Simplifique a alocação de tarefas com o Zoho Projects

O gerenciamento de projetos bem definido e eficiente é realmente importante ao trabalhar em qualquer tipo de projeto. Geralmente, há muitas etapas que devem ser gerenciadas para um projeto, independentemente do tamanho.

Caso você esteja no mercado procurando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, é muito provável que você já tenha ouvido falar sobre os benefícios oferecidos pelo Zoho Projects. Caso você não tenha, o Zoho Projects é provavelmente a melhor ferramenta na forma de um software de gerenciamento de projetos online que ajuda as empresas a acompanhar as tarefas, colaborar e ficar em sintonia com as atualizações.

É uma plataforma útil que pode ser muito útil para processos de alocação de recursos e gerenciamento de projetos. O que separa o Zoho Projects de suas contrapartes é que é uma enorme plataforma que permite a integração entre diferentes aplicativos.

Neste blog, analisaremos detalhadamente todos os recursos e vantagens do Zoho Projects.

O que é o Zoho Projects?

O Zoho oferece um poderoso software de gerenciamento de projetos que consiste em quatro módulos básicos disponíveis em cada pacote, bem como na versão gratuita. Os módulos incluídos no Zoho Projects são Tarefas e Marcos, Projeto, Documentos, Reuniões e Fóruns e Calendários. Todas essas ferramentas são uma parte importante dos recursos disponíveis no mercado deste excelente aplicativo.

À medida que os requisitos em uma empresa continuam aumentando e precisam de intensificação, os módulos adicionais como controle de tempo, wiki, bate-papo e cobrança podem ser adicionados sem problemas ao aplicativo para que uma solução econômica possa ser fornecida para empresas menores.

Depois de entender o que é o Zoho Projects , veremos agora os vários métodos nos quais esse software facilita uma alocação de tarefas perfeita.

1. Planejamento e Colaboração do Projeto

Planejar os projetos e colaborar com outros membros da equipe pode ser muito difícil, mas é importante para os negócios. Felizmente, o Zoho Projects torna simples para todos entrarem na mesma página, permitindo a importação de documentos de diferentes aplicativos, como Open Office, Photoshop, PDF, arquivos ZIP e Microsoft Office.

Caso você queira dar um passo adiante, você pode criar páginas de intranet ou páginas wiki onde os membros da equipe podem criar, compartilhar e responder ao conteúdo relacionado ao projeto, como documentos, apresentações, videoclipes, planilhas , etc. e soltar ferramentas que simplificam a criação e atualização de páginas personalizadas em minutos.

Caso a prioridade seja o que você precisa, o Zoho Projects também oferece quadros de mensagens onde é possível criar um tópico para postar tópicos, iniciar conversas e incentivar a colaboração. Se você deseja manter a conversa, há também a opção de criar uma sala de bate-papo onde os membros da equipe de uma empresa podem ser convidados. Com o recurso de bate-papo integrado, todos podem se reunir para discutir algumas coisas importantes, compartilhar ideias diferentes e também resolver problemas em tempo real. Não há necessidade de instalação do aplicativo, pois o Zoho Projects inclui o recurso de bate-papo e o mais incrível é que a transcrição completa é salva para que os membros da equipe possam voltar mais tarde para revisar a conversa, caso seja necessário.

2. Configurar um Portal de Funcionários

Com a ajuda do login do Zoho Projects , torna-se possível adicionar usuários da sua equipe de sua própria organização ao mesmo tempo em que adiciona clientes ao portal do projeto. Isso torna muito mais simples para toda a equipe e clientes coordenar sem esforço as tarefas que acontecem em um só lugar.

Além disso, também é possível criar vários projetos. Na verdade, você pode designar a equipe e os clientes para alguns dos projetos dedicados exatamente como desejar e achar necessário. Os clientes não precisam de uma conta Zoho para serem adicionados ao portal.

Enquanto você cria um projeto, há também um e-mail dedicado a esse projeto específico. Qualquer pessoa que enviar um e-mail para este endereço pode fazer login automaticamente para um problema do projeto.

3. Definindo Tarefas e Marcos

Com a ajuda do gerenciamento de tarefas, visualizações de dependência de tarefas e marcos do projeto, torna-se possível realizar alocação de recursos e relatórios sobre qualquer função. Você pode definir as tarefas e atribuí-las à equipe conforme achar necessário.

Além disso, também é possível definir os prazos das tarefas para que sejam entregues em tempo hábil. Com cada tarefa, há um cronômetro equipado que qualquer pessoa que recebe uma tarefa pode registrar suas horas enquanto realiza e conclui essa tarefa.

Uma tarefa pode ter anexos e instruções e também é possível formar uma dependência onde o início de uma tarefa dependerá da conclusão de outra. Logo após a conclusão da tarefa; a dependência pode ser definida para fechar. Além disso, os status personalizados das tarefas também podem ser configurados. Os marcos devem ser registrados separadamente. Eles podem ser associados a tarefas ou você pode definir um marco para um conjunto de tarefas.

4. Registrar problemas no momento do projeto

Quase nenhum projeto é perfeito e sempre há um problema subjacente a ser encontrado. Uma guia separada com os nomes de problemas ou bugs provavelmente pode existir para que os clientes possam registrar problemas ou problemas que possam ocorrer. Como foi mencionado anteriormente, um endereço de e-mail fixo pode ser enviado para fazer login em um problema.

Os problemas também têm rastreamento de tempo e outros tempos para que se possa registrar quanto tempo leva para consertar algo. Há também um escopo para adicionar os anexos sempre que necessário. Os status padrão disponíveis são abertos e fechados, mas os status personalizados também podem ser adicionados.

A seção de problemas é na verdade uma plataforma centralizada onde os clientes podem comunicar seus problemas e uma organização pode responder a eles e corrigir os problemas de acordo.

5. Gráficos de Gantt

Os gráficos de Gantt podem ser apenas mais uma forma de visualizar o andamento das tarefas que estão em andamento. Eles permitem que você veja todos os detalhes de um projeto, incluindo as listas de tarefas, porcentagens de completude, tarefas atrasadas, dependências e marcos. Cada categoria recebe uma cor diferente, o que facilita a identificação e distinção das tarefas.

Além disso, o reagendamento e reorganização das tarefas também são simplificados com o uso de Gráficos de Gantt. Você pode alterar seus planos adicionando as tarefas, arrastando e soltando uma tarefa de uma área do gráfico para outra e, em seguida, editando os marcos conforme necessário.

Além disso, você também pode alternar as visualizações em um gráfico, dependendo do tipo de informação necessária. Se você deseja saber quais projetos estão com vencimento nos próximos tempos, você pode alternar a exibição do gráfico de Gantt para mostrar primeiro as próximas datas de vencimento. Por fim, o gráfico de Gantt pode ser personalizado com base em sua preferência, incluindo dimensionar um gráfico, filtrar as informações e exportar os dados da tarefa conforme necessário.

6. Quadros de Horários

O Zoho Projects simplifica a contabilidade fazendo com que todos os indivíduos que trabalham em projetos registrem suas horas de trabalho e de folga na plataforma Zoho. As planilhas de horas podem registrar a data de início e término das tarefas para rastrear o custo e o tempo gasto em partes de um projeto. Você pode definir os cronômetros para uma tarefa e, assim que parar o cronômetro, as entradas de tempo gasto serão registradas automaticamente nas planilhas de horas.

Os temporizadores ajudam muito no cálculo das horas de trabalho reais consumidas por um projeto. Caso você precise, o Zoho Projects contém uma análise detalhada de todas as tarefas concluídas durante toda a duração de cada projeto. Além disso, também haverá a opção de registrar o tempo diariamente ou semanalmente com base no tipo de projeto.

Você pode estabelecer um processo de aprovação e status de cobrança para as planilhas de horas. Certifique-se de selecionar um status de cobrança padrão para as entradas antes do tempo de registro. Você também pode estabelecer um processo de aprovação bem definido para as entradas para que seja simples filtrar e visualizar entradas aprovadas e não aprovadas.

Com apenas um clique, você pode enviar aos seus clientes, stakeholders, gerentes de projeto e relatórios de timesheet sobre projetos específicos para que eles possam entender qual trabalho foi concluído. Com tantas planilhas de horas sendo registradas no sistema, você também pode optar por visualizar os relatórios com base nos usuários, faturamento ou até mesmo alguma janela de datas. Depois de visualizar os relatórios, você pode optar por exportar os dados do quadro de horários como arquivos PDF, xls ou csv.

7. Automatizando Tarefas

A automação é outro benefício central das diferentes ferramentas oferecidas pelo Zoho e o Zoho Projects não é exceção a essa regra. Com a ajuda do Zoho Projects , você pode criar regras automatizadas de notificação por e-mail para informar a todas as partes importantes quando um problema está conectado e quando um problema é atribuído de acordo.

Além disso, também é possível definir regras de negócio onde as tarefas automatizadas podem ser feitas quando um problema de projeto oferece um alto nível de segurança. Você também pode usar um webhook que permite que um aplicativo de terceiros execute uma ação baseada em uma tarefa do Zoho Projects.

Um exemplo perfeito de um webhook é enviar uma mensagem a um usuário sempre que houver um escalonamento urgente. O Zoho possui funções personalizadas que possibilitam a configuração para automação personalizada, o que não está disponível imediatamente no Zoho Projects.

Finalmente, Blueprints podem ser usados ​​para refinar os processos do projeto. Ele ajuda na configuração de status personalizados e ações que seguem muito antes, durante e logo após o status personalizado. Quando estiver trabalhando em um problema, você pode definir o status como "Em andamento". Logo após isso acontecer, os clientes são notificados de que uma tarefa está em andamento. Quando a tarefa for concluída, o status pode ser definido como "A ser testado" para que o cliente possa revisar. Os blueprints são altamente úteis para automação de tarefas segmentadas.

8. Relatórios Zoho

Um aplicativo de análise avançada e inteligência de negócios, o Zoho Reports ajuda a extrair dados e mapeá-los visualmente de forma clara. A integração de software de gerenciamento de projetos como Zoho Projects com Zoho Reports pode oferecer uma visão aprofundada do progresso da equipe enquanto transforma os dados em insights acionáveis.

O Zoho Reports oferece uma visão mais ampla com um painel personalizável e perspicaz. Você pode criar facilmente uma ampla variedade de relatórios, como status do projeto, gráficos de queima, uso de horas, planejamento e execução de relatórios reais que ajudam uma equipe a conectar pontos e colocar os insights do projeto em ação.

9. Integração do Zoho Invoice

A integração integrada com a ajuda do Zoho Invoice ajuda na geração automática de faturas com planilhas de horas registradas. Caso deseje agilizar esse processo de contabilidade, verifique também o aplicativo Zoho Invoice.

O Zoho Projects fornece funcionalidades de rastreamento de tempo que otimizam o desempenho de um projeto, calculam o tempo da tarefa e ajudam na exportação de dados do quadro de horários no formato desejado ao enviar faturas para pagamentos usando o Zoho Invoice. É possível carregar os dados do quadro de horários no Zoho Invoice clicando na opção Criar fatura.

10. Gerenciamento de Documentos

Atuando como um local eficaz e seguro para armazenar e compartilhar os arquivos, o Zoho Projects ajuda a manter os arquivos organizados, permitindo que uma equipe compartilhe e acesse os arquivos conforme necessário. Não importa se é um documento, vídeo, relatório, clipe ou planilha, você pode facilmente enviar e salvar todos os arquivos no Zoho Projects.

Um bom recurso do Zoho Projects é que ele salva a versão anterior dos arquivos enquanto simplifica a recuperação de arquivos e o retorno às versões anteriores quando necessário. Por fim, o Zoho Projects inclui uma poderosa ferramenta de pesquisa que também ajuda a encontrar os arquivos sem pesquisar tudo. O Zoho Projects ajuda a simplificar o compartilhamento de documentos em qualquer local.

Conclusão

Como mencionado acima, o Zoho Projects ajuda a tornar os processos de gerenciamento de projetos simples e eficientes. No entanto, a plataforma também simplifica a automatização de muitos processos e economiza tempo com relatórios e fluxos de trabalho automáticos.

É simples visualizar todos os seus projetos, quem está trabalhando nos projetos e compartilhar os documentos relevantes para um projeto. Você também pode integrar diferentes aplicativos ao Zoho Projects, o que torna tudo ainda mais simples de gerenciar. Em suma, o Zoho Projects é uma plataforma poderosa que traz muitas vantagens.

Caso você precise de mais assistência na configuração do Zoho Projects para uma organização ou mesmo se precisar de suporte para tarefas de integração, entre em contato com a Encaptechno para obter ajuda especializada. Nossa equipe de profissionais experientes e experientes terá prazer em apoiá-lo.