Estresse menos durante os feriados; Prepare seu negócio para o final de ano AGORA

7 Tarefas de Conformidade de Negócios de Final de Ano tendem a ser mais cedo do que mais tarde

Esperar até que o caos das férias chegue para lidar com as tarefas obrigatórias de conformidade comercial torna uma temporada já estressante ainda mais difícil. E atrasar os arquivamentos até mais tarde pode causar grandes problemas.

O não envio de relatórios e formulários no prazo pode resultar em multas, penalidades e até mesmo na suspensão ou dissolução de um negócio. Não é exatamente um cenário ideal para dizer “adeus” a 2021 e “olá” a 2022!

Felizmente, com alguma premeditação e planejamento, os empresários podem dar um salto em seus requisitos de fim de ano antes de se envolverem comprando (e embrulhando!) presentes, viajando para parentes e organizando festas de fim de ano.

Vou compartilhar vários requisitos de fim de ano que muitos empresários devem enfrentar para manter suas empresas em boas condições. Tenha em mente que nem todos têm as mesmas responsabilidades de conformidade comercial. Eles variam dependendo do tipo de entidade, setor e onde a empresa está localizada. Por esse motivo, os empresários devem certificar-se de que compreendem as regras e requisitos específicos que lhes são aplicáveis. Consultar um advogado de confiança e um consultor fiscal pode ajudar a garantir que nada seja esquecido.

1. Faça uma reunião anual.

Quase todos os estados exigem que as corporações realizem reuniões anuais de acionistas e registrem as atas dessas reuniões. Em alguns estados, as LLCs (sociedades de responsabilidade limitada) devem realizar reuniões anuais de membros. Mesmo que não seja exigido pelas regras estatutárias, uma LLC ainda pode ter que realizar uma reunião de acordo com as condições de seu contrato operacional. Qualquer empresa responsável por realizar uma reunião anual, mas ainda não realizou uma em 2021, vai querer agendá-la em breve!

2. Envie um relatório anual.

Muitos estados exigem que as LLCs e corporações enviem um relatório anual todos os anos. Alguns têm relatórios bienais (a cada dois anos). E outros – como a Pensilvânia e seus relatórios decenais (a cada dez anos) – seguem um cronograma diferente. Os proprietários de empresas devem pesquisar as regras e prazos de seu estado para que não percam essa responsabilidade crítica de conformidade.

Não só a frequência dos relatórios varia, mas também as datas de vencimento. Alguns estados estabelecem prazos que coincidem com o aniversário de constituição da empresa ou data de incorporação. Outros exigem os relatórios ao mesmo tempo em que as declarações fiscais anuais são devidas. Outros exigem até o final do ano civil.

3. Revise os pagamentos de impostos feitos em 2021 até agora.

As empresas (como empresas individuais, parcerias gerais e LLCs de entidades desconsideradas) que fazem pagamentos trimestrais de imposto de renda e trabalho autônomo ao longo do ano podem se beneficiar da revisão de suas receitas, despesas e pagamentos de impostos acumulados no ano. Verificar a matemática pode ajudá-los a determinar se pagaram a menos ou a mais de seus impostos no ano. Em seguida, eles podem discutir sua situação com seu consultor fiscal ou contador para ver se faz sentido fazer algum ajuste no último pagamento de imposto estimado do ano para compensar qualquer excesso ou escassez.

4. Avalie se o tipo de entidade empresarial ainda cria o melhor cenário jurídico e financeiro.

A estrutura de negócios que uma startup escolhe inicialmente pode não ser a melhor opção à medida que a empresa cresce e evolui. Por exemplo, uma empresa individual que adicionou funcionários à sua folha de pagamento e expandiu suas linhas de produtos pode descobrir que a proteção de responsabilidade pessoal e a flexibilidade fiscal de uma LLC fornecerão uma situação ideal legal e financeiramente. Advogados, contadores e consultores fiscais podem ajudar os empreendedores a avaliar o tipo de entidade que atenderá às suas necessidades e determinar o momento ideal para efetivar a mudança.

5. Informar o estado das mudanças fundamentais.

As empresas registradas como sociedades de responsabilidade limitada e sociedades anônimas devem notificar oficialmente o estado de certas mudanças que ocorreram com a entidade. Em muitos estados, o formulário usado para o arquivamento é chamado de “Artigos de Alteração” ou “Certificado de Alteração”.

Geralmente, as alterações que justificam uma notificação de alteração incluem:

• A empresa mudou de nome.
• O negócio mudou e agora tem um novo endereço.
• Um ou mais membros da LLC deixaram a organização ou há novos membros.
• A corporação autorizou mais ações a serem vendidas.
• A corporação adicionou uma nova classe de ações.
• Houve mudanças em quem está servindo no conselho de administração da corporação.
• A entidade mudou seu agente registrado.
• A empresa adicionou, alterou ou excluiu disposições de seus documentos organizacionais originais – por exemplo, Artigos de Organização (LLC) ou Artigos de Incorporação (sociedade).

Os proprietários de empresas devem enviar artigos de alteração para relatar alterações como essas o mais rápido possível no ano em que ocorreram, para que o estado tenha informações precisas registradas sobre sua empresa. Ter os detalhes atuais arquivados no estado ajuda a garantir que uma entidade permaneça em situação regular e mantenha o véu corporativo que protege os ativos pessoais de seus proprietários de reivindicações legais e financeiras contra a empresa.

6. Registre-se para impostos sobre a folha de pagamento.

Os empresários que planejam contratar seus primeiros funcionários em 2022 podem começar a se registrar para os impostos sobre a folha de pagamento antes da chegada do novo ano. Os empregadores retêm o imposto de renda federal dos contracheques dos funcionários, portanto, eles precisam de um EIN (Número de Identificação do Empregador) se ainda não obtiveram um do IRS. Os registros estaduais incluem o Imposto Estadual de Seguro Desemprego (SUI), que oferece benefícios de desemprego de curta duração para trabalhadores elegíveis que estão desempregados devido à perda de emprego ou à saída devido a problemas pessoais ou de saúde. Além disso, a maioria dos estados exige que as empresas se registrem para reter o Imposto de Renda do Estado (SIT) do salário bruto de seus funcionários e enviá-los à agência fiscal do estado.

7. Dissolver uma empresa inativa.

Fechar um negócio envolve mais do que simplesmente frear a venda de produtos ou serviços. Os empresários devem seguir um processo para encerrar oficialmente a existência da LLC ou da corporação, arquivando um documento chamado “Artigos de Dissolução” ou “Certificado de Rescisão” com o escritório do Secretário de Estado. Em alguns estados, as sociedades em nome coletivo devem apresentar documentos para notificar seu estado de sua dissolução.

Outras tarefas podem incluir o fechamento das contas fiscais da empresa e o cancelamento de licenças e alvarás comerciais.

Deixar de notificar formalmente as agências estaduais, federais e locais apropriadas ao fechar um negócio pode significar que os proprietários permanecerão responsáveis ​​​​pelo preenchimento dos relatórios necessários e pelo pagamento de impostos e outras taxas, mesmo que tenham cessado as operações.

Anel no direito de temporada de férias; Verifique as tarefas de conformidade da sua lista agora

Embora possa parecer que o fim do ano está longe, está se aproximando rapidamente. Organize-se e lide com suas responsabilidades de conformidade restantes agora para que você possa aproveitar a alegria das férias sem distrações!