Estratégias para reuniões de negócios eficazes

Um estudo conduzido no final do ano passado por Steven Rogelberg, professor de administração e psicologia da Universidade de Charlotte, na Carolina do Norte, descobriu que até um terço das reuniões com a presença de funcionários não exige sua presença. As empresas que dependem principalmente dessa forma de operar (especialmente em uma era de trabalho remoto generalizado) estão perdendo até US$ 100 milhões por ano.

O que pode ajudar a resolver esse problema? Primeiro, analise cuidadosamente se um tópico pode ser discutido de forma diferente, por e-mail ou por meio de uma nota escrita. Em segundo lugar, procure maneiras de garantir que, com a necessidade de se ver pessoalmente ou online, o tempo seja gasto da maneira mais eficiente possível. Aqui estão as melhores estratégias para reuniões de negócios eficazes.

Reuniões de negócios eficazes – elas são necessárias?

Esta pergunta deve, sem dúvida, ser respondida afirmativamente – mesmo que, no estágio atual de desenvolvimento, as empresas funcionem bem com a ajuda de vários tipos de mensagens instantâneas. Por que? Porque nenhuma troca de e-mails (que geralmente são pensativos, abreviados, desprovidos de emoção, etc.) fornecerá o tipo de resultado que uma discussão – uma sessão de brainstorming em que as opiniões, pensamentos e ideias de diferentes pessoas com diferentes formações colidem.

As reuniões de negócios tornam-se especialmente indispensáveis ​​quando nos preocupamos em tomar uma decisão importante para a equipe ou para a empresa, resolver um problema sério, discutir uma estratégia que afeta as operações de longo prazo da empresa ou gerar novas ideias (por exemplo, para campanhas de marketing de marca). Nenhuma empresa, independentemente do setor em que atua, pode, portanto, prescindir de discussões ao vivo ou online em grupos menores ou maiores.

Uma reunião de negócios eficaz – por que é tão difícil organizar uma?

Pode-se listar vários motivos pelos quais os callees de negócios demoram demais, não entregam os resultados esperados e fazem com que os participantes sintam que seu tempo foi desperdiçado. Desde o tradicional atraso, até à falta de um plano definido (“pular” de tema para tema) e objetivo (o resultado que queremos alcançar, que leva a deliberações desnecessárias), até à moderação inadequada da discussão por parte do organizador.

Esses motivos mais populares levam ao fato de que é necessário organizar outra oportunidade para falar sobre o mesmo assunto, porque a primeira vez se mostrou insuficientemente eficaz, o que afeta o trabalho (taxa de desempenho de outras funções) de cada participante.

Reuniões de negócios eficazes – estratégias que valem a pena implementar

Então, o que você pode fazer para garantir que nenhum participante diga “Este assunto poderia ter sido discutido por e-mail”? Aqui estão as 5 principais coisas que você deve cuidar se estiver comprometido em realizar apenas reuniões de negócios eficazes.

1. Defina o objetivo

Antes de organizar uma discussão, é preciso definir claramente o seu objetivo, pois, sem esse elemento, a discussão pode se tornar caótica e, portanto, improdutiva. A definição do objetivo permitirá que todos os participantes se concentrem nas questões relevantes e orientem a discussão na direção certa. Assim, no início indique se o objetivo é tomar uma decisão específica, resolver um problema ou talvez desenvolver novas ideias.


2. Preparar a agenda

A agenda é o elemento mais crucial – logo após a meta – para reuniões de negócios eficazes. Um plano ponto a ponto definido ao qual os participantes aderem, juntamente com os responsáveis ​​por falar sobre o assunto em questão, levará aos resultados esperados (porque cada participante sabe o que esperar). Certifique-se de enviar a agenda aos participantes com alguns dias de antecedência, para que todos tenham tempo de conhecê-la e se preparar adequadamente para discutir os pontos.

3. assistir o tempo

Exceder o tempo definido para pontos individuais (ou mesmo a falta de uma estrutura de tempo clara, ou seja, uma quantidade específica de tempo que pode ser gasta em um determinado ponto) pode acabar em uma discussão prolongada, resultando em perda de foco e interesse entre os participantes. O gerenciamento ineficaz do tempo aumenta os níveis de fadiga, reduzindo significativamente a eficiência e o engajamento, por isso é tão importante cumprir o cronograma o tempo todo.

4. Limite o número de questões a serem discutidas

Lembre-se também de que tentar discutir muitos tópicos em uma reunião pode levar a uma discussão apressada e superficial e à incapacidade de explorar cada questão em profundidade. É melhor focar em alguns dos pontos mais relevantes e dar-lhes a devida atenção, mas discutir questões relacionadas ao tema, mas de menor importância, como um e-mail.

5. Garantir a participação ativa

Para garantir uma reunião de negócios totalmente eficaz, incentive os participantes a participarem ativamente da discussão. Faça perguntas, ouça suas opiniões e incentive-os a compartilhar ideias, garantindo que eles permaneçam focados nos problemas em questão. Eliminar distrações desnecessárias (como atender telefonemas durante a discussão) o ajudará especialmente a fazer isso.

Reuniões de negócios eficazes - resumo

Nenhum funcionário ou parceiro gosta de sentir que desperdiçou seu tempo de trabalho participando de uma reunião em que não chegou a um acordo sobre questões importantes. Então a amargura se instala, pois alguém poderia ter se concentrado em outras tarefas durante esse tempo.

Por isso, todo organizador de discussões – sejam internas com colaboradores ou com parceiros externos – deve se preparar adequadamente, utilizando, por exemplo, as estratégias descritas acima, principalmente na área de definição de meta e definição de uma agenda detalhada. A combinação de todas essas dicas garantirá que todos sintam que estão participando de uma reunião de negócios eficaz.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e reservas infinitas de motivação. Isso o torna um empresário e gerente perfeito. Na procura de colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade do mundo são qualidades que mais valoriza.

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