importância de seus stakeholders e priorizá-los é a análise SWOT.

Com ele, você pode avaliar suas partes interessadas com base em seus pontos fortes e fracos, ameaças que representam ao seu projeto e as oportunidades que podem trazer para concluir o projeto com sucesso.

Planejamento das Partes Interessadas

Agora que você tem uma ideia sobre como e com que frequência você deve se comunicar e se envolver com seus stakeholders, é hora de criar um plano para entregar a mensagem certa ao stakeholder certo em tempo hábil.

Antes de criar seu plano de comunicação, você deve ter em mãos um perfil de stakeholders.

Esses perfis (você deve ter um para cada categoria de stakeholders) devem listar suas necessidades, interesses, objetivos, responsabilidades, nível de poder e interesse, canais de comunicação etc.

Em seguida, você pode desenvolver um plano de comunicação para cada perfil de stakeholder. O plano deve especificar informações como

• O tipo de informação que deve ser comunicada (a mensagem principal)
• A abordagem de engajamento
• Os canais de comunicação (por exemplo: e-mails, newsletters, videochamadas etc.)
• Frequência de engajamento e a fase do projeto

Engajamento das Partes Interessadas

É aqui que você executa seu plano de comunicação que você criou.

Ao se envolver ativamente com as partes interessadas, você precisa monitorá-las constantemente para identificar se elas podem ter problemas com qualquer desenvolvimento do projeto.

Tome as medidas necessárias para abordá-los, a fim de obter seu apoio contínuo.

Tenha também o cuidado de selecionar uma abordagem de engajamento adequada com base no tipo de parte interessada. Por exemplo, você pode usar abordagens caras, como reuniões presenciais, consultas extensas, etc. com as partes interessadas que têm alto poder e alto interesse (os principais atores) em seu projeto.

Reserve os métodos mais baratos, como newsletter e e-mails, para aqueles em que você deve se esforçar o mínimo.

Em seguida, meça a eficácia de sua estratégia de engajamento e aplique os ajustes necessários para melhorá-la conforme necessário.

Mais dicas sobre gerenciamento de partes interessadas?

No topo da sua lista ou não, todas as partes interessadas em seu projeto precisam ser gerenciadas e engajadas. Mantê-los satisfeitos é a chave para um projeto de sucesso.

Neste post, abordamos exatamente como você deve identificar e analisar as partes interessadas e criar um plano eficaz para se envolver com elas.

Consulte também nosso post sobre como mapear um plano de comunicação do cliente para aprender em detalhes como criar um plano de comunicação bem-sucedido para seus stakeholders.