O que é gestão de estoque e 8 maneiras de otimizá-la

A gestão de stocks é a espinha dorsal de uma empresa, desempenhando um papel central no equilíbrio entre a oferta e a procura. Ao manter consistentemente níveis de stock óptimos, os retalhistas podem evitar as consequências desagradáveis ​​do excesso de stocks - amarrações de capital e custos de manutenção dispendiosos - ou de falta de stocks, o que leva à perda de vendas, bem como a danos à reputação.

Mas para além dos seus benefícios operacionais, uma boa gestão de stocks também tem um valor estratégico e pode determinar o sucesso ou o fracasso de uma empresa.

Em outras palavras, seu estoque contém mais do que você pensa. A gestão ideal de stocks dá acesso a análises que capacitam as marcas em vários aspectos, desde a compreensão do comportamento do consumidor e a previsão de tendências, até ao desempenho do produto ou mesmo a identificação de áreas de crescimento.

Além disso, com o aumento do retalho omnicanal, onde os consumidores mudam constantemente das lojas online para as lojas físicas, a gestão eficiente dos stocks torna-se ainda mais crucial. A visibilidade em tempo real dos níveis de inventário, obtida graças ao software avançado de gestão de stocks, garante que a disponibilidade do produto seja consistente em todos os canais, disponível no momento e no local certos.

Vamos descobrir tudo o que você precisa saber sobre essas operações e explorar como melhorar a gestão de estoque do seu negócio.

O que é gerenciamento de estoque?

A gestão de estoque, também chamada de gestão de estoque, é o processo de ter visibilidade do fluxo de mercadorias de uma empresa, supervisionando pedidos, armazenamento, rastreamento, envio e reposição de estoque. O objetivo principal de uma gestão bem-sucedida de estoques em armazéns é encontrar o equilíbrio ideal entre a demanda e a oferta do cliente, minimizando ao mesmo tempo os custos associados ao armazenamento. Isto implica que é essencial saber exatamente quanto stock encomendar sem acabar com stock em excesso ou ter que lidar com situações desagradáveis ​​de falta de stock. À medida que as empresas se expandem, as questões em torno do seu inventário multiplicam-se:   “Como posso saber se tenho produtos suficientes em estoque?” ou “Quais itens geram meus lucros?” . Responder a essas perguntas com precisão é importante porque ajudam a moldar a trajetória de uma empresa e a eliminar o risco de perder dinheiro em estoques mortos.

Diferenças entre controle de estoque, gestão de estoque e otimização de estoque

Na gestão de armazéns, os termos e conceitos de controlo, gestão e otimização de stocks estão frequentemente interligados. Vamos analisar seu significado em detalhes.

• Controle de estoque:   Envolve ter todas as informações sobre quantidade, características e localização dos produtos no armazém. A monitorização constante dos níveis de stock e a realização regular de contagens de inventário são, portanto, essenciais para garantir tempos de reposição precisos, garantindo que os números registados correspondem ao stock físico.
• Gestão de stocks   em um armazém refere-se a todos os processos relacionados ao armazenamento, rastreamento de estoque, reabastecimento ou sistemas de movimentação de mercadorias como FIFO, FEFO ou LIFO.
• Otimização de estoque   refere-se às estratégias que visam melhorar a produtividade do estoque armazenado. Por exemplo, garantir que o estoque atenda à demanda do cliente ou equilibrar os custos de armazenamento com as vendas.

Diferentes tipos de estoque

As quatro categorias principais de inventário são as seguintes:

• Matérias-primas:   materiais e componentes básicos utilizados na produção de bens
• Trabalho em progresso:   itens que ainda estão em produção
• Produtos acabados:   itens que estão prontos para venda aos clientes
• Consumíveis:   estoque utilizado no dia a dia da empresa, por exemplo, combustível e material de escritório

Cada categoria requer uma abordagem diferente, a fim de manter um inventário equilibrado. Além disso, você pode decidir dividir seu estoque em categorias com base no valor, por exemplo, ações de baixo, médio e alto valor. Isto poderia ser útil para identificar itens que necessitam de atenção especial em termos de condições de segurança de armazenamento ou maiores investimentos de capital.

Diferença entre gerenciamento de estoque perpétuo e periódico

Existem duas abordagens principais para gerenciamento de estoque:

Gestão periódica de estoque

Este método é adequado para pequenas empresas com estoque limitado que não precisam de sistemas avançados de rastreamento e códigos de barras. Envolve contagens manuais de inventário em intervalos específicos. A desvantagem desta abordagem é que não existem insights e análises em tempo real para basear decisões estratégicas e, portanto, a sua simplicidade pode custar ineficiências ou interrupções.

Empresas em crescimento ou que lidam com grandes quantidades de inventário não devem utilizar este método, uma vez que as contagens de inventário físico são demoradas e as expõem a erros que podem dificultar as suas atividades.

Gestão de estoque permanente

Esse método, baseado em rastreamento eletrônico integrado a sistemas POS (Ponto de Venda) e plataformas de comércio eletrônico, permite que as empresas monitorem constantemente o estoque. Assim que um pedido é feito ou há movimentação relacionada a determinado item, o sistema é atualizado automaticamente, permitindo que o lojista saiba exatamente quantos itens estão disponíveis. A visibilidade em tempo real elimina a necessidade de contagens manuais regulares de estoque e o consequente risco de erro humano. A gestão permanente de estoque oferece uma visão geral mais precisa do estoque, ajudando a evitar rupturas de estoque e a tomar decisões mais informadas com base em dados precisos.

Dicas para uma gestão de stock eficaz

Confie em um software de gerenciamento de estoque

O cenário dos negócios de comércio eletrônico é desafiador, especialmente devido à sua imprevisibilidade e concorrência acirrada. Nesse contexto, o software de gerenciamento de estoque pode se tornar um grande diferencial. Este software ajuda a remodelar as estratégias de negócios, aproveitando o poder da tecnologia de automação de estoque, identificando padrões de vendas, tendências de mercado e flutuações sazonais, graças às suas soluções precisas de manutenção de registros e rastreamento em tempo real. Com análises preditivas e lembretes de novos pedidos, você pode garantir que seus níveis de estoque estejam sempre precisos, reduzindo assim o desperdício financeiro e as perdas causadas por falta ou excesso de estoque.

Sempre verifique o estoque que você solicitou

É importante verificar se a qualidade e quantidade do stock que recebe dos fornecedores corresponde ao que encomendou. Você não quer correr o risco de receber mais ou menos do que precisa, afetando sua reputação ou vendas potenciais por causa de tais erros.

Evite aleatório

Armazenar estoque onde quer que haja espaço no armazém pode ser tentador, mas também é uma receita para o desastre. A colocação aleatória de itens pode obstruir o rastreamento do produto, causar atrasos e coleta incorreta de itens, levando a diversas ineficiências operacionais, bem como erros dispendiosos. Isto é verdade especialmente quando existe um fluxo constante de grandes volumes de mercadorias ou quando os produtos são semelhantes na aparência, mas variam nas suas características. Enviar a variante errada de um produto é a última coisa que você deseja. Um sistema de armazenamento desorganizado interrompe todos os seus processos de atendimento, portanto, certifique-se de estruturar seu armazém adequadamente e usar um sistema de armazenamento eficaz. Por exemplo, você pode:

Usar zonas

Atribuir áreas ou zonas específicas em seu espaço de armazenamento para categorias específicas de produtos é útil para melhorar o fluxo das operações. Por exemplo, o estoque de movimentação rápida deve ser armazenado mais próximo da área de embalagem, enquanto os itens vendidos com menos frequência podem ser armazenados mais longe.

Use um sistema de rotulagem claro

Ter um sistema de rotulagem claro em seus recipientes com o número do produto, quantidade, datas de validade e descrição correspondentes ajuda a identificar os produtos com mais rapidez. Considere o uso de códigos de barras, por exemplo, que aceleram o processo e permitem atualizações do nível de estoque em tempo real. Se houver itens perecíveis, rotule-os com todas as informações necessárias para garantir que sejam vendidos antes de expirarem.

Definir níveis limite de estoque

Cada empresa tem seus próprios padrões de vendas. Para aproveitá-los à medida que surgem, é importante estar ciente dos prazos de entrega dos fornecedores e gerir o stock em conformidade. Por exemplo, se o seu fornecedor precisar de semanas ou meses para entregar os produtos, você não pode esperar até que o estoque esteja quase esgotado antes de fazer um novo pedido. Alinhar os prazos de entrega do fornecedor com os padrões de vendas ajudará você a aproveitar os períodos de pico de demanda, antecipar melhor e atender à demanda do cliente.

Gerencie devoluções com precisão

Quando as devoluções não são tratadas e documentadas de forma eficiente, isso não só afeta a qualidade, mas também cria ineficiências em outros departamentos, como vendas, suporte ao cliente e contabilidade. Sem contar que dados precisos de vendas se tornam uma miragem. Você pode estar lendo vendas altas, mas se um número significativo delas forem retornos não documentados, a empresa pode estar operando com base em métricas enganosas. Ao separar os itens devolvidos dos demais, você pode identificar problemas de devolução e resolvê-los com mais facilidade. Pelo contrário, a gestão inadequada dos retornos pode prejudicar significativamente a reputação da sua empresa; imagine ignorar problemas recorrentes de produtos e vender um lote defeituoso de produtos. Isso fará com que os clientes fujam e eles não podem ser culpados!

Acompanhe o estoque em tempo real

Com um sistema de gerenciamento de estoque, você pode ser atualizado automaticamente sobre todos os processos relacionados aos itens em seu armazém e obter visibilidade em tempo real de cada movimento. O rastreamento constante garante que todos os dados do seu inventário sejam confiáveis ​​e que as previsões ou estratégias sejam baseadas em informações confiáveis. Esta transparência reduz as discrepâncias e a automação elimina o risco de erro humano manual. Lembre-se de que visibilidade significa ser capaz de quantificar, e quantificação é a chave para a lucratividade.

Saiba quais produtos priorizar

Normalmente, de acordo com o Princípio de Pareto ou regra 80/20, as empresas descobrem que 80% da sua receita é gerada por 20% dos seus produtos. Isso significa que são itens que devem ser priorizados e reordenados regularmente, justamente por serem estrategicamente importantes para a empresa. É aqui que   Análise ABC   é útil, pois ajuda você a identificar em quais itens focar e otimizar   gestão de stocks   de acordo. É uma prática muito útil para otimizar os níveis de estoque, maximizar a rentabilidade e reduzir custos de gestão.

Entenda quanto tempo leva para seus produtos se transformarem em vendas

Calculando   Dias em estoque   é essencial para uma ótima   gestão de estoque, pois fornece dados preciosos sobre a eficiência da sua gestão de estoque e, dependendo dos resultados, pode apontar se há áreas que necessitam de intervenção. Normalmente, quando o DII é alto, significa que as vendas estão mais lentas, enquanto um número baixo sugere giro de estoque mais rápido. Ter essas informações ajuda as empresas a entender quanto tempo o estoque pode durar e planejar as atualizações de estoque de acordo.

Vantagens de uma gestão de stock eficaz

Satisfação do cliente

A capacidade de um armazém de localizar com precisão um SKU, embalá-lo, enviá-lo e entregá-lo no prazo e em perfeitas condições impacta diretamente a satisfação e a retenção do cliente. Na verdade, as avaliações dos clientes podem fazer ou destruir uma marca, e a importância de uma experiência de compra perfeita não pode ser exagerada. Vejamos como a satisfação do cliente depende de uma gestão de stock eficaz.

Disponibilidade de produto

Se os clientes descobrirem que um item do seu catálogo está fora de estoque, eles não hesitarão em recorrer a um concorrente e provavelmente não voltarão a comprar com você. Ser sempre capaz de atender à demanda dos clientes, disponibilizando os itens que desejam, define sua loja como confiável e confiável.

Entrega oportuna

A gestão eficiente do stock garante que as encomendas são processadas rapidamente e que os clientes podem receber as suas encomendas no intervalo de tempo que lhes prometeu. Entregas rápidas são essenciais para obter vantagem competitiva no mundo do comércio eletrônico, onde os prazos de entrega podem mudar o jogo nas decisões de compra de pedidos.

Melhor comunicação

Graças a um avançado sistema de gestão de stocks, o atendimento ao cliente pode aceder rapidamente a todas as informações de que necessita para resolver problemas e proporcionar aos clientes a transparência que esperam para permanecerem fiéis a uma marca.

Retornos reduzidos

O gerenciamento aprimorado de estoque leva a menos devoluções porque ocorrem menos erros, como envio de itens ou quantidades incorretas. No longo prazo, isso leva a economias de custos significativas.

Flexibilidade para se adaptar à demanda

Um sistema avançado de gerenciamento de estoque pode prever a demanda, garantindo que os produtos de alta demanda estejam sempre disponíveis durante os horários de pico. Além disso, as empresas podem expandir o volume das suas operações de forma eficaz, capitalizando a tendência sem perder potenciais oportunidades de vendas.

Custos de manutenção reduzidos

Armazenar estoque no depósito é caro; você não quer acabar pagando por um estoque desnecessário. Uma gestão eficiente de stocks reduz os custos de manutenção porque irá sempre encomendar as quantidades que realmente necessita, sem comprometer capital em stocks mortos.

Isso se traduz em melhor gestão do fluxo de caixa e menores despesas operacionais. Essas economias significativas podem ser investidas em outros departamentos ou até mesmo para oferecer aos seus clientes preços mais competitivos.

Melhor tomada de decisão

Ter uma visibilidade precisa e em tempo real do stock significa ter acesso a informações que apoiam as estratégias de negócio e a tomada de decisões. Além disso, ajuda as empresas a aproveitar as oportunidades assim que estas surgem. Por exemplo, saber instantaneamente quais itens são entregues rapidamente e quais não, significa que você pode priorizar o reordenamento de determinados produtos em detrimento de outros, evitando a utilização de recursos e espaço em estoque que não funcionam bem. O resultado é mais agilidade na entrega dos produtos que seus clientes desejam e compras de suprimentos mais inteligentes.

Melhor gerenciamento de armazém

Um ótimo controlo de stocks conduz a um armazém mais organizado, nomeadamente em termos de utilização de espaço e menos desperdício. Como cada metro quadrado de um armazém tem um custo, é essencial aproveitá-lo ao máximo. Ninguém gostaria de continuar pagando pelo armazenamento de itens que não precisa, certo? Ao utilizar este sistema, as empresas reduzem a quantidade de stock desnecessário mantido no armazém. Todas as operações tornam-se mais rentáveis ​​e menos recursos são desperdiçados.

Suporta omnicanal

Com o aumento das vendas omnicanal, um bom controle de estoque torna-se ainda mais crítico. Graças à visibilidade do inventário em tempo real em todos os canais, as empresas evitarão ficar sem stock e as suas plataformas refletirão contagens de inventário precisas.

Para concluir

O gerenciamento de estoque é a espinha dorsal de uma cadeia de suprimentos saudável e de um negócio de comércio eletrônico. A gestão eficaz do stock é essencial para navegar no panorama atual do retalho, onde os clientes esperam disponibilidade, entrega atempada e transparência. Mesmo o comércio eletrônico mais atraente pode falhar sem uma boa estratégia de gestão de estoque. Não se trata apenas de disponibilidade de produtos, mas de construir um ativo estratégico para impulsionar práticas empresariais bem-sucedidas e sustentáveis, onde o desperdício é minimizado e os recursos são utilizados de forma eficiente.